Văn hóa số là gì? Các yếu tố cốt lõi và cách xây dựng văn hoá số trong doanh nghiệp

Last updated on 28 May, 2024

Trong thời đại kinh tế đặt nền tảng trên nền tảng số, để duy trì khả năng cạnh tranh và đổi mới, văn hóa số đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy đổi mới sáng tạo, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo dựng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. 

Bài viết này sẽ giới thiệu về văn hóa số, bao gồm định nghĩa và tầm quan trọng của nó. Bên cạnh đó, chúng ta cũng sẽ tìm hiểu về lịch sử hình thành và quá trình phát triển của văn hóa số, đồng thời điểm qua một số ví dụ về các công ty áp dụng văn hoá số thành công.

Văn hóa số là gì?

Văn hóa số có thể được định nghĩa là các giá trị, niềm tin, hành vi và công nghệ định hình cách mọi người làm việc và tương tác trong môi trường số. Nó bao gồm một loạt các yếu tố, chẳng hạn như tư duy, khả năng hợp tác, đổi mới và áp dụng công nghệ. Khác với văn hóa tổ chức truyền thống, văn hóa số tập trung vào việc tận dụng công nghệ để đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Một số yếu tố chính của văn hóa số:

• Hợp tác: Hợp tác là một yếu tố quan trọng khác của văn hóa số, cho phép các nhóm chức năng khác nhau cùng nhau làm việc hướng tới các mục tiêu chung.
• Đổi mới: Đổi mới cũng rất cần thiết, vì nó cho phép các tổ chức đi trước đón đầu và cải tiến liên tục.
• Áp dụng công nghệ: Văn hóa số cũng được đặc trưng bởi việc áp dụng công nghệ. Trong một văn hóa số, nhân viên cảm thấy thoải mái với các công nghệ mới và hiểu cách sử dụng chúng để đạt được mục tiêu kinh doanh. Điều này bao gồm các công nghệ như điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo và Internet vạn vật (IoT).

Bằng cách xây dựng một văn hóa số vững chắc, các tổ chức có thể thích nghi nhanh chóng với những thay đổi của môi trường kinh doanh, cải thiện hiệu quả hoạt động và duy trì lợi thế cạnh tranh trong kỷ nguyên số.

Tại sao văn hóa số lại quan trọng?

Văn hóa số đóng vai trò quan trọng đối với các tổ chức vì một số lý do:

Thúc đẩy mục tiêu kinh doanh

Văn hóa số hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh như đổi mới, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng tốc thực thi. Trong nền kinh tế số, các tổ chức cần đổi mới nhanh chóng và thích nghi với những mong đợi luôn thay đổi của khách hàng. Văn hóa số giúp các tổ chức đạt được điều này bằng cách khuyến khích tinh thần thử nghiệm, chấp nhận rủi ro và cải tiến liên tục.

Đòn bẩy cho chuyển đổi số

Văn hóa số là yếu tố thiết yếu trong bối cảnh kinh doanh hiện tại, đóng vai trò then chốt thúc đẩy quá trình chuyển đổi số. Các tổ chức có văn hóa số mạnh mẽ có lợi thế hơn trong việc tận dụng các công nghệ mới nổi như trí tuệ nhân tạo, blockchain và Internet vạn vật (IoT). Họ cũng có khả năng thích ứng tốt hơn với những biến động của thị trường và nhu cầu của khách hàng.

Thu hút và giữ chân nhân tài

Văn hóa số đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nhân tài giỏi. Trong một môi trường văn hóa số, nhân viên được trao quyền chủ động, sở hữu công việc của mình và đóng góp vào thành công của tổ chức. Điều này tạo ra ý thức về mục đích và sự gắn kết, từ đó có thể cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên và năng suất làm việc.

Tóm lại, văn hóa số mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh, thúc đẩy đổi mới và thu hút nhân tài. Bằng cách xây dựng một văn hóa số mạnh mẽ, các tổ chức có thể thích nghi tốt hơn với môi trường kinh doanh năng động và đạt được lợi thế cạnh tranh trong kỷ nguyên số.

