Thiết kế cơ cấu tổ chức là việc xây dựng cấu trúc của một tổ chức để đạt được các mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc xây dựng hệ thống phân cấp, vai trò và trách nhiệm phù hợp, cùng các kênh giao tiếp trong tổ chức.
Mục đích của thiết kế cơ cấu tổ chức là tạo ra một cấu trúc hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của tổ chức và tối ưu nguồn lực của tổ chức. Nó còn hướng đến thúc đẩy tính linh hoạt, cải thiện giao tiếp, nâng cao sự gắn kết của nhân viên và giảm thiểu chi phí. Thiết kế cơ cấu tổ chức có thể bao gồm cả việc phân bổ nguồn lực, chính sách, quy trình và phát triển văn hóa công ty.
Thấu hiểu 6 mặt của khối lập phương thiết kế cơ cấu tổ chức
Quy trình công việc
Quy trình công việc là những nhiệm vụ hàng ngày mà nhân viên thực hiện để tạo ra và truyền tải giá trị. Để đạt được kết quả, lãnh đạo cần xác định và ưu tiên các quy trình công việc tạo ra sự khác biệt trên thị trường.
Cấu trúc và quản trị
Cấu trúc và phương thức quản trị của một tổ chức cần được định hình để tận dụng tối đa các khả năng khác biệt hóa và thực hiện chiến lược của tổ chức. Thay vì xem cấu trúc và chiến lược là hai vấn đề riêng biệt, lãnh đạo nên tập trung vào chiến lược trước, sau đó xây dựng cấu trúc tổ chức để hỗ trợ chiến lược đó.
Thông tin và chỉ số
Các hệ thống thông tin cần được thiết kế để đảm bảo thông tin phù hợp. Những thông tin này cho phép lãnh đạo giải quyết các vấn đề quan trọng hoặc đưa ra các quyết định ảnh hưởng đến chiến lược. Các quyết định này phải được xem xét đúng người, đúng thời điểm. Ngoài ra, các chỉ số đo lường cần cung cấp dữ liệu giúp lãnh đạo điều chỉnh mô hình kinh doanh phù hợp với các mục tiêu ưu tiên của tổ chức.
Hệ thống khen thưởng này cần được xây dựng phù hợp để thúc đẩy tinh thần nhân viên và tối đa hóa tiềm năng của họ. Đồng thời, nó cũng hỗ trợ các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Ví dụ, một tổ chức đang triển khai chiến lược tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm khách hàng khác biệt. Điều này có nghĩa doanh nghiệp sẽ quyết định đào tạo thêm cho các nhân viên thường xuyên tiếp xúc với khách hàng.
Cải thiện liên tục
Để bắt kịp những thay đổi của thị trường và nội bộ tổ chức, doanh nghiệp cần có một hệ thống để liên tục rà soát và điều chỉnh tất cả các hệ thống bên trong. Lãnh đạo cần duy trì “tầm nhìn toàn cảnh” về tổ chức. Họ phải thường xuyên kiểm tra xem các quyết định của tổ chức có được điều chỉnh tối ưu để đạt được mục tiêu của họ hay không.
Lãnh đạo và văn hóa
Những niềm tin, hành vi và chuẩn mức trong tổ chức cần được nuôi dưỡng để góp phần phát triển văn hóa doanh nghiệp. Lãnh đạo có thể thúc đẩy văn hóa bằng cách làm gương với các giá trị cốt lõi và cư xử chuẩn mực. Ngoài ra, mọi quyết định trong tổ chức cần được đảm bảo vai trò củng cố cho văn hóa doanh nghiệp.
Nguyên tắc khi thiết kế cơ cấu tổ chức
Tập trung vào mục tiêu chiến lược dài hạn
Một sai lầm mà các nhà quản lý thường mắc phải là tập trung quá nhiều vào việc khắc phục những thiếu sót hiện tại của công ty. Thông thường, những nhà lãnh đạo này bị tác động mạnh mẽ bởi lời phàn nàn về lợi ích ngắn hạn từ nhân viên, khách hàng hoặc nhà đầu tư của họ.
Tuy nhiên, cách đúng đắn để giải quyết vấn đề này là tập trung vào cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty. Việc chỉ giải quyết các vấn đề cấp bách sẽ có thể ảnh hưởng tiêu cực và gây ra nhiều rủi ro hơn cho các mục tiêu trong tương lai.
Dành thời gian khảo sát hiện trạng
Một nghiên cứu cho thấy các nhà điều hành dành rất ít thời gian để đánh giá tình trạng của doanh nghiệp trước khi thiết kế cơ cấu tổ chức mới. Thông thường, các nhà lãnh đạo thường sai lầm khi cho rằng tình hình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp không có vấn đề gì.
Tuy nhiên, trên thực tế, họ lại không nắm bắt được hiệu suất làm việc của nhân viên và cách thức thực hiện các hoạt động nội bộ. Việc dành thời gian xem xét lại hiện trạng hoạt động trong doanh nghiệp sẽ giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân cốt lõi của các vấn đề hiện tại.
Lựa chọn đúng khung thiết kế cơ cấu tổ chức
Hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng thiết kế tổ chức mới dựa trên những lý thuyết chưa được kiểm chứng. Mặc dù việc ra quyết định dựa trên trực giác đôi lúc có hiệu quả, nhưng các nhà quản lý không nên chỉ phụ thuộc vào trực giác của mình. Thay vì dựa vào cảm giác khi đưa ra các quyết định, hãy tham khảo ý kiến từ các bên liên quan và xem xét các dữ liệu có sẵn.
Một trong những nguyên tắc bị lơ là nhiều nhất trong thiết kế cơ cấu tổ chức là tập trung vào vị trí công việc trước, sau đó mới đến con người. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý lại làm ngược lại. Họ bắt đầu tìm kiếm ứng viên để lấp đầy các vị trí nhất định trước khi chức năng và vị trí công việc được mô tả rõ ràng.
