Chỉ tiêu KPI là gì? Xây dựng chỉ tiêu KPI như thế nào cho hiệu quả?

Last updated on 24 May, 2024

“KPI hay Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc” – digiiTeamW. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ tiêu KPI để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự giữ chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành chỉ số KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.

Đánh giá công việc theo KPI 

Một cách dễ hiểu, khi bạn đến một bệnh viện đa khoa, bạn sẽ được yêu cầu làm nhiều xét nghiệm (như máu, huyết áp, tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, v.v.). Sau khi làm xong, bác sĩ sẽ cho bạn biết kết quả bằng các số liệu chất lượng và số lượng. Những thông tin này chính là các chỉ số KPI về sức khỏe của bạn.

Chúng ta theo dõi sức khỏe của bản thân, doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên, v.v. bằng cách dùng các chỉ số KPI. Nhờ đó, chúng ta có thể biết được tình hình sức khỏe, kinh doanh, hoạt động, v.v. của mình và đưa ra các giải pháp hiệu quả.

Làm sao để xác định chỉ tiêu KPI?

Điều này phụ thuộc vào bạn đặt ra các chỉ số cho từng vị trí, nhưng một KPI cũng cần phải thỏa mãn 5 tiêu chí của một mục tiêu. Bạn nên tìm hiểu thêm về quản lý theo mục tiêu để biết 5 tiêu chí này.

Cách xác định chỉ tiêu KPI

Việc xác định chỉ tiêu, đo lường hiệu quả và khen thưởng luôn là vấn đề “nan giải” của mọi tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp. Các chỉ số đánh giá hiệu suất, kết hợp với Thẻ điểm cân bằng BSC, là một công cụ tuyệt vời được áp dụng rộng rãi để giải quyết vấn đề này. Điều đầu tiên chúng ta cần nhìn vào đó là sự khác nhau giữa thước đo hiệu suất và thước đo kết quả. Chỉ số hiệu suất thể hiện kết quả của các hành động đã thực hiện trước đó, trong khi chỉ số kết quả là thước đo hướng dẫn hay hướng đến những kết quả đạt được trong các chỉ số hiệu suất. Điều cần lưu ý là Phiếu cân bằng điểm chưa hợp nhất các chỉ số kết quả và chỉ số hiệu suất.

Bởi vì, nếu thiếu các yếu tố dẫn dắt, các chỉ số hiệu suất không thể cho chúng ta biết cách để mong đợi có thể đạt được kết quả. Ngược lại, các chỉ số kết quả có thể cho thấy những cải tiến quan trọng trong doanh nghiệp nhưng không cho biết liệu những cải tiến đó có dẫn đến các kết quả về khách hàng, tài chính hay không nếu không có các chỉ số đo lường hiệu suất.

Các chỉ số đo lường hiệu suất là những thước đo có thể định lượng được. Những thước đo này đã được sự đồng thuận của tất cả các thành viên và chúng phản ánh những yếu tố thành công then chốt của doanh nghiệp. Khi đơn vị đặt mục tiêu “Trở thành đơn vị hoạt động hiệu quả nhất trong ngành”. Ví dụ như tại các trường học thì sẽ xây dựng các chỉ tiêu KPI như “Tỉ lệ tốt nghiệp” và “Tỉ lệ tìm việc thành công sau tốt nghiệp”. Tóm lại, dù sử dụng chỉ tiêu KPI nào, chúng đòi hỏi phải phản ánh được mục tiêu và sứ mệnh của doanh nghiệp.

Chỉ số KPI đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải tất cả các chỉ số KPI đều có ý nghĩa và hữu ích. Việc xác định và đo lường KPI một cách chính xác là điều kiện tiên quyết để đảm bảo hiệu quả của hệ thống KPI.

Dưới đây là một số ví dụ về những chỉ số KPI vô nghĩa:

• “Thu hút càng nhiều khách hàng cũ, mua hàng nhiều lần”: Chỉ số này không có ý nghĩa vì không phân loại rõ ràng giữa khách hàng mới và khách hàng cũ. Doanh nghiệp cần phân biệt hai nhóm khách hàng này để có chiến lược thu hút phù hợp.
• “Trở thành doanh nghiệp nổi tiếng nhất”: Đây là một mục tiêu chung chung và khó đo lường. Doanh nghiệp cần xác định cụ thể “nổi tiếng” là gì và sử dụng các chỉ số định lượng để đánh giá mức độ nổi tiếng của mình.

Do vậy doanh nghiệp cần tuân thủ các chỉ số KPI chính xác trong việc quản lý hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp qua các điều sau:

• Xác định rõ các chỉ số KPI: Việc chọn lựa các chỉ số KPI phù hợp với mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng nhất.
• Đặt ra chỉ tiêu cụ thể cho mỗi KPI: Mỗi chỉ số KPI cần được định nghĩa rõ ràng và có mục tiêu cụ thể để theo dõi và đánh giá hiệu quả.
• Thiết lập cách đo lường KPI: Doanh nghiệp cần xác định phương pháp thu thập dữ liệu và tính toán cho từng chỉ số KPI.
• Đặt chỉ tiêu cho KPI: Mỗi chỉ số KPI cần có mục tiêu cụ thể, định lượng được để đánh giá mức độ hoàn thành.

Ví dụ: 

• Mục tiêu: Xây dựng đội ngũ bán hàng giỏi.
• Chỉ số KPI: Doanh số hàng năm.
• Định nghĩa: Doanh số thu được trong một năm.
• Cách đo lường: Thu thập dữ liệu từ hệ thống thông tin kinh doanh.
• Chỉ tiêu: Tăng doanh thu 30%/năm.

Lợi ích của chỉ tiêu KPI

Đo lường hiệu quả công việc

• KPI là thước đo chính xác để đánh giá hiệu quả công việc của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp so với mục tiêu đề ra.
• Nhờ có KPI, ban lãnh đạo có thể nhận định rõ ràng năng lực và hiệu suất làm việc của từng bộ phận, từ đó đưa ra những quyết định điều chỉnh phù hợp.

Khuyến khích và động viên nhân viên

• KPI đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống lương thưởng công bằng, minh bạch.
• Khi hoàn thành tốt mục tiêu KPI, nhân viên sẽ được thưởng xứng đáng, tạo động lực để họ nỗ lực hơn trong công việc.

Định hướng và thống nhất mục tiêu

• Hệ thống KPI giúp đội ngũ nhân viên hiểu rõ mục tiêu chung của doanh nghiệp và vai trò của bản thân trong việc hoàn thành mục tiêu đó.
• Nhờ vậy, mọi người sẽ cùng chung tay, phối hợp hiệu quả để đạt được mục tiêu chung.

Phát triển chiến lược doanh nghiệp

• KPI là công cụ hữu ích để định hình và phát triển mục tiêu, tầm nhìn và chiến lược của doanh nghiệp một cách cụ thể và sát thực.
• Việc theo dõi và đánh giá KPI giúp ban lãnh đạo điều chỉnh chiến lược phù hợp với tình hình thực tế, đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.