5S là gì? Hướng dẫn chi tiết về triển khai 5S trong doanh nghiệp

Last updated on 26 July, 2024

5S là một phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc được phát triển từ Nhật Bản. 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn. Phương pháp 5S giúp cải thiện năng suất làm việc, giảm thiểu lãng phí; nâng cao chất lượng sản phẩm và đảm bảo an toàn nơi làm việc. Hãy cùng OCD tìm hiểu về phương pháp 5S và cách áp dụng 5S vào trong doanh nghiệp hiệu quả qua bài viết này.

Tổng quan về 5S

5S là gì?

Thuật ngữ 5S xuất phát từ tiếng Nhật, bao gồm các bước sau: 

• Seiri (sàng lọc). Loại bỏ những đồ dùng không cần thiết và chỉ giữ lại những đồ dùng cần thiết.
• Seiton (sắp xếp). Tổ chức các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
• Seiso (sạch sẽ). Vệ sinh nơi làm việc, bảo quản và duy trì sạch sẽ các đồ dùng và thiết bị.
• Seiketsu (săn sóc. Đảm bảo việc thực hiện các quy trình và quy định, hạn chế việc lỏng lẻo trong công việc.
• Shitsuke (sẵn sàng). Tự giác giữ vững các hoạt động đã thực hiện ở 4 bước trên và nỗ lực cải tiến thêm.

Theo tiếng Anh là: Sort (sàng lọc) – Set in order (sắp xếp) – Standardize (sạch sẽ) – Sustain (săn sóc) – Self-discipline (sẵn sàng)

Mỗi S đại diện cho một phần của quy trình năm bước giúp cải thiện chức năng tổng thể của một doanh nghiệp.

Nguồn gốc của 5S 

5S và Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing)

5S khởi nguồn như một thành phần của “Hệ thống sản xuất của Toyota” (TPS), phương thức sản xuất được bắt đầu thực hiện bởi các nhà quản lý trong Công ty Ô tô Toyota từ đầu và giữa thế kỉ 20. Hệ thống này, cũng được gọi là sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing), nhằm mục đích tăng giá trị sản phẩm hoặc dịch vụ đối với khách hàng bằng cách tìm kiếm và giảm tối đa lãng phí thông qua các hoạt động sản xuất.

Sản xuất tinh gọn đề cập đến việc áp dụng đồng thời nhiều phương pháp bao gồm 5S, kaizen, kanban, jidoka, heijunka và poka-yoke. 5S được xem là một thành phần cốt lõi của Hệ thống sản xuất của Toyota, bởi vì ngay cả khi môi trường làm việc gọn gàng, sắp xếp có hệ thống, để đạt được mục tiêu ban đầu cũng sẽ đòi hỏi nhiều người cùng nỗ lực và phấn đấu. Chưa tính đến việc một môi trường hỗn độn, bừa bộn, công nhân làm việc có thể phạm lỗi, làm gián đoạn hoạt động sản xuất hay có thể gây ra tai nạn; việc này làm đình trệ sản xuất và có ảnh hưởng xấu đối với toàn bộ quá trình sản xuất. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng làm gia tăng năng lực sản xuất khi nơi sản xuất được bố trí, sắp xếp có hệ thống.

Vai trò của 5S với doanh nghiệp

Phương pháp 5S có vai trò rất quan trọng với doanh nghiệp. Nó giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, cải thiện sự tổ chức và năng suất, giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Các lợi ích cụ thể của 5S đối với doanh nghiệp bao gồm:

• Tăng năng suất. 5S giúp tối ưu hóa không gian làm việc (cả hiện trường và không gian số) và quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và nỗ lực; đồng thời, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tạo ra giá trị cao hơn cho khách hàng.
• Giảm chi phí. 5S giúp giảm thiểu lãng phí, bao gồm cả lãng phí thời gian, nguyên vật liệu và nhân lực. Điều này giúp tăng lợi nhuận và cạnh tranh cho doanh nghiệp.
• Cải thiện sự tổ chức. 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc có tổ chức tốt. Từ đó, giúp các nhân viên tìm kiếm và truy cập thông tin, tài liệu dễ dàng hơn.
• Tăng sự an toàn. 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc an toàn hơn; giảm nguy cơ tai nạn lao động và bảo vệ sức khỏe của nhân viên.
• Nâng cao chất lượng. 5S giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình sản xuất và kinh doanh; tăng độ tin cậy và chất lượng sản phẩm dịch vụ; giúp doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và tăng cường sự tin tưởng của họ.

