KPIs là gì? Xây dựng và triển khai KPIs từ A đến Z

Last updated on 7 October, 2024

KPIs là gì?

“KPIs là Chỉ tiêu Hiệu quả Trọng yếu, được viết tắt từ Key Performance Indicators, là các chỉ tiêu dùng để đo lường một cách định lượng mức độ thực hiện các mục tiêu trọng yếu của doanh nghiệp – được xác định theo phương pháp Thẻ điểm cân bằng (BSC)”.

– Thẻ điểm cân bằng

Thẻ điểm cân bằng – Balanced Scorecard (BSC) là một hệ thống quản lý chiến lược qua 4 khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi phát triển. BSC cho biết để có thể đạt được các mục tiêu chiến lược, doanh nghiệp cần ưu tiên phát triển những nguồn lực nào; để tạo ra sự khác biệt, doanh nghiệp cần có năng lực cốt lõi gì, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Trước đây, các doanh nghiệp thường đánh giá kết quả chủ yếu chỉ dựa theo các con số tài chính như doanh thu, lợi nhuận,… Với BSC, doanh nghiệp còn nhìn vào viễn cảnh khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi phát triển.

• Tài chính: kết quả tài chính của doanh nghiệp như doanh thu, lợi nhuận
• Khách hàng: doanh nghiệp được khách hàng nhận biết ra sao so với các đối thủ cạnh tranh
• Quy trình nội bộ – doanh nghiệp thực hiện Chuỗi giá trị như thế nào để tạo ra năng lực vượt trội
• Học hỏi và phát triển – những điểm doanh nghiệp cần đầu tư, thay đổi và hoàn thiện.

Một cách ngắn gọn, BSC cụ thể hóa Sứ mệnh và Tầm nhìn thành hệ thống mục tiêu và chỉ số đo lường hiệu suất có thể lượng hóa và đánh giá mang tính ngắn hạn.

Đọc thêm: BSC và KPI là gì? Bộ công cụ đo lường hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp

– Bản đồ chiến lược

Bản đồ chiến lược phản ánh các mục tiêu chiến lược, thuộc 4 khía cạnh Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ và Học hỏi phát triển – tạo nên sự cân bằng giữa các mục tiêu tài chính và phi tài chính. Hệ thống mục tiêu chiến lược được liên kết theo quan hệ nhân quả như sơ đồ hình cây.  Bản đồ chiến lược phải phù hợp với Tầm nhìn và Sứ mệnh của doanh nghiệp, trong đó:

• Khía cạnh Học hỏi phát triển phản ánh nguồn lực chiến lược mà doanh nghiệp đầu tư để tạo nên năng lực cốt lõi phản ánh trong khía cạnh Quá trình nội bộ;
• Quy trình nội bộ cần phản ánh được sự vượt trội về vận hành hoạt động của DN so với đối thủ, từ đó tạo ra sự khác biệt mà khách hàng nhận biết về sản phẩm/dịch vụ của DN (lợi thế cạnh tranh) và được mô tả trong khía cạnh Khách hàng.
• Tác động cuối cùng của toàn bộ các mục tiêu ở 3 khía cạnh trên là thành công dài hạn về tài chính được mô tả trong khía cạnh Tài chính.

Các mục tiêu chiến lược phải làm rõ được đặc thù của mô hình kinh doanh (khách hàng, sản phẩm, nhà cung ứng, yếu tố cạnh tranh) và có định hướng vượt qua rào cản nguồn lực để phát triển vượt trội hơn trước.

– Hệ thống chỉ tiêu KPI

Các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả thực hiện các mục tiêu chiến lược được gọi là Chỉ tiêu Hiệu quả Trọng yếu hoặc KPIs. Doanh nghiệp có thể bổ sung các chỉ tiêu kết quả KRIs (Key Result Indicators). KRIs là các chỉ tiêu đo lường ngắn hạn các mức độ thực hiện công việc theo chức năng.

