Triển khai dự án tư vấn trong Đại dịch COVID-19

Last updated on 24 May, 2024

Làm việc từ xa cũng là xu hướng làm việc mới của OCD từ khi Đại dịch Covid-19 xuất hiện. Dù không thể tương tác trực tiếp nhưng hiệu suất công việc vẫn được đảm bảo và giúp cho nhiều khách hàng thành công trong công tác quản lý dự án.

Hình thức OCD quản lý dự án tư vấn quản lý trong mùa dịch

Nếu như trước kia, khách hàng và đội ngũ tư vấn của OCD có thể gặp mặt trực tiếp để trao đổi công việc thì hiện nay, hoạt động này gặp phải nhiều hạn chế. Tư vấn kết hợp trực tiếp và trực tuyến là hình thức tư vấn được OCD áp dụng một cách hiệu quả trong thời gian dịch bệnh. Vậy nên, sau những buổi làm việc trực tiếp sẽ là các hoạt động tương tác trực tuyến của tư vấn với khách hàng nhằm hỗ trợ việc hoàn thiện thiết kế hệ thống. Song song với nhóm gồm một số chuyên gia hỗ trợ trực tiếp khách hàng thì OCD luôn có “hậu phương” hỗ trợ online. 

Công nghệ họp trực tuyến

Với hình thức trực tuyến, OCD ứng dụng công nghệ để giao tiếp, tương tác nhằm hỗ trợ khách hàng một cách tốt nhất: 

• Tổ chức họp online thông qua các nền tảng trực tuyến: Zoom, Skype, Microsoft Teams, Zavi, v.v.
• Trao đổi và hỗ trợ nhanh chóng thông qua Zalo, Viber, Telegram, gọi điện thoại trực tiếp.
• Gửi tài liệu thông qua Email và nền tảng E-learning, cụ thể là Moodle 4.0.

Rất nhiều dự án tư vấn hoàn toàn thực hiện trực tuyến, khi khách hàng ở trong vùng dịch và tiến độ thực hiện các công việc là không thể chậm lại. Nhóm tư vấn OCD vốn là những người thành thạo sử dụng các ứng dụng công nghệ, nay có cơ hội phát huy được năng lực đó và hỗ trợ khách hàng tương tác và sử dụng công nghệ một cách nhuần nhuyễn. Sự hứng khởi qua mỗi lần làm việc trực tuyến cũng được nâng cao nhờ các biện pháp thúc đẩy trao đổi, gia năng năng lượng cho người trong cuộc. Điều này là hết sức quan trọng với người làm việc từ xa bởi việc xóa bỏ rào cản của cảm xúc khô cứng qua thiết bị công nghệ là một trong những yếu tố tạo nên thành công của hoạt động tư vấn.

Sử dụng đa dạng các hình thức họp trực tuyến

Bằng cách tận dụng các chức năng của một số công nghệ tương tác, như làm việc theo nhóm nhỏ (breakout rooms) sau khi hoạt động hội thảo chung được thực hiện (main meeting), hỗ trợ của người chủ trì theo từng nhóm, cảm giác làm việc của người trong cuộc là luôn được gần gũi, kịp thời hỗ trợ và chia sẻ thông tin, thảo luận một cách tích cực.

OCD triển khai tư vấn online cho VITTO Hoàn Mỹ Group

Ưu điểm và trở ngại khi thực hiện tư vấn trong thời gian dịch bệnh

Ưu điểm

OCD xem hoạt động làm việc từ xa trong thời gian giãn cách là một cơ hội để OCD thúc đẩy quá trình công nghệ hóa các thao tác nghiệp vụ, số hóa quá trình làm việc và truyền tải thông tin tới khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nếu như trước đây, các chuyên gia tư vấn của OCD sẽ gặp trực tiếp khách hàng để trình bày, hướng dẫn thiết kế tài liệu thì hiện tại, hình thức trao đổi và gửi tài liệu cho khách thông qua các nền tảng công nghệ đã trở thành trạng thái bình thường mới. 

Trước khi đại dịch xảy ra, mọi thứ đều vận hành theo guồng quay hối hả, thì giờ đây, thực hiện giãn cách xã hội dường như đã khiến mọi thứ chậm đi một nhịp. Khách hàng có thời gian để đọc, nghiền ngẫm tư liệu nhiều hơn, từ đó hiểu sâu được vấn đề mà đội ngũ tư vấn của OCD muốn truyền tải. Bên cạnh đó, các chuyên gia tư vấn cũng có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu, tìm tòi, bàn bạc và cung cấp những giải pháp tốt nhất đến cho khách hàng. Các tài liệu được chia sẻ nhiều qua nền tảng công nghệ cũng được sử dụng hữu ích hơn. Đồng thời, các buổi làm việc trực tiếp cũng không làm giảm đi bầu nhiệt huyết và  không khí khẩn trương của các dự án tái cấu trúc doanh nghiệp.

