6 Loại thay đổi tổ chức: Giải thích chi tiết

Last updated on 11 October, 2024

Nhận ra nhu cầu thay đổi và biết cách thực hiện thay đổi thành công là hai kỹ năng hoàn toàn khác nhau. Chiến lược quản lý thay đổi là rất quan trọng, nhưng nên bắt đầu từ đâu? Tất cả bắt đầu với việc hiểu rõ loại thay đổi tổ chức mà bạn đang thực hiện.

Thay đổi tổ chức là gì?

Thay đổi tổ chức là những thay đổi có tác động đáng kể đến toàn bộ tổ chức. Các thay đổi lớn về nhân sự, mục tiêu công ty, dịch vụ cung cấp và hoạt động đều được coi là các hình thức khác nhau của thay đổi tổ chức. Đây là một phạm vi rộng.

Trước khi thiết kế chiến lược quản lý thay đổi của bạn, điều quan trọng là xác định loại thay đổi tổ chức. Điều này giúp thực hiện đúng kế hoạch quản lý thay đổi để đạt được kết quả tốt nhất có thể. Biết loại thay đổi tổ chức cũng sẽ giúp bạn chọn đúng công cụ quản lý thay đổi.

Tại sao quản lý thay đổi tổ chức lại quan trọng?

Thay đổi tổ chức là một điều cần thiết cho doanh nghiệp. Nhân viên nghỉ việc, nhân viên mới được thuê, các nhóm và bộ phận mới được thành lập khi công ty phát triển, và các doanh nghiệp áp dụng công nghệ mới để đi trước thời đại.

Khóa chìa để thay đổi tổ chức thành công và hiệu quả là cách bạn quản lý nó. Điều quan trọng là giữ cho nhân viên được thông tin và đảm bảo rằng họ hiểu những thay đổi là gì và nhân viên sẽ bị ảnh hưởng như thế nào.

Với quản lý thay đổi tổ chức hiệu quả, bạn có thể duy trì hoạt động trơn tru của doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi. Ví dụ, cung cấp đào tạo hiệu quả giúp nhân viên học công nghệ mới nhanh hơn. Nhờ đó, họ sẽ áp dụng đầy đủ công nghệ và thay đổi tổ chức không bị đình trệ bởi các vé hỗ trợ và người dùng thất vọng.

Bằng cách xác định các loại thay đổi tổ chức mà bạn sẽ thực hiện, bạn có thể lập kế hoạch để giữ cho nhân viên được thông báo. Bạn có thể yêu cầu phản hồi về thay đổi khi thực hiện thay đổi và sau đó điều chỉnh kế hoạch quản lý thay đổi của bạn để nhóm của bạn có sự hỗ trợ cần thiết để duy trì tinh thần cao và tạo điều kiện thuận lợi cho thay đổi từ phía họ.

6 Loại Thay Đổi Tổ Chức

Các loại thay đổi tổ chức khác nhau yêu cầu các chiến lược khác nhau. Từ thực hiện đến giao tiếp, mọi thứ đều phải được điều chỉnh theo loại thay đổi cần thực hiện.

Dưới đây là sáu loại thay đổi tổ chức phổ biến nhất, cùng với các ví dụ về quản lý thay đổi tổ chức cho từng loại:

(1) Thay đổi chiến lược

Các tổ chức thực hiện thay đổi chiến lược cho doanh nghiệp của họ để đạt được mục tiêu, tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường hoặc đáp ứng các cơ hội hoặc mối đe dọa của thị trường. Một thay đổi chiến lược bao gồm thực hiện thay đổi đối với các chính sách, cấu trúc hoặc quy trình của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo cấp cao và Giám đốc điều hành thường chịu trách nhiệm về thay đổi chiến lược.

Ví dụ về thay đổi chiến lược trong một tổ chức

Cập lại sứ mệnh doanh nghiệp phát triển hơn

Khi các công ty lần đầu tiên ra mắt, trọng tâm ban đầu thường là tạo ra khách hàng tiềm năng và thu hút khách hàng. Tuy nhiên, một khi công ty có một cơ sở khách hàng ổn định, trọng tâm có thể chuyển sang bán chéo. Khi sứ mệnh chính thay đổi, sứ mệnh của công ty cũng cần phải phát triển.

