Quy trình PDCA là gì? Các bước, cách áp dụng và ví dụ thực tế

OCD xây dựng chiến lược phát triển VIOD
OCD ký MoU với VIOD: Xây dựng chiến lược phát triển cho VIOD giai đoạn 2024 – 2029
2 April, 2024
cung cấp phần mềm mes, erp và nhân sự cho nhà máy sản xuất thiết bị điện tử
Cung cấp Phần mềm ERP, MES và Phần mềm Nhân sự cho Nhà máy sản xuất Thiết bị điện tử
8 April, 2024
Show all
quản lý hiệu quả theo quy trình PDCA

quản lý hiệu quả theo quy trình PDCA

5/5 - (1 vote)

Last updated on 21 May, 2024

Vòng tròn PDCA (Plan-Do-Check-Act) – (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động) là một phương pháp giải quyết vấn đề theo từng bước lặp lại để cải thiện quy trình và sản phẩm liên tục. Trong bài viết này, cũng OCD sẽ khám phá từng giai đoạn của vòng tròn PDCA và những lợi ích mà nó mang lại cho quy trình hoạt động công ty bạn.

Quy trình PDCA có là gì?

Nói một cách đơn giản, vòng tròn PDCA là một mô hình để thực hiện thay đổi. Đây là một phần thiết yếu của triết lý sản xuất tinh gọn (Lean) và là điều kiện tiên quyết để cải tiến liên tục con người và quy trình.

Do Walter Shewhart đề xuất lần đầu và sau đó được William Deming phát triển, vòng tròn PDCA đã trở thành một khuôn khổ phổ biến để cải tiến liên tục trong sản xuất, quản lý và các lĩnh vực khác.

PDCA là một phương pháp đơn giản gồm bốn giai đoạn giúp các nhóm tránh lặp lại sai lầm và cải thiện quy trình.

Bây giờ chúng ta đã hiểu ý nghĩa của PDCA, hãy đi sâu hơn vào chủ đề và tìm hiểu thêm về vòng tròn này.

Tóm tắt lịch sử của PDCA

Cha đẻ của vòng tròn PDCA được cho là nhà vật lý và thống kê người Mỹ – Walter Shewhart. Ông nổi tiếng với niềm đam mê phân tích thống kê và cải tiến chất lượng. Những công trình nghiên cứu của ông, được ghi chép trong nhiều ấn phẩm, chính là nền tảng cho sự ra đời của PDCA.

Ban đầu, Shewhart phát triển một chu trình cải tiến quy trình 3 bước lặp lại, còn được gọi là “Vòng tròn Shewhart”. Ba giai đoạn của chu trình này bao gồm:

  • Xác định (Specify): Xác định các vấn đề cần cải thiện và mục tiêu mong muốn.
  • Sản xuất (Produce): Thực hiện các thay đổi theo kế hoạch.
  • Kiểm tra (Inspect): Kiểm tra xem những thay đổi này có hiệu quả hay không.

Nhiều năm sau, lấy cảm hứng từ ý tưởng của Shewhart, William Deming đã mở rộng mô hình thành một chu trình học tập và cải tiến gồm các bước:

  • Thiết kế (Design): Lập kế hoạch cải tiến.
  • Sản xuất (Make): Thực hiện kế hoạch.
  • Bán (Sell): Triển khai cải tiến ra thực tế.
  • Kiểm tra (Test): Đánh giá hiệu quả của cải tiến.

Mô hình này sau đó được Hiệp hội các nhà Khoa học và Kỹ sư Nhật Bản (JUSE) thiết kế lại vào năm 1951 và trở thành Vòng tròn PDCA (Plan-Do-Check-Act) như chúng ta biết ngày nay.

4 bước của chu trình PDCA là gì?

Vòng tròn PDCA (Plan-Do-Check-Act) – (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động) là một quy trình lặp lại giúp cải thiện liên tục sản phẩm, con người và dịch vụ. Đây là một phần cốt lõi của Lean Management (Quản lý tinh gọn) – phương pháp giúp loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa quy trình.

