Kinh nghiệm chuyển đổi số

Một số kinh nghiệm thực tế khi tham gia chuyển đổi số

Dù việc chuyển đổi sang hình thức số và áp dụng công nghệ số là bước thiết yếu trong quá trình số hóa, nhưng mỗi lĩnh vực công nghiệp, dịch vụ đều có những đặc điểm riêng nên không thể đưa ra một tiêu chí thành công hay một bước thực hiện chung cho tất cả. Qua việc quan sát và trải nghiệm quá trình số hóa ở một số tổ chức, doanh nghiệp, tôi nhận ra có một số vấn đề cần được quan tâm:

Thu thập dữ liệu, thiết lập chỉ số và đánh giá

Kinh nghiệm cho thấy dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong chuyển đổi số. Dữ liệu luôn phải được xem là tài sản của doanh nghiệp, tổ chức hay của quốc gia. Các công nghệ then chốt trong cuộc CMCN 4.0 đều liên quan đến vấn đề dữ liệu như IoT dùng để thu thập dữ liệu, các công nghệ BigData, AI cần dữ liệu để huấn luyện, xử lý, các công cụ Analytics cần dữ liệu để hỗ trợ quyết định… Thu thập, làm sạch, bảo vệ dữ liệu, sử dụng các công nghệ tiên tiến để xử lý, phân tích dữ liệu là những yếu tố bắt buộc trong doanh nghiệp khi tham gia vào quá trình số hóa. Chất lượng của dữ liệu rất quan trọng. Quyết định, gợi ý, dự báo sai hoặc lãng phí tài nguyên, công nghệ xử lý dữ liệu là kết quả của dữ liệu thu thập không chất lượng.

Quá trình số hóa không chỉ xảy ra trong một doanh nghiệp hay trong một lĩnh vực dịch vụ cụ thể mà còn có sự tương tác trong chuỗi giá trị cung ứng.

Khi có dữ liệu, quy trình được số hóa, việc “đo lường, kiểm tra, phân loại, đếm” trở nên dễ dàng hơn. Các tổ chức doanh nghiệp cần xác định các chỉ số liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp để so sánh và cải tiến và tập trung tối ưu hóa chỉ số này. Có thể ban đầu chỉ xác định một chỉ số (ví dụ giảm thời gian trung bình khách hàng nhận được sản phẩm của công ty), chỉ số này được phân tách ra xem phụ thuộc vào các chỉ số con nào, mỗi chỉ số con phụ thuộc vào quy trình nào, sản phẩm nào, có thể cải tiến bằng một giải pháp công nghệ mới nào không, nếu thay đổi giải pháp, chỉ số này tăng giảm ra sao.

Bắt đầu với những giải pháp “thành công nhanh” (quick win solution)

Đừng mong đợi số hóa toàn diện các bước, quy trình hay có một giải pháp công nghệ toàn diện cho doanh nghiệp, tổ chức. Quá trình chuyển đổi số là quá trình liên tục: thu thập dữ liệu, thay đổi cải tiến dựa trên dữ liệu này, tiếp tục thu thập dữ liệu từ sự thay đổi, tiếp tục chuyển đổi… và có thể áp dụng trong từng phần nhỏ của tổ chức hay doanh nghiệp hay chỉ trong một quy trình dịch vụ. Các công nghệ cũng thay đổi rất nhanh, nên nếu có dữ liệu, có công nghệ xử lý dữ liệu ở quy trình nào để giảm chi phí, tăng hiệu quả kinh doanh hãy áp dụng ngay.

Nên áp dụng số hóa, chuyển đổi ở từng bước, quy mô nhỏ để tránh bị ảnh hưởng đến các nguồn thu, mô hình kinh doanh chủ đạo của doanh nghiệp, giảm thiệt hại khi mắc sai lầm. Cách tiếp cận số hóa từng bước sẽ tránh bị mắc kẹt vào các giải pháp công nghệ chưa thành thạo, không “gây sốc” đến quy trình truyền thống của doanh nghiệp. Việc thường xuyên cập nhật, nắm bắt sự ra đời các công nghệ, dịch vụ mới sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các giải pháp “thành công nhanh” này.

Tích hợp số, API và Microservice

Đấy là những kinh nghiệm quan trọng trong chuyển đổi số. Quá trình chuyển đổi số không chỉ xảy ra bên trong một doanh nghiệp hay trong một ngành dịch vụ nhất định mà còn có sự tương tác trong chuỗi giá trị cung ứng. Ví dụ một doanh nghiệp cần dữ liệu, quy trình xử lý từ một doanh nghiệp khác thay vì trao đổi qua email, hệ thống file, mua ứng dụng có thể dùng các giao diện lập trình ứng dụng (API) để trao đổi dữ liệu và xử lý dữ liệu đấy. Việc tạo ra các API cũng có thể giúp doanh nghiệp nhanh chóng tạo ra hướng dịch vụ, tiếp cận khách hàng mới. Ví dụ doanh nghiệp chỉ có ứng dụng trên Web, dựa vào API có thể nhanh chóng có ngay ứng dụng trên mobile hoặc tích hợp vào ứng dụng của doanh nghiệp khác để chia sẻ thị trường (chẳng hạn doanh nghiệp thương mại điện tử dùng API của một doanh nghiệp cung cấp giải pháp thanh toán, doanh nghiệp vận tải dùng API của doanh nghiệp dịch vụ bản đồ…).