Đổi mới

Thay đổi chiến lược thông qua đổi mới kỹ thuật số đề cập đến việc sử dụng kỹ năng và nguồn lực để phát triển ý tưởng mới hoặc cải thiện các sản phẩm hiện có để đáp ứng nhu cầu mới và thay đổi của khách hàng. Tập trung vào đổi mới thường đòi hỏi đầu tư mạnh vào các hoạt động nghiên cứu và phát triển và công nghệ mới nhất.

Tổ chức lại

Tổ chức lại dẫn đến việc các tổ chức tổ chức lại các khía cạnh của công ty để tồn tại sau một cú đánh mạnh hoặc để tối đa hóa doanh nghiệp đã có lợi nhuận của họ. Tổ chức lại có thể dẫn đến giảm quy mô hoặc tăng quy mô lực lượng lao động. Ví dụ, trong thời kỳ COVID-19, ngành du lịch và khách sạn là hai ngành bị ảnh hưởng nặng nề nhất về việc cắt giảm nhân viên và tổn thất.

(2) Thay đổi tập trung vào con người

Mặc dù tất cả các thay đổi đều ảnh hưởng đến con người, các loại thay đổi tổ chức trung tâm con người bao gồm việc thiết lập các chính sách về nghỉ phép sinh con mới hoặc đưa vào nhân viên mới. Khi thực hiện một thay đổi trung tâm con người, ban lãnh đạo phải nhớ rằng nhân viên sẽ tự nhiên kháng cự thay đổi.

Một thay đổi trung tâm con người đòi hỏi sự minh bạch, giao tiếp, lãnh đạo hiệu quả và một cách tiếp cận đồng cảm.

Lưu ý: Nhiều mô hình quản lý thay đổi, chẳng hạn như Đường cong thay đổi Kübler-Ross và Mô hình thay đổi Satir, tập trung cụ thể vào việc quản lý các phản ứng cảm xúc đối với thay đổi.

Ví dụ Thay đổi tổ chức trung tâm con người

Đón nhận nhân viên mới

Đưa vào thành viên mới của nhóm đòi hỏi việc hướng dẫn và đào tạo hiệu quả, ảnh hưởng đến cả nhân viên mới và nhân viên hiện có. Bạn cần bắt đầu bằng cách truyền đạt lý do tuyển dụng người mới cho nhóm.

Thay đổi vai trò và trách nhiệm

Mô tả công việc có thể phát triển theo thời gian. Thay đổi về trách nhiệm của nhân viên có thể yêu cầu đào tạo bổ sung hoặc nâng cao kỹ năng và tổ chức lại các nhóm. Tất nhiên, thay đổi thói quen là một quá trình tinh tế. Điều cần thiết là có một chiến lược để thực hiện và truyền đạt thay đổi.

Mọi người thích sự thay đổi có mục đích. Truyền đạt giá trị của sự thay đổi là rất quan trọng. Nếu bạn đang thêm một trách nhiệm vào vai trò của ai đó, nhân viên sẽ có nhiều khả năng nhận tin tốt nếu họ hiểu lý do đằng sau nó.

Giảm nhân sự

Nếu công ty của bạn trải qua việc tuyển dụng hoặc cắt giảm nhân sự hàng loạt, buộc bạn phải thay đổi hoạt động và quy trình nội bộ, tình hình phải được giải quyết bằng cách ghi nhớ tác động của nó đối với cả nhân viên bị cắt giảm và nhân viên còn lại.

Hãy cho nhân viên bị cắt giảm đủ thời gian để phục hồi và rời khỏi công ty mà không gặp bất kỳ biến động tài chính hoặc cảm xúc nào.

Mặt khác, mối đe dọa cắt giảm nhân sự có thể gợi ra nỗi sợ hãi và lo lắng trong số các nhân viên còn lại, do đó ảnh hưởng đến tinh thần và năng suất của họ. Do đó, ban lãnh đạo cần phải minh bạch với những nhân viên này, truyền đạt lý do đằng sau những thay đổi cực đoan như vậy và trả lời mọi câu hỏi mà nhân viên có thể có liên quan đến thay đổi.

(3) Thay đổi cấu trúc

Thay đổi cấu trúc là những thay đổi được thực hiện đối với cấu trúc của tổ chức, có thể bắt nguồn từ các yếu tố nội bộ hoặc bên ngoài và thường ảnh hưởng đến cách thức điều hành công ty. Thay đổi cấu trúc bao gồm các thay đổi lớn trong hệ thống quản lý, tổ chức nhóm, trách nhiệm được quy cho các bộ phận khác nhau, chuỗi chỉ huy, cấu trúc công việc và thủ tục hành chính.

