Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự: Cách thúc đẩy sự thay đổi nhân sự (2024)
Kinh doanh số là gì? Các xu hướng quan trọng trong thế kỉ 21
11 December, 2023
Khóa học quản lý dự án cho doanh nghiệp năng lượng gió Vestas Vietnam
11 December, 2023
Last updated on 24 May, 2024
Trong thời đại ngày nay, chuyển đổi số vừa giúp mở ra những cơ hội mới nhưng cũng kèm theo nhiều thách thức, đặc biệt là trong lĩnh vực quản trị nhân sự. Khả năng thích ứng nhanh chóng với những thay đổi trong công nghệ và môi trường là yếu tố quyết định sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Bài viết này sẽ khám phá cách chuyển đổi số trong quản trị nhân sự và những chiến lược cụ thể để thúc đẩy sự thay đổi trong lĩnh vực này. Đồng thời, chúng ta sẽ nhìn nhận các xu hướng dự đoán cho năm 2024, nơi mà sự chuyển đổi số không chỉ là một xu hướng mà còn là bước đường cần thiết để duy trì sự cạnh tranh và phát triển bền vững.
Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là gì?
Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là quá trình chiến lược tận dụng công nghệ, dữ liệu và các công cụ kỹ thuật số để cách mạng hóa và nâng cao toàn bộ chức năng nhân sự trong một tổ chức. Nó bao gồm việc áp dụng các phần mềm, tự động hóa, phân tích và trí tuệ nhân tạo tiên tiến để hợp lý hóa các quy trình nhân sự, từ tuyển dụng và giới thiệu đến quản lý tài năng, thu hút nhân viên và lập kế hoạch lực lượng lao động.
Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự nhằm mục đích tạo ra một bộ phận nhân sự linh hoạt hơn, dựa trên dữ liệu và lấy nhân viên làm trung tâm. Cho phép các tổ chức đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, cải thiện trải nghiệm của nhân viên và đáp ứng hiệu quả các nhu cầu phát triển của lực lượng lao động trong một môi trường kinh doanh ngày càng kỹ thuật số và toàn cầu hóa. Thực tế, thị trường công nghệ nhân sự (HR tech) toàn cầu dự kiến sẽ tăng vọt lên con số đáng kinh ngạc 30 tỷ USD vào năm 2025.
Các giai đoạn chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự thường diễn ra qua nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn đều dựa trên giai đoạn trước, để cuối cùng trở thành một chức năng sáng tạo và thích ứng.
Các giai đoạn chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Giai đoạn 1: Tiếp tục hoạt động theo cách thông thường
Ở giai đoạn đầu này, nhân sự hoạt động theo cách thông thường, dựa vào các quy trình thủ công, giấy tờ và các công cụ HRIS cơ bản. Tự động hóa rất ít, và trọng tâm của nhân sự chủ yếu là các công việc hành chính như quản lý bảng lương và phúc lợi.
Giai đoạn 2: Khởi động
Ở giai đoạn này, nhân sự nhận ra tầm quan trọng của các công cụ digital và bắt đầu triển khai các công nghệ nhân sự cơ bản. Các quy trình nhân sự thông thường như tuyển dụng, hồ sơ nhân viên và đánh giá hiệu suất được tự động hóa ở một mức độ nào đó. Nhân sự bắt đầu tích cực sử dụng các nền tảng kỹ thuật số để giao tiếp và lưu trữ tài liệu.
Giai đoạn 3: Chính thức hóa
Ở giai đoạn này, nhân sự chính thức hóa các chiến lược kỹ thuật số của mình và đầu tư vào các công nghệ nhân sự tiên tiến hơn. Có một lộ trình rõ ràng cho chuyển đổi số, và việc ra quyết định dựa trên dữ liệu trở nên phổ biến hơn. Nhân sự bắt đầu thu thập và phân tích dữ liệu để hiểu rõ hơn về xu hướng và hiệu suất của lực lượng lao động.
Giai đoạn 4: Chiến lược
Nhân sự trở thành đối tác chiến lược của tổ chức khi bước vào giai đoạn này. Phân tích dữ liệu và tự động hóa được tích hợp sâu vào các quy trình nhân sự, cho phép lập kế hoạch lực lượng lao động, thu hút tài năng và gắn kết nhân viên tốt hơn. Nhân sự bắt đầu điều chỉnh các chiến lược của mình phù hợp với các mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn.
