Mô hình Kotter: 8 bước để quản trị sự thay đổi

Mô hình ADKAR là gì? Cách áp dụng để quản lý sự thay đổi

8 March, 2024

Những ưu điểm BẤT NGỜ của mô hình quản lý thời gian Eisenhower

12 March, 2024

Mô hình thay đổi kotter

Post Views: 232

5/5 - (4 votes)

Last updated on 24 May, 2024

Doanh nghiệp luôn gặp khó khăn trong việc thích nghi với những thay đổi của tổ chức, với tỷ lệ thất bại trong việc thay đổi lên tới hơn 70%.

Tuy nhiên, việc lựa chọn mô hình thay đổi phù hợp cùng với lãnh đạo thay đổi hiệu quả sẽ giúp các tổ chức vượt qua các sáng kiến thay đổi và giảm thiểu sức đề kháng nội bộ đối với sự thay đổi.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào từng bước trong mô hình thay đổi 8 bước của Kotter, khám phá các nguyên tắc quản lý thay đổi của Kotter giúp đạt được kết quả tốt nhất, xem xét ưu nhược điểm của mô hình thay đổi Kotter.

Table of Contents

Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter là gì?

Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter là một mô hình quản lý thay đổi phổ biến giúp các tổ chức giải quyết vấn đề thay đổi tổ chức và đổi mới kỹ thuật số bằng cách huy động nhân viên nhanh chóng áp dụng và triển khai các quy trình, công nghệ và các thay đổi tổ chức mới khác.

Kotter lần đầu tiên giới thiệu mô hình quản lý thay đổi 8 bước của mình trong cuốn sách “Leading Change” xuất bản năm 1996, sau đó được cập nhật vào năm 2014 để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh đang phát triển và giúp các doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số và áp dụng thay đổi.

8 bước trong mô hình thay đổi Kotter

8 bước trong Mô hình quản trị thay đổi Kotter

Bước 1: Tạo cảm giác cấp bách

Con người thường có xu hướng duy trì tình trạng hiện tại và chống lại những thay đổi mới. Tuy nhiên, cảm giác cấp bách có thể khơi nguồn động lực để bắt đầu thực hiện thay đổi.

Điều quan trọng là truyền đạt cho nhân viên hiểu lý do và sự cần thiết của việc thay đổi, để họ thấy đây là giải pháp cho vấn đề đang tồn tại. Là người dẫn dắt thay đổi (change agent) hoặc tư vấn thay đổi (change consultant), bạn cần nhận được sự đồng ý của ít nhất 75% ban lãnh đạo để thực hiện thay đổi hiệu quả.

Ví dụ: Doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc theo dõi hiệu quả công việc và đánh giá năng suất của nhân viên do sử dụng phương pháp thủ công lỗi thời. Hệ thống báo cáo thiếu chính xác và mất nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu, dẫn đến việc ra quyết định chậm trễ và thiếu hiệu quả.

Việc triển khai phần mềm KPI mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Bằng cách áp dụng nguyên tắc “Head + Heart” của Kotter, bạn có thể thuyết phục mọi người về tầm quan trọng của việc sử dụng phần mềm KPI và khuyến khích họ sử dụng nó một cách hiệu quả.

Bước 2: Thành lập nhóm dẫn dắt

Thực hiện thay đổi không phải là công việc của một người. Nguyên tắc thay đổi “Leadership + Management” nhấn mạnh rằng các thay đổi trong tổ chức cần có ý kiến, ý tưởng và sự hỗ trợ từ nhiều nhà lãnh đạo. Nhóm dẫn dắt bao gồm cả quản lý và giám sát viên dưới sự lãnh đạo thay đổi hiệu quả.