Với các tổ chức, dịch vụ công, dữ liệu mở, API mở càng trở nên quan trọng trong việc thúc đẩy nền kinh tế số. Ví dụ các nguồn dữ liệu về nghiên cứu khoa học, địa lý, lệ phí dịch vụ công, thông tin thời tiết, giao thông, phân bố dân số… đều là các nguồn dữ liệu rất có ích cho nhiều doanh nghiệp trong việc xây dựng ứng dụng, dịch vụ của mình.

Việc thiết kế, tổ chức các thành phần IT trong doanh nghiệp, tổ chức dưới dạng các microservice (chia một khối phần mềm lớn thành các dịch vụ nhỏ hơn), có thể triển khai trên các máy chủ khác nhau sẽ giúp việc tháo, lắp, tích hợp, thử nghiệm công nghệ mới diễn ra dễ dàng mà không ảnh hưởng đến quy trình hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp.

Quy tắc 80/20

Một trong những kinh nghiệm trong chuyển đổi số là áp dụng Quy tắc 80/20. Thu thập và số hóa dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp giải quyết được 80% vấn đề chỉ với 20% nỗ lực. Trong thực tế có nhiều hiện tượng, dạng dữ liệu được phân bố theo nguyên tắc Pareto (Pareto principle) để có thể áp dụng quy tắc 80/20 này, ví dụ như một số từ chiếm phần lớn nội dung của văn bản, một số người có giá trị tài sản bằng phần lớn còn lại của thế giới, một số ít nguyên nhân gây ra phần lớn lỗi của một hệ thống…

Khi tôi tham gia một nhóm vừa triển khai sản phẩm mới của một doanh nghiệp, những ngày đầu tiên liên tiếp có phản hồi của khách hàng và bộ phận bán hàng vì một số lỗi sản phẩm. Thay vì vội vã tìm cách sửa ngay các lỗi khi nhận được phản hồi mà với nguồn của nhân lực của công ty không thể đáp ứng ngay được, các lỗi đó được thu thập lại, phân nhóm, tìm ra các đặc tính chung của nguyên nhân, rồi dựa vào các dữ liệu hiện tại của công ty để tạo ra một model ước tính lỗi nào sẽ gây ảnh hưởng tới nhiều lượng khách hàng nhất trong tương lai. Sau đó những lỗi dự đoán gây ảnh hưởng nhiều nhất được lựa chọn ưu tiên cho các kỹ sư sửa chữa. Sau khi sửa các lỗi này những ngày tiếp theo các phản hồi xấu và sức ép từ khách hàng giảm hẳn, nhóm kỹ sư có thời gian và ít stress hơn để xử lý nốt các lỗi còn lại.

Không chỉ áp dụng trong xử lý lỗi, một số tính năng mới của sản phẩm công ty cũng được thay đổi theo nguyên tắc này: Khi phân tích thấy phần lớn khách hàng chỉ dùng một vài tính năng của sản phẩm, chức năng này được ưu tiên tuỳ chỉnh để phù hợp với yêu cầu khách hàng hơn hoặc tạo ra sản phẩm mới nếu tính năng được yêu cầu từ khách hàng còn thiếu. Rõ ràng những cách tiếp cận trên (data driven) sẽ không thể giải quyết được nếu doanh nghiệp không tích cực thu thập thông tin dữ liệu khách hàng, nhân viên, sản phẩm và tìm các nguồn dữ liệu, công nghệ thay thế để có giải pháp hiệu quả cho nó.

Thay đổi nguồn nhân lực để thích nghi với bối cảnh mới

CMCN4 tạo ra sự đe dọa đến công ăn việc làm của nhiều người vì máy móc, công nghệ sẽ làm thay một số công việc. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp thích ứng với nó có thế giúp lực lượng lao động của mình chuyển đổi về kỹ năng và tay nghề để tạo thêm giá trị cho doanh nghiệp thay vì cắt giảm nhân lực. Ví dụ trong lĩnh vực IT, khi nói về một kỹ sư quản lý hệ thống (System Administrator) ta có thể nghĩ ngay đến người mua sắm, lắp đặt kết nối máy móc, cài đặt phần mềm, máy in… Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, người kỹ sư hệ thống sẽ phải thích nghi với các khái niệm tính toán đám mây (cloud computing), các công cụ giám sát (monitoring) và các phần mềm, ngôn ngữ lập trình giúp tự động triển khai cài đặt hệ thống mới.

Các rào cản về kỹ thuật, ngôn ngữ cũng dần được tháo gỡ, ví dụ công cụ dịch tự động của Google cho phép dịch khá tốt hàng chục loại ngôn ngữ khác nhau. Nhiều công ty cung cấp các API để tích hợp vào hệ thống thông tin theo nhu cầu của doanh nghiệp để giải quyết khá tốt một vài vấn đề nhất định, nên những người đang làm công việc của mình trong công ty sẽ phải mở rộng kiến thức trong lĩnh vực chuyên môn của doanh nghiệp để bù đắp lại phần việc máy tính đã thay thế. Mỗi nhân viên không nên đóng khung mình trong một công việc duy nhất mà nên dành thêm thời gian giao tiếp, tìm hiểu thêm công việc, học thêm kiến thức từ các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp (bộ phận phụ thuộc vào mình và bộ phận mình phụ thuộc vào) để có trải nghiệm rõ hơn những giá trị mình tạo ra, giúp tùy chỉnh chính xác hơn chuỗi cung ứng nhân lực của doanh nghiệp.

Do đó, để theo kịp sự ảnh hưởng của CMCN4, mỗi cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức và chính phủ phải rất nỗ lực chuyển mình, để “ngấm” được quá trình thay đổi, ứng dụng của công nghệ thì mới hy vọng quá trình Chuyển đổi số đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế nói chung.

——————————-