Mô hình PDCA bao gồm việc thử nghiệm giải pháp, phân tích kết quả và cải thiện quy trình.

Ví dụ: Bạn nhận được nhiều phàn nàn từ khách hàng về tốc độ phản hồi chậm của đội ngũ hỗ trợ. Để giải quyết vấn đề này và nâng cao sự hài lòng của khách hàng, bạn cần cải thiện cách thức hoạt động của đội. Đây chính là lúc Vòng tròn PDCA phát huy tác dụng.

Bây giờ, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào 4 giai đoạn của quy trình PDCA:

quy trình PDCA chi tiết

Quy trình PDCA

(1) Plan: Lập kế hoạch – Xác định hướng đi

Đây là giai đoạn quan trọng nhất, nơi bạn lên kế hoạch chi tiết cho những việc cần thực hiện. Tùy thuộc vào quy mô dự án, việc lập kế hoạch có thể chiếm phần lớn thời gian và công sức của nhóm.

Để xây dựng một kế hoạch vững chắc và giảm thiểu rủi ro, bạn nên chia nhỏ kế hoạch thành các bước cụ thể.

Trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo, hãy chắc chắn rằng nhóm bạn đã trả lời được những câu hỏi cơ bản sau:

  • Vấn đề cốt lõi cần giải quyết là gì?
  • Chúng ta cần những nguồn lực nào? (Nguồn lực tài chính, nhân sự, vật tư…)
  • Hiện tại chúng ta có những nguồn lực nào?
  • Giải pháp tối ưu để khắc phục vấn đề với nguồn lực sẵn có là gì?
  • Khi nào thì kế hoạch được coi là thành công? Mục tiêu cụ thể là gì?

Lưu ý: Bạn và nhóm của mình có thể cần xem xét lại kế hoạch vài lần trước khi bắt tay vào thực hiện. Trong trường hợp này, hãy sử dụng các kỹ thuật giúp tạo và duy trì vòng lặp phản hồi cởi mở, chẳng hạn như Hoshin Kanri Catchball. Bằng cách này, bạn có thể thu thập đủ thông tin trước khi đưa ra quyết định.

Đọc thêm: Mục tiêu kinh doanh là gì? Ví dụ, tầm quan trọng và cách thiết lập

(2) Do: Thực hiện – Kiến tạo hành động

Sau khi đã thống nhất kế hoạch, đây là lúc biến kế hoạch thành hành động cụ thể. Ở giai đoạn này, bạn sẽ triển khai tất cả những gì đã được lên kế hoạch ở bước trước.

Lưu ý: Trong quá trình thực hiện, có thể gặp phải những vấn đề không lường trước. Vì vậy, lý tưởng nhất là bạn nên thử nghiệm kế hoạch trên quy mô nhỏ và trong môi trường kiểm soát trước.

Chuẩn hóa là công cụ giúp nhóm bạn thực hiện kế hoạch trơn tru hơn. Hãy đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong dự án.

(3) Check: Kiểm tra – Đánh giá hiệu quả

Đây có thể được coi là giai đoạn quan trọng nhất của Vòng tròn PDCA. Để cải thiện kế hoạch, tránh lặp lại sai lầm và thực hiện cải tiến liên tục một cách hiệu quả, bạn cần đặc biệt chú ý đến giai đoạn Kiểm tra.

Đây là thời điểm để đánh giá việc thực hiện kế hoạch và xem liệu kế hoạch ban đầu của bạn có thực sự hiệu quả hay không. Nhóm của bạn có thể xác định các khía cạnh có vấn đề trong quy trình hiện tại và loại bỏ chúng trong tương lai. Nếu có bất kỳ trục trặc nào xảy ra trong quá trình thực hiện, bạn cần phân tích và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

(4) Act: Hành động – Áp dụng và Cải tiến

Đây là giai đoạn cuối cùng của Vòng tròn PDCA. Sau khi đã lên kế hoạch, thực hiện và kiểm tra, bây giờ là lúc để hành động.