Sự phát triển của văn hóa số

Văn hóa số ra đời cùng với sự xuất hiện của Internet vào những năm 1990. Kể từ đó, văn hóa số không ngừng phát triển để thích ứng với những tiến bộ của công nghệ và cập nhật các công cụ, phương pháp mới.

Một trong những yếu tố chính thúc đẩy sự phát triển của văn hóa số là sự gia tăng của các thiết bị di động. Sự phổ biến của điện thoại thông minh và máy tính bảng buộc các tổ chức phải điều chỉnh văn hóa số để đáp ứng nhu cầu của nhân viên, những người ngày càng có xu hướng làm việc linh hoạt mọi lúc mọi nơi.

Yếu tố thứ hai thúc đẩy sự phát triển của văn hóa số là tập trung ngày càng cao vào trải nghiệm của khách hàng. Trong nền kinh tế đặt nền tảng trên nền tảng số, các tổ chức cần mang lại trải nghiệm khách hàng liền mạch và được cá nhân hóa trên nhiều điểm chạm. Văn hóa số đóng vai trò then chốt giúp các tổ chức đạt được điều này bằng cách nuôi dưỡng tư duy lấy khách hàng làm trung tâm và cải tiến liên tục.

Các yếu tố quan trọng của văn hóa số

(1) Văn hoá hiệu suất cao 

Một văn hóa số mạnh mẽ có thể xem như một dạng văn hóa hiệu suất cao. Để hiểu các yếu tố cần thiết của văn hóa số, đầu tiên chúng ta cần biết 3 đặc điểm quan trọng của văn hóa hiệu suất cao:

1. Nhân viên nhiệt tình cống hiến: Nhân viên và các nhóm làm việc hăng say, tận tâm với công việc, mục tiêu của tổ chức và sẵn sàng vượt mức mong đợi.
2. Hành động hướng tới mục tiêu: Cá nhân và các nhóm làm việc theo cách thức thúc đẩy chiến lược của tổ chức.
3. Môi trường thuận lợi: Môi trường tổ chức, hay “bối cảnh” – bao gồm lãnh đạo, thiết kế tổ chức, quản lý hiệu suất, các hoạt động phát triển nhân sự, tài nguyên và công cụ, tầm nhìn, giá trị và tương tác không chính thức – được thiết lập để nuôi dưỡng sự gắn kết và khuyến khích các hành vi thúc đẩy chiến lược của tổ chức.

(2) Văn hoá số

Cũng giống như không có chiến lược nào là hoàn toàn giống nhau, văn hóa số cũng không có một tiêu chuẩn thống nhất. Tuy nhiên, một văn hóa số thường có 5 yếu tố đặc trưng:

1. Hướng ra bên ngoài: Văn hóa số khuyến khích nhân viên hướng ra ngoài và hợp tác với khách hàng, đối tác để tạo ra các giải pháp mới. Ví dụ: Tập trung vào hành trình của khách hàng (customer journey); Nhân viên tham gia vào việc phát triển sản phẩm và cải thiện trải nghiệm của khách hàng bằng cách đặt mình vào vị trí của họ.
2. Ủy quyền thay vì kiểm soát: Văn hóa số phân cấp việc ra quyết định trong toàn tổ chức. Thay vì nhận các hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện công việc, nhân viên tuân theo các nguyên tắc chỉ đạo để có thể đưa ra những quyết định độc lập.
3. Khuyến khích táo bạo thay vì thận trọng: Trong một văn hóa số, mọi người được khuyến khích chấp nhận rủi ro, thất bại nhanh chóng và học hỏi từ đó. Văn hóa này không khuyến khích việc duy trì tình trạng cũ chỉ vì thói quen hoặc thận trọng quá mức.
4. Hành động nhiều hơn lên kế hoạch: Trong thế giới kỹ thuật số thay đổi nhanh chóng, việc lập kế hoạch và ra quyết định cần chuyển từ dài hạn sang ngắn hạn. Văn hóa số hỗ trợ cho việc cần phải nhanh chóng và thúc đẩy lặp lại liên tục. Thay vì hoàn thiện một sản phẩm hoặc ý tưởng trước khi ra mắt.
5. Đề cao hợp tác hơn là nỗ lực cá nhân: Thành công trong văn hóa số đến từ làm việc tập thể và chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, đơn vị và chức năng. Nhịp độ lặp lại và nhanh chóng của công việc kỹ thuật số đòi hỏi mức độ minh bạch và tương tác cao hơn nhiều so với tổ chức truyền thống.