Giai đoạn 5: Hội tụ
Ở giai đoạn này, nỗ lực chuyển đổi số của nhân sự được tích hợp hoàn toàn với chiến lược tổ chức tổng thể. Nhân sự hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác, chẳng hạn như CNTT và tài chính, để tận dụng các công nghệ mới nổi như AI và học máy để phân tích dự đoán, lập kế hoạch kế thừa và trải nghiệm nhân viên được cá nhân hóa.
Giai đoạn 6: Sáng tạo và thích ứng
Không còn chỉ là chuyển đổi số trong quản trị nhân sự, kỹ thuật số giờ đây là một phần của DNA công ty, thúc đẩy sự cải thiện trong phát triển sản phẩm, kỹ thuật, tiếp thị, bán hàng, dịch vụ nhân sự. Một nhóm đổi mới theo dõi các phát triển công nghệ mới để xác định các cơ hội cải thiện liên tục.
Đọc thêm: 7 xu hướng chuyển đổi số nổi bật năm 2024
Lộ trình chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là một hành trình đa diện, liên quan đến một số bước quan trọng để đảm bảo thành công.
Lộ trình chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Đánh giá các quy trình nhân sự hiện tại
Đánh giá các quy trình nhân sự hiện tại đòi hỏi việc đánh giá toàn diện về cách các công việc nhân sự đang được thực hiện trong tổ chức. Bắt đầu bằng cách ghi lại các quy trình, quy trình làm việc và luồng dữ liệu hiện có. Điều này bao gồm mọi thứ từ tuyển dụng và onboarding đến quản lý hiệu suất và quản lý hồ sơ nhân viên. Lập bản đồ quy trình và sơ đồ luồng có thể được sử dụng để trực quan hóa các quy trình này.
Ngoài ra, hãy thu thập phản hồi từ các chuyên gia nhân sự và nhân viên để xác định những điểm khó khăn và kém hiệu quả trong lực lượng lao động. Ngoài ra, hãy phân tích dữ liệu nhân sự lịch sử để tìm ra các xu hướng và các lĩnh vực cần cải thiện, chẳng hạn như tỷ lệ thôi việc cao hoặc chậm trễ trong tuyển dụng. Đánh giá này cung cấp những thông tin chi tiết quan trọng cần thiết để xác định nơi mà số hóa có thể tạo ra tác động đáng kể nhất.
Đặt mục tiêu rõ ràng
Mục tiêu rõ ràng và được xác định rõ ràng đóng vai trò như một lộ trình cho hành trình chuyển đổi, đảm bảo các nỗ lực được tập trung và có thể đo lường. Định nghĩa các mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Tính liên quan, Thời gian cụ thể) phù hợp với các mục tiêu chiến lược rộng lớn hơn của tổ chức.
Ví dụ, giảm thời gian tuyển dụng vị trí trống xuống 20% trong vòng sáu tháng hoặc cải thiện điểm số gắn kết của nhân viên lên 10% trong năm tới. Mục tiêu phải giải quyết các thách thức cụ thể được xác định trong giai đoạn đánh giá.
Xây dựng một team chuyển đổi số
Xây dựng một nhóm chuyên trách chuyển đổi số là điều cần thiết để thúc đẩy quá trình hiệu quả. Nhóm này bao gồm những cá nhân có kỹ năng đa dạng, bao gồm chuyên gia nhân sự, chuyên gia CNTT, nhà phân tích dữ liệu, quản lý dự án và chuyên gia quản lý thay đổi.
Thành phần của nhóm phải phản ánh các khía cạnh khác nhau của chuyển đổi số, từ triển khai kỹ thuật đến thay đổi tổ chức. Ngoài ra, cần phân công rõ ràng vai trò và trách nhiệm trong nhóm để đảm bảo tính trách nhiệm và thực hiện các nhiệm vụ hiệu quả.