Khi OCD tư vấn hệ thống chỉ tiêu KPIs cho các doanh nghiệp luôn tuân thủ 3 nguyên tắc thiết kế và triển khai bộ chỉ tiêu: – “Tập trung chiến lược”: mọi chỉ tiêu đánh giá đều nhằm đo hiệu quả thực hiện mục tiêu chiến lược. Điều này không có nghĩa là các hoạt động không có KPI sẽ không được quan tâm và không cần thực hiện.

Trái lại, các hoạt động đó có thể là nền tảng giúp cho việc triển khai KPI đạt được kết quả mong đợi. – “Thác đổ”: các chỉ tiêu KPI cấp công ty được phân bổ theo chức năng xuống bộ phận và vị trí chủ chốt, cụ thể hóa và mức độ ảnh hưởng nhỏ dần. – “SMART”: các chỉ tiêu KPI phải cụ thể (Specific), đo được (Measurable), có thể đạt được (Achievable), phù hợp với khả năng ảnh hưởng và quyền kiểm soát của bộ phận/ cá nhân (Relevant) và có giới hạn thời gian (Time-bound).

Tham khảo Dịch vụ Tư vấn Hệ thống Chỉ số KPI của OCD

– Trọng số KPI

Các chỉ tiêu KPI là hình thức cụ thể của các mục tiêu chiến lược. Các mục tiêu chiến lược, về bản chất, có tầm quan trọng khác nhau đối với doanh nghiệp theo từng thời kỳ. Do đó, các chỉ tiêu KPI có tầm quan trọng khác nhau.

Sự khác nhau về tầm quan trọng của các mục tiêu và chỉ tiêu KPI được thể hiện thông qua các trọng số KPI – các con số % với tổng trọng số của các chỉ tiêu bằng 100%. Các trọng số KPI giúp nhà điều hành doanh nghiệp “lái” được bộ máy của doanh nghiệp đi theo định hướng chiến lược.

Vai trò của hệ thống chỉ tiêu KPI

– Điều hành chiến lược

Hệ thống chỉ tiêu KPIs trước hết là một công cụ triển khai chiến lược, giúp cụ thể hóa công việc điều hành chiến lược cùa doanh nghiệp.

• Các mục tiêu chiến lược dài hạn được chia nhỏ thành các mục tiêu năm, đồng thời xây dựng các chỉ tiêu định lượng giúp đo lường việc đạt được các mục tiêu đó.
• Các chỉ tiêu được gán các trọng số thể hiện tầm quan trọng chiến lược trong tổng thể các chỉ tiêu của doanh nghiệp.
• Thông qua hệ thống chỉ tiêu KPIs và trọng số, nhà điều hành có thể “lái” hướng đi của doanh nghiệp.
• Hệ thống báo cáo tổng thể (dashboard) về kết quả thực hiện các chỉ tiêu được cập nhật theo thời gian thực. Dashboard giúp nhà điều hành nắm được hiện trạng việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp từ đó có các điều chỉnh, can thiệp kịp thời, thay vì phải chờ đến hết kỳ báo cáo.

Tham khảo Dịch vụ Tư vấn Hệ thống Chỉ số KPI của OCD

– Công cụ đánh giá hiệu quả hoạt động doanh nghiệp

Không chỉ giúp các nhà quản lý điều hành chiến lược của doanh nghiệp, hệ thống chỉ tiêu KPIs còn là công cụ đánh giá hiệu quả của doanh nghiệp, thông qua việc đo lường các chỉ tiêu hoạt động trọng yếu một cách lượng hóa.

Quan trọng hơn, việc tập trung vào đo lường các chỉ tiêu trọng yếu giúp doanh nghiệp giữ được sự “tập trung” trong việc thực thi chiến lược của mình. Khi đó, việc đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đảm bảo bám sát chiến lược của doanh nghiệp.

– Công cụ đánh giá kết quả công việc của cá nhân

Không chỉ đo lường hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp, hệ thống chỉ tiêu KPIs còn giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất công việc của cá nhân, thông qua hệ thống chỉ tiêu KPIs cá nhân được chẻ từ hệ thống chỉ tiêu KPIs công ty và bộ phận.