Nội dung của quy trình 5S

Khái niệm 5S nghe có vẻ hơi trừu tượng nhưng đây là một công cụ thực hành rất thực tiễn mà mọi nhân viên trong tổ chức đều có thể là một phần của nó.

5S liên quan đến việc đánh giá mọi thứ hiện diện trong không gian làm việc, loại bỏ những gì không cần thiết, sắp xếp mọi thứ một cách logic, thực hiện các nhiệm vụ vệ sinh và duy trì chu trình này: Tổ chức, dọn dẹp, lặp lại. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn về từng yếu tố của phương pháp 5S.

Sàng lọc (Sort)

Bước đầu tiên của 5S – sàng lọc – bao gồm việc xác định tất cả các công cụ, đồ nội thất, vật liệu, thiết bị, v.v… trong khu vực làm việc để quyết định xem những gì cần có và những gì loại bỏ. Một số câu hỏi thường gặp:

• Mục đích của vật dụng này là gì?
• Nó được sử dụng lần cuối khi nào?
• Mức độ (thường xuyên) sử dụng?
• Người sử dụng?
• Nó có thực sự cần phải đặt ở đây?

Những câu hỏi này giúp xác định giá trị của từng vật dụng. Một không gian làm việc có thể tốt hơn nếu không có các vật dụng không cần thiết hoặc không sử dụng thường xuyên gây cản trở không gian, chiếm diện tích. Hãy để nhân viên làm việc trực tiếp tại cơ sở sản xuất tự quyết định việc loại bỏ hay giữ lại những vật dụng liên quan đến công việc của họ.

Một số cách xử lý các vật dụng sau khi loại bỏ khỏi không gian làm việc:

• Chuyển sang bộ phận khác
• Tái chế / vứt bỏ / bán
• Để vào kho lưu trữ

Đối với các trường hợp không chắc chắn về giá trị của một vật dụng, ví dụ một công cụ đã không được sử dụng gần đây, nhưng lại được cho rằng thể cần thiết trong tương lai, chúng ta có thể sử dụng phương pháp thẻ màu đỏ. Thẻ màu đỏ thường là thẻ các tông hoặc nhãn dán có thể được gắn vào các vật dụng. Người dùng điền thông tin về các mục, chẳng hạn như:

• Vị trí
• Mô tả
• Tên người dùng thẻ
• Ngày làm thẻ

Sau đó, vật dụng sẽ được đặt riêng trong “khu thẻ đỏ”. Nếu sau một khoảng thời gian được chỉ định (có thể là một hoặc hai tháng) vật dụng vẫn không được sử dụng, nó sẽ bị loại bỏ. Không đáng để treo lên những thứ không bao giờ được sử dụng, vì chúng sẽ chỉ chiếm không gian.

Lời khuyên: Đặt một lời nhắc nhở trên điện thoại, máy tính hoặc dán ở đâu đó trong không gian làm việc nhắc kiểm tra lại “khu thẻ đỏ” sau một thời gian để tránh bị quên.

Sắp xếp (Set in Order)

Một khi những đồ vật gây lộn xộn đã biến mất, việc sắp xếp mọi thứ đã trở nên dễ dàng hơn. Bây giờ các nhóm làm việc có thể đưa ra các chiến lược riêng để phân loại các mục còn lại. Những điều cần cân nhắc:

• Những vật dụng nào nhân viên (hoặc máy trạm) sử dụng?
• Khi nào các vật dụng được sử dụng?
• Vật dụng được sử dụng thường xuyên nhất?
• Các vật dụng nên được nhóm theo loại?
• Nơi hợp lý nhất để đặt các vật dụng?
• Một số vị trí thuận tiện cho công nhân hơn những vị trí khác?
• Một số vị trí sẽ cắt giảm những cử động không cần thiết?
• Nhiều container lưu trữ hơn có giúp cho cho việc sắp xếp có tổ chức hơn?

Trong bước này, các thành việc cần bàn bạc để xác định cách sắp xếp nào là hợp lý nhất. Điều này đòi hỏi sự bao quát chung của các đầu việc, tần suất của các công việc đó, không gian mọi người tiếp xúc, v..v…

Các doanh nghiệp có thể muốn dừng lại và suy nghĩ về mối quan hệ giữa doanh nghiệp và phương pháp sản xuất tinh gọn để không gây lãng phí trong quá trình làm việc.

Trong quá trình sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing), sự lãng phí cần cắt giảm bao gồm:

• Hàng lỗi
• Thời gian chờ
• Vận hành thừa
• Hàng tồn kho quá mức
• Sản xuất thừa
• Quá trình xử lý rối rắm
• Vận chuyển không cần thiết
• Chưa tận dụng được tài năng nguồn nhân lực

Lời khuyên: Đối với mục đích của 5S, hãy xem xét cụ thể cách bố trí và tổ chức của một khu vực có thể tăng / giảm thời gian chờ đợi, cử động và vận chuyển không cần thiết hay không.

Sạch sẽ (Shine)

Giai đoạn Sạch sẽ của 5S tập trung vào việc làm sạch khu vực làm việc: quét, lau, lau bụi, lau bề mặt, đặt dụng cụ và vật liệu, v.v…

Ngoài việc làm sạch cơ bản, Sạch sẽ còn liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên trên thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn, doanh nghiệp có thể giảm thiểu được các sự cố không đáng có, vừa tiết kiệm thời gian vừa không để công việc bị gián đoạn, về lâu dài sẽ mang lại lợi nhuận nhiều hơn. 

Việc giữ nơi làm việc luôn sạch sẽ có vẻ không thú vị nhưng điều này thực sự quan trọng. Mọi cá nhân trong công ty đều phải có trách nhiệm dọn dẹp không gian làm việc của chính họ, chứ không chỉ là trách nhiệm dành riêng cho lao công. Điều này giúp mọi nhân viên cảm thấy gắn bó hơn với không gian làm việc của họ, về lâu dài sẽ tăng độ cam kết với công việc và công ty.

Lời khuyên: Việc vệ sinh có vẻ dễ dàng, nhưng cần đảm bảo mọi người biết cách làm Sạch sẽ không gian của họ đúng cách. Hướng dẫn cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới, nên sử dụng chất tẩy rửa nào, nơi để và cách vệ sinh thiết bị, đặc biệt là các thiết bị dễ bị hư hỏng.

Săn sóc/Chuẩn hoá (Standardize)

Khi ba bước đầu tiên của 5S được hoàn thành, nhìn chung không gian làm việc đã lý tưởng hơn rất nhiều. Tất cả các công cụ thừa thãi đã bị loại bỏ, mọi vật dụng được sắp xếp logic, không gian được làm sạch và thiết bị hoạt động trơn tru.

Một vấn đề thường xảy ra khi một công ty mới áp dụng phương pháp 5S, mọi thứ đều dễ dàng sắp xếp nhưng theo thời gian có thể 5S sẽ bị rơi vào quên lãng và khó có thể duy trì lâu dài.

Vậy nên doanh nghiệp cần áp dụng triệt để, săn sóc (chuẩn hóa) hệ thống sắp xếp không gian theo 3 bước trên và nỗ lực biến hành động này thành thói quen. Chuẩn hóa phân công các công việc thông thường, tạo lịch trình và truyền thông nội bộ các hướng dẫn để các hoạt động này trở thành thói quen. Điều này giúp duy trì quy trình vận hành 5S theo tiêu chuẩn.

Ban đầu, mọi người có thể sẽ cần nhắc nhở để tuân thủ 5S hàng ngày. Nhưng theo thời gian, các nhiệm vụ sẽ trở thành thói quen và tổ chức và dọn dẹp 5S sẽ trở thành một phần của công việc hàng ngày.

Lời khuyên: Các công cụ trực quan như bảng hiệu, nhãn dán, áp phích, băng đánh dấu sàn và người sử dụng các công cụ này cũng đóng một vai trò quan trọng trong 5S. Họ có thể cung cấp hướng dẫn và giữ cho các vật dụng ở đúng chỗ mà không cần hướng dẫn nhiều bằng lời nói.

Sẵn sàng (Sustain)

Khi các quy trình chuẩn cho 5S được áp dụng, doanh nghiệp phải thực hiện công việc liên tục là sẵn sàng (duy trì) các quy trình đó và cập nhật chúng khi cần thiết. Điều giúp doanh nghiệp áp dụng phương pháp 5S bền vững là quá trình vận hành trơn tru và sự cam kết tham gia của tất cả mọi người từ nhân viên đến cấp quản lý. Nhà lãnh đạo cần duy trì phương pháp 5S này trong dài hạn và dần biến 5S trở thành một phần của văn hoá doanh nghiệp và sẽ nhận được kết quả tích cực lâu dài.

