Các bước xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI phù hợp với DN

Last updated on 24 May, 2024

Việc áp dụng thước đo phù hợp cho đúng người, đúng thời điểm sẽ mở ra những khả năng vô hạn trong công việc quản lý nhân sự của bạn. Vậy làm cách nào để chuyển những mục tiêu mơ hồ trở thành hành động? Quan việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI – chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, các nhà lãnh đạo sẽ dễ dàng quản lý và kiểm soát hiệu quả công việc của từng nhân viên.

Chỉ tiêu KPI là gì

Trước khi chúng ta thảo luận về cách xác định chỉ tiêu KPI, chúng ta cùng nhắc lại chỉ tiêu KPI là gì?

• Một chỉ số đánh giá hiệu quả công việc: chỉ số này cho phép đo lường các hoạt động (hay còn gọi là thước đo), đánh giá mức độ hiệu quả của một doanh nghiệp hoặc một nhóm, hoạt động với mục tiêu đã được xác định. KPI là chỉ số quan trọng nhất để đo lường sự thành công của các hoạt động cụ thể để đạt tới mục tiêu kinh doanh – Đo lường dựa trên một mục tiêu hoặc thang điểm chuẩn cụ thể và bối cảnh cho từng hoạt động được đo lường.
• Nhầm lẫn các số liệu khác với KPI: Nếu việc đo lường hoạt động hoặc số liệu không ảnh hưởng trực tiếp đến việc đạt được mục tiêu kinh doanh của bạn, thì nó không phải là một chỉ tiêu KPI. Không phải tất cả các phép đo lường đều quan trọng như nhau, do đó, không phải tất cả các số liệu đều là các chỉ số KPI.

Các chỉ số KPI rất quan trọng bởi vì chúng tập trung mục tiêu cho một doanh nghiệp hoặc đội nhóm. Các chỉ số KPI tạo nên sự đoàn kết trong một tập thể nhằm đạt được mục tiêu chung.

Thật dễ dàng để nói về những ý tưởng của KPI, nhưng khó có thể tạo nên được một bộ KPI cho một công ty cụ thể. Các nhà lãnh đạo cần đầu tư nhiều thời gian và công sức để xác định chỉ tiêu KPI phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Xác định bộ chỉ tiêu KPI phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn?

Phiên bản đơn giản hóa của việc xác định chỉ tiêu KPI là lựa chọn một vài số liệu ảnh hưởng trực tiếp tới những mục tiêu chung của doanh nghiệp bạn. Cách đơn giản nhất để bắt đầu đó là đưa ra hai câu hỏi:

• Bạn đang cố gắng đạt được điều gì? (mục tiêu chính của bạn)
• Làm sao để bạn biết nếu bạn đạt được thành công ( Chỉ số quan trong nhất xác định thành công của bạn là gì?)

Bốn nguyên tắc để xác định bộ chỉ tiêu KPI

Để xác định được các chỉ số KPI cho doanh nghiệp của bạn, dưới đây là bốn nguyên tắc bạn cần ghi nhớ:

Nguyên tắc 1

Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp vào từng thời điểm mà các chỉ số KPI sẽ không bào giờ giống nhau hoàn toàn. Hai yếu tố có tác động lớn nhất đến những hệ thống KPI: 1) Mô hình doanh nghiệp và 2) Giai đoạn tăng trưởng của doanh nghiệp. Mặc dù những chỉ số KPI giữa các công ty là khác nhau, tuy nhiên bạn có thể nghiên cứu thang điêm chuẩn của ngành và lấy cảm hứng tạo nên hệ thống KPI phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Nguyên tắc 2

KPI có ba dạng khác nhau:

• KPI chung cho doanh nghiệp
• KPI phòng ban/ nhóm
• KPI cá nhân

Các loại số liệu khác được coi là số liệu hỗ trợ. Đó không phải là các chỉ số KPI, nhưng các phép đo đó hỗ trợ các chỉ số KPI của bạn một cách hữu ích.

Nguyên tắc 3

Các chỉ tiêu KPI nên được giới hạn về số lượng: Để giữ được sự tập trung cần thiết vào những mục tiêu lớn và quan trọng nhất thì sự giới hạn số lượng chỉ tiêu KPI là cần thiết – lý tưởng nhất là một bộ KPI tổng thể nhắm đến mục tiêu quan trọng nhất đối với doanh nghiệp và sau đó là một vài chỉ tiêu KPI cho các phòng ban và cá nhân theo đúng mục tiêu của KPI chính.

