Phần mềm đánh giá KPI – Lựa chọn tất yếu để triển khai thành công KPI tại DN

Last updated on 24 May, 2024

Hệ thống chỉ tiêu KPI đang trở thành một công cụ thiết yếu của điều hành doanh nghiệp và quản lý kết quả công việc của bộ phận và nhân viên. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng thành công trong việc triển khai KPI. Có nhiều nguyên nhân như xây dựng KPI không đúng phương pháp, người thiết kế thiếu kinh nghiệm… và đặc biệt là thiếu hệ thống đo lường tốt. Để giải quyết vấn đề cuối cùng này, triển khai một phần mềm đánh giá KPI phù hợp là hướng đi tất yếu để triển khai thành công hệ thống chỉ tiêu KPI.

Để triển khai thành công, hệ thống chỉ tiêu KPI phải được xây dựng từ hệ thống mục tiêu chiến lược và cơ cấu tổ chức của DN, đảm bảo tính tập trung nhờ quản lý số lượng chỉ tiêu và phân bổ trọng số hợp lý, chỉ tiêu KPI cấp bộ phận và chỉ tiêu KPI cá nhân phải đảm bảo phù hợp với chức năng của của bộ phận và vị trí công việc của người đó. Tuy nhiên, để đảm bảo triển khai thành công hệ thống chỉ tiêu KPI dài hạn và thực sự trở thành một công cụ quản lý hiệu quả của DN, một phần mềm đánh giá KPI phù hợp, được tích hợp tốt với các phần mềm quản lý khác của doanh nghiệp như CRM, DMS, phần mềm quản lý dự án, phần mềm quản lý sản xuất, phần mềm kế toán hay chính phần mềm nhân sự là điều kiện tiên quyết.

Vậy phần mềm đánh giá KPI có những đặc điểm gì và tại sao nó quan trọng trong triển khai hệ thống KPI?

1. Phần mềm đánh giá KPI không nên bị coi là một module của phần mềm nhân sự

Phần mềm đánh giá KPI hay bị hiểu nhầm là một module của phần mềm nhân sự. Thực tế, hệ thống chỉ tiêu KPI trước hết là một hệ thống quản lý phục vụ công tác kế hoạch và điều hành doanh nghiệp, mà trọng tâm của nó là các hoạt động lõi của doanh nghiệp như kinh doanh, sản xuất…, bên cạnh một phần các chỉ tiêu hướng vào công tác cải tiến quy trình và nâng cao năng lực. Do đó, phần mềm đánh giá KPI trước tiên phục vụ việc thiết kế các chỉ tiêu – hay nói cách khác là lập kế hoạch của doanh nghiệp, hỗ trợ việc giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu đó và cung cấp các báo cáo quản trị ở dạng dashboard – báo cáo tổng hợp hoặc báo cáo theo từng chỉ tiêu, đồng thời cho phép so sánh giữa các kỳ báo cáo của cùng một chỉ tiêu.

Phần mềm KPI trước tiên phải phục vụ công tác điều hành. Do đó các giao diện hỗ trợ thiết lập và theo dõi mục tiêu chiến lược hay báo cáo tổng thể có vai trò quan trọng.

Ngoài việc hỗ trợ theo dõi, giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu KPI cấp công ty, phần mềm KPI cũng hỗ trợ việc theo dõi, giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu KPI cấp bộ phận và cá nhân. Những thông tin này sẽ được cung cấp cho bộ phận quản lý nhân sự, có thể có hoặc không thông qua phần mềm nhân sự để phục vụ công tác đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.