Lời khuyên số 1: Để giúp duy trì thực hành 5S, hãy đảm bảo tất cả nhân viên mới (hoặc nhân viên chuyển phòng ban) được đào tạo về các quy trình 5S trong phạm vi việc làm của họ.

 Lời khuyên số 2: Giữ mọi việc luôn thú vị. Hãy tham khảo cách các công ty khác đang làm với 5S. Những ý tưởng mới giúp cho tổ chức được hoàn thiện liên tục với sự tham gia tích cực của nhân viên.

Sự an toàn – chữ S thứ 6

Sự an toàn – một số công ty muốn bổ sung chữ S thứ 6 này vào phương pháp 5S.  Khi bao gồm an toàn, hệ thống thường được gọi là 6S. Với Sự an toàn – doanh nghiệp tập trung vào việc loại bỏ rủi ro trong quy trình làm việc bằng cách sắp xếp mọi thứ theo một trình tự nhất định.

Ví dụ, để triển khai chữ S thứ 6 này – doanh nghiệp có thể thiết lập các biển báo tại các giao lộ, nơi công trường làm việc hoặc các nơi có còn dư lại hoá chất để có thể được tẩy rửa sạch sẽ. Từ đó giảm thiểu nguy cơ gặp sự cố tại không gian làm việc

Một số người coi Sự an toàn là kết quả của việc thực hiện phương pháp 5S  và cho rằng chữ S thứ sáu là không cần thiết. Họ nghĩ rằng nếu không gian làm việc được doanh nghiệp triển khai và thực hiện một cách triển để thì Sự an toàn tại nơi làm việc là điều hiển nhiên và không cần thiết phải tách hẳn ra thành 1 bước.

Dù doanh nghiệp áp dụng 5S hay 6S thì không thể phủ nhận Sự an toàn là yếu tố quan trọng và nhà quản lý luôn phải đặt vấn đề này lên hàng đầu.

Lời khuyên: Nếu xảy ra rủi ro tai nạn, hãy dừng lại để xem liệu cải tiến 5S có thể ngăn chặn được sự việc đó không. Có thể việc ít bừa bãi hơn, bề mặt đi bộ sạch hơn, hoặc các bảng hiệu và nhãn dán rõ ràng hơn sẽ tạo ra sự khác biệt.

Loại hình doanh nghiệp áp dụng 5S

5S là phương pháp được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất. Vì các doanh nghiệp này có quy mô lớn và phải xử lý lượng lớn các vật liệu, thiết bị. Việc sử dụng 5S giúp họ tăng năng suất, giảm chi phí; tăng chất lượng và cải thiện sự an toàn trong quá trình sản xuất và kinh doanh.

Các doanh nghiệp sản xuất áp dụng 5S trong các khu vực như:

• Khu vực sản xuất: quản lý vật liệu, dụng cụ, thiết bị sản xuất và quy trình sản xuất.
• Khu vực lưu trữ:
  • Quản lý kho hàng, bảo trì, đưa ra các giải pháp về sắp xếp, phân loại và sắp đặt vật phẩm trong kho để dễ dàng quản lý.
  • Quản lý tài liệu trên không gian số dùng chung (shared server hoặc hệ thống lưu trữ ảo). Việc này tạo nên các đường dẫn dễ thấy, dễ tìm đến tài liệu cần thiết.
• Khu vực văn phòng: sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, sắp đặt thiết bị.
• Khu vực vệ sinh: tạo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn.

Trong ngành dịch vụ, 5S có thể giúp quản lý tài liệu, bảo trì các thiết bị, quản lý kho lưu trữ hoặc khu vực bán hàng. Giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Trong ngành thương mại, 5S giúp quản lý kho hàng, sản phẩm. Giúp tăng cường sự tổ chức trong quá trình quản lý và xử lý đơn hàng; tăng cường hiệu quả làm việc của nhân viên bán hàng; tăng tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Quy trình thực hiện 5S cho doanh nghiệp

5S có quy trình bao gồm 4 bước chính theo quy tắc PDCA (Plan – Do – Check – Action):

Quy trình PDCA

Bước 1: Plan – Lập kế hoạch

1. Đào tạo nhận thức, kỹ năng thực hiện 5S
2. Lập Ban chuyên trách 5S
3. Thiết lập khu vực thực hiện 5S
4. Xác định mục tiêu, kế hoạch và phân công thực hiện

Bước 2: Do – Thực hiện

S1 (Sàng lọc): Loại bỏ đồ dùng không cần thiết và chỉ giữ lại những đồ dùng cần thiết.