Nếu mọi thứ diễn ra suôn sẻ và nhóm bạn đạt được mục tiêu ban đầu, thì bạn có thể tiến hành áp dụng toàn bộ kế hoạch. Khi đó, mô hình PDCA của bạn sẽ trở thành tiêu chuẩn cơ bản mới.

Tuy nhiên, ngay cả khi áp dụng một kế hoạch đã được chuẩn hóa, hãy nhắc nhở nhóm của bạn xem xét lại tất cả các bước và liên tục cải tiến. Mục tiêu là tìm cách để thực hiện kế hoạch hiệu quả hơn trong tương lai.

Lưu ý:

Dù kế hoạch có thành công hay không, bạn vẫn nên thực hiện đầy đủ cả 4 bước của PDCA trong mỗi lần lặp lại. Bằng cách liên tục kiểm tra và cải tiến, bạn có thể tối ưu hóa quy trình và đạt được kết quả tốt hơn.
Vòng tròn PDCA là một quy trình lặp lại. Sau khi hoàn thành giai đoạn Hành động, bạn có thể quay lại giai đoạn Lập kế hoạch để bắt đầu một chu kỳ cải tiến mới.

Tại sao PDCA quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn?

Vòng tròn PDCA (Plan-Do-Check-Act – Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động) là một phương pháp được sử dụng rộng rãi để giải quyết vấn đề và cải tiến chất lượng quy trình. Bằng cách áp dụng mô hình này, các tổ chức hướng tới việc nâng cao hiệu quả của quy trình nội bộ và quy trình hướng đến khách hàng, loại bỏ bất kỳ trục trặc nào có thể xảy ra trong suốt quá trình làm việc.

Tính chất lặp lại của mô hình này cho phép các nhóm nhanh chóng xác định và loại bỏ khuyết điểm ngay từ đầu quy trình, sau đó bắt đầu lại chu kỳ cho đến khi đạt được kết quả mong muốn. Điều này giúp tăng hiệu suất và loại bỏ các yếu tố kém hiệu quả cho đến khi tìm ra giải pháp tối ưu.

Nhờ tính liên tục của PDCA, các tổ chức có thể sử dụng mô hình này để thu thập thông tin có liên quan trước khi quyết định tiến hành theo kế hoạch hoặc thực hiện cải tiến. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này cung cấp nền tảng vững chắc cho các tổ chức cải tiến liên tục các quy trình, sản phẩm, dịch vụ và con người.

Khi nào nên sử dụng chu trình PDCA?

Vòng tròn PDCA là công cụ hữu ích cho mọi tình huống trong doanh nghiệp cần cải thiện hoặc duy trì chất lượng, hiệu quả. Bằng cách áp dụng lặp lại phương pháp này, bạn có thể đưa công ty bước vào guồng quay cải tiến liên tục.

Lợi ích của PDCA:

  • Thiết lập và duy trì tiêu chuẩn: PDCA giúp bạn xây dựng các quy trình chuẩn cho hoạt động hằng ngày, đảm bảo chất lượng đầu ra ổn định.
  • Nâng cao hiệu quả: Bằng việc liên tục kiểm tra và cải tiến, bạn có thể loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa quy trình, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
  • Tăng lợi thế cạnh tranh: Qua việc cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ và dịch vụ chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp sẽ thu hút và giữ chân khách hàng tốt hơn, gia tăng lợi thế cạnh tranh.

Các trường hợp sử dụng Vòng tròn PDCA:

  • Quản lý hoạt động thường ngày: Chuẩn hóa các quy trình diễn ra hằng ngày, đảm bảo mọi hoạt động đều tuân theo một tiêu chuẩn chất lượng nhất định.
  • Quản lý cải tiến: PDCA giúp bạn liên tục tìm kiếm các điểm yếu trong hoạt động và đề xuất các giải pháp cải tiến. Nhờ đó, chất lượng sản phẩm/dịch vụ luôn được duy trì ở mức cao và dễ dàng thích nghi với những thay đổi của thị trường.