Chọn công nghệ phù hợp
Lựa chọn công nghệ phù hợp là một bước quan trọng trong chuyển đổi số trong quản trị nhân sự. Nó liên quan đến một phương pháp tiếp cận có hệ thống để xác định và triển khai các công cụ kỹ thuật số phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
Bắt đầu bằng cách thực hiện đánh giá nhu cầu kỹ lưỡng, xác định các quy trình và khu vực nhân sự cần số hóa. Hãy xem xét các công cụ như hệ thống thông tin nhân sự (HRIS), hệ thống theo dõi ứng viên (ATS), phần mềm quản lý tài năng, cổng tự phục vụ nhân viên và nền tảng phân tích.
Nghiên cứu các nhà cung cấp công nghệ tiềm năng, có tính đến các yếu tố như chức năng, khả năng mở rộng, dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có, tính thân thiện với người dùng và chi phí. Yêu cầu trình diễn sản phẩm và tìm kiếm tài liệu tham khảo từ các tổ chức đã triển khai các giải pháp tương tự.
Ưu tiên bảo mật và tuân thủ dữ liệu
Bảo mật dữ liệu và tuân thủ là những khía cạnh không thể thương lượng của chuyển đổi số trong quản trị nhân sự, do tính nhạy cảm của dữ liệu nhân sự. Ưu tiên bảo vệ dữ liệu bằng cách phát triển các chính sách và quy trình quản trị dữ liệu mạnh mẽ. Chỉ định người có quyền truy cập vào dữ liệu nhân sự, xác định chính sách lưu giữ dữ liệu và lập kế hoạch phục hồi thảm họa.
Điều cần thiết là phải luôn cập nhật các quy định về bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư có liên quan (ví dụ: GDPR, HIPAA) và đảm bảo rằng các hệ thống nhân sự tuân thủ chúng. Thực hiện các cuộc kiểm tra thường xuyên để đánh giá và duy trì tuân thủ, giảm thiểu rủi ro vi phạm dữ liệu và các hình phạt pháp lý.
Triển khai quản lý thay đổi
Chuyển đổi nhân sự thành công đòi hỏi phải quản lý thay đổi cẩn thận để đảm bảo rằng nhân viên và các bên liên quan thích nghi suôn sẻ với các quy trình và công nghệ mới. Bắt đầu bằng cách xác định các bên liên quan chính trong tổ chức và thu hút họ vào quá trình chuyển đổi. Phát triển một kế hoạch truyền thông toàn diện để giữ cho các bên liên quan được thông báo về những thay đổi, nhấn mạnh những lợi ích và giải quyết các mối quan tâm.
Cung cấp các chương trình đào tạo hiệu quả và hỗ trợ liên tục cho nhân viên và chuyên gia nhân sự là điều cần thiết để giúp họ có được các kỹ năng cần thiết để sử dụng các công cụ kỹ thuật số mới một cách hiệu quả. Thiết lập cơ chế phản hồi để thu thập ý kiến và giải quyết các mối quan tâm trong suốt quá trình chuyển đổi. Một chiến lược quản lý thay đổi được thực thi tốt sẽ giảm thiểu sự phản kháng đối với thay đổi và tăng khả năng áp dụng thành công.
Tận dụng phân tích
Phân tích đóng vai trò trung tâm trong chuyển đổi số trong quản trị nhân sự bằng cách cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu. Bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu nhân sự từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cả các công cụ kỹ thuật số mới của bạn. Dữ liệu có thể bao gồm số liệu tuyển dụng, chỉ số hiệu suất nhân viên, khảo sát mức độ gắn kết, v.v.
Khi bạn đã có quyền truy cập vào dữ liệu này, hãy sử dụng các công cụ phân tích và báo cáo để trích xuất những hiểu biết có ý nghĩa. Xác định các xu hướng, mối tương quan và các lĩnh vực cần cải thiện trong lực lượng lao động của bạn. Ví dụ, bạn có thể phát hiện ra rằng một nguồn tuyển dụng cụ thể luôn mang lại những ứng viên có chất lượng cao hơn hoặc một số chương trình đào tạo nhất định dẫn đến tỷ lệ giữ chân nhân viên cao hơn. Những hiểu biết này cho phép các chuyên gia nhân sự đưa ra quyết định sáng suốt và liên tục cải thiện quản lý tài năng và chiến lược nhân sự.