– Cung cấp thông tin đầu vào cho các chức năng nhân sự khác

Kết quả đo lường KPI cá nhân là căn cứ để đánh giá hiệu suất của nhân viên, một trọng những yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự, trả lương, và thực thi các chính sách nhân sự khác.

Tại sao KPIs lại trở thành công cụ quản lý ưa thích của doanh nghiệp

– Quản trị theo mục tiêu

Nhiều doanh nghiệp khi đặt ra các mục tiêu phát triển dài hạn của mình, thường khá lúng túng trong việc ưu tiên phát triển hay tập trung vào các hoạt động nào để tạo sự khác biệt, ưu tiên đầu tư các nguồn lực gì để nâng cao năng lực cạnh tranh…

Những kế hoạch hành động đặt ra đôi khi xa rời với mục tiêu, các bộ phận luôn thực hiện rất chăm chỉ song không thực sự hiệu quả hoặc không đúng hướng mục tiêu, tiêu tốn nhiều nguồn lực về tài chính, con người, thời gian.

Hệ thống chỉ tiêu BSC-KPIs là công cụ giúp các CEO điều hành hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu đặt ra với ưu tiên trong từng giai đoạn. KPIs định hướng toàn bộ các hoạt động của Công ty, bộ phận và cá nhân theo các mục tiêu thông qua xác định và chỉ xem xét đến các chỉ tiêu trọng yếu ảnh hưởng đến mục tiêu chiến lược.

Chỉ số KPIs giúp cho nhà điều hành có thể nhìn được toàn cảnh về mức độ hoàn thành của các mục tiêu dài hạn theo từng kỳ để đánh giá được hiệu quả hoạt động của công ty, bộ phận và từng cá nhân.

– Hướng chiến lược

KPIs trước tiên là công cụ của nhà điều hành, quản trị doanh nghiệp. KPIs là các chỉ tiêu trọng yếu để giúp các nhà điều hành lái công ty đáp ứng mục tiêu theo hướng chiến lược đặt ra.

Doanh nghiệp đánh giá những vấn đề trọng tâm ảnh hưởng tới phát triển bền vững, và dưới góc nhìn tổng thể không chỉ góc độ các chỉ tiêu tài chính mà còn có các chỉ tiêu phi tài chính.

– Bám sát cơ cấu tổ chức/phù hợp với chức năng

Việc phân bổ các chỉ tiêu KPIs cần bám sát theo cơ cấu tổ chức và phù hợp với chức năng của các bộ phận. Các chỉ tiêu được phân bổ theo nguyên tắc thác đổ từ Công ty xuống bộ phận xuống đến các vị trí và cá nhân, đảm bảo tính đồng nhất trong phân giao chỉ tiêu.

Bộ phận nào có chức năng gì và ảnh hưởng đến chỉ tiêu nào thì mới được phân bổ chỉ tiêu đó. Dưới góc độ của nhà điều hành, có thể đánh giá được hiệu quả rõ rệt được lượng hóa theo trách nhiệm của từng bộ phận.

Đọc thêm e-books về KPI

KPI là gì? Quy trình xây dựng và triển khai KPI tại doanh nghiệp

Rào cản triển khai KPI tại các doanh nghiệp vừa và lớn

6 nguyên tắc căn bản thiết kế hệ thống chỉ số KPI

– Trọng tâm và cân bằng

• KPIs đánh giá những vấn đề trọng tâm ảnh hưởng tới phát triển bền vững của doanh nghiệp, ngoài chỉ tiêu tài chính có các chỉ tiêu phi tài chính
• Thiết lập các chỉ tiêu ngắn hạn xuất phát từ mục tiêu dài hạn

– Nguyên tắc “thác đổ”

• Chỉ tiêu phân giao đến cấp dưới được thiết kế và phân bổ dựa vào chỉ tiêu của cấp trên. Cần thực hiện phân bổ KPI từ trên xuống dưới, không xây dựng từ dưới lên trên (từ Công ty -> bộ phận -> xuống vị trí -> Cá nhân) để đảm bảo tất cả các bộ phận, cá nhân được thực hiện theo đúng mục tiêu chiến lược.

