9 rào cản của sự thay đổi tổ chức và Cách vượt qua chúng
Chiến lược phản hồi khách hàng: Hướng dẫn chi tiết từng bước từ Hubspot
4 March, 2024
Mô hình ADKAR là gì? Cách áp dụng để quản lý sự thay đổi
8 March, 2024
Last updated on 21 May, 2024
Thay đổi tổ chức là một yêu cầu bắt buộc để các doanh nghiệp có thể thích ứng với môi trường kinh doanh đầy biến động như hiện nay. Tuy nhiên, không phải mọi sáng kiến thay đổi tổ chức đều mang lại kết quả mong muốn. Theo một nghiên cứu, chỉ có 30% các sáng kiến thay đổi tổ chức là thành công. Vậy làm sao để tăng tỷ lệ thành công của sự thay đổi tổ chức? Điều quan trọng là phải hiểu và khắc phục được các rào cản mà các tổ chức thường gặp phải khi thực hiện sự thay đổi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu 9 rào cản phổ biến nhất của sự thay đổi và cách vượt qua chúng một cách hiệu quả.
Thiếu tầm nhìn rõ ràng
Thay đổi thường khó khăn nếu bạn không có mục tiêu và hướng đi rõ ràng. Giống như việc đi du lịch, nếu bạn không biết điểm đến hoặc biết được tình trạng phương tiện hiện tại (xe có đủ xăng, cần bảo dưỡng gì không…), bạn sẽ khó có thể đến đích mong muốn.
Tương tự, nếu tầm nhìn của bạn không rõ ràng thì những người thúc đẩy và thực hiện thay đổi cũng sẽ không biết phải làm gì, dẫn đến việc toàn bộ kế hoạch bị chệch hướng và thất bại.
Để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, cần xác định phạm vi dự án rõ ràng (giống như biết điểm đến và phương tiện) và động lực đủ lớn và hấp dẫn (giống như giải thích lý do đi du lịch, lợi ích thu được). Hãy tự trả lời cho các câu hỏi cơ bản sau đây:
- Tại sao cần thay đổi? (lý do đi du lịch)
- Thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến tình trạng hiện tại của doanh nghiệp?
- Làm thế nào để đạt được mục tiêu? (kế hoạch di chuyển)
Bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn có thể xây dựng sự đồng thuận và hỗ trợ trong tổ chức, giúp cho việc thực hiện thay đổi trở nên dễ dàng hơn.
Truyền thông về sự thay đổi không hiệu quả
Truyền thông kém về sự thay đổi là một rào cản lớn cản trở thành công của những ý tưởng đổi mới trong tổ chức. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc nhân viên hiểu, chấp nhận và tham gia vào quá trình thay đổi.
Thực tế, chỉ có 68% quản lý biết lý do thực sự đằng sau sự thay đổi của tổ chức. Con số này giảm xuống từ 53% xuống 40% đối với các quản lý cấp trung và giám sát viên tuyến đầu. Điều này cho thấy thông tin về thay đổi đang bị tắc nghẽn ở đâu đó.
Một nghiên cứu của Gartner chỉ ra rằng do truyền thông kém về thay đổi, 73% nhân viên có mức độ căng thẳng từ trung bình đến cao. Những nhân viên bị ảnh hưởng bởi thay đổi thường có hiệu suất thấp hơn 5% so với nhân viên trung bình.
Thay vì chỉ thông báo về sự thay đổi và mong đợi nhân viên tự điều chỉnh. Hãy xây dựng một chiến lược truyền thông hiệu quả. Chiến lược này nên tạo ra một cuộc đối thoại hai chiều, nơi nhân viên cảm thấy được lắng nghe và tham gia. Điều này giúp nuôi dưỡng không khí làm việc tích cực và toàn diện, tạo điều kiện thuận lợi cho sự thay đổi thành công.
Thiếu sót về chiến lược
Là một nhà lãnh đạo, hãy tự hỏi: Chiến lược của bạn có đủ chi tiết để hướng dẫn quá trình chuyển đổi hiệu quả không?
Một sáng kiến thay đổi cần có chiến lược rõ ràng, bao gồm các mục tiêu cụ thể, phân bổ tài nguyên hợp lý và các cách đo lường thành công cụ thể. Nếu thiếu đi những điều này, mọi người trong tổ chức có thể sẽ nỗ lực không đúng hướng. Dẫn đến việc sử dụng năng lượng và tài nguyên không hiệu quả, giảm năng suất và tác động mong muốn.