S2 (Sắp xếp): Sắp xếp những đồ còn lại vào đúng vị trí.

S3 (Sạch sẽ):

• Xác định các nguồn bụi bẩn và thiếu ngăn nắp, xác định nguyên nhân gốc rễ.
• Từ đó hành động để loại bỏ nguồn và nguyên nhân đó.

S4 (Săn sóc)

• Xác định người chịu trách nhiệm
• Xác định hành động cần thực hiện để duy trì điều kiện mong muốn và thời điểm hành động
• Xác định nơi cần thực hiện
• Xác định những thủ tục cần phải được thực hiện

S4 (Sẵn sàng)

• Mọi người đều hiểu, tuân thủ và thực hành các quy tắc và thủ tục
• Nỗ lực liên tục để duy trì điều kiện mong muốn

Bước 3:  Check – Đánh giá

• Đánh giá 5S Nội bộ.
• So sánh chuẩn trong bộ phận và với các tổ chức khác. Đảm bảo các thủ tục 5S đã thiết lập được tuân thủ thông qua

Bước 4:  Action – Hành động

• Cải tiến liên tục

Phát triển thực hành 5S thành THÓI QUEN.

• So sánh mục tiêu thực tế với mục tiêu đặt ra.
• Khen thưởng và ghi nhận nỗ lực của nhân viên.
• Đăng ký chứng nhận 5S.
• Tham gia các cuộc thi 5S.
• Rà soát chu trình Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động

Tìm hiểu rõ thêm: Quy trình PDCA là gì? Các bước, cách áp dụng và ví dụ thực tế

Cách triển khai phương pháp 5S hiệu quả

Thoạt đầu, có vẻ 5S là một phương pháp khá đơn giản, nhưng không dễ dàng để doanh nghiệp bắt đầu áp dụng một chương trình mới. 5S giống như thực hiện một dự án làm sạch lớn trong nhà kho hay tầng hầm của mỗi ngôi nhà; có rất nhiều thứ để giải quyết và bước đầu thực hiện sẽ gặp nhiều khó khăn.

Để bắt đầu triển khai 5S tại doanh nghiệp, nhà quản lý cần quyết định đối tượng tham gia; chương trình đào tạo, truyền thông nội bộ như thế nào và công cụ nào sẽ giúp nhà quản lý triển khai dễ dàng nhất. Trả lời những câu hỏi trên giúp nhà doanh nghiệp bước đầu tiếp cận với phương pháp 5S dễ dàng hơn.

Ai nên tham gia 5S?

Câu trả lời ngắn gọn: Tất cả. Nếu một bộ phận bắt đầu triển khai 5S thì tất cả nhahan sự đều cần phải tham gia. Dù chỉ một cá nhân không tham gia, cũng có thể dẫn đến sự nhầm lẫn hoặc sai sót trong quy trình thực hiện 5S. Trong một nhóm, có thể trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi cá nhân không nhất thiết phải giống nhau, sẽ có các điều phối viên chịu trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi các công việc nhiều hơn so với các nhân viên khác. Những điều phối viên này cũng giúp việc triển khai 5S tại doanh nghiệp dễ dàng hơn và dần biến 5S không còn là một chương trình riêng biệt mà gắn liền với những hoạt động hàng ngày của tất cả nhân viên trong công ty.

Một trong những yếu tố quan trọng khác: Các lãnh đạo công ty cũng cần phải tham gia vào 5S, đặc biệt nếu 5S được áp dụng trên phạm vi toàn công ty. Với sự gương mẫu, đi đầu của lãnh đạo trong việc tuân thủ các quy tắc của 5S, mọi nhân viên sẽ thực sự nghiêm túc với mọi hoạt động trong quy trình 5S. Vai trò của đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên trong việc triển khai 5S

Đối với cấp quản lý

• Phải có sự cam kết và tôn trọng với quy trình 5S, đảm bảo rằng các tiến trình được thực hiện đúng đắn và hiệu quả.
• Phải lãnh đạo và hỗ trợ đội ngũ nhân viên thực hiện quy trình 5S, đồng thời xây dựng các kế hoạch, chương trình đào tạo và đánh giá hiệu quả triển khai 5S.
• Phải theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình 5S, đồng thời đưa ra các giải pháp để cải thiện nếu có vấn đề.