– Thiết lập chỉ tiêu theo nguyên tắc “SMART”

Các mục tiêu và chỉ tiêu cần được xây dựng trên nguyên tắc khả thi, cụ thể, đo lường được, có thời hạn và phù hợp với tầm ảnh hưởng của đơn vị/vị trí/cá nhân được giao chỉ tiêu theo chức năng nhiệm vụ.

Mỗi một chỉ tiêu KPI cần phải gắn với một mục tiêu cụ thể. Doanh nghiệp nên tập trung vào một số chỉ tiêu trọng yếu thay vì ôm đồm quá nhiều chỉ tiêu không liên quan. Việc xây dựng mục tiêu và chỉ tiêu cần đảm bảo đáp ứng tiêu chí SMART:

• S (Specific) – Cụ thể
• M (Measurable) – Đo lường được
• A (Achievable) – Có tính khả thi
• R (Relevant) – Có tính phù hợp
• T (Time-bound) – Có thời hạn

– Các chỉ tiêu đo phản ánh bản chất hoạt động, không nằm ở tên gọi

• Chỉ tiêu tài chính có thể dùng để đo mục tiêu chất lượng hệ thống quản lý (như bán hàng, kiểm soát hệ thống bán), nhân sự
• Chỉ tiêu về mức độ hài lòng / ý kiến đánh giá của bên thứ ba có thể dùng để đo mục tiêu chất lượng hệ thống, nhân sự hoặc thương hiệu

– Nguyên tắc theo dõi, đo đếm và thống kê

• Hệ thống cần đảm bảo theo dõi, đo đếm được, thống kê được khách quan và tự động càng nhiều càng tốt
• Trách nhiệm cập nhật dữ liệu đầu vào cho các chỉ tiêu, nếu có thể, cần được giao cụ thể cho từng đầu mối trong doanh nghiệp.
• Bảo đảm theo dõi, đo đếm và thống kê được khách quan, tự động

– Đặt trọng số các chỉ tiêu

Theo các thức đặt trọng số chỉ tiêu truyền thống, mức độ quan trọng của từng khía cạnh/mục tiêu/ tiêu chí đánh giá được thể hiện qua trọng số, theo quy định như sau:

• Tổng trọng số các viễn cảnh phải bằng 100%
• Trọng số các mục tiêu trong một viễn cảnh phải có tổng bằng 100%
• Tổng trọng số các chỉ tiêu KPI trong cùng một mục tiêu phải bằng 100%
• Trọng số chung (tích số của 3 trọng số nêu trên) của tất cả KPI trong bảng BSC cũng phải có tổng bằng 100%
• Người giao mục tiêu sẽ đặt trọng số tùy vào quan điểm coi trọng tâm công việc là kết quả nào.

Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc triển khai diện rộng, đặc biệt khi triển khai với phần mềm KPI, có thể đặt trọng số KPI theo số tự nhiên đối với từng chỉ tiêu (kiểu như hệ số quan trọng) với các mức độ từ 1 – ít quan trọng nhất đến N (quan trọng nhất). Về logic thì N thường tối đa là 30. Sau đó, phần mềm sẽ tự động tính trọng số % của các chỉ tiêu.

Tham khảo Dịch vụ Tư vấn Hệ thống Chỉ số KPI của OCD

6 bước thiết kế hệ thống chỉ số KPIs

– Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức

Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức được thực hiện thông qua các bước sau:

• Thiết kế chuỗi giá trị hoạt động của doanh nghiệp
• Xây dựng ma trận phân bổ chức năng công ty
• Thiết lập ma trận phân bổ chức năng bộ phận
• Xây dựng mô tả công việc của vị trí

– Thiết kế bản đồ chiến lược

Thiết kế bản đồ chiến lược về bản chất là việc xác định các mục tiêu chiến lược thuộc các viễn cảnh tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi phát triển.