Quản lý hoạt động thường ngày với Vòng tròn PDCA

Vòng tròn PDCA hỗ trợ bạn chuẩn hóa các hoạt động diễn ra hằng ngày trong công ty, đồng thời xác định mức chất lượng cho từng hoạt động đó. Bằng việc áp dụng cả 4 bước của phương pháp này, việc tổ chức tất cả các hoạt động với chất lượng cao trở nên dễ dàng hơn.

Những lợi ích khi sử dụng PDCA cho quản lý hoạt động thường ngày:

  • Nâng cao năng suất: Các hoạt động hàng ngày trở nên trơn tru và hiệu quả hơn.
  • Dễ dàng dự đoán kết quả: Nhờ việc có quy trình chuẩn, bạn có thể dự đoán được kết quả đầu ra của các hoạt động, tránh được những sai só ngoài ý muốn.
  • Mục tiêu thực tế: Xác định được những mục tiêu phù hợp với năng lực thực tế của công ty.
  • Xác định điểm nghẽn: Quá trình hoạt động theo tiêu chuẩn giúp bạn dễ dàng nhận thấy những khâu yếu, điểm nghẽn trong quy trình, từ đó đưa ra các giải pháp cải thiện.

Cải tiến liên tục với Vòng tròn PDCA

Vòng tròn PDCA không chỉ giúp thiết lập tiêu chuẩn chất lượng cho hoạt động thường ngày mà còn hướng tới việc liên tục cải tiến. PDCA luôn tìm cách thích nghi với những thay đổi của môi trường bên ngoài, giúp doanh nghiệp tìm ra hướng đi mới để tạo sự khác biệt và nổi bật trên thị trường. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể duy trì đà phát triển bền vững.

Quản lý hàng tồn kho với Vòng tròn PDCA

Thị trường luôn biến đổi, buộc các công ty phải có nguồn hàng tồn kho phong phú và đa dạng hơn – điều này cũng đòi hỏi việc quản lý phức tạp và khoa học hơn.

Vòng tròn PDCA hỗ trợ bạn tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho. Cụ thể:

  • Dựa trên doanh số bán hàng, bạn có thể lên kế hoạch và kiểm soát việc tái trữ hàng (Plan – Do – Check).
  • Điều chỉnh kế hoạch và quy trình quản lý kho dựa trên số liệu thực tế (Act).

Nhờ đó, Vòng tròn PDCA giúp tối ưu toàn bộ khâu logistics của tổ chức, đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn để đáp ứng nhu cầu khách hàng mà vẫn tránh được tình trạng tồn kho quá nhiều.

Vòng tròn PDCA trong Nông nghiệp

Ngành nông nghiệp cũng có thể tận dụng noi từ các tiến bộ công nghệ. Tuy nhiên, chỉ có công nghệ thôi thì chưa đủ để đảm bảo chất lượng nông sản đạt yêu cầu của thị trường.

Vòng tròn PDCA là công cụ hữu ích giúp các doanh nghiệp nông nghiệp lên kế hoạch và thực hiện hiệu quả các hoạt động sản xuất, từ:

  • Lập kế hoạch sản xuất ( giống cây trồng, vật nuôi, lịch trình gieo trồng, thu hoạch )
  • Mua đầu vào (phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, thức ăn chăn nuôi)
  • Thuê nhân công
  • Đặt mục tiêu sản lượng

Tuy nhiên, kế hoạch cần được thực hiện một cách tỉ mỉ và được giám sát chặt chẽ bởi cán bộ quản lý.

Cuối cùng, việc kiểm tra chất lượng nông sản là rất quan trọng. Dựa trên kết quả kiểm tra, doanh nghiệp có thể đưa ra các điều chỉnh cần thiết để nâng cao chất lượng sản phẩm, đảm bảo an toàn thực phẩm và mang lại lợi nhuận cao hơn. Bằng cách này, vòng tròn PDCA góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm nông nghiệp, mang đến cho người tiêu dùng những sản phẩm an toàn, chất lượng.