Một chiến lược quản lý thay đổi toàn diện cần lưu ý những yếu tố sau:
- Lý do cần thay đổi: Tại sao tổ chức cần thay đổi?
- Tài nguyên cho quản lý thay đổi: Cần những nguồn lực gì để thực hiện thay đổi?
- Sự hỗ trợ của lãnh đạo: Lãnh đạo đóng vai trò gì trong quá trình thay đổi?
- Rủi ro liên quan đến thay đổi: Những rủi ro tiềm ẩn của việc thay đổi là gì?
- Dòng thời gian thực tế: Thay đổi cần hoàn thành trong bao lâu?
- Đào tạo & hỗ trợ: Nhân viên cần được đào tạo và hỗ trợ gì trong quá trình thay đổi?
- Các chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs): Làm thế nào để đo lường thành công của quá trình thay đổi?
- Phản hồi: Thu thập phản hồi từ nhân viên như thế nào để cải thiện quá trình thay đổi?
Bằng cách xác định rõ ràng những yếu tố này, bạn có thể xây dựng một chiến lược chi tiết và thực tế hơn, giúp tổ chức vượt qua giai đoạn chuyển đổi thành công.
Văn hóa chống lại sự thay đổi
Càng gắn bó với cách làm việc cũ, nhân viên càng có xu hướng chống lại sự thay đổi. Điều quen thuộc thường mang lại cảm giác thoải mái, tạo ra quán tính trong tổ chức. Khi triển khai thay đổi, các vấn đề văn hóa khác như: mâu thuẫn nội bộ, kiểm soát hành vi kém và lợi ích cá nhân bắt đầu nổi lên, góp phần tạo nên văn hóa chống lại sự thay đổi. Trong môi trường như vậy, nhân viên có thể hoài nghi về lợi ích của thay đổi, dẫn đến việc ít tham gia và thậm chí phản đối.
Lãnh đạo trong các tổ chức như vậy phải đối mặt với thách thức kép là vừa quản lý các khía cạnh thực tế của thay đổi, vừa nỗ lực thay đổi tư duy và văn hóa tổ chức sang trạng thái cởi mở, linh hoạt và sẵn sàng thay đổi hơn. Nếu không giải quyết được rào cản văn hóa này, ngay cả những sáng kiến thay đổi được lên kế hoạch kỹ lưỡng cũng có nguy cơ thất bại hoặc đạt được kết quả không mong đợi.
Để vượt qua rào cản của sự thay đổi này, những người dẫn dắt thay đổi cần xác định các bên liên quan bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi và lôi kéo họ tham gia vào quá trình. Lãnh đạo cần tập trung vào việc hỗ trợ cá nhân vượt qua giai đoạn chuyển đổi và tạo môi trường thuận lợi cho sự thay đổi.
Thiếu sự đồng thuận trong tổ chức
“Change starts at the top but happens at the bottom.”
Để một sáng kiến thay đổi thành công, bạn cần nhận được sự đồng thuận từ cả ban lãnh đạo cấp cao và nhân viên cấp dưới. Sự đồng thuận của ban lãnh đạo cấp cao đóng vai trò quan trọng trong việc hợp thức hóa sáng kiến thay đổi. Công việc của họ không chỉ đơn giản là tài trợ cho sáng kiến, mà còn phải chủ động tham gia và gương mẫu.
Tuy nhiên, sự tham gia của nhân viên cấp trung và nhân viên mới vào nghề cũng rất cần thiết để triển khai thay đổi ở các cấp dưới. Khi nhân viên hiểu và tin tưởng vào sự cần thiết và giá trị của sự thay đổi. Họ sẽ được thúc đẩy để tham gia nhiệt tình và hợp tác, giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
Mệt mỏi vì thay đổi
Nhiều tổ chức thường triển khai nhiều dự án thay đổi cùng một lúc. Điều này có thể khiến nhân viên cảm thấy quá tải, dẫn đến tình trạng mệt mọi vì thay đổi quá nhiều. Điều này biểu hiện qua cảm giác kiệt sức, thờ ơ và thất vọng. Dẫn đến giảm sự tham gia và năng suất của nhân viên.
Để giải quyết rào cản này của sự thay đổi, điều quan trọng là tổ chức cần ưu tiên thứ tự thực hiện các dự án thay đổi hợp lý, tránh dồn dập quá nhiều thay đổi trong cùng thời gian. Bằng cách này, nhân viên có đủ thời gian để thích nghi và tránh bị quá tải.
