Last updated on 1 July, 2024
Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ của OCD là giải pháp công nghệ tiên tiến giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin tài liệu trên nền tảng số.
Số hóa tài liệu là gì?
Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi tài liệu giấy sang các định dạng kỹ thuật số. Bằng cách này, bạn có thể bảo quản tài liệu tránh khỏi các thiệt hại và hư tổn. Dịch vụ liên quan đến công việc chuyển đổi này được gọi là Dịch vụ Số hóa Tài liệu.
Bất kỳ loại tài liệu, dữ liệu nào: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, danh thiếp, … đều có thể được số hóa và chuyển đổi thành:
- Định dạng kỹ thuật số như văn bản, html, xml, pdf, doc, xls, giff, jpeg, tiff và mdb,…
- Bất kỳ phương tiện nào như CD, băng hoặc đĩa Zip
Hơn nữa, các tài liệu được số hóa có thể được chia sẻ với bất kỳ ai, không phân biệt vị trí địa lý, thông qua các phương tiện chia sẻ dữ liệu trên Internet.
Vì sao phải số hóa tài liệu lưu trữ?
OCD là một trong những công ty số hóa tài liệu hiện nay. OCD hiểu rõ những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải khi lưu trữ giấy tờ, quản lý dữ liệu và sử dụng tài liệu trong văn phòng. Bên cạnh đó, đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, việc chia sẻ tài liệu giữa các cá nhân là điều vô cùng cần thiết. Bằng phương pháp số hóa, các tài liệu của doanh nghiệp sẽ được sắp xếp thành một hệ thống hợp lý.
Doanh nghiệp bạn số hóa tài liệu vì lý do gì?
Với dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ của OCD, doanh nghiệp có thể:
- Cắt giảm nhu cầu lưu trữ tài liệu, tạo thêm không gian văn phòng cho các hoạt động kinh doanh.
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu. Nhân viên từ bất kỳ vị trí và bất kỳ bộ phận nào cũng có thể truy cập dưới sự cho phép của nhà quản lý.
- Hợp lý hóa quy trình làm việc và tăng cường sự cộng tác trong doanh nghiệp.
- Tài liệu tuân thủ tính bảo mật và quyền truy cập
- Hạn chế mọi rủi ro như thất lạc, gửi nhầm hoặc vứt bỏ
Quy trình số hóa tài liệu của OCD
Phân tích yêu cầu
Các yêu cầu của khách hàng sẽ được thảo luận và lập kế hoạch dựa trên mục đích và yêu cầu đầu ra sản phẩm
Thu thập và sắp xếp tài liệu
Các tài liệu cần chuyển đổi sẽ được thu thập và sắp xếp. Các vật lạ như kẹp giấy, ghim, xoắn ốc và các loại ràng buộc khác sẽ bị loại bỏ.
Quét tài liệu
Các tài liệu được quét và lưu dưới định dạng kỹ thuật số theo yêu cầu
Chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số
Hệ thống nhận dạng ký tự quang học của phần cứng và phần mềm được sử dụng để chuyển đổi tệp hình ảnh thành tệp văn bản. Người hiệu đính kiểm tra độ chính xác của việc chuyển đổi theo cách thủ công.
Lập chỉ mục tài liệu
Các tài liệu được lưu với tên tệp thích hợp để dễ dàng xác định và truy xuất.
Tổ chức tài liệu
Theo yêu cầu của khách hàng, các tài liệu được tách hoặc kết hợp thành PDF hoặc các tệp định dạng kỹ thuật số khác.
Đóng gói các tài liệu số hóa
Các tài liệu số hóa được kiểm tra chất lượng. Dữ liệu số hóa không có lỗi được ghi nhận, đóng gói đúng cách và chuyển giao cho khách hàng.
Tổ chức, quản lý tài liệu số hóa trên phần mềm
Các tài liệu sau khi số hóa được quản lý trên phần mềm quản lý tài liệu digiiDoc của OOC – công ty thành viên của OCD.
Số hóa tài liệu ngay hôm nay
Chi phí thấp, chất lượng cao và dịch vụ chuyên nghiệp là những lợi ích khi quý khách hàng sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu của OCD.
Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay!
Liên hệ
Hotline: 0886595688
Email: ocd@ocd.vn