Bản đồ chiến lược đồng thời xác định mối quan hệ nhân quả giữa các mục tiêu, và thể hiện các mục tiêu đó dưới dạng bản đồ chiến lược như dưới đây. Các mục tiêu chiến lược được mã hóa và đánh số. Các mũi tên thể hiện mối quan hệ giữa các mục tiêu.

– Xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI cấp công ty

Từ bản đồ chiến lược, doanh nghiệp cần cụ thể hóa các mục tiêu chiến lược thành các chỉ tiêu KPI cấp công ty. Các chỉ tiêu này cần đảm bảo tính SMART, nghĩa là cụ thể, đo đếm được, có thể đạt được, phù hợp và có mốc thời gian cụ thể.

Thông thường, để lập hệ thống mục tiêu cấp công ty, cần có sự tham gia của Ban lãnh đạo và các trưởng bộ phận.

– Thiết kế hệ thống chỉ tiêu KPI cấp bộ phận

Sau khi đã xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI cấp công ty, doanh nghiệp cần phân bổ các chỉ tiêu này xuống các bộ phận. Việc phân bổ chỉ tiêu xuống bộ phận phải đảm bảo phù hợp với chức năng của các bộ phận.

Đây cũng là lý do khi triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI, cần tiến hành chuẩn hóa chức năng của các bộ phận trước, để đảm bảo việc phân bổ KPI phù hợp.

KPI phân bổ xuống các bộ phận có thể thuần túy là chia chỉ tiêu kiểu số học (ví dụ doanh thu của công ty được phân bổ xuống cho các đơn vị kinh doanh, và bằng tổng doanh thu mục tiêu của các đơn vị kinh doanh) hoặc phân bổ theo nguyên tắc phù hợp với chức năng, có thể tác động đến mục tiêu công ty và tác động đủ lớn.

– Thiết kế hệ thống chỉ tiêu KPI cá nhân

Khi đã có hệ thống chỉ tiêu bộ phận, có thể tiếp tục phân bổ xuống cho các vị trí chức danh. Thường thì KPI được phân bổ cho các vị trí chủ chốt, có ảnh hưởng đến kết quả chung của công ty.

Tuy nhiên, có thể doanh nghiệp vẫn muốn đánh giá kết quả các vị trí khác, hoặc các hạng mục công việc khác của một vị trí mà ít có tác động đến các mục tiêu chiến lược.

Khi đó, doanh nghiệp cần xây thêm các KRI – chỉ tiêu kết quả. Thường thì các cá nhân làm cùng vị trí có thể sử dụng chung một hệ thống chỉ tiêu KPI, nhưng chỉ số kế hoạch có thể khác nhau, tùy vào địa bàn, mảng kinh doanh hay sản phẩm…

Trong toàn bộ các khâu xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI cấp công ty, bộ phận hay cá nhân, đều cần đặt tên chỉ tiêu, công thức tính toán, trọng số chỉ tiêu và chỉ số kế hoạch.

– Xây dựng quy chế đánh giá thực hiện KPI

Để KPI đi vào cuộc sống của doanh nghiệp, thường cần xây dựng và ban hành quy chế đánh giá và thực hiện KPI.

Quy chế phải đề cập đến các nguyên tắc theo dõi, đánh giá KPI, quy đổi kết quả thực hiện KPI thành một hệ điểm chung có thể so sánh được giữa các thành viên trong công ty, ví dụ cùng trên thang điểm 100. Quy chế đánh giá cũng có thể được kết hợp với quy chế lương để đưa kết quả đánh giá KPI vào hệ thống lương của doanh nghiệp.

6 vấn đề khi triển khai hệ thống chỉ số KPIs

– Thiết kế sai phương pháp

Thiết kế KPI không bắt đầu từ chiến lược hoặc khi định hướng chiến lược không rõ ràng, không có cơ cấu tổ chức được chuẩn chỉnh là sai lầm đầu tiên và quan trọng nhất trong khâu thiết kế KPI. Không có 2 căn cứ trên, KPI có thể trở nên lãng phí hoặc không thể thực thi được.

– Quá tham lam khi thiết kế

Nhiều doanh nghiệp có nền tảng dữ liệu tốt lại quá tham lam khi thiết kế KPI – tạo ra quá nhiều chỉ tiêu. Điều này khiến cho các chỉ tiêu KPI mất đi tính trọng yếu (trọng số nhỏ), và từ đó mất đi tính định hướng của trọng tâm chiến lược từng giai đoạn.

Quá nhiều chỉ tiêu cũng khiến cho quá trình theo dõi, đo đếm trở nên quá phức tạp và gây lãng phí nguồn lực khi nỗ lực bỏ ra để thu thập và cập nhật dữ liệu quá lớn so với lợi ích mà nhiều chỉ tiêu mang lại.

– Thiếu dữ liệu quá khứ

Khi đặt các chỉ số kế hoạch, điều kiện quan trọng là phải có dữ liệu quá khứ để tham khảo. Trong khi đó, nhiều chỉ tiêu lại không có sẵn dữ liệu quá khứ. Điều này cũng có nghĩa là thiếu căn cứ để đặt các chỉ số kế hoạch, khiến cho con số này nhiều khi không thực tế (quá cao hoặc quá thấp).

Trong nhiều trường hợp, người ta phải đặt một con số giả định, rồi đến khi có số liệu thực tế rồi mới sử dụng làm căn cứ đặt chỉ số kế hoạch cho kỳ sau. Đó cũng là lý do triển khai KPI thường mất 2-3 năm mới có thể chạy tốt.

– Không có hệ thống theo dõi phù hợp

Không có hệ thống theo dõi phù hợp là một vấn đề ít khi được đặt ra khi thiết kế KPI, nhưng đến khi KPI đã đi vào triển khai, vấn đề này mới bộ lộ hết những trở ngại của nó.

Việc sử dụng một hệ thống theo dõi thủ công, do người nhập liệu vào từ nhiều công đoạn và báo cáo trên excel, khiến cho nỗ lực theo dõi KPI trở nên rất tốn kém và mệt mỏi. Nếu sử dụng cách thủ công, doanh nghiệp rất khó để triển khai KPI trong dài hạn.

– Không gắn với đãi ngộ

KPI, ở góc độ của nhân sự, là hệ thống đánh giá kết quả. Nếu không gắn với đãi ngộ (thưởng, phạt…), nhân viên sẽ nhanh chóng nhận ra là việc đạt hay không đạt KPI không có ảnh hưởng gì tới họ. Do đó, động lực theo đuổi KPI sẽ mất đi.

– Truyền thông không đầy đủ

Truyền thông không đầy đủ là nguyên nhân thất bại của việc triển khai nhiều công cụ quản lý, không chỉ là KPIs. Thiếu truyền thông khiến nhân viên chỉ thấy khối lượng công việc tăng lên, mất công theo dõi, báo cáo nhưng lại không nhìn thấy lợi ích của công cụ này.

Do đó, truyền thông phải được thực hiện xuyên suốt trong toàn bộ quá trình thiết kế và áp dụng KPIs. Tham khảo Vai trò của truyền thông đối với việc triển khai KPI

Đọc thêm về Nguyên nhân thất bại và thành công trong triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI

Với 6 vấn đề nói trên, để triển khai tốt KPIs trong doanh nghiệp cần lưu ý thiết kế đúng phương pháp, lãnh đạo quyết tâm và đội ngũ taskforce tâm huyết, quản lý dữ liệu quá khứ, triển khai hệ thống theo dõi – phần mềm KPI, kết hợp với hệ thống lương và truyền thông tốt.

Tham khảo Dịch vụ Tư vấn Hệ thống Chỉ số KPI của OCD

Triển khai phần mềm KPI

– Tại sao cần triển khai phần mềm KPI

Để thực sự là một công cụ điều hành, hệ thống chỉ tiêu KPIs cần cập nhật dữ liệu thường xuyên, nếu không nói là thời gian thực.