Một nguyên tắc khác được áp dụng ở đây là “Chọn ít người + Đa dạng hóa nhiều người”. Các nhà lãnh đạo thay đổi được chỉ định (ít người) sẽ phân công nhiệm vụ cho các cá nhân giàu kinh nghiệm (nhiều người được lựa chọn một cách đa dạng). Hãy giúp họ hiểu về lý do tại sao cần thay đổi. Để họ cảm thấy tin tưởng vào sự cần thiết của nó, đảm bảo bạn nhận được sự hỗ trợ từ các phòng ban khác nhau.

Bước 3: Xây dựng tầm nhìn chiến lược

Mục tiêu thay đổi đôi khi khó hiểu đối với những nhân viên cấp dưới. Bắt đầu bằng việc xây dựng một kế hoạch quản lý thay đổi phác thảo rõ ràng tất cả các cột mốc và mục tiêu của dự án. Khi tầm nhìn chỉ nằm trong đầu bạn, rất dễ đánh giá thấp thời gian cần thiết cho các hoạt động như đào tạo hoặc di chuyển dữ liệu.

Tầm nhìn được ghi chép rõ ràng giúp bạn cân bằng các khía cạnh khác nhau của việc triển khai thay đổi và đặt ra khung thời gian thực tế hơn.

Ví dụ về việc triển khai phần mềm KPI để nâng cao hiệu suất làm việc có thể như sau:

Một công ty bán lẻ đang gặp vấn đề với việc quản lý hàng tồn kho, dẫn đến việc thiếu hụt sản phẩm và ảnh hưởng đến doanh số bán hàng. Để giải quyết vấn đề này, công ty quyết định triển khai phần mềm KPI để theo dõi chặt chẽ mức tồn kho và dự báo nhu cầu sản phẩm. Nhân viên sẽ cần được đào tạo để sử dụng phần mềm này một cách hiệu quả.

Các nhà lãnh đạo thay đổi cần trấn an nhân viên về những lo lắng của họ bằng cách cam kết cung cấp đầy đủ tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật. Họ cũng tổ chức các buổi gặp mặt trực tiếp hàng tuần để giải đáp thắc mắc và thu thập phản hồi từ nhân viên, giúp họ cảm thấy được hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi. Điều này không chỉ giúp nhân viên nắm bắt được cách sử dụng phần mềm một cách nhanh chóng mà còn tạo ra sự đồng lòng và cam kết trong việc cải thiện hiệu suất làm việc, phù hợp với nguyên tắc “Head + Heart” của Kotter. Phần mềm KPI giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu của mình, từ đó tăng cường sự tập trung và cải thiện kết quả công việc, đồng thời giúp công ty tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng doanh số bán hàng.

Bước 4: Truyền đạt tầm nhìn thay đổi

Thành công của việc thay đổi phụ thuộc nhiều vào việc truyền đạt thông tin rõ ràng và thường xuyên. Tuy nhiên, nhiều tổ chức lại tập trung nhiều hơn vào khía cạnh phía sau của quá trình thay đổi mà quên mất việc giao tiếp.

Nếu thiếu giao tiếp hiệu quả trong quản lý thay đổi, sáng kiến thay đổi rất dễ thất bại. Là người thực hiện thay đổi, bạn cần:

Thường xuyên thảo luận về tầm nhìn và kế hoạch triển khai thay đổi.
Giải quyết những lo lắng của nhân viên một cách minh bạch.
Áp dụng tầm nhìn vào tất cả các khía cạnh hoạt động – từ đào tạo đến đánh giá hiệu quả công việc.
Làm gương bằng cách đi đầu trong việc thực hiện thay đổi.

Bước 5: Loại bỏ trở ngại

Thực hiện thay đổi theo kiểu áp đặt từ trên xuống dưới thường sẽ gặp phải sự phản kháng từ nhân viên. Để thúc đẩy thay đổi thành công, bạn cần xác định tất cả các yếu tố có thể cản trở quá trình này.

