Quản lý sự thay đổi: Vai trò, các cấp độ, mô hình và phương pháp

Dù là thay đổi lớn hay nhỏ, việc lên kế hoạch quản lý sự thay đổi kỹ lưỡng mang lại lợi ích to lớn. Con người và tổ chức thường không thích ứng dễ dàng trước những thay đổi. Do đó, nếu không được quản lý đúng cách, bạn có thể sẽ gặp phải những rào cản, lãng phí thời gian và tiền bạc. Quản lý sự thay đổi là chìa khóa để triển khai thành công những thay đổi lâu dài.

Những lợi ích của việc áp dụng quản lý sự thay đổi trên toàn tổ chức bao gồm:

• Chủ động ngăn chặn sự phản kháng nội bộ đối với thay đổi.
• Đặt ra các mục tiêu rõ ràng cho những thay đổi cần thiết, cho phép các công ty theo dõi kết quả.
• Tạo ra các chiến lược để triển khai thay đổi hiệu quả. Có thể được tiêu chuẩn hóa và áp dụng cho các dự án thay đổi khác nhau trên toàn doanh nghiệp.
• Xử lý và cân bằng nhiều khía cạnh của thay đổi, chẳng hạn như con người, quy trình, công nghệ,…
• Trao quyền cho cá nhân và nhân viên điều hướng thay đổi nhanh hơn, giúp họ năng suất hơn.
• Đảm bảo thành công của các dự án thay đổi, cho phép các tổ chức tìm ra lợi tức đầu tư cho các dự án chuyển đổi của mình.

Thay đổi tổ chức hoặc Chuyển đổi toàn diện

Đây là các dự án quản lý sự thay đổi có quy mô và phạm vi rộng lớn. Những đợt chuyển đổi này thường mang tính đột phá, chẳng hạn như thay đổi cơ cấu tổ chức, ra mắt sản phẩm mới hoặc trải qua quá trình chuyển đổi kỹ thuật số.

Đọc thêm: Tái cơ cấu doanh nghiệp: Nên bắt đầu từ đâu?

Thay đổi thích nghi hoặc dần dần

Đây là các dự án thay đổi nhỏ hơn về phạm vi, là những thay đổi nhỏ đối với sản phẩm, quy trình, chiến lược và luồng công việc. Các dự án thay đổi thích nghi bao gồm triển khai các công cụ phần mềm mới, tuyển dụng thành viên nhóm mới để giải quyết một thách thức hiện có hoặc cập nhật chính sách làm mới.

Quản lý sự thay đổi cá nhân

Các dự án thay đổi này giúp cá nhân quản lý sự thay đổi để hỗ trợ họ phát triển trong vai trò của mình và hoặc đạt được các mục tiêu cụ thể. Điều này có thể bao gồm việc học một kỹ năng mới, tư duy mới,…

Không phải tất cả các sáng kiến thay đổi đều phù hợp với một trong các cấp độ của quản lý sự thay đổi. Trên thực tế, việc các cấp độ chồng chéo lên nhau là hoàn toàn có thể.

Ví dụ: Giả sử bạn đang điều chính cơ cấu doanh nghiệp của mình. Để thành công, việc nâng cao kỹ năng cho nhân viên hiện tại là điều cần thiết. Nếu việc triển khai cũng giúp tinh gọn việc quản lý nhân sự, thì sự thay đổi của bạn sẽ giải quyết cả ba cấp độ.

Mô hình ADKAR

Do Jeff Hiatt, người sáng lập Prosci tạo ra, mô hình ADKAR bao gồm 5 bước theo trình tự:

• Hiểu được sự cần thiết phải thay đổi
• Mong muốn tham gia và hỗ trợ thay đổi
• Kiến thức về cách thay đổi
• Khả năng thực hiện các kỹ năng và hành vi mong muốn
• Sự củng cố để duy trì sự thay đổi

Mô hình Chuyển đổi của Bridges

Mô hình của nhà tư vấn thay đổi William Bridges tập trung vào cách mọi người thích nghi với sự thay đổi.

Mô hình có 3 giai đoạn:

• Giai đoạn buông bỏ
• Giai đoạn không chắc chắn và bối rối
• Giai đoạn chấp nhận

Mô hình của Bridges đôi khi được so sánh với 5 giai đoạn đau buồn của Kübler-Ross: phủ nhận, tức giận, mặc cả, trầm cảm và chấp nhận.