Vòng tròn PDCA và Học tập

Vòng tròn PDCA hữu dụng không chỉ trong môi trường doanh nghiệp mà còn cả trong việc học tập. Đây là một công cụ giúp bạn cải thiện thói quen học tập.

Cách áp dụng PDCA vào học tập:

1.Lập kế hoạch (Plan):

  • Xác định mục tiêu học tập (ví dụ: đạt điểm cao trong kỳ thi, nắm vững kiến thức một môn học).
  • Lên phương pháp học tập (ví dụ: học nhóm, tóm tắt bài giảng, giải bài tập).
  • Lập thời gian biểu học tập và phân bổ thời gian cho từng môn học.

2. Thực hiện (Do):

  • Thực hiện theo đúng phương pháp học tập đã đề ra.
  • Kiên trì học tập theo thời gian biểu.

3. Kiểm tra (Check):

  • Kiểm tra lại bằng cách làm bài tập, thi thử hoặc tóm tắt lại kiến thức đã học.

4. Hành động (Act):

  • Phân tích kết quả học tập.
  • Điều chỉnh phương pháp học tập nếu cần thiết (ví dụ: dành nhiều thời gian hơn cho môn học khó, đổi phương pháp ghi chép).

Bằng cách lặp lại liên tục 4 bước này, bạn có thể xây dựng được một thói quen học tập hiệu quả, giúp bạn đạt được mục tiêu học tập của mình.

Một số ví dụ thực tế về PDCA là gì?

Ví dụ về ứng dụng Vòng tròn PDCA: Nestlé

Nestlé là một ví dụ điển hình về việc áp dụng thành công Vòng tròn PDCA. Mục tiêu của Nestlé là giảm thiểu lãng phí trong mọi hoạt động của công ty. Để đạt được mục tiêu này, họ đã triển khai phương pháp Lean Management (Quản lý tinh gọn) và áp dụng phương pháp Kaizen để khuyến khích tất cả nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến liên tục.

Kaizen là phương pháp cải tiến liên tục, đề cao những thay đổi nhỏ nhưng mang lại hiệu quả tích cực về gia tăng hiệu suất và giảm thiểu chi phí. Vòng tròn PDCA được Nestlé sử dụng như một bộ khung để triển khai phương pháp Kaizen. (Nguồn: TheGemba.com)

Nestlé Waters cũng là một ví dụ về việc sử dụng hiệu quả VSM (Value Stream Mapping – Bản đồ dòng giá trị) để mô tả quy trình lưu chuyển vật liệu và thông tin từ nguyên liệu thô đến sản phẩm cuối cùng. Nhờ áp dụng VSM kết hợp với PDCA, nhà máy đóng chai của Nestlé Waters đã đạt được cải thiện đáng kể về hiệu quả sản xuất.

Nestlé ứng dụng PDCA

Nestlé ứng dụng mô hình PDCA

Trong trường hợp của Nestlé:

  • Vấn đề: Giảm thiểu lãng phí trong sản xuất.
  • Áp dụng PDCA: Lập kế hoạch cải tiến theo Lean và Kaizen, thực hiện các thay đổi, kiểm tra hiệu quả và điều chỉnh nếu cần.
  • Kết quả: Nâng cao hiệu quả sản xuất, giảm thiểu lãng phí.

Nestlé Waters:

  • Vấn đề: Cải thiện hiệu quả đóng chai.
  • Áp dụng PDCA: Sử dụng VSM để lập bản đồ quy trình, xác định điểm yếu, thử nghiệm giải pháp cải tiến và áp dụng những giải pháp hiệu quả.
  • Kết quả: Nâng cao năng suất đóng chai.

Ví dụ về ứng dụng Vòng tròn PDCA: Nike

Nike là một ví dụ về việc áp dụng Vòng tròn PDCA kết hợp với Lean Manufacturing (Quản lý tinh gọn) để đạt được các mục tiêu:

  • Nâng cao chất lượng điều kiện làm việc cho công nhân.
  • Sản xuất ra những sản phẩm chất lượng cao nhất.
  • Loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng.