Những hoàn cảnh dẫn đến thay đổi cấu trúc bao gồm sáp nhập và mua lại, trùng lặp công việc, thay đổi thị trường và thay đổi quy trình hoặc chính sách. Những thay đổi này thường chồng chéo với những thay đổi trung tâm con người vì chúng trực tiếp ảnh hưởng đến hầu hết, nếu không phải tất cả, nhân viên.

Ví dụ về Thay đổi cấu trúc trong một tổ chức

Sáp nhập và mua lại

Sáp nhập và mua lại thường dẫn đến những thay đổi lớn trong cấu trúc tổ chức. Khi công ty X và Y hợp nhất, nhiều bộ phận bị loại bỏ, nhân viên được phân công lại, và các quy trình làm việc hoàn toàn mới được xây dựng. Quá trình này đòi hỏi việc xác định lại mục tiêu, rõ ràng hóa vai trò và trách nhiệm, cũng như đào tạo lại nhân viên.

Tạo ra các nhóm hoặc bộ phận mới

Thay đổi cấu trúc cũng có thể áp dụng cho các điều chỉnh nhỏ hơn, chẳng hạn như tạo ra một nhóm mới. Nếu bạn nhận thấy rằng một nhóm nhân viên có sở trường về phân tích, bạn có thể quyết định tạo ra một nhóm riêng biệt dành riêng cho báo cáo.

Tuy nhiên, việc chuyển đổi nhân sự và nhiệm vụ cần thiết có thể tạo ra một số căng thẳng. Để hợp lý hóa quá trình, hãy biện minh cho sự thay đổi bằng lý do rõ ràng, giải thích lợi ích và làm nổi bật những điểm tích cực. Không phải là lấy đi trách nhiệm – mà là để chơi theo thế mạnh của từng cá nhân.

Thay đổi biểu đồ tổ chức của công ty

Thăng chức và vai trò mới yêu cầu cập nhật biểu đồ tổ chức. Khi di chuyển mọi người xung quanh, hãy chắc chắn để ăn mừng chiến thắng, như thăng chức, và giải thích các điều chỉnh như các bộ phận hợp nhất.

Thay đổi cấu trúc ảnh hưởng đến cách thức hoạt động tổng thể của công ty bạn. Đây không bao giờ là một quá trình chuyển đổi dễ dàng, nhưng việc củng cố sự thay đổi càng sớm càng tốt có thể giúp bạn tránh được các vấn đề lớn trong tương lai.

(4) Thay đổi công nghệ

Sự cạnh tranh thị trường ngày càng tăng và công nghệ không ngừng phát triển dẫn đến thay đổi công nghệ trong các tổ chức. Thay đổi công nghệ thường liên quan đến việc giới thiệu phần mềm hoặc hệ thống mới để cải thiện quy trình kinh doanh thông qua quản lý thay đổi SaaS. Tuy nhiên, các mục tiêu dự án công nghệ thường được xác định không đúng cách và được truyền đạt kém, điều này làm sợ hãi và làm thất vọng nhân viên của bạn và cuối cùng dẫn đến sự kháng cự.

Quản lý thay đổi công nghệ là tất cả về việc xác định công nghệ mới và triển khai một chiến lược kỹ thuật số để cải thiện năng suất và lợi nhuận.

Ví dụ về Thay đổi công nghệ

Chuyển đổi số

Chuyển đổi số được định nghĩa là việc tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực kinh doanh, dẫn đến những thay đổi cơ bản về cách thức hoạt động của một doanh nghiệp và cung cấp giá trị cho khách hàng của mình. Mặc dù công nghệ là nền tảng của chuyển đổi số, nhưng có một thành phần thay đổi con người phát triển cùng với công nghệ của bạn. Đây là lý do tại sao quản lý thay đổi phải là trung tâm của tầm nhìn chuyển đổi số của bạn.

Quản lý thay đổi với sự đồng cảm và giúp nhân viên của bạn hiểu cách thức nó có thể cải thiện cuộc sống làm việc của họ. Ngoài ra, điều quan trọng là cho phép nhân viên của bạn có đủ thời gian để thích nghi không chỉ với công nghệ mới mà còn với tư duy mới về khách hàng, thiết kế linh hoạt.

Giới thiệu một công nghệ mới

Khi giới thiệu công nghệ mới, việc có một kế hoạch chuyển đổi rõ ràng là rất quan trọng. Nhân viên cần hiểu rõ lý do thay đổi, lợi ích mà công nghệ mới mang lại và cách họ được hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi. Ví dụ, khi chuyển sang Salesforce, hãy nhấn mạnh vào việc quản lý khách hàng hiệu quả hơn và các tính năng hỗ trợ như đào tạo trực tuyến.