Đo lường và đánh giá
Theo dõi và đánh giá liên tục là rất quan trọng để đánh giá hiệu quả của các nỗ lực chuyển đổi số trong quản trị nhân sự. Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) liên quan trực tiếp đến mục tiêu của bạn, chẳng hạn như giảm thời gian tuyển dụng cho các vị trí tuyển dụng, cải thiện điểm hài lòng của nhân viên hoặc giảm tỷ lệ thôi việc. Thường xuyên đánh giá tiến độ và so sánh kết quả thực tế với các KPI và mục tiêu được xác định trước. Hãy sẵn sàng điều chỉnh chiến lược, công nghệ và quy trình của bạn dựa trên những hiểu biết và phản hồi thu được.
Chuyển đổi số trong quản trị nhân sựlà một hành trình liên tục, và việc đo lường và đánh giá kết quả đảm bảo rằng chuyển đổi vẫn phù hợp với các mục tiêu của tổ chức và tiếp tục thúc đẩy kết quả tích cực cho lực lượng lao động và tổ chức nói chung.
Đọc thêm: Lộ trình chuyển đổi số: Hướng dẫn 10 bước để bắt đầu chuyển đổi số
Ưu điểm của chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Dưới đây là một số lợi ích đáng kể nhất của chuyển đổi nhân sự.
Các quy trình được sắp xếp hợp lý, hiệu quả hơn
Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự cho phép tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình nhân sự khác nhau, giảm thiểu các công việc thủ công và giấy tờ. Sự hợp lý hóa này dẫn đến hiệu quả cao hơn khi các chuyên gia nhân sự có thể phân bổ thời gian và nguồn lực của mình một cách hiệu quả hơn. Các quy trình như tuyển dụng, onboarding, bảng lương và quản lý phúc lợi có thể được hoàn thành nhanh hơn và ít lỗi hơn, cải thiện hoạt động nhân sự tổng thể.
Do lý do này, 97% các công ty đang lên kế hoạch đầu tư lớn hơn vào công nghệ tuyển dụng trong năm 2024 tới, với 47% đầu tư vào công nghệ AI.
Công nghệ giúp nhân viên năng suất hơn
Các công cụ kỹ thuật số trao quyền cho nhân viên bằng cách cung cấp các tùy chọn tự phục vụ cho các nhiệm vụ như cập nhật thông tin cá nhân, truy cập phiếu lương và yêu cầu nghỉ phép. Sự tự chủ này không chỉ giảm bớt gánh nặng hành chính cho nhân sự mà còn giúp nhân viên tự chủ hơn, cho phép các nhóm nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn. Hơn nữa, nhân sự có thể triển khai các nền tảng học tập và phát triển để nâng cao kỹ năng cho nhân viên, thúc đẩy năng suất của lực lượng lao động nói chung.
Nâng cao trải nghiệm của nhân viên
Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự nâng cao trải nghiệm của nhân viên bằng cách cung cấp các giao diện thân thiện với người dùng, truy cập di động vào các dịch vụ nhân sự và phản hồi nhanh hơn cho các yêu cầu. Nhân viên có thể truy cập thông tin nhân sự và hỗ trợ bất cứ khi nào cần thiết, dẫn đến mức độ hài lòng cao hơn. Các chương trình truyền thông và công nhận được cá nhân hóa cũng có thể được tạo điều kiện thông qua các công cụ kỹ thuật số.
Ra quyết định dựa trên dữ liệu
Chuyển đổi số trong nhân sự tạo ra lượng dữ liệu khổng lồ có thể được khai thác để ra quyết định sáng suốt. Các công cụ phân tích và báo cáo nhân sự cho phép các chuyên gia nhân sự hiểu sâu hơn về xu hướng lực lượng lao động, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu liên quan đến tuyển dụng, quản lý hiệu suất và phát triển tài năng. Việc sử dụng dữ liệu một cách chiến lược này giúp các tổ chức duy trì khả năng cạnh tranh và linh hoạt.