Đối với nhân viên

• Phải hiểu rõ về phương pháp 5S và cam kết thực hiện nó đúng đắn, tạo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và hiệu quả.
• Phải thực hiện các bước của quy trình 5S đúng theo tiến độ và đúng cách, đồng thời đưa ra đóng góp để cải thiện quy trình.
• Phải tham gia vào các hoạt động đào tạo, đánh giá và cải thiện hiệu quả triển khai 5S.

Với sự cam kết và nỗ lực chung của cả đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên, doanh nghiệp có thể triển khai quy trình 5S một cách hiệu quả, giúp cải thiện năng suất, chất lượng sản phẩm, giảm thiểu thời gian và chi phí sản xuất, tăng tính an toàn và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Đào tạo 5S

Mọi cá nhân tham gia vào 5S đều cần được đào tạo. Có thể triển khai việc đào tạo thông qua nhiều hình thức: tổ chức lớp học, giảng dạy lý thuyết: 5S là gì, tại sao công ty lại có quyết định sử dụng 5S, tầm quan trọng của việc triển khai 5S và ích lợi khi mọi cá nhân tuân thủ quy trình 5S. Kết hợp với lý thuyết cần có ví dụ minh hoạ thực tế bằng các hoạt động thực hành.

Trong một công ty, có thể những bộ phận khác nhau sẽ triển khai 5S theo những cách khác nhau tuỳ thuộc vào thời gian, cơ cấu và mục đích. Vì vậy đối với những phòng ban tiên phong, cần triển khai hiệu quả nhất để có thể đi đầu và là bước đệm giúp 5S trở thành văn hoá công ty.

Ngoài ra, nhà quản lý cũng cần xây dựng một lộ trình triển khai cho nhân viên mới, để những cá nhân này tiết kiệm được thời gian, công sức và có thể tuân thủ theo quy trình một cách nhanh nhất, bắt kịp với mọi thành viên khác trong công ty để tạo nên một tập thể thống nhất.

5S và hình ảnh trực quan

Triển khai 5S giúp không gian sạch sẽ, gọn gàng từ đó mọi quy trình công việc đều dễ dàng hơn. Một số công cụ trực quan như nhãn dán, đánh dấu sàn, biển tên, v..v… giúp việc đánh dấu không gian tiện lợi hơn.

Một số công cụ trực quan phổ biến được sử dụng trong 5S:

Băng đánh dấu sàn

Các băng này có thể được sử dụng để chỉ dấu các ô làm việc, đánh dấu các vị trí đặt thiết bị hoặc vật liệu hoặc cảnh báo nguy hiểm. Các bằng đánh dấu này sử dụng nhiều màu sắc và hoa văn khác nhau, có thể được sử dụng được trên kệ, bàn làm việc, tủ và các bề mặt khác nhau.

Nhãn và biển hiệu

Các nhãn và biển hiệu sử dụng chữ viết, màu sắc và biểu tượng để truyền đạt thông tin. Chúng hiển thị thông tin của các ô tủ, cảnh báo nguy hiểm hoặc chỉ dẫn nơi lưu trữ thiết bị. Có rất nhiều kiểu dáng và kích cỡ của các nhãn và biển hiệu, thậm chí một số doanh nghiệp còn sản xuất riêng các nhãn nội bộ mang màu sắc của doanh nghiệp.

Bảng bóng & hộp xốp

Những chỉ dẫn này rất hữu ích trong không gian làm việc với rất nhiều công cụ kèm theo. Bảng treo có sẵn những hình ảnh theo hình dáng dụng cụ giúp người dùng dễ hình dung về chúng. Hộp xốp cũng có công dụng tương tự, khác biệt là thay vì chỉ có hình ảnh, phần xốp sẽ cắt đúng hình dáng của công cụ để có thể đặt vừa những nơi cần thiết. Cả hai phương pháp này đều chỉ rõ dụng cụ nào còn thiếu và chính xác vị trí các dụng cụ nên được đặt sau khi sử dụng xong.

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng một số hoặc tất cả các công cụ kể trên. Chúng giúp doanh nghiệp đạt được câu nói nổi tiếng của 5S: “Một nơi cho mọi thứ, và mọi thứ ở tại chỗ”. Những công cụ này làm cho mọi thứ trở nên ngăn nắp rõ ràng và giảm thiểu sai, lẫn ở mức tối đa.

Lời khuyên: Nếu bạn sử dụng các băng, dấu sàn được mã hóa bằng màu hoặc hình ảnh, cần đảm bảo tất cả nhân viên đều hiểu chúng. Công bố một bản chỉ dẫn nếu thấy cần thiết.

