Quản trị hàng tồn kho là gì? Những phương pháp quản trị hàng tồn kho hiệu quả

Last updated on 25 June, 2024

Quản trị hàng tồn kho đóng vai trò thiết yếu trong sự thành công của một doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp giảm chi phí hàng tồn kho trong bảng cân đối kế toán. Vậy, quản trị hàng tồn kho là gì, những lợi ích nào nó mang lại cho doanh nghiệp của bạn và đâu là các phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến? Cùng OCD tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Quản trị hàng tồn kho là gì?

Quản trị hàng tồn kho là việc giám sát toàn bộ hàng hóa của công ty, bao gồm các quy trình sản xuất, đặt hàng, lưu trữ và bán sản phẩm ra thị trường. Nó còn bao gồm việc quản lý kho bãi và xử lý các nguyên vật liệu, thành phần trong sản phẩm và thành phẩm.

Quản trị hàng tồn kho hiệu quả giúp duy trì tính tổ chức cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Nó cũng cung cấp dữ liệu quan trọng giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh nhạy với các xu hướng thị trường. Điều này tránh được những gián đoạn trong quản lý chuỗi cung ứng và duy trì mức lợi nhuận ổn định.

Lợi ích của quản trị hàng tồn kho

Dù bạn là doanh nghiệp nhỏ hay công ty lớn đang sử dụng phần mềm ERP (phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), thì việc quản trị hàng tồn kho cũng mang lại cho bạn nhiều lợi ích quan trọng:

Lợi ích của quản trị hàng tồn kho

Tránh hư hỏng hàng hóa

Đối với các sản phẩm có hạn sử dụng, việc bán sản phẩm đó đều đi kèm với thời gian giới hạn. Quản trị hàng tồn kho giúp bạn tránh hàng hóa bị hư hỏng không cần thiết bằng cách tối ưu hóa việc kiểm soát hàng tồn kho.

Giảm thiểu hàng tồn kho ế

Hàng tồn kho không bán được (dead stock) không phải vì hết hạn sử dụng, mà bởi chúng lỗi mốt, không còn hợp thời trang, hoặc đơn giản là không còn phù hợp với nhu cầu thị trường nữa. Bằng cách áp dụng một chiến lược quản trị tồn kho cẩn trọng, bạn có thể giải quyết vấn đề gây lãng phí này.

Ngược lại, bạn cũng nên theo dõi mức tồn kho để giảm thiểu rủi ro bán vượt và ghi nhận hàng tồn kho ảo. Bán vượt là tình trạng đơn hàng vượt quá lượng hàng có sẵn trong kho. Hàng tồn kho ảo là tình trạng sổ sách ghi nhận lượng hàng tồn kho lớn hơn thực tế.

Tiết kiệm chi phí kho bãi

Kho bãi là một khoản chi phí biến đổi, dao động tùy thuộc vào diện tích lưu trữ bạn cần. Khi bạn lưu trữ quá nhiều sản phẩm cùng một lúc hoặc trải qua tình trạng hàng khó bán, chi phí kho bãi sẽ tăng lên. Tránh được điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể.

Cải thiện dòng tiền

Hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu (số lượng hàng bạn có thể bán được) và chi phí (những gì bạn cần mua). Cả hai yếu tố này đều tác động đáng kể đến tài sản lưu động của doanh nghiệp – lượng tiền mặt bạn đang có. Quản trị hàng tồn kho hiệu quả sẽ dẫn đến việc theo dõi và dự đoán dòng tiền tốt hơn.

Tối ưu việc thực hiện đơn hàng

Quản trị hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp cải thiện việc thực hiện đơn hàng. Bạn có thể sử dụng các chiến thuật như lưu trữ hàng tồn kho tại nhiều trung tâm thực hiện đơn hàng khác nhau. Điều này đảm bảo sản phẩm của bạn ở gần vị trí khách hàng. Vì vậy, nó giúp rút ngắn thời gian giao hàng đồng thời giảm chi phí vận chuyển. Cả hai yếu tố này đều giúp khách hàng hài lòng hơn.