(5) Thay đổi không dự kiến

Thay đổi không dự kiến được định nghĩa là một hành động cần thiết sau các sự kiện không mong đợi. Một thay đổi không dự kiến không thể được dự đoán nhưng có thể được giải quyết bằng quản lý thay đổi hiệu quả.

Ví Dụ về thay đổi không dự kiến

Chuyển sang làm việc từ xa

Các tình huống như sự chuyển dịch hàng loạt bất ngờ của nhân viên sang làm việc từ xa do sự bùng phát của virus đòi hỏi các kỹ năng quản lý thay đổi tổ chức hiệu quả. Lập một chiến lược quản lý thay đổi được xác định rõ ràng, chỉ rõ mục tiêu, mục đích và hướng mà bạn muốn thay đổi tuân theo. Chiến lược xác định các đặc điểm và đặc tính của sự thay đổi, khung thời gian, rủi ro, hạn chế và khả năng kháng cự của nhân viên.

Một số chiến lược thiết yếu mà các công ty có thể sử dụng để quản lý nhân viên từ xa trong quá trình thay đổi bao gồm:

• Giao tiếp thường xuyên và kỹ lưỡng hơn để tránh hiểu lầm và giả định.
• Có các công cụ và quy trình phù hợp để thúc đẩy sự tham gia của nhân viên ảo.
• Ưu tiên học tập và phát triển để liên tục nâng cao kỹ năng của nhân viên về công nghệ mới nhất thông qua phần mềm đào tạo nhân viên.
• Sử dụng nhà quản lý thay đổi để giúp từng nhân viên thích nghi với văn hóa từ xa.
• Cung cấp lịch làm việc linh hoạt cho nhân viên từ xa để duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh.

Mất nhân sự quan trọng

Một thay đổi không dự kiến cũng có thể xảy ra nếu một công ty khác hoặc một đối thủ cạnh tranh lôi kéo một trong những thành viên giá trị nhất của nhóm bạn bằng một vị trí thăng tiến hấp dẫn hoặc mức lương cao hơn. Trong trường hợp nhân viên nghỉ việc ở các vai trò quan trọng, kế hoạch kế thừa là cách hiệu quả nhất để giảm thiểu ảnh hưởng của sự thay đổi đó.

Một kế hoạch kế thừa xác định các vị trí quan trọng, nhu cầu nhân sự tương lai, tài liệu hóa và chuyển giao kiến ​​thức quan trọng, và những người có thể đảm nhận các vai trò tương lai này trong một tổ chức – và giúp phát triển các kế hoạch hành động phù hợp.

(6) Thay đổi điều chỉnh

Thay đổi điều chỉnh là phản ứng. Loại thay đổi này xảy ra khi một vấn đề được xác định và cần phải thực hiện một giải pháp. Vì những thay đổi này được thiết kế để giải quyết một vấn đề, chúng yêu cầu hành động ngay lập tức.

Thay đổi phản ứng có thể không lý tưởng, nhưng điều đó không thể tránh được. Lợi ích của thay đổi điều chỉnh là việc đánh giá thành công của nó rất nhanh và đơn giản với chỉ một câu hỏi – vấn đề đã được giải quyết hay chưa?

Ví dụ về thay đổi đổi điều chỉnh

Giải quyết các vấn đề về giao tiếp với khách hàng

Activision từng đối mặt với lượng lớn câu hỏi từ khách hàng sau mỗi lần ra mắt sản phẩm. Thay vì chỉ tập trung vào cuộc gọi điện thoại, họ nhận ra rằng khách hàng thích tương tác trên mạng xã hội hơn. Để giải quyết vấn đề này, Activision đã sử dụng Salesforce để theo dõi và trả lời các câu hỏi trực tiếp trên các nền tảng mạng xã hội. Nhờ đó, công ty đã giảm được chi phí và tăng sự hài lòng của khách hàng.

Cung cấp thêm đào tạo cho nhân viên mới

Các quy trình cực kỳ không hiệu quả thường dẫn đến thay đổi điều chỉnh. Bạn có thể nhận thấy rằng nhân viên mới đang gặp khó khăn trong việc học các công cụ và phần mềm nội bộ. Kết quả là, họ đang chạy đến nhân viên hiện có với các câu hỏi. Thời gian bị lãng phí và mọi người đều cảm thấy thất vọng.