Những rào cản của sự thay đổi này có thể đến từ nhiều phía, chẳng hạn như cá nhân, văn hóa tổ chức hoặc thiếu tài nguyên. Điều quan trọng là xác định sớm các trở ngại này và tận dụng các nguồn lực sẵn có để loại bỏ chúng mà không làm gián đoạn các hoạt động kinh doanh khác.

Một số ví dụ về rào cản thay đổi mà các tổ chức cần vượt qua:

Nhân viên không hiểu rõ lý do thực hiện thay đổi.
Nhân viên có tâm lý chống lại sự thay đổi.
Thiếu sự lãnh đạo và sự tham gia của các bên liên quan.
Thiếu hỗ trợ về IT và quản trị thay đổi.
Nhân viên mệt mỏi vì thay đổi quá nhiều (change fatigue).

Bước 6: Tạo ra những thành công ngắn hạn

Thực hiện thay đổi là một quá trình dài và nhiều khó khăn. Để nhân viên duy trì động lực trong suốt hành trình này, điều quan trọng là bạn cần ghi nhận và ăn mừng những thành công và thành tích nhỏ.

Hãy công nhận những chiến thắng nhỏ này bằng các cách thức sáng tạo, chẳng hạn như:

Thẻ quà tặng
Ngày nghỉ phép thêm
Công nhận thành tích của nhân viên một cách công khai thông qua các nền tảng như Lattice hoặc Honey.

Những hành động nhỏ này có thể tạo ra tác động tích cực, giúp nhân viên hiện tại tiếp tục nỗ lực và khuyến khích nhân viên mới chấp nhận thay đổi.

Bước 7: Duy trì thay đổi như một quá trình liên tục

Áp dụng thành công một sự thay đổi đòi hỏi nhiều hơn so với việc chỉ đơn giản là triển khai nó. Sáng kiến thay đổi có thể dễ dàng thất bại nếu những người dẫn dắt quá trình này trở nên tự mãn do thành công ban đầu hoặc nản lòng trước những rào cản.

Do đó, các nhà lãnh đạo thay đổi cần đặt ra các mục tiêu SMART (Cụ thể – Đo lường được – Có thể đạt được – Thực tế – Thời gian) trước và liên tục phân tích để cải thiện, nhằm đạt được lợi ích lâu dài. Điều quan trọng nữa là các doanh nghiệp cần đầu tư nguồn lực đào tạo và phát triển vào các buổi huấn luyện quản lý thay đổi để hướng dẫn nhân viên cách đối phó, vượt qua và thích nghi với những thay đổi.

Mục tiêu SMART

Những lưu ý về mục tiêu SMART:

Cụ thể (Specific): Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể và dễ hiểu.
Đo lường được (Measurable): Mục tiêu phải có cách để đo lường tiến độ và thành công.
Có thể đạt được (Attainable): Mục tiêu phải vừa thách thức vừa có thể đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
Thực tế (Relevant): Mục tiêu phải phù hợp với mục tiêu tổng thể của tổ chức.
Thời gian (Time-bound): Mục tiêu phải có khung thời gian cụ thể để hoàn thành.

Đọc thêm: Mục tiêu kinh doanh là gì? Ví dụ, tầm quan trọng và cách thiết lập

Bước 8: Biến đổi thành văn hóa doanh nghiệp

Các sáng kiến thay đổi đòi hỏi sự thay đổi hành vi của nhân viên. Để việc thay đổi được chấp nhận hoàn toàn, nó cần phải ăn sâu vào văn hóa và quy trình của tổ chức.

Theo mô hình “Accelerate” – sự phát triển dựa trên 7 bước của Kotter, thì 7 bước trước đó tập trung vào việc xây dựng những “cơ bắp” mới. Bước cuối cùng này là về việc duy trì những “cơ bắp” đó.

Điều quan trọng là phải cung cấp các phương pháp đào tạo nhân viên liên tục cho đến khi việc thay đổi được củng cố thành thói quen. Nếu bạn buông bỏ nhân viên quá sớm, họ có nguy cơ quay lại các cách làm cũ và đánh mất tất cả những kỹ năng mới mà bạn đã vất vả xây dựng.

Những câu chuyện thành công sẽ giúp nhân viên tiếp tục đồng hành cùng công ty với những cải tiến quy trình tốt hơn và liên tục.

Tham khảo: Dịch vụ Đào tạo Quản lý

Ví dụ về áp dụng mô hình thay đổi của Kotter trong doanh nghiệp

NetApp, một công ty cung cấp dịch vụ và quản lý dữ liệu đám mây, từng đứng trước nguy cơ thua lỗ do sự cạnh tranh khốc liệt. Để vượt qua thách thức này, NetApp đã áp dụng thành công mô hình thay đổi 8 bước của Kotter nhằm đạt được ba mục tiêu chiến lược:

Tăng thị phần
Xây dựng quan hệ đối tác toàn cầu
Cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức

Thông qua việc áp dụng các mục tiêu này, NetApp đã đóng gói các giải pháp của mình thành các gói dịch vụ đồng thời tạo ra một phương pháp bán hàng mới, được tinh gọn hơn. Sau khi áp dụng mô hình của Kotter, NetApp đã đạt được:

Tăng trưởng doanh thu 44%
Tăng trưởng doanh số 55%
Vốn hóa thị trường tăng thêm 14 tỷ đô la Mỹ

Kết quả này cho thấy mô hình thay đổi của Kotter có thể là một công cụ hiệu quả để các doanh nghiệp vượt qua những thách thức và đạt được các mục tiêu chiến lược.

Ưu điểm mô hình thay đổi của Kotter

Mặc dù mô hình của Kotter ra đời từ những năm 90, nhưng liệu nó vẫn có giá trị cho các tổ chức hiện đại?

Để trả lời câu hỏi này, hãy cùng xem xét những ưu điểm của việc sử dụng mô hình thay đổi của Kotter:

Dễ dàng triển khai: Mô hình Thay đổi 8 Bước của Kotter là một mô hình quản lý thay đổi từng bước, dễ dàng thực hiện. Nó cung cấp mô tả rõ ràng về toàn bộ quá trình thay đổi.
Tập trung vào sự tham gia của các bên liên quan: Mô hình này nhấn mạnh đến sự tham gia và chấp nhận của nhân viên. Bằng cách xây dựng một liên minh dẫn dắt và nhận được sự đồng thuận trong toàn tổ chức để sáng kiến thay đổi thành công.
Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tạo ra cảm giác cấp bách: Tư duy cấp bách cùng với tầm nhìn thay đổi được xây dựng tốt có thể giúp tổ chức bạn thành công.

Nhược điểm mô hình thay đổi của Kotter

Giống như bất kỳ mô hình quản lý thay đổi nào khác, mô hình của Kotter cũng có một số hạn chế. Khi áp dụng mô hình này, bạn cần lưu ý đến những nhược điểm sau:

Tạo cảm giác cấp bách quá mức, thiếu chi tiết: Mô hình nhấn mạnh việc tạo ra cảm giác cấp bách để thúc đẩy thay đổi. Nhưng lại thiếu hướng dẫn chi tiết về cách tạo ra động lực này. Bạn cần cân bằng giữa việc tạo ra sự cấp bách và cung cấp thông tin cụ thể để nhân viên hiểu rõ lý do cho sự thay đổi.
Tính chất tuần tự và tốn thời gian: Mô hình này theo trình tự tuyến tính, từng bước một, có thể mất nhiều thời gian để triển khai. Bỏ qua bất kỳ bước nào cũng có thể khiến nhóm quản lý thay đổi của bạn đi chệch hướng. Do đó, cần linh hoạt điều chỉnh tùy thuộc vào tình hình cụ thể của tổ chức.
Mô hình áp dụng từ trên xuống, hạn chế sự tham gia của nhân viên: Là một mô hình áp dụng từ trên xuống. Nó có thể hạn chế sự tham gia của nhân viên, dẫn đến tình trạng hờ hững hoặc phản kháng. Để khắc phục nhược điểm này, hãy khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và tham gia vào quá trình hoạch định thay đổi.

