Post Views: 23,448
Last updated on 17 May, 2024
Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, vai trò của KPI ngày càng quan trọng trong việc đo lường và đánh giá hiệu suất công việc là rất cần thiết để nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp và nhân viên.
Việc theo dõi KPI rất quan trọng vì ba lý do. Thứ nhất, nó giúp doanh nghiệp biết được họ có tiến bộ và thành công không. Nếu họ có mục tiêu rõ ràng và theo dõi KPI, họ có thể biết được họ có đạt được những gì họ mong muốn hay không. Điều này rất quan trọng khi nói đến tiền bạc, vì KPI như doanh thu, lợi nhuận và đầu tư có thể cho biết doanh nghiệp có lãi hay không.
Thứ hai, nó giúp doanh nghiệp biết được họ đang làm việc hiệu quả hay không. Nếu họ theo dõi những con số như sự hài lòng của khách hàng, sự ổn định của nhân viên và sự chính xác của công việc, họ có thể biết được những vấn đề cần giải quyết. Họ có thể dùng thông tin này để tìm ra cách để khắc phục những vấn đề đó và làm việc tốt hơn.
Thứ ba, nó giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định dựa trên số liệu. Nếu họ dựa vào những con số để đưa ra quyết định, họ có thể tránh được những rủi ro khi đưa ra quyết định dựa trên những giả định hay cảm xúc. Điều này giúp đảm bảo rằng những quyết định được đưa ra dựa trên những sự thật khách quan, dựa trên số liệu.
Lý do 1: Giúp doanh nghiệp đo lường sự tiến bộ và thành công
KPI là những chỉ số để doanh nghiệp đặt ra và đo xem mình có đạt được mục tiêu hay không. KPI phải rõ ràng và có thể đếm được. Khi có KPI, doanh nghiệp có thể kiểm tra xem mình đang tiến gần đến mục tiêu hay không, hay là cần phải thay đổi gì.
Ví dụ: Một doanh nghiệp có thể theo dõi các KPI liên quan đến tiếp thị, chẳng hạn như lưu lượng truy cập trang web hoặc tỷ lệ chuyển đổi. Bằng cách phân tích dữ liệu này, doanh nghiệp có thể xác định chiến lược tiếp thị nào đang hoạt động và chiến lược nào không, sau đó đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về cách điều chỉnh các nỗ lực tiếp thị của họ để cải thiện hiệu suất.
KPI cũng có thể cung cấp thông tin chi tiết về các lĩnh vực kinh doanh có thể cần được chú ý. Ví dụ: Nếu năng suất của nhân viên kém, doanh nghiệp có thể theo dõi các KPI liên quan đến hiệu suất của nhân viên, chẳng hạn như thời gian hoàn thành nhiệm vụ hoặc số lượng nhiệm vụ hoàn thành mỗi ngày. Bằng cách phân tích dữ liệu này, doanh nghiệp có thể xác định các lĩnh vực mà nhân viên có thể cần đào tạo hoặc nguồn lực bổ sung, sau đó đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về cách giải quyết những vấn đề đó.
Nhờ đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, doanh nghiệp có thể giảm rủi ro khi đưa ra quyết định dựa trên thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác. Điều này có thể dẫn đến kết quả tốt hơn, hiệu quả được cải thiện và tăng lợi nhuận. Ngoài ra, các quyết định dựa trên dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh bằng cách nhanh chóng thích ứng với những thay đổi trên thị trường hoặc sở thích của người tiêu dùng.
Lý do 2: Cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả kinh doanh
KPI là những chỉ số để doanh nghiệp biết mình làm việc có hiệu quả hay không. Khi có KPI, doanh nghiệp có thể nhận ra những điểm mạnh và điểm yếu của mình.
Ví dụ: một doanh nghiệp có thể dùng KPI để xem khách hàng có hài lòng với họ hay không, như là điểm NPS hoặc tỷ lệ khách hàng quay lại. Khi dùng KPI này, doanh nghiệp có thể biết mình phục vụ khách hàng tốt ở đâu và cần cải thiện ở đâu để làm hài lòng khách hàng hơn.