Trong trường hợp này, thay đổi điều chỉnh có thể bao gồm một sự kết hợp của một chương trình hướng dẫn người dùng cho đào tạo ứng dụng, một wiki công ty hoặc cơ sở kiến ​​thức cho kiến ​​thức cơ bản của công ty và một cẩm nang hướng dẫn với các nguồn tài nguyên kiến ​​thức thúc đẩy học tập tự hướng dẫn.

Thay đổi điều chỉnh bắt đầu bằng một vấn đề và kết thúc bằng một giải pháp.

Có vẻ đơn giản, nhưng vì những thay đổi này là phản ứng, chúng thường có thể liên quan đến một số thử nghiệm và lỗi. Hành động nhanh chóng có nghĩa là bạn sẽ không có nhiều thời gian để lên kế hoạch hoặc chuyển đổi. Chiến lược đi vào hoạt động thông qua việc theo dõi sự thay đổi. Thay đổi điều chỉnh chỉ thành công nếu vấn đề được xác định đã được giải quyết.

5 Chiến lược để thúc đẩy thay đổi tổ chức thành công

Bây giờ bạn đã xác định được loại thay đổi tổ chức, đây là một vài mẹo để đảm bảo thay đổi tổ chức thành công.

Tầm nhìn và mục tiêu rõ ràng

Điều cần thiết là hiểu lý do của sự thay đổi, cách nó sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và khi nào nó sẽ được coi là thành công.

Đề ra và chia sẻ một mục đích, tầm nhìn và mục tiêu dễ hiểu giúp nhân viên và lãnh đạo hiểu được “tại sao” của sự thay đổi và là yếu tố quan trọng cho thành công tổng thể của việc thực hiện thay đổi.

Sự ưu tiên

Không thể thay đổi mọi thứ cùng một lúc, vì vậy điều quan trọng là ưu tiên các vấn đề bạn muốn giải quyết trước tiên. Ví dụ, thực hiện ba ứng dụng doanh nghiệp mới lần lượt, không phải tất cả cùng một lúc.

Đảm bảo sự ủng hộ từ toàn bộ công ty

Điều cần thiết là bao gồm tất cả các bên liên quan chính, từ lãnh đạo và quản lý đến giám đốc điều hành, để giảm thiểu sự kháng cự của tổ chức đối với thay đổi. Điều này giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe, được bao gồm và được đánh giá cao – cho phép bất kỳ xung đột nào được đưa ra sớm trong một dự án triển khai và được giải quyết nhanh chóng.

Phát triển một kế hoạch truyền thông bằng văn bản để thông báo cho tất cả các bên liên quan về sự thay đổi. Kế hoạch phải giải quyết tất cả các mối quan tâm, bao gồm cả hình dạng mới của doanh nghiệp sẽ như thế nào. Giao tiếp phải là hai chiều, cung cấp cho nhân viên cơ hội để đặt câu hỏi và chia sẻ mối quan tâm của họ.

Xây dựng kế hoạch thực hiện sự thay đổi

Một việc thực hiện thay đổi thành công đòi hỏi một kế hoạch chi tiết để làm nổi bật các cột mốc quan trọng một cách có hệ thống. Để triển khai dễ dàng, bạn phải lên kế hoạch cho tất cả các khía cạnh này – phạm vi dự án, tích hợp, nguồn lực, giao tiếp, thời gian, chi phí, mua sắm và rủi ro. Một kế hoạch thực hiện thực tế giúp tăng tốc độ thực hiện thay đổi bằng cách dự đoán và vượt qua các rào cản và sự kháng cự đối với thay đổi.

Tập trung vào đào tạo và hỗ trợ

Đào tạo và hỗ trợ theo yêu cầu là rất quan trọng để củng cố sự thay đổi. Bạn có thể triển khai các công cụ quản lý thay đổi khác nhau cung cấp đào tạo, tạo cơ sở kiến ​​thức, theo dõi tiến độ,..

Ví dụ, triển khai một nền tảng áp dụng kỹ thuật số để giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi từ công cụ này sang công cụ khác. DAP cho phép đào tạo nhân viên về bất kỳ phần mềm mới hoặc ứng dụng doanh nghiệp nào thông qua các hướng dẫn trong ứng dụng theo ngữ cảnh, lời nhắc, video, hướng dẫn bằng văn bản và cơ sở kiến ​​thức được nhúng.

——————————-