4 nguyên tắc trong mô hình quản lý thay đổi của Kotter

Mặc dù trong cuốn sách “Leading Change” của Kotter khuyến khích thực hiện 8 bước theo trình tự, nhưng phương pháp “Accelerate” lại đề xuất triển khai các bước này đồng thời và liên tục.

Thay vì coi chúng là các bước riêng biệt, chúng nên được thực hiện song song và bao gồm bốn nguyên tắc thay đổi:

Leadership và Management: Các nhà quản lý phải hỗ trợ sự thay đổi theo yêu cầu của ban lãnh đạo để sáng kiến thành công.
Head và Heart: Chỉ dựa vào dữ liệu và logic thường không đủ để thúc đẩy mọi người áp dụng quy trình kinh doanh mới hoặc triển khai phần mềm mới. Điều quan trọng là truyền đạt những lợi ích cá nhân mà nhân viên sẽ nhận được từ sự thay đổi, khiến cho những điều mới mẻ trở nên hấp dẫn hơn, thậm chí là mong muốn.
Chọn ít người và đa dạng nhiều người: Bạn cần một nhóm cốt lõi những người ủng hộ đến từ các cấp bậc khác nhau và có nhiều kinh nghiệm công việc đa dạng. Hãy chuẩn bị để kêu gọi sự hỗ trợ từ nhiều cấp quản lý, bao gồm cả những người gần gũi với nhân viên có công việc hàng ngày bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi sự chuyển đổi.
“Phải làm” và “Muốn làm”: Quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và nhanh hơn khi những người bị ảnh hưởng bởi nó muốn nó xảy ra. Thực hiện các bước đồng thời có thể giúp bạn vượt qua quá trình thay đổi nhanh hơn, nhưng điều này chỉ hiệu quả khi bạn nhận được sự hỗ trợ mạnh mẽ từ tất cả các cấp.

Nguyên tắc “Leadership + Management” và “Chọn ít người + Đa dạng nhiều người” giúp bạn xây dựng nền tảng.

Nguyên tác “Head + Heart” và “Phải làm” + “Muốn làm” được thiết kế để duy trì động lực trong suốt quá trình chuyển đổi tổ chức.

Kết luận

Chúng ta có thể thấy rằng việc áp dụng 8 bước để quản trị thay đổi thành công không chỉ là một quy trình mà còn là một nghệ thuật. Mỗi bước không chỉ đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về tổ chức và con người mà còn cần có sự kiên nhẫn và cam kết từ người lãnh đạo. Thay đổi có thể gặp phải sự kháng cự, nhưng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tinh thần hợp tác, mọi thách thức đều có thể được vượt qua. Hãy nhớ rằng, thành công không phải là điểm đến cuối cùng mà là hành trình không ngừng nỗ lực và phát triển. Mô hình Kotter không chỉ giúp chúng ta thực hiện thay đổi một cách có hệ thống mà còn giúp chúng ta học hỏi và phát triển từ mỗi bước đi, mở ra cánh cửa cho những cơ hội mới và tương lai tươi sáng hơn cho tổ chức của mình.

——————————-

Công ty Tư vấn Quản lý OCD (OCD Management Consulting Co) là một trong những đơn vị tư vấn hàng đầu Việt Nam với tính chuyên nghiệp, thực tiễn và chất lượng cao.

Thông tin chính thức về OCD được cập nhật tại website: https://ocd.vn

Fanpage chính thức của OCD vui lòng truy cập: https://facebook.com/OCDConsulting

Liên hệ nhanh Hotline/Zalo: 0886595688 hoặc gửi email đến: ocd@ocd.vn