KPI cũng cho biết doanh nghiệp làm việc có hiệu quả hay không. Khi dùng KPI liên quan đến sản xuất hoặc vận chuyển, doanh nghiệp có thể biết mình làm việc nhanh và tiết kiệm ở đâu và cần sửa đổi ở đâu để tăng năng suất và giảm chi phí.
Ngoài ra, KPI cũng cho biết doanh nghiệp có lãi hay không. Khi dùng KPI như tỷ suất lợi nhuận gộp, ROI hoặc dòng tiền, doanh nghiệp có thể biết mình kiếm được tiền ở đâu và cần thay đổi ở đâu để tăng lợi nhuận.
Khi biết rõ hơn về hiệu quả kinh doanh của mình qua KPI, doanh nghiệp có thể quyết định nên đầu tư thời gian và tiền bạc vào đâu. Điều này có thể giúp doanh nghiệp làm việc tốt hơn, kiếm được nhiều tiền hơn và hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của mình.
Lý do 3: Cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu
KPI là những chỉ số để doanh nghiệp biết mình làm việc có tốt hay không bằng cách cho họ những số liệu chính xác và hợp lý. Vai trò của KPI giúp doanh nghiệp có thể thu thập và phân tích số liệu đó để hiểu rõ hơn về các mảng kinh doanh của mình.
Ví dụ: Sử dụng KPI để xem chiến dịch marketing có hiệu quả hay không, như là số người vào trang web hoặc số người mua hàng. Khi phân tích số liệu này, doanh nghiệp có thể biết chiến dịch nào tốt và chiến dịch nào không, rồi quyết định dựa trên số liệu cách cải thiện chiến dịch tiếp thị của họ.
KPI cũng có thể cung cấp thông tin chi tiết về các lĩnh vực kinh doanh cần được chú ý. Ví dụ: Nếu một doanh nghiệp đang gặp phải năng suất của nhân viên thấp, họ có thể theo dõi các KPI liên quan đến hiệu suất của nhân viên, chẳng hạn như thời gian hoàn thành nhiệm vụ hoặc số lượng nhiệm vụ hoàn thành mỗi ngày. Bằng cách phân tích dữ liệu này, doanh nghiệp xác định các lĩnh vực mà nhân viên có thể cần đào tạo hoặc nguồn lực bổ sung, sau đó đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về cách giải quyết những vấn đề đó.
Bằng cách đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, doanh nghiệp có thể giảm rủi ro khi đưa ra quyết định dựa trên thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp có kết quả tốt hơn, hiệu quả được cải thiện và tăng lợi nhuận. Ngoài ra, các quyết định dựa trên dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh bằng cách nhanh chóng thích ứng với những thay đổi trên thị trường hoặc sở thích của người tiêu dùng.
Đọc thêm: Chỉ tiêu KPI là gì? Phân loại và phương pháp xây dựng chỉ tiêu KPI
Lý do 4: Giúp xác định điểm mạnh, điểm yếu
KPI giúp doanh nghiệp xác định điểm mạnh và điểm yếu của mình bằng cách cung cấp cho họ thông tin chi tiết về các lĩnh vực hoạt động khác nhau của họ. Bằng cách theo dõi KPI, doanh nghiệp có thể xác định những lĩnh vực họ đang xuất sắc và những lĩnh vực họ có thể cần cải thiện.
Ví dụ: Theo dõi KPI liên quan đến sự hài lòng của khách hàng, chẳng hạn như tỷ lệ giữ chân khách hàng hoặc NPS. Nếu tỷ lệ giữ chân khách hàng của họ cao, điều đó cho thấy doanh nghiệp đang hoạt động tốt trong việc đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng. Tuy nhiên, nếu NPS của họ thấp, điều đó có thể cho thấy rằng có những lĩnh vực cụ thể mà doanh nghiệp cần cải thiện để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
KPI cũng có vai trò giúp doanh nghiệp xác định các lĩnh vực mà họ có thể gặp phải tắc nghẽn hoặc hoạt động kém hiệu quả. Ví dụ: Một doanh nghiệp có thể theo dõi các KPI liên quan đến sản xuất, chẳng hạn như thời gian chu kỳ hoặc sản lượng. Bằng cách phân tích dữ liệu này, doanh nghiệp có thể xác định các khu vực cụ thể trong quy trình sản xuất mà họ đang gặp phải tắc nghẽn hoặc chậm trễ, sau đó thực hiện các cải tiến có mục tiêu để giải quyết các vấn đề đó.
Bằng cách xác định điểm mạnh và điểm yếu thông qua KPI, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định nên tập trung nỗ lực và nguồn lực vào đâu. Họ có thể tận dụng điểm mạnh của mình để nâng cao lợi thế cạnh tranh và giải quyết những điểm yếu để cải thiện hiệu suất tổng thể. Điều này có thể dẫn đến tăng hiệu quả, cải thiện lợi nhuận và hiểu biết tổng thể tốt hơn về hiệu suất của doanh nghiệp.
Lý do 5: Cho phép doanh nghiệp đặt ra và theo dõi mục tiêu
KPI là những chỉ số giúp doanh nghiệp xác định và kiểm tra mục tiêu của mình bằng cách cho biết họ đang làm được những gì để đạt được mục tiêu đó. Khi có KPI rõ ràng, doanh nghiệp có thể theo dõi kết quả của mình qua từng thời điểm và biết được họ còn cách xa hay gần với mục tiêu.
Ví dụ: Mục tiêu tăng doanh thu bán hàng thêm 10% trong quý tới. Để biết được doanh nghiệp có đang làm tốt hay không, họ có thể xem xét các KPI liên quan đến bán hàng, như tổng số tiền thu được, số tiền trung bình mỗi đơn hàng hay tỉ lệ khách hàng mua hàng. Khi thường xuyên xem xét các KPI này, doanh nghiệp có thể nhận ra liệu họ có đang đi đúng hướng hay không hay có cần thay đổi cách làm để đạt được mục tiêu.
Hơn nữa, vai trò của KPI cũng có thể đồng bộ hóa mục tiêu cho toàn bộ nhân viên. Khi công bố các KPI cụ thể và truyền đạt chúng cho mọi người trong tổ chức, mọi người sẽ biết được họ cần làm gì và cách đánh giá kết quả của họ.
Khi có mục tiêu và KPI rõ ràng, doanh nghiệp có thể tập trung vào những việc quan trọng và đưa ra những quyết định dựa trên số liệu về cách sử dụng nguồn lực của mình. Điều này có thể giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn và có nhiều khả năng đạt được mục tiêu của mình. Hơn nữa, việc theo dõi KPI theo thời gian cũng giúp doanh nghiệp nhận được phản hồi nhanh chóng và kịp thời về hoạt động của mình.
Tầm quan trọng của KPI
Lý do 6: Cải thiện giao tiếp và hợp tác
KPI có thể cải thiện khả năng giao tiếp và cộng tác trong doanh nghiệp bằng cách cung cấp ngôn ngữ và khuôn khổ chung để thảo luận về hiệu suất. Bằng cách thiết lập và theo dõi các KPI cụ thể, mọi người trong tổ chức có thể hiểu được những gì được mong đợi ở họ và cách đo lường kết quả của họ.
Ví dụ: Nếu một doanh nghiệp có KPI liên quan đến sự hài lòng của khách hàng, mọi người trong tổ chức có thể hiểu rằng mục tiêu là cải thiện sự hài lòng của khách hàng và nỗ lực để đạt được mục tiêu đó. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng mọi người đều hướng tới những mục tiêu giống nhau và có thể giúp ngăn ngừa những hiểu lầm hoặc thông tin sai lệch.
Ngoài ra, vai trò của KPI là tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác giữa các nhóm hoặc bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Ví dụ: Trong trường hợp team A có nhiệm vụ tăng lượt truy cập website và team B có nhiệm vụ làm tăng tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng, thì họ có thể hợp tác với nhau để tìm ra các cách để đạt được cả hai mục tiêu bằng chia sẻ số liệu và thông tin cụ thể.
Bằng cách cải thiện giao tiếp và cộng tác thông qua KPI, doanh nghiệp có thể tạo ra môi trường làm việc rõ ràng và có trách nhiệm. Mọi người đều có thể biết được kết quả của họ có ảnh hưởng như thế nào đến sự thành công của doanh nghiệp và có thể hỗ trợ nhau để đạt được các mục tiêu chung. Điều này có thể giúp doanh nghiệp có nhiều ý tưởng đổi mới hơn, tăng tính sáng tạo và hiệu suất tổng thể.
Lý do 7: Cung cấp cơ sở để đánh giá hiệu suất
KPI cung cấp cơ sở để đánh giá hiệu suất bằng cách cho họ biết xem họ đang làm được những gì. Khi có KPI rõ ràng, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất của một nhân viên hoặc một team một cách khách quan nhất.
Ví dụ: KPI về bán hàng, có thể đánh giá từng nhân viên bán hàng hoặc nhóm bán hàng dựa trên kết quả KPI của họ. Điều này sẽ giúp cho việc xem xét hiệu quả công bằng và chính xác, thay vì dựa vào đánh giá chủ quan.
Sử dụng KPI để xem xét hiệu quả cũng giúp doanh nghiệp biết được những vấn đề cần giải quyết hoặc cải thiện. Ví dụ: Trong trường hợp nhân viên bán hàng liên tục không đạt được mục tiêu bán hàng, doanh nghiệp có thể cung cấp đào tạo hoặc hỗ trợ bổ sung để giúp họ cải thiện hiệu suất của mình.
Khi có cơ sở để xem xét hiệu quả, KPI giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng nhân viên đang làm đúng việc và góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp. Họ cũng có thể biết được những nhân viên giỏi, những người có thể nhận nhiều trách nhiệm hơn hoặc thăng chức.
Tuy nhiên, điều quan trọng là phải dùng KPI một cách hợp lý và công bằng để xem xét hiệu quả. Các doanh nghiệp nên đặt ra những mục tiêu rõ ràng về hiệu quả và đảm bảo rằng KPI hợp lý và khả thi. Họ cũng nên xem xét những yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến hiệu quả, chẳng hạn như thị trường, khách hàng hoặc đối thủ.
Đọc thêm: 7 phần mềm quản lý KPI miễn phí tốt nhất 2023
Lý do 8: Tạo điều kiện cải tiến liên tục
Vai trò của KPI có thể tạo điều kiện cho việc cải tiến liên tục bằng cách cung cấp một bức tranh rõ ràng về vị trí hiện tại của doanh nghiệp và nơi nó cần hướng tới. Khi theo dõi kết quả của các KPI, doanh nghiệp có thể nhận ra những vấn đề cần khắc phục và đưa ra những quyết định dựa trên số liệu để phát triển và cải tiến.
Ví dụ: KPI về việc giữ chân khách hàng, họ có thể xem xét ý kiến và dữ liệu của khách hàng để biết được họ cần làm gì để làm khách hàng hài lòng hơn. Sau đó, họ có thể thay đổi sản phẩm hoặc dịch vụ của mình để giải quyết những vấn đề đó và xem xét ảnh hưởng của những thay đổi đó đến KPI của họ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp luôn cải tiến kết quả của họ.
Doanh nghiệp nhận biết các xu hướng hoặc hoạt động có thể yêu cầu họ thay đổi lớn hơn qua KPI. Ví dụ: Nếu doanh nghiệp không bán được nhiều hàng, họ có thể cần xem lại cách bán hàng hoặc sản phẩm của mình để giải quyết những vấn đề gốc rễ.
Bằng cách tạo điều kiện cải tiến liên tục, KPI có thể giúp doanh nghiệp vượt lên trên đối thủ cạnh tranh và thích ứng với những điều kiện thị trường thay đổi. Họ cũng có thể giúp các doanh nghiệp xác định các cơ hội tăng trưởng và mở rộng, đồng thời đưa ra quyết định sáng suốt về phân bổ và đầu tư nguồn lực.
Cuối cùng, điều lưu ý KPI chỉ là một công cụ để thúc đẩy cải tiến liên tục và doanh nghiệp cũng nên tính đến phản hồi chất lượng từ khách hàng và nhân viên, cũng như các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến hiệu suất.
Lý do 9: Giúp doanh nghiệp duy trì tính cạnh tranh
KPI có thể giúp doanh nghiệp duy trì tính cạnh tranh bằng cách cung cấp một thước đo tiêu chuẩn của ngành. Bằng cách theo dõi KPI, giúp doanh nghiệp xác định được mình yếu ở đâu và cố gắng khắc phục những khoảng trống đó.