Mức độ của các yếu tố này có thể thay đổi tùy theo ngành và từng công ty. Ví dụ, mức độ chấp nhận rủi ro phù hợp tại một công ty công nghệ sẽ không giống như mức độ phù hợp tại một công ty sản xuất hàng công nghiệp. Ngay cả trong một tổ chức, mức độ chấp nhận rủi ro mong muốn cũng sẽ khác nhau. Khuyến khích chấp nhận rủi ro nhằm mục đích thúc đẩy tư duy sáng tạo nhưng không phải liều lĩnh hoặc vi phạm quy định hay chính sách của công ty.

Đọc thêm: Case study chuyển đổi số thành công từ các thương hiệu nổi tiếng

8 bước xây dựng văn hoá số

Bước 1: Xác định giá trị số của doanh nghiệp

“Số hoá” không chỉ đơn thuần là công nghệ, quy trình hay một câu tuyên bố sứ mệnh. “Số hóa” là một cách nhìn nhận, một phương pháp làm việc và là một hệ thống niềm tin cốt lõi.

Văn hóa số là niềm tin rằng thông qua sự hợp tác, kết nối, thích nghi, linh hoạt, lấy dữ liệu làm định hướng, minh bạch, đa dạng và cởi mở, chúng ta có thể tạo ra tương lai tốt đẹp hơn cho bản thân, doanh nghiệp và xã hội. Mỗi tổ chức có thể có cách hiểu riêng về “số hóa”.

Để xác định được giá trị số của doanh nghiệp, doanh nghiệpc cần có sẵn một bộ giá trị hoặc niềm tin. Từ đó xem xét và đối chiếu chúng với các phẩm chất cốt lõi của “số hóa” như tính cộng tác và kết nối.

Bước 2:  Đánh giá hiện trạng văn hoá số

(1) Thực hiện đánh giá năng lực

Hãy tiến hành đánh giá các năng lực của tổ chức và tạo ra một phân tích GAP (Phân tích khoảng trống) để xác định những điểm mạnh và điểm yếu:

• Công nghệ: Bạn có các công cụ cần thiết để thực hiện các giá trị số của mình không? Thường thì công nghệ do tổ chức cung cấp lại kém hơn nhiều so với những gì nhân viên sử dụng ở nhà. Điều này không chỉ cản trở năng suất mà còn khiến nhân viên mất niềm tin vào tính ứng dụng của công nghệ trong công việc.
• Quy trình: Thế giới số hóa vận hành nhanh chóng – quy trình của bạn có hỗ trợ tốc độ ra quyết định và hành động không? Hãy xem xét lại các quy trình của bạn và xem liệu chúng có quá tuyến tính, quá phụ thuộc cấp trên và quá chậm không.
• Con người: Nhân viên của bạn có được trao quyền không? Nếu nhân viên không được trang bị các kỹ năng phù hợp, không được tự do làm những gì họ giỏi nhất và không tin tưởng vào ý nghĩa công việc của mình, thì mọi nỗ lực sẽ trở nên vô nghĩa.