Quản trị hàng tồn kho hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc kiểm soát và theo dõi sản phẩm. Nó còn bao gồm việc mang lại cho người mua trải nghiệm mua sắm và đổi trả dễ dàng. Đồng thời, điều này đảm bảo việc sản phẩm bị trả lại còn sử dụng được sẽ quay trở lại lưu thông hàng hóa.

Những thách thức khi quản trị hàng tồn kho

Việc quản trị hàng tồn kho phải đối diện với nhiều thách thức. Nó bao gồm tồn kho quá nhiều và không thể bán được, không đủ hàng tồn kho để đáp ứng đơn đặt hàng và không nắm được những mặt hàng nào đang có trong kho và vị trí của chúng.

Dự báo nhu cầu không chính xác

Khi dự báo nhu cầu không chính xác, việc xác định mức tồn kho phù hợp để duy trì và thiết lập mức dự trữ an toàn là một vấn đề cần giải quyết. Nếu không, doanh nghiệp không thể đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn cho khách hàng.

Tồn kho quá nhiều

Khi doanh nghiệp đặt hàng quá nhiều cho một sản phẩm cụ thể không có nhu cầu cao, điều này sẽ dẫn đến:

• Hàng tồn kho dư thừa
• Chiếm dụng không gian kho bãi
• Lãng phí tài nguyên
• Sản phẩm trở nên lỗi thời và hết hạn

Không đủ hàng tồn kho

Việc không đặt đủ hàng tồn kho sẽ dẫn đến tình trạng hết hàng. Khi đó, khách hàng không hài lòng và doanh thu sẽ bị hao hụt. Điều này có thể đặc biệt gây thiệt hại nếu sản phẩm đó là một sản phẩm chủ chốt hoặc nếu tình trạng hết hàng xảy ra trong mùa bán cao điểm như mùa lễ hội.

Quy trình kém hiệu quả

Quy trình lỗi thời hoặc thủ công có thể khiến công việc dễ xảy ra sai sót và làm chậm quá trình hoạt động.Điều này sẽ cản trở sự phát triển của doanh nghiệp. Khi lượng bán hàng bạn tăng lên và hàng tồn kho mở rộng, việc theo dõi mức tồn kho cũng sẽ ngày càng khó khăn hơn.

Các mô hình, phương pháp quản trị hàng tồn kho phổ biến

Mô hình EOQ

EOQ là Economic Order Quantity, tức là số lượng đặt hàng theo tính kinh tế. Trong sản xuất, mô hình EOQ đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa việc mua sắm nguyên vật liệu và sản xuất hàng hóa để đáp ứng nhu cầu một cách hiệu quả. Đồng thời, nó cũng giúp giảm thiểu đáng kể chi phí.

Công thức EOQ giúp các nhà sản xuất xác định số lượng hàng tồn kho cần đặt hàng và sản xuất tiết kiệm chi phí nhất. Điều này được thực hiện bằng cách cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu trữ hàng tồn kho.

Công thức EOQ được tính nhau sau:

Công thức EOQ

Trong đó:

• EOQ = Số lượng đặt hàng tối ưu
• D = Nhu cầu trong một khoảng thời gian cụ thể (thường là 1 năm)
• S = Chi phí đặt hàng
• H = Chi phí lưu kho

Ngành dược là một ngành có giá nguyên liệu đầu vào cao, yêu cầu về điều kiện bảo quản khắt khe và sản xuất thường diễn ra theo quy mô lớn. Mô hình EOQ là một công cụ hữu ích giúp các công ty dược phẩm. Họ có thể sử dụng nó để quản trị hàng tồn kho hiệu quả, tiết kiệm chi phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm. 

Mô hình POQ

POQ (Production Order Quantity – Sản lượng đặt hàng theo sản xuất) là một mô hình quản trị hàng tồn kho dựa trên việc xác định lượng hàng cần đặt hàng theo sản lượng sản xuất. Mô hình này tập trung vào việc điều chỉnh hàng tồn kho dựa trên nhu cầu thực tế của quá trình sản xuất, giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu chi phí lưu kho.

POQ cho phép doanh nghiệp xác định lượng hàng tồn kho cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Mô hình POQ có thể được áp dụng trong nhiều ngành nghề, từ sản xuất hàng hóa đến dịch vụ. Đặc biệt khi quy trình sản xuất biến động và không ổn định, POQ là một phương pháp linh hoạt và hiệu quả.