Thiếu quản trị chặt chẽ
Đầu tư vào thay đổi thường tốn kém, và đây là một rào cản của sự thay đổi có thể khiến tổ chức bạn thiệt hại về mặt tài chính. Đối với bất kỳ thay đổi mang tính chuyển đổi nào, bạn cần có một hệ thống quản trị rõ ràng để theo dõi và điều phối quá trình thay đổi ở cả cấp độ vĩ mô và chi tiết.
Đào tạo và hỗ trợ không đầy đủ
Khi đào tạo không đầy đủ, nhân viên sẽ thiếu kỹ năng, kiến thức và sự tự tin cần thiết để thích nghi với những thay đổi. Điều này dẫn đến bối rối, mắc lỗi và năng suất giảm.
Sự thiếu hụt đào tạo này có thể khiến nhân viên không tham gia vào quá trình thay đổi, thậm chí còn phản kháng vì cảm thấy choáng ngợp hoặc thiếu hỗ trợ.
Ngoài ra, đào tạo không đầy đủ có thể dẫn đến:
- Thời gian thích nghi kéo dài hơn
- Cần nhiều hơn sự hỗ trợ từ các nguồn lực khác
- Gây gián đoạn trong các hoạt động hàng ngày
Vậy nên, đào tạo thực tế là điều cần thiết để đảm bảo nhân viên được chuẩn bị tốt để đối phó với những thách thức và trách nhiệm mới, cũng như nuôi dưỡng thái độ tích cực đối với sự thay đổi. Điều này cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các lợi ích mong đợi của sáng kiến thay đổi được nhận ra một cách đầy đủ và hiệu quả.
Đặt ra kỳ vọng và thời gian biểu thiếu thực tế
Mục tiêu quá tham vọng, dù có tính khích lệ, nhưng thường dẫn đến áp lực không cần thiết lên các phòng ban, dẫn đến việc triển khai vội vàng và kém chất lượng. Khi mốc thời gian quá ngắn, sẽ không có đủ thời gian để lên kế hoạch, đào tạo và điều chỉnh thích hợp, tất cả đều là những yếu tố quan trọng cho một quá trình chuyển đổi suôn sẻ. Điều này có thể dẫn đến:
- Nhân viên bị kiệt sức
- Giảm tinh thần
- Phản kháng lại sự thay đổi vì nhân viên cảm thấy choáng ngợp trước tốc độ của những biến đổi mong đợi
Ngoài ra, mốc thời gian không thực tế có thể làm suy yếu uy tín của sáng kiến, vì việc lặp lại việc không đạt được deadline có thể làm xói mòn niềm tin vào quá trình thay đổi.
Lãnh đạo cần đặt ra các mục tiêu có thể đạt được và mốc thời gian thực tế, cho phép thực hiện triệt để, đối phó với những thách thức không lường trước và có thời gian thích nghi đầy đủ, đảm bảo sáng kiến thay đổi bền vững và hiệu quả hơn.
Đọc thêm: Những thách thức quản trị nguồn nhân lực và giải pháp
Làm thế nào để vượt qua rào cản của sự thay đổi tổ chức
Bây giờ bạn đã xác định được rào cản của sự thay đổi đang cản trở thành công của quản lý thay đổi trong tổ chức. Câu hỏi quan trọng tiếp theo là làm thế nào để vượt qua những rào cản này? Những mẹo sau đây sẽ giúp bạn thực hiện thay đổi tốt hơn.
Lập chiến lược với Mô hình ADKAR
Mô hình Quản lý Thay đổi ADKAR là một phương pháp hướng tới kết quả, nhằm hạn chế sự phản kháng đối với thay đổi trong tổ chức. Mô hình này chia quá trình thay đổi thành 5 bước: Nhận thức (Awareness), Mong muốn (Desire), Kiến thức (Knowledge), Khả năng (Ability) và Củng cố (Reinforcement).
- Nhận thức (Awareness): Đầu tiên nhân viên cần nhận thức rõ ràng về sự thay đổi, ban lãnh đạo cần giúp mọi người hiểu được lý do đằng sau sự thay đổi.
- Mong muốn (Desire): Tiếp theo, tạo ra mong muốn và động lực trong nhân viên. Để họ hỗ trợ và tham gia vào quá trình thay đổi, điều này rất quan trọng để tránh được sự phản kháng khi sự thay đổi được thực hiện.