(2) Lắng nghe ý kiến mọi người

Bên cạnh việc đánh giá nội bộ, bạn cũng có thể tổ chức các buổi thảo luận nhóm hoặc khảo sát để thu thập ý kiến của nhân viên về cách họ nhìn nhận văn hóa số hiện tại của tổ chức. Bằng cách lắng nghe mọi người, bạn có thể có được bức tranh toàn cảnh hơn về những gì đang hiệu quả và những gì cần cải thiện.

Bằng cách đánh giá năng lực và lắng nghe ý kiến mọi người, bạn có thể xác định những điểm yếu và xây dựng một kế hoạch hành động để xây dựng văn hóa số phù hợp với các giá trị cốt lõi của tổ chức.

Tuy nhiên, quá trình này không nên chỉ giới hạn trong ban lãnh đạo. Hãy lắng nghe ý kiến của nhân viên và các bên liên quan khác để xây dựng một bộ giá trị toàn diện và bao trùm, nơi mọi người đều cảm thấy có quyền sở hữu.

Bằng cách khuyến khích sự tham gia của mọi người. Tổ chức có thể xây dựng một nền tảng vững chắc cho văn hóa số, phản ánh giá trị của tất cả các thành viên.

Bước 3: Áp dụng công nghệ

Văn hóa số không chỉ phụ thuộc vào công nghệ, nhưng công nghệ vẫn là một phần thiết yếu trong bức tranh tổng thể.

Đầu tư vào công nghệ phù hợp

• Đầu tư vào các công nghệ giúp nhân viên học hỏi kỹ năng mới, kết nối với khách hàng và phát huy tối đa tiềm năng.
• Xem xét cho phép nhân viên mang thiết bị cá nhân (BYOD – Bring Your Own Device) để lấp đầy khoảng trống giữa công nghệ do tổ chức cung cấp và nhu cầu thực tế. Cân nhắc các vấn đề về bảo mật và quyền riêng tư so với lợi ích của khả năng, tính chấp nhận và sự linh hoạt cao hơn mà BYOD mang lại.

Trải nghiệm công nghệ mới

• Tạo cơ hội cho nhân viên tiếp xúc với các công nghệ mới, từ thực tế ảo (VR) đến thiết bị đeo thông minh. Việc trực tiếp sử dụng các công nghệ thực tế ảo sẽ giúp xóa bỏ những rào cản như lo lắng, bối rối và hiểu lầm. 

Sử dụng công nghệ để kết nối nhưng tránh tạo ra ranh giới

• Áp dụng các công nghệ cộng tác để kết nối mọi người ở các địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, cần cẩn trọng để tránh tạo ra những phần biệt lập trong tổ chức.

Bước 4: Cải thiện quy trình cho văn hoá số

Một trong những giá trị cốt lỏng của văn hóa số là tính cộng tác và cởi mở với ý tưởng. Làm thế nào để cải thiện quy trình nhằm phát huy những giá trị này?

• Khuyến khích ý tưởng từ mọi phía: Xem xét cách bạn có thể tạo ra các quy trình bao gồm ý tưởng đến từ bất kỳ đâu trong tổ chức. Cân nhắc cả hệ sinh thái rộng lớn hơn bao gồm đối tác, nhà cung cấp và khách hàng. Điều này không chỉ mở rộng khả năng sáng tạo của bạn mà còn cung cấp những hiểu biết thực tế có giá trị.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Quyết định là cần thiết trong mọi tổ chức, nhưng hãy tránh việc để “Người có chức vụ cao nhất” luôn là người đưa ra quyết định cuối cùng, vì họ có thể không phải là người am hiểu nhất về số hóa. Thay vào đó, hãy dựa trên dữ liệu trong mọi việc bạn làm thay vì phụ thuộc vào ý kiến chủ quan dễ bị thiên kiến.
• Linh hoạt và nhanh nhẹn: Áp dụng phương pháp linh hoạt Agile để hoàn thành công việc. Ví dụ theo quy tắc “nhóm hai bánh pizza” của Amazon, các nhóm không nên quá đông và chỉ đủ ăn hai bánh pizza. Các nhóm lớn hơn có thể khó quản lý và đi đến thống nhất.