5S Sản xuất bên ngoài – Trong Y tế, Công sở và Chính phủ

5S có xuất phát từ ngành sản xuất tại Toyota và nó đã được chứng minh là hữu ích cho các nhà sản xuất trong nhiều ngành công nghiệp, không chỉ ngành công nghiệp ô tô. Trong những thập kỷ gần đây, 5S đã vượt ra ngoài sản xuất sang các ngành công nghiệp khác như chăm sóc sức khỏe. Nhiều tổ chức làm việc văn phòng cũng sử dụng 5S, cũng như một số trường học và các tổ chức chính phủ khác.

Các bước cơ bản của 5S có thể được áp dụng cho mọi nơi làm việc. Một văn phòng có thể sử dụng 5S để sắp xếp nguồn cung, ví dụ như tại các bệnh viện và phòng khám y tế. 5S thậm chí có thể được sử dụng trong nhà bếp chung để giữ cho tủ lạnh không còn lưu trữ những đồ ăn đã hết hạn. Ứng dụng 5S vào quy trình làm việc giúp cho mọi cá nhân trong doanh nghiệp hưởng lợi, hiệu suất doanh nghiệp tăng cao.

Ví dụ 5S

• Trước 5S, không gian lộn xộn và khó hiểu.
• Sau 5S, mọi thứ đều có một vị trí được chỉ định, được đánh dấu bằng băng đánh dấu sàn, nhãn dán và các chỉ dấu khác.

Khi 5S được sử dụng tại nơi làm việc, nhà quản lý sẽ dễ dàng phát hiện những bất thường và các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng biến thành các vấn đề nghiêm trọng.

Các câu hỏi thường gặp về phương pháp 5S

Doanh nghiệp có nên sử dụng tư vấn 5S không?

Việc sử dụng tư vấn 5S hoàn toàn phụ thuộc vào hoàn cảnh và nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp, việc sử dụng dịch vụ tư vấn 5S có thể mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm:

• Chuyên môn và kinh nghiệm: Tư vấn 5S thường được cung cấp bởi những chuyên gia có kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu về phương pháp này. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể học hỏi và áp dụng những kinh nghiệm và kiến thức mới nhất để cải thiện quy trình sản xuất, giảm thiểu chi phí và tăng hiệu quả.
• Tăng sự tiện lợi: Việc sử dụng dịch vụ tư vấn 5S giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức để tự triển khai 5S, đồng thời giảm thiểu các rủi ro trong quá trình triển khai.
• Cải thiện hiệu quả: Nhờ tư vấn 5S, doanh nghiệp có thể tìm ra những vấn đề cụ thể trong quy trình sản xuất và đưa ra giải pháp để cải thiện hiệu quả sản xuất.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm: 5S giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình sản xuất, giảm thiểu lỗi và lãng phí, tăng chất lượng sản phẩm.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc sử dụng dịch vụ tư vấn 5S sẽ tốn chi phí và thời gian. Do đó, trước khi quyết định sử dụng dịch vụ này, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng những lợi và hại của việc sử dụng tư vấn 5S để có được quyết định đúng đắn và hiệu quả.

Nếu thuê tư vấn 5S, doanh nghiệp có thể phó thác hoàn toàn cho tư vấn không?

Việc phó thác hoàn toàn cho tư vấn 5S hay không phụ thuộc vào nhu cầu và hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể phó thác hoàn toàn cho tư vấn 5S, nhưng trong một số trường hợp khác, doanh nghiệp có thể muốn tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên và tự triển khai quy trình 5S.

Nếu doanh nghiệp quyết định phó thác hoàn toàn cho tư vấn 5S, tư vấn sẽ đảm nhận toàn bộ quy trình triển khai 5S từ đầu đến cuối. Điều này bao gồm đánh giá và đề xuất giải pháp cải thiện, lập kế hoạch triển khai, huấn luyện nhân viên và thực hiện đánh giá hiệu quả sau khi triển khai.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc phó thác hoàn toàn cho tư vấn 5S sẽ tốn chi phí và không đảm bảo sự đồng thuận và sự cam kết từ phía nhân viên trong việc thực hiện 5S. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định phó thác hoàn toàn cho tư vấn 5S.

Có thể kết hợp 5S với các phương pháp quản lý sản xuất khác không?