Tăng cường tuân thủ và bảo mật
Hệ thống HR kỹ thuật số cung cấp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu nhân viên nhạy cảm và đảm bảo tuân thủ các quy định về quyền riêng tư dữ liệu. Kiểm tra tuân thủ tự động có thể được thực hiện, giảm thiểu rủi ro sai sót và không tuân thủ. Ngoài ra, hồ sơ và tài liệu kỹ thuật số giúp nhân sự dễ dàng theo dõi và duy trì sự tuân thủ các luật lao động, quy định và tiêu chuẩn ngành, giảm thiểu rủi ro pháp lý và các hình phạt.
Những lầm tưởng về chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là một quá trình phức tạp, liên quan đến việc định hình lại các hoạt động nhân sự truyền thống bằng cách tận dụng công nghệ và các chiến lược dựa trên dữ liệu. Mặc dù nó mang lại nhiều lợi ích, nhưng có một số lầm tưởng và quan niệm sai lầm liên quan đến chuyển đổi số trong quản trị nhân sự có thể cản trở các tổ chức nắm lấy sự phát triển cần thiết này. Hãy cùng gỡ bỏ một số lầm tưởng:
Lầm tưởng: Chuyển đổi số nhân sự chỉ là về công nghệ
Thực tế: Mặc dù công nghệ là một thành phần quan trọng, chuyển đổi số trong quản trị nhân sự không chỉ đơn thuần là áp dụng phần mềm hoặc công cụ mới. Đó là một cách tiếp cận toàn diện bao gồm cải tiến quy trình, thay đổi văn hóa, sử dụng dữ liệu và liên kết chiến lược. Công nghệ là một công cụ, nhưng chuyển đổi đòi hỏi sự thay đổi về tư duy và thực tiễn trong toàn bộ chức năng nhân sự.
Lầm tưởng: Đó là một dự án một lần
Thực tế: Chuyển đổi nhân sự là một hành trình liên tục, không phải là một dự án một lần với một điểm cuối cố định. Công nghệ phát triển, cũng như nhu cầu kinh doanh và mong đợi của nhân viên. Theo dõi, thích nghi và đổi mới liên tục là điều cần thiết để duy trì khả năng cạnh tranh và liên quan trong dài hạn.
Lầm tưởng: Nó chủ yếu là về việc cắt giảm chi phí
Thực tế: Chuyển đổi nhân sự là một hành trình liên tục, không phải là một dự án một lần với một điểm cuối cố định. Công nghệ phát triển, cũng như nhu cầu kinh doanh và mong đợi của nhân viên. Theo dõi, thích nghi và đổi mới liên tục là điều cần thiết để duy trì khả năng cạnh tranh và liên quan trong dài hạn.
Lầm tưởng: Thành công được đảm bảo
Thực tế: Thành công trong chuyển đổi số trong quản trị nhân sự không được đảm bảo. Nó đòi hỏi sự lên kế hoạch cẩn thận, sẵn sàng thích nghi và khả năng học hỏi từ thất bại. Các tổ chức phải sẵn sàng đối phó với những thách thức và thất bại trong suốt quá trình.
Tăng tốc chuyển đổi nhân sự với phần mềm quản lý nhân sự digiiHR
Phần mềm Quản lý Nhân sự digiiHR là một giải pháp hiện đại và tiên tiến cho việc quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Phần mềm này được phát triển bởi OCD, một công ty hàng đầu về tư vấn quản lý và công nghệ tại Việt Nam. Các ưu điểm nổi bật:
- Hỗ trợ quản lý toàn bộ quy trình nhân sự, từ tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, thưởng, đến nghỉ hưu.
- Tích hợp với các hệ thống khác như kế toán, sản xuất, bán hàng, để quản lý dữ liệu nhân sự một cách liên kết và đồng bộ.
- Cải thiện chất lượng nhân sự, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc.
- Tăng cường gắn kết và cam kết của nhân viên với doanh nghiệp.
- Phù hợp với các quy định pháp luật về lao động và thuế.
- Dễ dàng sử dụng, cập nhật và bảo trì .
Phần mềm Quản lý Nhân sự digiiHR
Phần mềm Quản lý Nhân sự digiiHR là một trong những phần mềm nhân sự hàng đầu tại Việt Nam và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về phần mềm này tại website của OOC: https://ooc.vn/ hoặc liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.
