“KPIs, tiếng anh là Key Performance Indicators, là chỉ số đánh giá hiệu suất, hay còn gọi là chỉ số KPI”. Chỉ số KPI là hệ thống chỉ số phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của công ty, bộ phận hay cá nhân, thường được xây dựng theo phương pháp bảng điểm cân bằng (BSC).
KPI thường được phát triển theo phương pháp Bảng điểm cân bằng (BSC). Theo đó, chiến lược của công ty được cụ thể hóa thành các mục tiêu chiến lược và trình bày dưới dạng bản đồ chiến lược. Bản đồ chiến lược bao gồm các mục tiêu theo 4 viễn cảnh: Tài chính, Khách hàng (Thương hiệu), Quy trình nội bộ và Học hỏi phát triển. Từ các mục tiêu đó, doanh nghiệp cụ thể hóa thành các chỉ tiêu cụ thể, với các chỉ số đo lường (kế hoạch) ở cấp công ty, sau đó chia nhỏ xuống cấp bộ phận và cá nhân.
Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành chỉ số KPIs, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. Bài viết dưới đây trả lời các câu hỏi:
Chỉ số KPI là gì?
Nói 1 cách đơn giản, tương tự như khi đi vào một phòng khám đa khoa, bác sỹ sẽ tham vấn cho mình một loạt những test (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv…). Nếu ta khám hết, bác sỹ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là chỉ số KPI về tình trạng sức khỏe của chúng ta.
Chúng ta giám sát sức khỏe của mình, của doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên, vv… thông qua các KPI. Từ đó biết được chúng ta đang có sức khỏe tốt hay xấu, doanh nghiệp đang thắng hay thua, nhân viên đang hoạt động ra sao, vv… để rồi đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.
Việc thiết lập chỉ tiêu, đánh giá hiệu quả làm việc và khen thưởng luôn là vấn đề “gai góc” của các DN. Các chỉ số đo lường hiệu suất, với sự kết hợp của Bảng điểm cân bằng BSC, là một công cụ xuất sắc được sử dụng rất nhiều để giải quyết vấn đề trên.
Điều đầu tiên chúng ta cần xem xét đó là sự khác biệt giữa thước đo hiệu suất và thước đo kết quả. Chỉ số hiệu suất đại diện cho kết quả của các hành động được thực hiện trước đó, trong khi chỉ số kết quả là thước đo dẫn hướng hay định hướng những kết quả đạt được trong các chỉ số hiệu suất.
Nếu không có các tác nhân dẫn dắt, các chỉ số hiệu suất không thể cho chúng ta biết cách để hy vọng có thể đạt được kết quả. Ngược lại, các chỉ số kết quả có thể báo hiệu những cải thiện chính trong doanh nghiệp nhưng không cho biết liệu những cải thiện đó có dẫn dắt các kết quả về khách hàng, tài chính hay không nếu không có các chỉ số đo lường hiệu suất.
Một số vấn đề thường gặp khi triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI
Các chỉ số đo lường hiệu suất là những thước đo có thể lượng hóa. Những thước đo này phải được thống nhất và chúng phản ánh những nhân tố thành công cốt lõi của DN. Khi đơn vị đặt mục tiêu “Trở thành trường đại học thành công nhất”, thì sẽ xây dựng các chỉ số KPIs như “Tỉ lệ kiếm việc thành công sau tốt nghiệp”. Tóm lại, dù sử dụng KPI nào, chúng đòi hỏi phải phản ánh được mục tiêu và sứ mệnh của doanh nghiệp.
Bộ chỉ số KPI tốt phải đáp ứng các tiêu chí:
• Realistic (thực tế): Tính đến các yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt mục tiêu. Ví dụ, đại dịch Covid-19 có thể ảnh hưởng lớn đến khả năng đạt mục tiêu của hầu hết doanh nghiệp, cần cân nhắc khi lập chỉ số kế hoạch.
• Relevant (phù hợp): Trong tầm kiểm soát, quyền ra quyết định để tạo ảnh hưởng của bộ phận hoặc người được đánh giá tới kết quả
• Đương nhiên chỉ số KPI phải có mốc thời gian cụ thể. Thường là theo tháng, quý, năm, hoặc có thể một mốc cụ thể trong năm đối với một chỉ số không thường xuyên.
Bài viết trong box dưới đây chia sẻ kinh nghiệm triển khai KPI từ gần 200 dự án tư vấn.
Để xây dựng hệ thống chỉ số KPI theo BSC, tư vấn OCD thường áp dụng theo quy trình sau:
KPIs thường được tính toán trong hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP. Điều đó cho thấy lợi ích của KPI trong hoạt động quản trị doanh nghiệp.
Phần mềm Quản lý KPI giúp doanh nghiệp thiết kế và triển khai KPI một cách hiệu quả. Tham khảo các phần mềm quản lý KPI hiệu quả. Đặc biệt, Phần mềm Quản lý KPI digiiTeamW của OOC là một giải pháp hàng đầu cho quản lý KPI tại doanh nghiệp ở các quy mô khác nhau.
Nguồn: hirayamavietnam và OCD.