Công thức POQ

• POQ =: Sản lượng đặt hàng theo sản xuất
• D = Số lượng hàng hóa nhu cầu trong một năm
• S = Chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng
• H = Chi phí tồn kho cho một đơn vị sản phẩm trong một năm
• P = Tốc độ sản xuất hàng năm

Phương pháp FIFO

Phương pháp FIFO (First In, First Out – Nhập trước, Xuất trước) đặc biệt có lợi trong môi trường sản xuất, nơi mà đặc tính ban đầu của sản phẩm và hạn sử dụng là những vấn đề cần quan tâm. Đây là phương pháp đảm bảo rằng các vật liệu hoặc sản phẩm được mua vào trước sẽ được sử dụng hoặc bán ra trước. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ hư hỏng và tồn kho lỗi thời.

Việc duy trì chất lượng và giảm thiểu tổn thất là điều cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành có chu kỳ đổi mới nhanh, như ngành điện tử, ô tô hoặc các mặt hàng dễ hỏng như thực phẩm hoặc mỹ phẩm.

Phương pháp LIFO

Phương pháp LIFO (Last In, First Out – Nhập sau, Xuất trước) ít phổ biến hơn trong sản xuất vì rủi ro hàng tồn kho cũ có thể không được sử dụng. Tuy nhiên, nó lại có lợi thế cho một số loại sản phẩm hoặc vật liệu nhất định không bị phân hủy theo thời gian. 

Trong giai đoạn giá cả tăng cao, LIFO có thể giúp giảm thuế thu nhập doanh nghiệp, vì giá vốn hàng bán được tính toán dựa trên hàng tồn kho mua vào gần đây nhất, thường là loại có giá cao hơn. Phương pháp này có thể được sử dụng trong lĩnh vực lọc dầu và khí mỏ, nơi giá cả biến động liên tục.

Mô hình JIT (Just In Time)

Mô hình Just In Time (JIT) giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ hàng tồn kho bằng cách điều chỉnh đơn đặt hàng, vật liệu cho phù hợp với lịch trình sản xuất. Phương pháp này đòi hỏi việc lên kế hoạch chính xác và quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả.

Bằng cách giảm thiểu hàng tồn kho xuống mức chỉ phục vụ cho việc sản xuất tức thời, các nhà sản xuất có thể giảm đáng kể lãng phí và tăng hiệu quả. Tuy nhiên, mô hình JIT đòi hỏi khả năng phản ứng nhanh trước những gián đoạn trong chuỗi cung ứng để tránh tình trạng đình trệ sản xuất.

Các nhà sản xuất thường xuyên sử dụng phương pháp JIT nhất là trong ngành ô tô, tiêu biểu là Toyota. Nhờ áp dụng JIT, Toyota đã đạt được những thành quả tích cực. Toyota đã giảm thiểu lãng phí trong sản xuất, cắt giảm chi phí sản xuất và hàng tồn kho. Ngoài ra, hiệu quả sản xuất cũng được gia tăng và chất lượng sản phẩm được cải thiện.

Phương pháp phân tích ABC

Các nhà sản xuất sử dụng phân tích ABC để phân loại và ưu tiên hàng tồn kho dựa trên độ quan trọng của mặt hàng đó. Phân tích ABC xếp hạng các mặt hàng trong kho dựa trên nhu cầu, chi phí và độ rủi ro, sau đó nhóm chúng thành các loại.

Phân tích ABC có thể được sử dụng để quyết định nên dự trữ những mặt hàng nào, dự trữ bao nhiêu và đặt hàng thêm khi nào. Phương pháp này giúp xác định các thành phần quan trọng (hàng hóa loại A) cần quản lý chặt chẽ hơn với trữ lượng an toàn. Trong khi đó, các hàng hóa loại C có thể được quản lý với chiến lược linh hoạt hơn.

Đối với nhà sản xuất, hàng hóa loại A là ưu tiên hàng đầu. Điều này nghĩa là các thành phần và vật liệu cần thiết để hoàn thành và sản xuất các sản phẩm này cũng được ưu tiên hơn.

