Xây dựng hệ thống KPI: Những điều cần chú ý

Last updated on 23 March, 2024

Hệ thống KPI là một công cụ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên. Các tiêu chí KPI được thiết lập dựa trên các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Dựa trên việc hoàn thành KPI, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định về lương thưởng, khen thưởng, sa thải,…

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp cần có một hệ thống KPI hiệu quả để đánh giá đúng năng lực của nhân viên và đưa ra các quyết định đúng đắn, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Mục đích của việc xây dựng hệ thống KPI 

Các doanh nghiệp đang tiếp tục đối mặt với khó khăn trong việc tuyển dụng và giữa chân nhân tài. Cùng với thách thức trong việc phải cắt giảm chi phí và bản địa hoá nguồn nhân lực. Do đó, tuyển dụng và đánh giá nhân sự là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, nằm ở vị trí chiến lược trong hoạt động kinh doanh.

KPI là một trong những phương pháp đánh giá công việc phổ biến tại Việt Nam. Dựa vào KPI, doanh nghiệp có thể phát triển các chiến lược kinh doanh thành các mục tiêu cụ thể gíup dễ dàng quản lý và kế hoạch hành động cho từ các bộ phận đến cá nhân. Giúp việc đánh giá trở lên rõ ràng và công bằng, đánh giá được hiệu quá công việc của nhân viên.

Lợi ích của việc xây dựng hệ thống KPI

Đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên là một công việc nhạy cảm vì kết luận này có thể ảnh hưởng đến sở thích của họ, từ tăng lương, thưởng, phạt, sa thải đến kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng. Khi đánh giá một nhân viên đúng cách, kế hoạch nhân sự sẽ chính xác hơn, để họ có thể tối đa hóa khả năng của họ. Người được đánh giá đúng sẽ hài lòng khi được công nhận. Họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn, góp phần giảm chi phí và nâng cao năng suất lao động. Điều quan trọng là các doanh nghiệp phải thiết lập các tiêu chí này phù hợp với điều kiện của mình và có một công cụ tốt để quản lý việc đánh giá đó.

Những điều cần chú ý khi xây dựng hệ thống KPI

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá kết quả thực hiện công việc, được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân. Xây dựng hệ thống KPI là một công việc quan trọng và cần thiết cho mọi doanh nghiệp, nhưng cũng không phải là dễ dàng. Để xây dựng hệ thống KPI hiệu quả, có một số điều cần chú ý như sau:

Xác định mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp

Trước khi xây dựng hệ thống KPI, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và chiến lược của mình, cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu đó. Mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp phải phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và nguồn lực của doanh nghiệp. Mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp cũng phải cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan và có thời hạn, theo tiêu chuẩn S.M.A.R.T.

Phân cấp và liên kết các KPI theo các cấp độ

Sau khi xác định mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần phân cấp và liên kết các KPI theo các cấp độ, từ cấp độ doanh nghiệp, đến cấp độ bộ phận, đến cấp độ cá nhân. Mỗi cấp độ sẽ có các KPI riêng, nhưng phải đảm bảo tính liên kết và phù hợp với các cấp độ khác. Mỗi KPI cũng phải có một người chịu trách nhiệm, một phương pháp đo lường, một mức tiêu chuẩn và một kế hoạch hành động.

Lựa chọn và xác định các KPI phù hợp

Lựa chọn và xác định các KPI phù hợp là một bước quan trọng và khó khăn trong quá trình xây dựng hệ thống KPI. Các KPI phải phản ánh được những yếu tố quan trọng nhất đối với mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, cũng như có thể đo lường được kết quả và hiệu quả của hoạt động. Các KPI cũng phải có tính khách quan, minh bạch, đơn giản và dễ hiểu. Một số phương pháp lựa chọn và xác định các KPI phù hợp là: sử dụng các mô hình khung tham chiếu như Balanced Scorecard, OKR, SMART,…; tham khảo các KPI tiêu biểu của ngành nghề hoặc các doanh nghiệp tương tự; tham vấn các chuyên gia hoặc các bên liên quan.

Đo lường, theo dõi và đánh giá các KPI

Đây là bước thi hành và kiểm soát hệ thống KPI. Đo lường các KPI là việc thu thập và xử lý các dữ liệu liên quan đến các KPI, bằng các phương tiện như bảng tính, biểu đồ, phần mềm,… Theo dõi các KPI là việc theo dõi sự thay đổi và tiến độ của các KPI, bằng cách so sánh kết quả thực tế với kết quả mong đợi, cũng như phát hiện và xử lý các vấn đề gặp phải. Đánh giá các KPI là việc đánh giá mức độ hoàn thành và hiệu quả của các KPI, bằng cách sử dụng các phương pháp như tỷ lệ phần trăm, điểm số, xếp hạng, phân loại,…

Điều chỉnh và cải tiến hệ thống KPI

ước cuối cùng và cũng là bước liên tục trong quá trình xây dựng hệ thống KPI nhằm cải tiến hệ thống KPI. Điều chỉnh và cải tiến hệ thống KPI là việc thực hiện các thay đổi và cải thiện cần thiết cho hệ thống KPI, dựa trên kết quả đo lường, theo dõi và đánh giá các KPI, cũng như nhận xét và phản hồi của các bên liên quan. Có thể bao gồm việc thêm, bớt, sửa đổi các KPI, thay đổi các phương pháp đo lường, theo dõi, đánh giá các KPI, cập nhật các mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, cải thiện các quy trình và công cụ liên quan đến hệ thống KPI,…

Điểm mạnh của việc xây dựng hệ thống KPI

• Giúp đánh giá khách quan về năng lực, hiệu suất và kết quả công việc của nhân viên. Việc áp dụng KPIs giúp công ty nâng cao sức cạnh tranh bằng cách khai thác và động viên nhân viên làm việc hiệu quả hơn và hợp tác tốt hơn trong các phòng ban. Giúp các phòng ban, đơn vị và cá nhân phát triển theo đúng hướng đi và mục tiêu của công ty trong dài hạn.

• Giúp công ty đặt ra các mục tiêu rõ ràng và linh hoạt cho từng bộ phận và cá nhân.

• Giúp công ty có được cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh. Khi đo lường và đánh giá KPIs của nhân viên một cách chính xác, công ty có thể thúc đẩy nhân viên làm việc năng nộng hơn, tăng năng suất lao động. Giúp công ty tạo ra môi trường làm việc tích cực, giữ chân nhân viên có tài năng. Giúp công ty cải thiện hiệu quả công việc của nhân viên, cũng như hiệu quả của công ty.

• Giúp công ty lên kế hoạch nguồn nhân lực một cách chính xác hơn.
• Giúp công ty xây dựng mức lương thưởng hợp lý, và đưa ra các quyết định hợp lý.
• Giúp công ty kiểm soát được các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Phần mềm Quản lý KPI/OKR digiiTeamW là một sản phẩm giúp bạn xây dựng KPI một cách nhanh chóng và hiệu quả. Ngoài ra, digiiTeamW còn giúp bạn quản lý công ty tốt hơn, dễ dàng hơn với sự hỗ trợ của đội ngũ chuyên gia.