- Kiến thức (Knowledge): Cung cấp đào tạo và thông tin cho nhân viên để họ có thể tham gia vào sự thay đổi.
- Khả năng (Ability): Khả năng đảm bảo nhân viên có các kỹ năng và nguồn lực để thực hiện thay đổi một cách hiệu quả.
- Củng cố (Reinforcement): Cuối cùng, củng cố thêm bằng cách đánh giá lại đều đặn và thúc đẩy thêm động lực cho nhân viên để đảm bảo chiến lược thay đổi đang đi đúng hướng.
Bằng cách giải quyết những lĩnh vực này, mô hình ADKAR đảm bảo một cách tiếp cận toàn diện và có cấu trúc cho việc quản lý thay đổi, tăng khả năng chấp nhận và bền vững lâu dài của thay đổi.
Lập kế hoạch truyền thông
Lập một kế hoạch truyền thông toàn diện là yếu tố quan trọng giúp chiến lược thay đổi thành công. Kế hoạch này đảm bảo tất cả các bên liên quan đều được thông báo, tham gia và đồng hành cùng quá trình thay đổi.
Bên cạnh đó, thay đổi cũng mang tính cá nhân nên việc truyền thông cần được thực hiện với sự thân trọng và thấu hiểu. Bằng cách điều chỉnh thông tin phù hợp với nhu cầu và sở thích của các nhóm đối tượng khác nhau, kế hoạch đảm bảo thông điệp không chỉ được truyền đạt hiệu quả mà còn được hiểu và chấp nhận.
Hãy trả lời những câu hỏi đơn giản như “Lợi ích của sự thay đổi này đối với tôi là gì?”.
Thu hút sự tham gia của nhân viên
Nhân viên là chất xúc tác cho sự thay đổi. Thay vì mong đợi họ chấp nhận quy trình mới, bạn cần thu hút họ ngay từ đầu. Sự tham gia này có thể bao gồm:
- Tham gia vào quá trình lên kế hoạch và ra quyết định
- Cung cấp phản hồi về những thay đổi được đề xuất
Việc này khuyến khích giao tiếp cởi mở, xây dựng lòng tin và giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn sớm hơn, cho phép áp dụng cách tiếp cận cộng tác và toàn diện hơn để quản lý thay đổi.
Ví dụ, nếu triển khai một nền tảng mới mà chỉ một nhóm nhân viên cốt cán biết, sáng kiến này chắc chắn sẽ thất bại. Bạn cần hiểu rõ cảm nhận của nhân viên về dự án thay đổi và hành động dựa trên phản hồi nhận được.
Cung cấp hướng dẫn và đào tạo theo ngữ cảnh cho quy trình hoặc phần mềm mới
Việc cung cấp hướng dẫn và đào tạo theo ngữ cảnh cho quy trình hoặc phần mềm mới là một bước quan trọng để tạo điều kiện cho các sáng kiến thay đổi thành công. Hướng dẫn theo ngữ cảnh, được thiết kế riêng cho từng trường hợp sử dụng và môi trường cụ thể của người dùng, giúp nâng cao đáng kể sự hiểu biết và ghi nhớ thông tin mới.
Cách tiếp cận này giúp thu hẹp khoảng cách giữa kiến thức lý thuyết và ứng dụng thực tế, đảm bảo rằng nhân viên không chỉ biết về quy trình hoặc phần mềm mới mà còn có khả năng sử dụng chúng hiệu quả. Hướng dẫn theo ngữ cảnh giúp giảm thời gian học hỏi và đẩy nhanh quá trình áp dụng hệ thống mới, do đó giảm thiểu gián đoạn cho quy trình làm việc và nâng cao năng suất tổng thể trong giai đoạn chuyển đổi.
Ưu tiên thay đổi theo cơ hội
Ưu tiên hiệu quả liên quan đến việc xác định khía cạnh nào của sự thay đổi sẽ mang lại lợi ích đáng kể nhất và phù hợp với các mục tiêu kinh doanh chiến lược của tổ chức. Điều này đảm bảo rằng sáng kiến thay đổi không trở nên quá tải hoặc loãng ra do cố gắng giải quyết quá nhiều vấn đề cùng một lúc. Nó cho phép áp dụng cách tiếp cận có cấu trúc và dễ quản lý hơn, trong đó các nguồn lực như thời gian, ngân sách và nhân sự có thể được phân bổ hiệu quả cho các lĩnh vực mang lại lợi nhuận đầu tư cao nhất hoặc nhu cầu quan trọng nhất.