5S có thể kết hợp với các phương pháp quản lý sản xuất khác để tăng hiệu quả và đạt được kết quả tốt hơn. Một số phương pháp quản lý sản xuất khác mà có thể kết hợp với 5S là:

• Lean Manufacturing (Sản xuất tinh gọn): là một phương pháp quản lý sản xuất tập trung vào việc tối ưu hóa quá trình sản xuất bằng cách loại bỏ hoạt động lãng phí và cải thiện quá trình sản xuất. Khi kết hợp với 5S, Lean Manufacturing có thể giúp tăng cường sự tổ chức và sắp xếp; giảm thiểu thời gian tìm kiếm và tăng năng suất.
• Six Sigma: là một phương pháp quản lý sản xuất tập trung vào việc giảm thiểu sai số và cải thiện chất lượng sản phẩm. Kết hợp với 5S, Six Sigma có thể giúp tăng cường sự sạch sẽ và an toàn; giúp đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng và giảm thiểu lãng phí.
• Total Productive Maintenance (TPM): là một phương pháp quản lý sản xuất tập trung vào việc bảo trì thiết bị sản xuất để đảm bảo tối đa hoạt động và giảm thiểu thời gian chết. Kết hợp cùng 5S, TPM có thể giúp tăng cường sự sạch sẽ và an toàn của thiết bị; giảm thiểu thời gian dừng sản xuất và tăng năng suất.
• Kaizen: là một phương pháp quản lý sản xuất tập trung vào việc cải tiến liên tục và tăng cường năng suất. Kaizen khi kết hợp với 5S có thể giúp tăng cường sự tổ chức và sắp xếp; giảm thiểu thời gian tìm kiếm và tăng năng suất.

Lưu ý, việc kết hợp cần được thực hiện đúng cách, tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh của doanh nghiệp.

Nên thực hiện 5S trước hay sau khi triển khai MES?

5S và MES là hai phương pháp quản lý sản xuất khác nhau. Nhưng, chúng có thể tương tác để tối ưu hóa quá trình và nâng cao hiệu quả sản xuất.

Về thời điểm triển khai, tùy thuộc vào hoàn cảnh và nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, thực hiện 5S trước MES có thể giúp tăng hiệu quả của MES.

Việc triển khai 5S đầu tiên giúp cải thiện tổ chức và sắp xếp trang thiết bị sản xuất, giảm thiểu lãng phí và tăng năng suất. Sau đó, khi triển khai MES, hệ thống sẽ được tích hợp vào quy trình sản xuất đã được tối ưu hóa, giúp quản lý và giám sát quá trình sản xuất một cách hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, việc triển khai MES trước 5S cũng có thể được thực hiện tùy thuộc vào hoàn cảnh và nhu cầu của doanh nghiệp. Nếu hệ thống MES được triển khai đúng cách và được tích hợp vào quy trình sản xuất, nó có thể giúp giám sát và điều khiển quá trình sản xuất một cách chính xác và hiệu quả. Từ đó giúp doanh nghiệp cải thiện tổ chức và sắp xếp trang thiết bị sản xuất.

Vì vậy, quyết định thực hiện 5S trước hay sau khi triển khai MES cần được đưa ra dựa trên nhu cầu và hoàn cảnh của doanh nghiệp; để đảm bảo tối ưu hóa quá trình sản xuất và đạt được hiệu quả cao nhất.

Dịch vụ tư vấn 5S chuyên nghiệp

Dịch vụ tư vấn 5S mà Công ty Tư vấn Quản lý OCD cung cấp không chỉ dừng lại ở việc sắp xếp khoa học không gian làm việc, mà còn tối ưu hóa quản lý để phục vụ chuyển đổi số. Các hoạt động đặc trưng bao gồm:

1. Tư vấn thực hiện 5S theo chu trình PDCA như nêu ở trên
2. Tối ưu hóa mặt bằng sản xuất: thiết kế layout, sắp xếp thiết bị và các công năng sản xuất, cải tiến công cụ dụng cụ
3. Tối ưu hóa quy trình điều hành sản xuất
4. Số hóa công đoạn quản lý, ứng dụng các thiết bị tự động hóa và phần mềm quản lý
5. Chuyển đổi số quá trình điều hành và quản lý sản xuất

OCD thực hiện tư vấn 5S đồng thời với bố trí lại mặt bằng sản xuất, trang bị các phương tiện phục vụ quản lý sản xuất để sẵn sàng cho tự động hóa quản lý sản xuất, từ đó dễ dàng áp dụng MES và chuyển đổi số toàn diện cho quản trị sản xuất và quản trị doanh nghiệp.

——————————-