Nguyên tắc 4

Các chỉ tiêu KPI có thể áp dụng nguyên tắc IPA: Quy tắc này là viết tắt của:

• Quan trọng (Important – Chỉ số KPI có quan trọng không?)
• Tiềm năng cải thiện (Potential improvement – chỉ tiêu KPI này có tiềm năng để cải thiện không?)
• Thẩm quyền (Authority – Bạn có đủ thẩm quyền để cải thiện chỉ tiêu KPI này không?)

Bằng cách đưa ra những câu hỏi này, bạn sẽ xác định được xem liệu một số chỉ số cụ thể nào đó có thể trở thành chỉ số KPI cho doanh nghiệp của bạn hay không.

Ví dụ về chỉ tiêu KPI

Dưới đây là một vài ví dụ về chỉ tiêu KPI để giúp bạn xác định được các số liệu chính.

• KPI doanh nghiệp: Doanh thu định kỳ hàng tháng so với mục tiêu
• KPI bộ phận: Số lượng đăng ký dùng thử sản phẩm so với mục tiêu
• KPI cá nhân: Khách truy cập mới và khách quay lại truy cập ( mục tiêu là tăng lượng khách quay lại truy cập lên X%).

Trước khi bạn xác định các chỉ số KPI từ danh sách những việc cần làm của bạn, hãy dành thời gian để truyền đạt những chỉ số chính tới toàn bộ doanh nghiệp hoặc nhóm của bạn. Các số liệu được thu thập nhưng không được truyền đạt thì nó hoàn toàn vô ích. Điều đó đặc biệt đúng cho KPI.

Các chỉ số KPI phù hợp với tất cả nhân viên trong doanh nghiệp

Một báo cáo gần đây trên Mushroom Management đã chỉ ra một số hệ quả khi các nhà lãnh đạo quản lý không minh bạch: các nhân viên không được cập nhật tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

• Hơn 80% nhân viên mong muốn được chia sẻ nhiều hơn về thông tin và số liệu của doanh nghiệp.
• Một phần tư số nhân viên rời bỏ doanh nghiệp do thiếu minh bạch về phương hướng và hiệu quả kinh doanh.
• Hơn 50% nhân biên cho rằng nếu được chia sẻ nhiều hơn về thông tin và dữ liệu sẽ có tác động tích cực đang kể đến hiệu suất và hiệu quả trong công việc của họ.

Tất cả các số liệu thống kê cho thấy, nếu các thành viên trong nhóm không nhìn thấy mục tiêu và hiệu suất của một doanh nghiệp, làm thế nào bạn có thể mong đợi họ có thể tập trung vào công việc để đạt được những mục tiêu đó?

Giúp các chỉ tiêu KPI của bạn dễ dàng và thú vị

Không ai muốn ngập đầu một bảng tính để xác định và tìm hiểu ý nghĩa của các con số (Trừ khi bạn là một nhà phân tích). Khi xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI cần phải dễ hiểu cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp, những người không phải là nhà khoa học dữ liệu hoặc nhà phân tích số liệu. Hãy xác định các chỉ tiêu KPI rõ ràng để toàn thể nhân sự trong doanh nghiệp có thể thực hiện một cách dễ dàng nhất.

Phần mềm Đánh giá kết quả digiiKPI của Công ty Giải pháp Công nghệ OOC là công cụ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI đánh giá hiệu quả thực hiện công việc KPI theo Phương pháp bảng điểm cân bằng BSC, trong đó hiệu quả được nhìn nhận từ góc độ đạt mục tiêu chiến lược. Hơn nữa, phần mềm Đánh giá Kết quả digiiKPI không chỉ giúp các doanh nghiệp tự thiết lập hệ thống KPI mà còn có thể theo dõi, cập nhật kết quả đánh giá việc hoàn thành KPI và các báo cáo thể hiện những kết quả chỉ tiêu chính yếu nhất dưới hình thức đồ thị, dashboard, hình ảnh trực quan bất cứ lúc nào, từ bất cứ đâu. Phần mềm Đánh giá kết quả digiiKPI sẽ hữu ích và tạo động lực tốt hơn cho cán bộ quản lý và nhân viên các bộ phận.

Để tìm hiểu thêm về tính năng và lợi ích của Phần mềm Đánh giá kết quả digiiKPI, bấm vào đây hoặc liên hệ OOC.

——————————-