Vấn đề với cách tiếp cận này là nó gây ra sự lo lắng cho nhân viên. Ngoài ra, các kỹ thuật viên hay chuyên gia có thể ra đi nếu họ cảm thấy không an toàn về công việc của mình. Hơn nữa, cách tiếp cận này còn gây ra nhiều xao nhãng. Khi đó, hầu hết nhân viên sẽ có xu hướng tập trung vào việc tạo ấn tượng với cấp trên thay vì ưu tiên nhu cầu của khách hàng.
Sẵn sàng cho sự phản đối
Thường thì các nhà quản lý coi mình giống như kỹ sư. Còn nhân viên của họ chỉ là những bánh răng có thể dịch chuyển tùy ý. Một tổ chức được tạo thành từ những con người có nỗi sợ hãi, tham vọng, mục tiêu và cảm xúc. Do đó, các nhà lãnh đạo cần tính đến khả năng các đề xuất thay đổi của họ bị từ chối và phản đối.
Bước đầu tiên mà nhà quản lý cần thực hiện là nhận ra những tư duy tiêu cực ở nhân viên và tìm cách thay đổi cách họ nhìn nhận vấn đề này. Có một số cách để các nhà lãnh đạo có thể giải quyết vấn đề này. Đầu tiên là giải thích rõ ràng về bản chất của việc thiết kế cơ cấu tổ chức. Tiếp theo là lãnh đạo cần làm gương cho những tư duy đổi mới. Cuối cùng là áp dụng hệ thống khen thưởng phù hợp để khuyến khích nhân viên chấp nhận các sáng kiến mới.
Quản trị rủi ro khi chuyển đổi
Do vội vàng triển khai chiến lược mới, phần lớn các nhà quản lý công ty đã bỏ qua các rủi ro trong giai đoạn chuyển đổi. Mỗi lần thiết kế cơ cấu tổ chức mới đều tiềm ẩn một số rủi ro, từ gây rối loạn hoạt động kinh doanh đến nhân viên nghỉ việc và làm giảm hiệu quả kinh doanh. Cách tốt nhất để giảm thiểu rủi ro này là xác định sớm và giải quyết chúng càng nhanh càng tốt.
Trở nên vượt trội hơn
Hệ thống báo cáo là một trong những yếu tố quan trọng nhất và có thể kiểm soát được trong thiết kế cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hầu hết các nhà lãnh đạo lại tập trung quá nhiều vào quy trình thiết kế và bỏ qua các yếu tố khác.
Apple và Pixar là hai công ty vượt trội trong thiết kế cơ cấu tổ chức. Ví dụ, họ chú ý đến nơi nhân viên thường xuyên tụ tập và cách các tương tác xã hội đó ảnh hưởng đến hành vi của họ. Từ đó, doanh nghiệp đưa ra các điều chỉnh thích hợp cần thiết.
Lợi ích của thiết kế cơ cấu tổ chức
Dưới đây là một số lợi ích của việc thiết kế cơ cấu tổ chức hiệu quả:
Rõ ràng trong hoạt động vận hành
Áp dụng một thiết kế cơ cấu tổ chức hiệu quả rất quan trọng đối với mọi tổ chức ở bất kể quy mô nào. Nó giúp làm rõ các hoạt động hàng ngày của công ty, quy trình ra quyết định và các hoạt động kinh doanh khác. Một thiết kế thực tế cung cấp tổng quan về vai trò của từng bên liên quan.
Điều này giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình, khung thời gian để hoàn thành các dự án cụ thể, các nhiệm vụ cần ưu tiên và ai là người họ liên hệ khi cần sự trợ giúp. Một thiết kế tổ chức tốt có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả công việc, đặc biệt là trong các tập đoàn lớn.
Tăng cơ hội phát triển
Một tổ chức có thiết kế hiệu quả có thể tận dụng các cơ hội tăng trưởng dễ dàng hơn. Việc thiết kế cơ cấu tổ chức phải bao gồm cả cơ sở hạ tầng công nghệ. Ngoài ra, nó cũng có lợi khi nhà quản lý đang cân nhắc tuyển dụng nhân viên mới. Thiết kế cơ cấu tổ chức quy định các yêu cầu cụ thể cần tuân theo khi tuyển dụng nhân sự mới. Điều này giúp giảm lãng phí và tăng hiệu quả tuyển dụng.
Tăng khả năng thích nghi với sự thay đổi
Một lợi ích quan trọng của thiết kế cơ cấu tổ chức là khả năng thích ứng với sự thay đổi của thị trường và của ngành. Nhiều nhà lãnh đạo công ty thường tập trung hơn vào các hoạt động hiện tại khi thiết kế cơ cấu. Tuy nhiên, việc nắm bắt các xu hướng mới là điều không thể thiếu. Một thiết kế cơ cấu tổ chức thực tế cần đủ tính linh hoạt cho phép sự điều chỉnh khi cần thiết.
Kết luận
Việc tái thiết kế cơ cấu tổ chức để phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp là một dự án mà Giám đốc điều hành (CEO) của công ty, chi nhánh hoặc doanh nghiệp chịu trách nhiệm chính. Mặc dù CEO không cần quản lý các công việc chi tiết hàng ngày nhưng các nhà lãnh đạo cấp cao của một công ty phải luôn có mặt để giải quyết các vấn đề chính và đưa ra các giải pháp thay thế. Ngoài ra, họ cũng cần tập trung thiết kế cơ cấu tổ chức khả thi cho tương lai và chịu trách nhiệm về quá trình chuyển đổi sang cơ cấu tổ chức mới.