Mô hình quản trị sự thay đổi của Kotter

Mô hình quản trị sự thay đổi của Kotter, còn được gọi là Mô hình 8 bước của Kotter, được phát triển bởi Giáo sư John Kotter của Đại học Harvard. Mô hình này cung cấp một lộ trình rõ ràng để giúp các tổ chức thành công trong việc thực hiện thay đổi. Các bước bao gồm:

1. 1. Tạo ra cảm giác cấp bách.
   2. Xây dựng nhóm hướng dẫn
   3. Xây dựng tầm nhìn chiến lược
   4. Truyền đạt tầm nhìn chiến lược
   5. Loại bỏ những trở ngại
   6. Tạo ra những thắng lợi ngắn hạn
   7. Duy trì đã tăng tốc
   8. Biến đổi thành văn hoá doanh nghiệp

Mô hình Quản lý sự thay đổi của Lewin

Mô hình Quản lý sự thay đổi của Lewin, hay còn gọi là Mô hình Rã đông – Thay đổi – Đông lạnh lại, là một khuôn khổ ba bước được phát triển bởi nhà tâm lý học Kurt Lewin vào những năm 1940. Mô hình này được sử dụng rộng rãi để giúp các tổ chức và cá nhân quản lý quá trình thay đổi một cách hiệu quả.

 Mô hình 7S của McKinsey

Các nhà tư vấn kinh doanh Robert H. Waterman Jr. và Tom Peters đã thiết kế một mô hình để nhìn toàn diện vào bảy yếu tố ảnh hưởng đến sự thay đổi:

• Giá trị chung
• Chiến lược
• Cấu trúc
• Hệ thống
• Phong cách
• Nhân viên
• Kỹ năng

Mỗi mô hình quản lý thay đổi đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Việc lựa chọn mô hình phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm loại hình thay đổi, quy mô tổ chức, và văn hóa doanh nghiệp.

Để triển khai thay đổi thành công, trước tiên hãy xác định lý do tại sao cần thay đổi. Bạn đang cố gắng đạt được điều gì và tại sao mục tiêu đó lại quan trọng? Sự thay đổi sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho tổ chức, con người và quy trình của bạn?

Sau khi xác định được mục tiêu tổng thể cho sáng kiến của mình, bạn sẽ hiểu rõ hơn những yếu tố thường khiến các nhà lãnh đạo doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình quản lý sự thay đổi. Biết được những sai lầm thông thường có thể giúp bạn xây dựng chiến lược quản lý sự thay đổi tốt hơn.

Đặt nền móng thành công cho sáng kiến thay đổi của bạn bằng cách tránh những sai lầm phổ biến sau:

Mức độ ủng hộ nội bộ thấp

Nếu không có sự ủng hộ từ lãnh đạo, những người bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi sự thay đổi và cả các nhân viên thúc đẩy thay đổi nội bộ, sáng kiến của bạn sẽ thất bại ngay từ đầu. Lập nhóm lãnh đạo thay đổi ngay từ ban đầu để xây dựng sự ủng hộ nội bộ.

Giao tiếp kém

Mọi người cần hiểu tại sao cần thay đổi và nó sẽ ảnh hưởng đến họ như thế nào. Tránh những thông báo mơ hồ và yêu cầu thay đổi bắt buộc. Thay vào đó hãy tập trung vào giao tiếp rõ ràng, cụ thể về sự thay đổi.

Thiếu đo lường

Sự thay đổi của bạn không thể thành công nếu bạn không xác định được thành công trông như thế nào. Đặt ra các chỉ số đo lường hiệu suất chính (KPIs) để bạn có điểm bắt đầu, các cột mốc quan trọng và kết quả mong muốn.

Không tập trung vào con người

Nhiều công ty dành quá nhiều thời gian để lên kế hoạch cho chính sự thay đổi. Mà lại bỏ bê những người sẽ bị ảnh hưởng bởi nó. Ngay cả những chiến lược thay đổi chi tiết nhất cũng có thể thất bại nếu chúng không tập trung vào việc hướng dẫn mọi người vượt qua giai đoạn chuyển đổi.