Ví dụ, trong ngành hàng không vũ trụ, các nhà sản xuất như Boeing hoặc Airbus quản lý nhiều loại linh kiện. Bộ phận động cơ đắt tiền là hàng hóa loại A. Các thiết bị điện tử hàng không có giá trung bình là hàng hóa loại B. Các chi tiết ốc vít giá thấp là hàng hóa loại C.

Phương pháp bình quân gia quyền

Với phương pháp bình quân gia quyền, doanh nghiệp tính giá thành cho các mặt hàng trong kho dựa trên tổng giá trị hàng hóa mua vào trong một kỳ rồi chia cho tổng số lượng hàng hóa.

Công thức: Giá trung bình = Tổng giá trị mua hàng / Số lượng hàng mua

Theo phương pháp này, mỗi đơn vị hàng trong kho được gán một chi phí bằng trung bình của tất cả các chi phí đã bỏ ra để mua các đơn vị hàng có sẵn để bán. Giá vốn trung bình theo từng đơn vị được tính định kỳ, thường là vào cuối mỗi kỳ kế toán. Tất cả các đơn vị hàng tồn kho sau đó được định giá theo mức giá trung bình này.

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Với phương pháp này, việc kiểm tra một phần hàng tồn kho được xác nhận bằng cách đối chiếu kiểm kê thực tế với sổ sách ghi chép. Để thực hiện điều này, các doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê định kỳ và ghi nhận điều chỉnh đối với số lượng của các sản phẩm cụ thể. 

Phương pháp kiểm kê định kỳ mang lại nhiều lợi ích. Nó giúp giảm thiểu nhu cầu kiểm kê hàng tồn kho theo quý hoặc theo năm, phát hiện sớm các lỗi và sai lệch. Đồng thời, nó còn cung cấp dữ liệu chính xác để phục vụ cho việc ra quyết định nhanh chóng. Ngoài ra, kiểm kê định kỳ có thể giúp xác định những điểm cần cải thiện trong quy trình để ngăn ngừa sai sót trong tương lai.

Xu hướng tương lai của quản trị hàng tồn kho

Toàn cầu hóa, công nghệ và sức mạnh của người tiêu dùng đang thay đổi cách các doanh nghiệp quản trị hàng tồn kho. Các nhà quản lý chuỗi cung ứng sẽ sử dụng các công nghệ cung cấp thông tin chi tiết đáng kể về cách cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng. Họ có thể dự đoán các bất thường về chi phí và hiệu suất logistics trước khi chúng xảy ra.

Trong tương lai, những công nghệ dưới đây sẽ có thể chuyển đổi quản trị hàng tồn kho:

• Trí tuệ nhân tạo (AI): AI thông minh và có khả năng tự học sẽ giúp theo dõi hàng tồn kho chính xác hơn và giảm thiểu lãng phí vật liệu.
• Internet vạn vật (IoT): Dữ liệu từ cảm biến IoT sẽ cung cấp thông tin chuyên sâu về vị trí và tình trạng tồn kho.
• Công nghệ Blockchain: Công nghệ blockchain có tiềm năng cách mạng hóa cách thức các bên không liên quan giao dịch với nhau. Điều này tạo ra sự minh bạch, tin cậy và hiệu quả cho các hoạt động giao dịch.
• Quản lý đơn hàng thông minh: Chuỗi cung ứng sẽ nắm vững việc kiểm soát hàng tồn kho nhờ dự báo nhu cầu được cải thiện và tự động hóa.
• Máy tính lượng tử: Sức mạnh của tính toán lượng tử sẽ giải quyết được những bài toán trước đây không thể giải được.

Kết luận

Quản trị hàng tồn kho là yếu tố then chốt nếu doanh nghiệp bạn muốn cạnh tranh nghiêm túc và mang đến cho khách hàng trải nghiệm mong muốn. Nếu không áp dụng các phương pháp quản trị hàng tồn kho hữu hiệu, doanh nghiệp sẽ khó có thể phát triển.

Không có một phương pháp quản trị hàng tồn kho hoàn hảo nhất. Mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng. Tuy nhiên, việc tận dụng phương pháp quản trị hàng tồn kho phù hợp nhất có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

——————————-