Nhìn chung, hãy thiết lập các quy trình khuyến khích sự tham gia, minh bạch và ra quyết định dựa trên bằng chứng. Bằng cách này, bạn có thể xây dựng một môi trường nơi mọi người đều cảm thấy được trao quyền đóng góp ý tưởng và thúc đẩy sự đổi mới.

Bước 5: Đầu tư và trao quyền cho nhân viên

Xây dựng văn hóa số không chỉ đơn giản là cập nhật phần mềm cho nhân viên. Đó là vấn đề chinh phục lòng tin và trí óc của họ.

Phát triển kỹ năng:

• Đào tạo chính thức: Cung cấp các khóa đào tạo chính thức về công nghệ mới, quy trình mới và cách suy nghĩ mới sẽ giúp nhân viên tự tin hơn và bắt đầu áp dụng những hành vi mới.
• Chương trình cố vấn ngược: Các chương trình cố vấn ngược với nhân viên “thế hệ số” (digital native) không chỉ mang tính giáo dục mà còn thúc đẩy văn hóa cởi mở hơn.
• Học tập liên tục: Tạo điều kiện cho nhân viên học tập liên tục thông qua nhiều nguồn tài liệu khác nhau. Ngày nay, chúng ta cần học lại cách học. Cho phép nhân viên học tập theo cách của mình trong thời gian riêng sẽ rất có lợi.

Trao quyền và tạo động lực:

• Tin tưởng nhân viên: Trong các tổ chức quen thuộc với việc quản lý chặt chẽ nhân viên, việc tin tưởng nhân viên không phải lúc nào cũng dễ dàng. Tuy nhiên, cho phép linh hoạt về thời gian, địa điểm làm việc và đánh giá thành tích sẽ giúp đổi lại sự trung thành, nhiệt tình và chủ động của nhân viên.
• Khuyến khích sự tò mò và chia sẻ: Khuyến khích sự tò mò và chia sẻ cả trực tuyến và ngoại tuyến.

Xác định mục đích:

• Tìm kiếm ý nghĩa: Đặc biệt thế hệ Millennials đang tìm kiếm ý nghĩa lớn hơn trong công việc. Họ muốn biết những gì họ làm đóng góp như thế nào vào mục tiêu lớn lao hơn. Mục tiêu đó càng gắn liền với lợi ích xã hội thì càng tốt. Xác định và hoạt động hướng tới mục đích đòi hỏi nuôi dưỡng một văn hóa nơi các hành vi cần thiết để đạt được mục đích đó có thể phát triển.

Nhân viên là yếu tố then chốt của văn hóa số. Bằng cách hỗ trợ họ phát triển kỹ năng, trao quyền cho họ và cung cấp cho họ một mục đích, bạn có thể xây dựng một lực lượng lao động gắn kết, sáng tạo và thành công.

Bước 6: Văn hóa số không chỉ cần công nghệ

Mặc dù nghe có vẻ hơi nghịch lý, văn hóa số không chỉ đơn thuần là về kỹ thuật số. Trong một thế giới “luôn kết nối”, nhân viên có thể bị kiệt sức, mất đi sự sáng tạo và dễ sinh bệnh. Họ có thể mất niềm tin vào những lợi ích mà công nghệ số mang lại cho bản thân và tổ chức. Thậm chí, có nghiên cứu cho thấy việc kiểm tra email ngoài giờ làm có thể khiến hiệu quả làm việc cả năm bị ảnh hưởng.