Nike tin tưởng rằng triết lý cải tiến liên tục là nền tảng cho sản xuất bền vững tiên tiến và trao quyền cho lực lượng lao động. Do đó, công ty đã tích hợp Vòng tròn PDCA vào chương trình đào tạo cải tiến quy trình.

Nike ứng dụng mô hình PDCA

Nike ứng dụng mô hình PDCA

Trong trường hợp của Nike:

  • Vấn đề: Cải thiện điều kiện làm việc, chất lượng sản phẩm và loại bỏ lãng phí.
  • Áp dụng PDCA: Nike sử dụng PDCA để lên kế hoạch, thực hiện và kiểm tra các sáng kiến cải tiến, sau đó điều chỉnh và áp dụng rộng rãi những cải tiến hiệu quả.
  • Kết quả: Nike có thể đạt được cả ba mục tiêu đề ra thông qua việc liên tục cải tiến quy trình sản xuất.

Cải tiến liên tục với Vòng tròn PDCA

Vòng tròn PDCA (Plan-Do-Check-Act – Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động) là một khuôn khổ đơn giản nhưng hiệu quả để giải quyết vấn đề ở mọi cấp độ trong tổ chức của bạn. Nó có thể được tích hợp vào một quy trình lập kế hoạch lớn hơn, chẳng hạn như Hoshin Kanri.

Phương pháp lặp lại này giúp nhóm của bạn tìm ra và thử nghiệm các giải pháp, đồng thời cải tiến chúng thông qua chu trình giảm thiểu lãng phí.

Quy trình PDCA bao gồm cam kết bắt buộc về cải tiến liên tục, do đó có thể tác động tích cực đến năng suất và hiệu quả.

Lưu ý:

  • Mô hình PDCA cần có một khoảng thời gian nhất định để thực hiện, vì vậy nó có thể không phù hợp để giải quyết các vấn đề khẩn cấp.
  • Để áp dụng PDCA hiệu quả, cần có sự tham gia và đóng góp của tất cả các thành viên trong nhóm.

Những câu hỏi thường gặp về Vòng tròn PDCA (FAQ)

(1) Sự khác biệt giữa PDCA và Six Sigma là gì?

Six Sigma là một phương pháp cải tiến chất lượng và quy trình, cung cấp cho các tổ chức bộ công cụ và kỹ thuật để cải thiện hiệu suất công việc và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Một trong những công cụ của Six Sigma chính là Vòng tròn PDCA.

Six Sigma cung cấp khuôn khổ để xác định những yếu tố làm chậm quá trình, trong khi PDCA giải thích các bước để xác định và loại bỏ các vấn đề.

(2) Sự khác biệt giữa PDCA và PDSA là gì?

PDCA là viết tắt của “Plan-Do-Check-Act” (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động), trong khi PDSA là viết tắt của “Plan-Do-Study-Act” (Lập kế hoạch – Thực hiện – Nghiên cứu – Hành động). Mặc dù cả hai mô hình 4 bước này đều được thiết kế để cải tiến quy trình, nhưng điểm khác biệt nằm ở một giai đoạn trong mỗi chu kỳ.

  • Ở giai đoạn “Kiểm tra” của PDCA, nhóm cần đánh giá việc thực hiện kế hoạch và xem liệu kế hoạch ban đầu có hiệu quả hay không.
  • Ngược lại, giai đoạn “Nghiên cứu” trong PDSA nhằm phân tích sâu kết quả của bất kỳ thay đổi nào được áp dụng ở mỗi bước, đảm bảo cải tiến quy trình lâu dài.

Cả hai mô hình này đều có thể được sử dụng kết hợp. Bạn có thể nghiên cứu và kiểm tra các kết quả thu được từ các lần thử nghiệm để cải tiến quy trình hiệu quả hơn.

Contact Us

//]]>