Ví dụ: nếu doanh nghiệp quan tâm đến việc khách hàng có hài lòng hay không, họ có thể xem mình làm tốt bằng cách so sánh với mức trung bình hoặc với những đối thủ hàng đầu. Nếu thấy mình chưa làm tốt, họ có thể tìm cách làm cho khách hàng hài lòng hơn hoặc bán những sản phẩm hoặc dịch vụ mới phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
KPI cũng giúp doanh nghiệp biết được những thay đổi mới trong ngành hoặc thị trường có ảnh hưởng đến việc họ cạnh tranh hay không. Khi biết KPI liên quan đến những thay đổi này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh hoặc thay đổi cách làm việc của mình để luôn phù hợp.
Hơn nữa, KPI giúp doanh nghiệp biết nên đầu tư và sử dụng nguồn lực vào những việc quan trọng nhất cho hiệu suất và cạnh tranh của họ. Khi chú ý đến những KPI liên quan đến mục tiêu kinh doanh và vị thế cạnh tranh của mình, doanh nghiệp có thể quyết định nên dành nguồn lực và đầu tư vào những việc gì để phát triển.
Nhìn chung, KPI là một công cụ thiết yếu để giúp doanh nghiệp duy trì khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh doanh phát triển nhanh và không ngừng phát triển ngày nay. Bằng cách theo dõi hiệu suất so với các tiêu chuẩn và mục tiêu cụ thể, doanh nghiệp có thể xác định khía cạnh nào cần cải thiện, thích ứng với điều kiện mới và đưa ra quyết định thông minh việc đầu tư nguồn lực.
Lý do 10: Cung cấp sự hiểu biết về nhu cầu khách hàng
KPI có thể cung cấp cho doanh nghiệp sự hiểu biết rõ ràng về nhu cầu của khách hàng bằng cách theo dõi các số liệu chính liên quan đến hành vi, sở thích và sự hài lòng của khách hàng. Qua đó doanh nghiệp có thể xác định được khía cạnh nào họ có thể chưa đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng và giải quyết những thiếu sót này.
Ví dụ: Một doanh nghiệp có thể theo dõi các KPI liên quan đến sự hài lòng của khách hàng, chẳng hạn như rating hoặc đánh giá của khách hàng. Từ đó họ có thể biết khách hàng chưa hài lòng điều gì, chẳng hạn như thời gian chờ đợi lâu hoặc chất lượng sản phẩm kém.
KPI cũng có vai trò giúp doanh nghiệp bắt kịp những thay đổi về nhu cầu và sở thích của khách hàng. Khi biết KPI liên quan đến hành vi của khách hàng, như mua hàng hay xem web. Doanh nghiệp có thể biết được những xu hướng mới và thay đổi cách làm việc của mình cho phù hợp. Ví dụ: Nếu khách hàng mua hàng online nhiều hơn, họ có thể đầu tư vào trang web bán hàng của mình hoặc có nhiều chương trình khuyến mãi online hơn để đáp ứng nhu cầu tăng cao này.
Ngoài ra, KPI về nhu cầu khách hàng có thể giúp doanh nghiệp làm tiếp thị và bán hàng tốt hơn. Khi hiểu rõ nhu cầu và sở thích của khách hàng mục tiêu, doanh nghiệp có thể điều chỉnh thông điệp và dịch vụ của mình để hấp dẫn khách hàng và bán hàng nhiều hơn.
Kết luận
Qua bài viết trên, chúng ta đã hiểu được KPI là gì, vai trò của KPI đối với doanh nghiệp và nhân viên, cũng như cách xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART. KPI là một công cụ quản lý hiệu quả, giúp doanh nghiệp và nhân viên đặt ra và theo dõi được các mục tiêu cụ thể, đo lường được kết quả công việc, cải thiện được năng lực và động lực làm việc. Tuy nhiên, để KPI có thể phát huy được tác dụng, cần có sự đồng thuận, thống nhất và cam kết của cả doanh nghiệp và nhân viên, cũng như sự giám sát, đánh giá và phản hồi kịp thời của người quản lý. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn về KPI và cách xây dựng KPI hiệu quả. Chúc bạn thành công!