Vì vậy, hãy khuyến khích nhân viên nghỉ ngơi khỏi các thiết bị kỹ thuật số để nạp lại năng lượng, dành thời gian suy nghĩ và tương tác trực tiếp với nhau. Dưới đây là một vài giải pháp:

• Các hoạt động thư giãn và kết nối: Tổ chức các buổi tập yoga, thiền và mát-xa để nhân viên thư giãn đầu óc.
• Nghỉ trưa rời bàn làm việc: Khuyến khích nhân viên nghỉ trưa rời khỏi bàn làm việc, tham gia các câu lạc bộ ăn trưa để giao lưu.
• Tôn trọng thời gian nghỉ ngơi: Tôn trọng thời gian ngoài giờ làm việc của nhân viên nếu có thể. Chính phủ Pháp đã ban hành luật ngăn chặn việc gửi email công việc ngoài giờ.
• Không gian làm việc thoải mái: Chú ý đến cả môi trường vật lý lẫn môi trường ảo. Thiết kế những khu vực để mọi người có thể cùng nhau làm việc, gặp gỡ không theo kế hoạch, di chuyển và thảo luận.
• Các hoạt động gắn kết nhóm: Tổ chức các hoạt động cho nhân viên gặp gỡ trực tiếp ngay cả khi họ thường xuyên làm việc từ xa. Ví dụ như tổ chức một chuyến đi “cai nghiện kỹ thuật số” để thúc đẩy sự sáng tạo, giao tiếp và gắn kết nhóm.

Bằng cách khuyến khích cân bằng giữa kỹ thuật số và đời sống thực, bạn có thể xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh, nơi nhân viên cảm thấy được nạp năng lượng và gắn kết, từ đó thúc đẩy năng suất và sáng tạo.

Bước 7: Xây dựng đội ngũ lãnh đạo cho thời đại số

Công nghệ số đã thay đổi tất cả mọi thứ, bao gồm cả cách lãnh đạo. Thời đại của những nhà lãnh đạo “biết tuốt” và điều hành theo kiểu “chỉ đạo và kiểm soát” đã qua. Các giá trị lãnh đạo mới cần phản ánh các giá trị số hóa của tổ chức, bao gồm:

• Cởi mở với ý tưởng: Lắng nghe và tiếp thu ý tưởng từ mọi người trong tổ chức.
• Minh bạch: Chia sẻ thông tin với nhân viên một cách rõ ràng và cởi mở.
• Tư duy mạng lưới: Nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau và tận dụng sức mạnh của cả tập thể.
• Làm gương chứ không dùng quyền lực: Thực hiện những gì bạn yêu cầu nhân viên làm và truyền cảm hứng cho họ.
• Cho phép thất bại: Thất bại là một phần của quá trình học hỏi và đổi mới.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Sử dụng dữ liệu để đưa ra những quyết định sáng suốt và chính xác.
• Học hỏi liên tục: Cập nhật kiến thức và kỹ năng để thích ứng với thời đại số.

Phát triển kỳ vọng mới về lãnh đạo trong tổ chức và nhận được sự chấp nhận, hỗ trợ của họ đối với các giá trị số là yếu tố then chốt để thay đổi văn hóa số hiệu quả.

Bước 8: Đảm bảo tính đồng nhất trong tổ chức

Trong thế giới số, kết nối là điều tiên quyết. Tương tự như vậy, tổ chức của bạn cần được kết nối nội bộ và thống nhất với các giá trị số hóa của mình. Nền tảng vững chắc này, còn được gọi là văn hóa doanh nghiệp, chính là yếu tố thúc đẩy thành công và mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh thực sự.

Peter Drucker, một nhà quản lý nổi tiếng, đã từng nói: “Văn hóa quan trọng hơn chiến lược.” Ý của ông ấy là các đối thủ cạnh tranh có thể dễ dàng sao chép chiến lược của bạn. Nhưng văn hóa doanh nghiệp của bạn, được tạo thành từ những giá trị và cách thức làm việc đặc trưng, thì khó sao chép hơn nhiều.

Bằng cách đảm bảo tất cả mọi người trong tổ chức đều hiểu và hướng tới các giá trị số hóa, bạn có thể xây dựng một nền tảng văn hóa vững chắc. Đây chính là nền tảng cho sự thành công lâu dài.

Kết luận