Với yêu cầu này, nếu chỉ vận hành hệ thống chỉ tiêu KPI dựa trên phương thức thu thập, cập nhật dữ liệu truyền thống, sẽ rất khó đảm bảo tính thường xuyên, chính xác của dữ liệu. Dưới đây là các lý do tại sao cần phần mềm KPI.

Đọc thêm bài viết để hiểu rõ hơn tại sao cần triển khai phần mềm KPI

– KPI dashboard và vai trò với điều hành doanh nghiệp

KPI Dashboard trên phần mềm digiiTeamW

Đọc thêm về KPI Dashboard

– Dữ liệu đầu vào cho phần mềm KPI

Để phần mềm KPI vận hành tốt và tạo ra hệ thống chỉ tiêu KPIs sống, cần cập nhật dữ liệu một cách thường xuyên. Có 3 cách cập nhật dữ liệu thông thường:

• Nhập tay thẳng vào phần mềm KPI hoặc BI – Phương pháp này có thể sử dụng trong ngắn hạn nhưng khó áp dụng về lâu dài do dễ bị trùng lặp dữ liệu, mất thời gian và khó đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
• Import dữ liệu từ các file excel được export từ các phần mềm khác, hoặc được tạo ra và cập nhật thủ công. Cách này hiệu quả hơn cách thứ nhất, nhưng vẫn tồn tại các vấn đề như dễ trùng lặp, thiếu chính xác (do khó kiểm soát) và không đảm bảo tính cập nhật.
• Tích hợp với các phần mềm khác để đổ thẳng dữ liệu sang, có thể qua một bước duyệt để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu (ví dụ kỳ nhập liệu…)

– Vấn đề tích hợp trong triển khai phần mềm KPI

Một trong những vấn đề khó khăn nhất khi triển khai KPIs trong dài hạn là cập nhật dữ liệu. Do KPI không phải là một hệ thống quản lý chức năng của doanh nghiệp nên tự thân nó không có dữ liệu, mà nó sử dụng lại dữ liệu từ các hệ thống hoặc phần mềm quản lý chức năng khác.

Trường hợp doanh nghiệp chưa có các phần mềm quản lý chức năng, có thể sẽ phải nhập liệu bằng tay hoặc import từ excel. Như vậy sẽ mất thời gian mà không đảm bảo tính cập nhật của dữ liệu.

Nếu doanh nghiệp đã có các phần mềm quản lý khác, phương án tích hợp sẽ là phương án tối ưu để dữ liệu vận hành của các mảng chức năng sẽ được tự động cập nhật về báo cáo của hệ thống chỉ tiêu KPIs thông qua BI.

Đọc thêm về Phần mềm BI

– Phần mềm KPI phải triển khai cùng BI

Do các chỉ tiêu KPIs có thể không có tính liên tục theo thời gian (tùy theo mục tiêu cùa doanh nghiệp trong từng giai đoạn) nên cần có một hệ thống thu thập, lưu trữ các dữ liệu vận hành của doanh nghiệp để luôn sẵn sàng cho việc tính toán các chỉ tiêu KPI. Đó chính là phần mềm BI.

Ngoài việc thu thập và lưu trữ các dữ liệu vận hành, BI có thể cho phép tính toán luôn các chỉ tiêu quản lý doanh nghiệp thông dụng như doanh thu, lợi nhuận, lợi nhuận gộp, ROA hay ROE…, từ đó đảm bảo sẵn sàng cung cấp cho phần mềm KPI khi cần thiết.

– Phần mềm KPI digiiTeamW

Tác giả:

Tăng Văn Khánh

Tổng Giám đốc Công ty Tư vấn Quản lý OCD

Đồng sáng lập OOC

Đồng tác giả Phần mềm KPI digiiTeamW

 Tham khảo khóa đào tạo KPI của OCD tại đây: Khóa đào tạo “Xây dựng và triển khai KPI trong doanh nghiệp”