Cách tiếp cận này giúp duy trì đà tiến, giữ cho lực lượng lao động thống nhất và có động lực, đồng thời đảm bảo sáng kiến đi đúng hướng để đạt được mục tiêu mong muốn.
Nhấn mạnh những hạn chế của quy trình cũ
Để tạo động lực thay đổi, hãy nêu bật những lỗ hổng trong hệ thống hiện tại và tiềm năng của sự thay đổi được triển khai. Bằng cách nêu rõ những điểm kém hiệu quả, hạn chế và rủi ro tiềm ẩn liên quan đến quy trình cũ, lãnh đạo có thể xây dựng một lý do thuyết phục để chứng minh tại sao cần thay đổi.
Cách tiếp cận này chuyển hướng tập trung từ sự thoải mái của những thứ quen thuộc sang những hạn chế và thách thức của tình trạng hiện tại. Nó nhấn mạnh tiềm năng cải thiện hiệu suất, tăng hiệu quả và lợi thế cạnh tranh mà các quy trình hoặc công nghệ mới có thể mang lại.
Thu hút sự tham gia của nhân viên
Thu hút nhân viên tham gia sẽ giúp họ hiểu rõ hơn và chấp nhận sự thay đổi, đồng thời mang lại cho họ cảm giác sở hữu và quyền chủ động. Khi nhân viên tích cực tham gia, họ có thể cung cấp những hiểu biết và phản hồi có giá trị dựa trên kinh nghiệm và chuyên môn của mình, điều này có thể nâng cao chất lượng và khả năng áp dụng của sự thay đổi. Cách tiếp cận này cũng giúp xác định các thách thức tiềm ẩn và sự phản kháng, cho phép xây dựng các chiến lược hiệu quả hơn để giải quyết chúng ngay từ đầu.
Hơn nữa, việc thu hút nhân viên tham gia ngay từ đầu vào sáng kiến thay đổi của bạn sẽ tạo ra môi trường cộng tác, nơi sự thay đổi được nhìn nhận là một nỗ lực chung chứ không phải là sự áp đặt từ trên xuống. Điều này làm tăng đáng kể sự cam kết và giảm thiểu sự phản kháng, vì nhân viên cảm thấy được coi trọng và được ghi nhận trong việc định hình sự thay đổi ảnh hưởng đến công việc và môi trường của họ.
Hỗ trợ nhân viên ngay khi cần thiết
Hỗ trợ nhân viên kịp thời khi cần có nghĩa là cung cấp cho họ các công cụ, tài nguyên và sự trợ giúp cần thiết ngay tại thời điểm họ cần. Việc hỗ trợ liên tục khuyến khích tính tự chủ, rút ngắn thời gian học hỏi và nâng cao khả năng thích nghi của nhân viên với các quy trình hoặc công nghệ mới.
Tập trung vào đào tạo và hỗ trợ
Đào tạo hiệu quả giúp nhân viên trang bị kiến thức, kỹ năng và sự hiểu biết cần thiết để thích nghi với các quy trình, công nghệ hoặc chiến lược mới. Nó giúp thu hẹp khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và mong muốn, đảm bảo tất cả nhân viên được chuẩn bị đầy đủ cho sự thay đổi.
Các chương trình đào tạo toàn diện không chỉ giải quyết các khía cạnh kỹ thuật của sự thay đổi mà còn giúp quản lý tác động tâm lý mà nó có thể gây ra cho nhân viên. Bằng cách đầu tư vào đào tạo, tổ chức có thể giảm thiểu sự phản kháng, tăng sự tự tin và năng lực cho lực lượng lao động, đồng thời nuôi dưỡng thái độ tích cực đối với sự thay đổi.
Kết luận về rào cản của sự thay đổi tổ chức
Sự thay đổi tổ chức là một thách thức lớn đòi hỏi sự tham gia và cam kết của tất cả các bên liên quan. Để vượt qua 9 rào cản của sự thay đổi tổ chức mà chúng tôi đã nêu trên, bạn cần có một kế hoạch chi tiết, một chiến lược giao tiếp rõ ràng, một hệ thống đánh giá và phản hồi liên tục, và một tinh thần cởi mở và linh hoạt. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và gợi ý để bạn có thể thực hiện sự thay đổi tổ chức thành công.
——————————-