2. Phần mềm KPI không phải là phần mềm quản lý sản xuất kinh doanh trực tiếp

Phần mềm KPI, như đã nói trên, là một phần mềm hỗ trợ công tác lập kế hoạch và điều hành thực hiện kế hoạch theo chiến lược. Phần mềm KPI không làm thay chức năng của các phần mềm quản lý sản xuất kinh doanh hoặc các chức năng khác của doanh nghiệp như nhân sự, quản lý dự án, kế toán. Chính vì thế, việc sử dụng phần mềm KPI để nhập trực tiếp các dữ liệu về sản xuất, kinh doanh là không hợp lý, trừ một số chỉ tiêu đặc biệt mà dữ liệu không thể thu thập được thường xuyên từ các phần mềm hoặc hệ thống quản lý khác. Vì vậy, việc tích hợp với các phần mềm quản lý khác của doanh nghiệp gần như là một yêu cầu bắt buộc của bất kỳ phần mềm KPI nào. Nếu không thực hiện được việc tích hợp, việc triển khai phần mềm KPI thường yêu cầu các bộ phận phải nhập liệu trực tiếp hoặc import dữ liệu. Điều này làm mất thời gian và nỗ lực của nhân sự, dẫn đến khả năng phản đối và chối bỏ phần mềm tăng dần theo thời gian.

3. Phần mềm KPI cần được thiết kế trên nền tảng BI

Như đã nói trên, phần mềm KPI cần được tích hợp với các phần mềm quản lý khác của doanh nghiệp. Tuy nhiên, do nguyên tắc thiết kế, các chỉ tiêu KPI lại không cố định theo thời gian do trọng tâm hoạt động của doanh nghiệp có thể thay đổi. Điều này khiến cho việc theo dõi, cập nhật số liệu của phần mềm KPI gặp khó khăn. Do đó, việc xây dựng một nền tảng BI để thu thập thông tin về tất cả các chỉ tiêu vận hành phổ biến của doanh nghiệp là cần thiết để luôn sẵn sàng nguồn thông tin cho KPI. Xem thêm thông tin về BI tại bài viết Phần mềm BI – nền tảng của giải pháp KPI

Phần mềm KPI trước tiên phải phục vụ công tác điều hành. Do đó các giao diện hỗ trợ thiết lập và theo dõi mục tiêu chiến lược hay báo cáo tổng thể có vai trò quan trọng.

Việc triển khai phần mềm KPI sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được một số bài toán khó:

• Quản lý được song song cả 2 vấn đề: quản lý hệ thống mục tiêu/chỉ tiêu chiến lược của công ty và đánh giá hiệu suất cá nhân người lao động, nhờ cơ chế tích hợp với các phần mềm quản lý khác và phân quyền đối với các tài khoản người dùng.
• Đảm bảo việc theo dõi, giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu với thông tin cập nhật thông qua cơ chế tích hợp, giúp BLĐ doanh nghiệp luôn nắm được thông tin quan trọng để cập nhật về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty và so sánh với mục tiêu chiến lược.
• Giảm thiểu được nỗ lực và thời gian nhập liệu của nhân viên, từ đó tăng khả năng chấp nhận và sử dụng phần mềm, song song với việc chấp nhận triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI, giúp nâng cao năng suất lao động và hiệu quả.
• Đánh giá được hiệu quả công việc của người lao động, từ đó áp dụng các biện pháp quản lý nhân sự hướng mục tiêu vào hiệu suất, ví dụ như phương pháp trả lương 3P.

Phiên bản 2.0 của Phần mềm digiiKPI do OOC Solutions phát triển, như một phần của Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS, ra mắt vào tháng 4/2019, và được triển khai đầu tiên cho Cityland – một công ty BĐS lớn ở TP Hồ Chí Minh. Phiên bản digiiKPI 2.0 được thiết kế theo hướng tích hợp giữa KPI và BI, giúp DN có một nền tảng phần mềm BI để thu thập, lưu trữ các thông tin quản lý từ các phần mềm quản lý vận hành khác như quản lý bán hàng (CRM, DMS), quản lý dự án (PM), hay Quản lý sản xuất, đồng thời vẫn thiết kế/theo dõi được các chỉ tiêu kết quả trọng yếu KPI.

Hiện tại phần mềm đánh giá KPI của OOC đã được nâng cấp tiếp lên phiên bản hoàn toàn mới – Phần mềm KPI digiiTeamW – với giao diện trực quan hơn, dễ sử dụng hơn, đáp ứng số lượng chỉ tiêu lớn và nhiều cấp duyệt phức tạp trong các doanh nghiệp lớn. Phần mềm digiiTeamW đã được triển khai thành công tại Đất Xanh Group, Cityland, Yody, PTSC Thanh Hóa, Vitto Hoàn Mỹ Group.

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC.