Những yếu tố nên cân nhắc khi thiết lập hệ thống chỉ tiêu KPI

Last updated on 24 May, 2024

KPIs là các chỉ số đang được áp dụng phổ biến, rộng rãi trong các doanh nghiệp và cá nhân hiện nay. Vậy các nhà doanh nghiệp cần hiểu KPIs chính xác như thế nào và nên cân nhắc yếu tố nào để có thể thiết lập hệ thống chỉ tiêu KPI một cách hiệu quả nhất.

KPI là gì?

Các chỉ số hiệu quả cốt lõi (KPIs) là các phép đo lường được sử dụng để theo dõi định kì và đánh giá hiệu suất của một doanh nghiệp trong việc đạt được các mục tiêu cụ thể. Ngoài ra, KPI cũng được sử dụng để đánh giá hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp so với các doanh nghiệp tương đương khác trong ngành.

KPI được sử dụng trong nội bộ và bên ngoài. KPI nội bộ được dùng để đánh giá các mục tiêu nội bộ ở các ban phòng và bộ phận, nhưng cũng sẽ tác động đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. KPI giúp doanh nghiệp thúc đẩy quá trình làm việc của nhân viên để hướng tới mục tiêu chính của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, KPI bên ngoài được dùng để đánh giá hiệu suất liên quan tới mục tiêu chung trong doanh nghiệp. Ngoài ra, chỉ số hiệu quả cốt lõi (KPI) còn có thể thay đổi từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác, tuỳ thuộc vào mục tiêu cụ thể và tiêu chí đánh giá hiệu suất được chọn.

Những yếu tố cần cân nhắc khi thiết lập hệ thống chỉ tiêu KPI

Mục tiêu cơ bản mà doanh nghiệp và nhân viên cần đạt được

Mục tiêu có thể là trong nội bộ hoặc bên ngoài. Mục tiêu nội bộ là những thành tựu đạt được hàng ngày của các ban phòng hoặc bộ phận. Mục tiêu bên ngoài là những thành tựu đóng góp cho các mục tiêu chính của doanh nghiệp.

Ví dụ: Vai trò của trưởng phòng truyền thông là đảm bảo phương thức giao tiếp tốt nhất được sử dụng để tiếp cận với khách hàng. Các phương thức sẽ được coi mục tiêu nội bộ. Mục tiêu bên ngoài là thực hiện các chiến lược để giảm thiểu chi phí truyền thông và tối đa hóa nhận thức của khách hàng. Nếu như doanh nghiệp không có mục tiêu nội bộ thì sẽ rất khó để  đạt được mục tiêu chung.

Nếu một số KPI không còn hữu ích, các doanh nghiệp có thể thay đổi hoặc loại bỏ. Sự phát triển và hoàn thiện KPI sẽ là một quá trình diễn ra liên tục. Theo thời gian, một số KPI sẽ trở nên quan trọng hơn và một số khác thì ít hơn. Khi sử dụng KPIs, doanh nghiệp sẽ học cách tuỳ chỉnh KPIs để tạo ra các phép đo chính xác và hữu ích nhất. Giống như việc sử dụng bất kỳ công cụ kinh doanh chuyên nghiệp nào, các doanh nghiệp sẽ trở nên tốt hơn trong cả việc xác định và triển khai KPI theo cách hiệu quả nhất có thể.

Đọc thêm: KPIs là gì? Xây dựng và triển khai KPIs từ A đến Z

Câu hỏi đặt ra cho mỗi mục tiêu

Dưới đây là những cách và phương tiện được sử dụng để đạt được mục tiêu. Những câu hỏi sau đây sẽ giúp ích trong việc hình thành mục tiêu như: “Tại sao”, “Cái gì”, “Là Ai”, “Ở đâu”, “Khi nào”, “Làm như thế nào”.

“Tại sao” chúng ta cần những mục tiêu này? Các yêu cầu để đạt được những mục tiêu này là gì? Ai là người thực hiện các hành động? Chúng ta đang áp dụng những mục tiêu này ở đâu? Khi nào là hạn chót để đạt được những mục tiêu này? Làm thế nào chúng ta sẽ đạt được những mục tiêu này?

Những thách thức phải đối mặt trong việc thiết lập hệ thống chỉ tiêu KPI

Một doanh nghiệp có thể thiết lập hệ thống chỉ tiêu KPI quá cồng kềnh khiến doanh nghiệp có thể không thể thực sự theo dõi và thực hiện quá trình đánh giá. Các nhà lãnh đạo có thể có rất nhiều tham vọng và phát triển rất nhiều chỉ số hiệu suất, tuy nhiên, điều đó có thể làm giảm sự hiệu quả đến các KPI cốt lõi. Kết quả của việc này có thể tạo ra sự trùng lặp về trách nhiệm, các mục tiêu có thể chưa được đáp ứng và thậm chí là tổn thất cho doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nên giới hạn phạm vi chỉ trong một vài KPI quan trọng  để dễ dàng theo dõi và thực hiện.

Một thách thức khác là thiếu mục tiêu và chiến lược rõ ràng. Bước đầu tiên trong việc phát triển KPI là thiết lập các mục tiêu rõ ràng mà doanh nghiệp mong muốn đạt được. Nếu các mục tiêu không rõ ràng thì sẽ gây cản trở hiệu quả của các chỉ số hiệu suất được doanh nghiệp đề ra.

Quan trọng hơn, các doanh nghiệp cần nhớ về các chỉ số hiệu suất cốt lõi là có thể đo lường được, có thể định lượng và phải liên quan trực tiếp đến cả bản chất của doanh nghiệp (chẳng hạn như liệu doanh nghiệp có tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ hay không). Ví dụ: một doanh nghiệp có mục tiêu chính là thiết lập nhận diện thương hiệu của mình trên thị trường thì sẽ có KPI khác biệt rõ rệt so với một doanh nghiệp có mục tiêu chính là thành lập văn phòng quốc tế.

——————————-