Đào tạo và định hướng không đầy đủ

Cho dù bạn đang thêm các công cụ mới vào bộ công nghệ của mình hay điều chỉnh quy trình nội bộ, đào tạo là điều cần thiết. Hãy chắc chắn cung cấp đào tạo chi tiết, liên tục cho nhân viên trong và sau quá trình triển khai phần mềm của bạn.

Thiếu động lực

“Mô hình Thay đổi 8 bước của Kotter” nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì đà phát triển. Các tổ chức thường mắc sai lầm là nới lỏng sáng kiến thay đổi quá sớm. Điều quan trọng là phải duy trì sự nhiệt tình trong suốt quá trình chuyển đổi để bạn có thể tiếp tục hướng tới các mục tiêu cuối cùng. Học hỏi từ những sai lầm trong quá khứ cung cấp tài liệu tham khảo lịch sử về những điều không nên làm. Hãy xem lại một vài ví dụ về thất bại trong quản lý sự thay đổi ngay bây giờ.

Đọc thêm: 9 rào cản của sự thay đổi tổ chức và Cách vượt qua chúng

Dựa trên kinh nghiệm, đây là 6 chiến lược thực (thực tiễn) quản lý sự thay đổi hàng đầu cần tuân theo để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra hiệu quả.

Tạo cảm giác cấp bách

Điều này tập trung vào việc trình bày sự thay đổi như một cơ hội cấp bách và thú vị. Bạn cần chứng minh cho những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi rằng nó sẽ giúp họ năng suất hơn và hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Triển khai theo giai đoạn

Chia nhỏ sáng kiến của bạn thành các giai đoạn sẽ giúp bạn tránh làm cho nhóm của bạn quá tải vì quá nhiều thay đổi cùng một lúc. Thay đổi nhỏ, dần dần sẽ dễ dàng áp dụng hơn so với những thay đổi lớn cùng một lúc.

Bạn cũng nên bắt đầu với việc thử nghiệm ban đầu cho một nhóm thử nghiệm nhỏ hoặc phòng ban. Sau khi khắc phục bất kỳ lỗi nào trong từng giai đoạn. Hãy triển khai thay đổi cho một nhóm lớn hơn, sau đó là toàn bộ công ty.

Giải quyết sự phản kháng

Giải thích sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến các phòng ban và cá nhân cụ thể như thế nào. Bạn có thể tránh sự phản kháng và giúp nhân viên thích nghi với sự thay đổi bằng cách giải quyết bất kỳ rào cản của sự thay đổi nào hay thắc mắc nội bộ nào ngay từ đầu.

Sử dụng nhiều phương pháp đào tạo khác nhau

Không phải ai cũng học theo cùng một cách. Vì vậy điều quan trọng là phải cung cấp hướng dẫn thông qua nhiều phương pháp đào tạo và tuỳ chỉnh đào tạo thay đổi cho từng nhân viên, phòng ban khác nhau. Bạn nên hỗ trợ người dùng cuối và nhân viên của mình với sự kết hợp các phong cách học tập, bao gồm:

• Đào tạo trực tiếp theo hướng dẫn truyền thống
• Học trực tuyến với Hệ thống Quản lý Học tập (LMS)
• Video
• Hướng dẫn trong ứng dụng và hỗ trợ theo yêu cầu

Chỉ định lãnh đạo thay đổi

Nếu không có sự ủng hộ nội bộ, sáng kiến của bạn sẽ thất bại ngay từ đầu. Lãnh đạo thay đổi giúp thúc đẩy toàn bộ nhóm tiến về phía trước với sự chuyển đổi. Lãnh đạo thay đổi của bạn nên bao gồm sự kết hợp của nhân viên từ các phòng ban khác nhau bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi. Những nhà lãnh đạo này cần được mọi người trong công ty yêu mến và có thể ảnh hưởng đến ý kiến.

Thu thập phản hồi

Lắng nghe nhóm của bạn là một cách tuyệt vời để cải thiện quy trình quản lý sự thay đổi và giải quyết mọi lo ngại hoặc phản kháng. Điều này sẽ cung cấp cho bạn những cách để cải thiện việc triển khai thay đổi trong tương lai và giúp từng nhân viên tham gia vào quá trình này.