Nhược điểm

Tuy nhiên, hình thức tư vấn online trong thời gian dịch bệnh cũng không thể tránh khỏi những bất cập trong thời gian đầu mới thực hiện. Để “bắt mạch” được vấn đề của khách hàng đòi hỏi phải có sự tương tác trực tiếp với đội ngũ lãnh đạo, đội ngũ quản lý doanh nghiệp để ngôn ngữ phi ngôn từ và trực giác giúp nắm bắt tâm lý và kỳ vọng của họ. Đến thời điểm hiện tại, các dự án tư vấn của OCD đã vượt qua được sự thiếu hụt nêu trên của giao tiếp trực tuyến, giờ đây được tiến hành suôn sẻ và giúp khách hàng gặt hái nhiều thành công rực rỡ. 

Vấn đề tiếp theo là quản lý dự án từ xa. Khi thực hiện dự án từ xa, thời gian tư vấn bỏ ra cho họp hành với khách hàng có nguy cơ tăng cao. Điều đó đòi hỏi nỗ lực quản lý dự án nhiều hơn để đảm bảo dự án thực hiện hiệu quả.

Covid-19 chính là cơ hội giúp doanh nghiệp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ 

Rất nhiều doanh nghiệp còn đang lưỡng lự lựa chọn áp dụng hay không các giải pháp làm việc theo nhóm, chia sẻ thông tin, theo dõi tác nghiệp và thống kê dữ liệu hoạt động. Khi đại dịch đòi hỏi phải thích ứng với trạng thái bình thường mới, vừa bảo vệ sức khỏe nhân viên vừa duy trì và phát triển sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp đã phải ra quyết định sử dụng các ứng dụng phù hợp cho làm việc theo nhóm từ xa và ngay lập tức phát huy tác dụng.

Xây dựng hệ thống quản lý có thể số hóa được là giải pháp OCD cung cấp tới khách hàng nhằm đạt hiệu quả một cách tối đa. Đã có nhiều tập đoàn, doanh nghiệp lớn đang chuẩn hóa hệ thống, áp dụng phương thức quản lý mới sẵn sàng cho chuyển đổi số, và đạt được nhiều bước tiến như VITTO Hoàn Mỹ Group, CTCP Hữu Nghị Xuân Cương , Tổng công ty Hòa Bình Minh, CTCP Cơ khí Xây dựng Thương mại Đại Dũng, v.v.

Với hình thức quản lý doanh nghiệp truyền thống, không được “số hóa” đòi hỏi doanh nghiệp tiêu tốn rất nhiều thời gian, công sức, chi phí để vận hành hoạt động và đặc biệt khó quản lý khi mở rộng quy mô. Ứng dụng công nghệ vào quản lý sẽ giúp cho doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn và là phương thức quản lý tiến bộ, hợp xu hướng thời đại. Hệ thống sẽ giúp cho nhân viên các phòng ban phối hợp linh hoạt hơn, chủ động hơn để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Hệ thống quản lý theo mục tiêu với các chỉ tiêu KPI, OKR được phân giao từ cấp công ty xuống bộ phận và cá nhân có cơ hội đạt tốt hơn nhờ sự chủ động này.

Lựa chọn ít nhất một công cụ phù hợp

Bên cạnh đó, áp dụng công nghệ để quản lý theo phương thức tổng thể sẽ giúp doanh nghiệp đồng thời có công cụ và tư duy quản lý. Quan trọng hơn hết, với phần mềm quản lý công việc như DigiiTeamW được tối ưu theo hướng đáp ứng các nhu cầu quản lý theo hệ thống và theo các hạng mục công việc rời rạc sẽ giúp cho doanh nghiệp xử lý phát sinh nhanh chóng, phục vụ tốt cho việc quản lý trong hiện tại và dự báo xu hướng trong tương lai nhờ vào dữ liệu lớn. 

Tham khảo thêm: DigiiTeamW –  Phần mềm Quản lý Công việc, Quản lý Dự án, Giao việc, KPI & OKR-All in one, Quản lý NV dễ dàng!

Phần mềm Quản lý Công việc và Cộng tác – digiiTeamW