Chuẩn hoá quy trình: Lợi ích, ví dụ và các bước thực hiện chi tiết

cách lấy phản hồi của khách hàng
7 cách lấy phản hồi của khách hàng cực hiệu quả
21 February, 2024
Tư vấn Chuẩn hoá quy trình và dữ liệu cho Nhà máy Z183
Tư vấn Chuẩn hoá quy trình và dữ liệu cho Nhà máy Z183
26 February, 2024
Show all
Chuẩn hoá quy trình

Chuẩn hoá quy trình

5/5 - (5 votes)

Last updated on 23 March, 2024

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc tối ưu hóa và chuẩn hoá quy trình là một phần không thể thiếu để đạt được hiệu quả và cạnh tranh. Chuẩn hoá quy trình không chỉ giúp tăng cường sự nhất quán và chất lượng trong hoạt động của tổ chức mà còn mang lại nhiều lợi ích to lớn. Bài viết này sẽ đưa ra cái nhìn tổng quan về lợi ích của việc chuẩn hoá quy trình, đi kèm với các ví dụ cụ thể và hướng dẫn chi tiết về các bước thực hiện.

Chuẩn hóa quy trình là gì?

Chuẩn hóa quy trình hay Process Standardization là quá trình chính thức hóa và tài liệu hóa tất cả các quy trình kinh doanh thống nhất và nhất quán trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mục tiêu của việc chuẩn hóa này là tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và hiệu suất cao bằng cách đảm bảo các hoạt động và quy trình được thực hiện một cách đồng nhất và chất lượng. Những quy trình mới, được  chuẩn hóa này, đôi khi được gọi là quy trình vận hành được Chuẩn hóa (SOP), loại bỏ những nội dung dư thừa, tăng cường các biện pháp kiểm soát chất lượng và giảm thiểu rủi ro.

Lợi ích của việc chuẩn hóa quy trình hiệu quả

Chuẩn hóa các quy trình hoạt động là nền tảng để xây dựng một tổ chức hiệu quả. Lợi ích của việc chuẩn hóa quy trình hiệu quả bao gồm:

Đảm bảo chất lượng và nhất quán

Khi các hoạt động được làm theo tiêu chuẩn, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể yên tâm rằng các quy trình được thực hiện đồng nhất và mang lại kết quả có thể dự báo được và chất lượng cao. Vì SOP được xây dựng trên những phương pháp tốt nhất nên việc áp dụng chúng sẽ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ và thỏa mãn khách hàng hơn.

Tăng hiệu quả và năng suất

Ngoài ra, việc tối ưu hóa các quy trình giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho nhân viên. Điều này cho phép họ làm việc hiệu quả hơn trong thời gian ngắn hơn, góp phần tăng năng suất cho toàn tổ chức bằng cách cải thiện hiệu quả quy trình.

Nâng cao đào tạo và Onboarding

Khi các quy trình vận hành đơn giản và hợp lý, việc đào tạo nhân viên về SOP trở nên nhanh gọn và dễ dàng hơn. Việc loại bỏ những thừa thãi và không cần thiết trong hoạt động giúp giảm bớt khó khăn trong đào tạo, cho phép nhân viên hiểu rõ hơn về vai trò của họ mà không gặp phải rắc rối.

Hỗ trợ phân tích và cải tiến quy trình

Việc thiết lập các SOP rõ ràng, hiệu quả giúp giám sát KPI và điểm chuẩn dễ dàng hơn, đồng thời cải thiện các quy trình khi cần thiết. Phân tích quy trình được hỗ trợ cũng là điều bắt buộc đối với các SOP cần tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của ngành hoặc chính phủ.

Với các quy trình và phương pháp thủ tục được chuẩn hóa, minh bạch, các tổ chức có thể phân tích quy trình kinh doanh để xác định các vấn đềcòn vướng mắc và tối ưu hóa các quy trình này để tạo ra các quy trình kinh doanh tối ưu nhất, hiệu quả nhất.

Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình

(1) Các phòng ban làm việc không thống nhất, quá trình tiếp nhận xử lý công việc bị trì hoãn, dễ nhầm lẫn

  • Dẫn đến năng suất công việc thấp, xảy ra tình trạng lãng phí thời gian và nguồn lực.
  • Khi xảy ra vấn đề mọi người đổ lỗi cho nhau, vấn đề không được giải quyết do không có bên nhận trách nhiệm chính.
  • Khó khăn trong việc theo dõi và giám sát tiến độ công việc, đo lường hiệu suất KPI và đánh giá hiệu quả hoạt động.
  • Nhân viên xử lý và phản hồi yêu cầu của khách hàng chậm trễ.
  • Khách hàng phàn nàn về chất lượng sản phẩm, dịch vụ không ổn định, thường xuyên xảy ra tình trạng sai sót.

(2) Mất nhiều thời gian và chi phí trong việc đào tạo nhân viên mới

  • Quy trình trình đào tạo và tuyển dụng không được ghi chép, lưu trữ đầy đủ.
  • Nhân viên mới phải mất nhiều thời gian để học hỏi và làm quen với công việc.
  • Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao.

(3) Doanh nghiệp đang trong giai đoạn phát triển

  • Doanh nghiệp đang mở rộng quy mô hoạt động.
  • Doanh nghiệp đang triển khai sản phẩm/dịch vụ mới.
  • Doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả hoạt động và cạnh tranh trên thị trường.

6 bước để chuẩn hóa quy trình

Việc chuẩn hóa lại quy trình là một việc không hề đơn giản vì mỗi hoạt động kinh doanh là một chuỗi các quy trình hoạt động phức tạp liên quan đến nhay. Cac nhà quản lý có thể thực hiện việc này theo các bước sau:

các bước để chuẩn hóa quy trình

Các bước để chuẩn hóa quy trình

Bước 1: Xác định vấn đề và ghi chép lại

Bắt đầu bằng cách xác định các hoạt động cần được chuẩn hóa. Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, danh sách này có thể có nhiều quy trình. Bạn có thể sử dụng các công cụ ghi lại quy trình để ghi là tiến trình hiện tại và mời các chuyên gia tư vấn về lĩnh vực này cũng như nhân viên tham gia đóng góp vào quy trình để cung cấp cái nhìn chi tiết về các phần cần khắc phục.

Bước 2: Phân tích quy trình và so sánh chuẩn 

Sau đó, tiến hành nghiên cứu và phân tích các thông tin tổng hợp được. Từ đó xác định được quy trình nào có nhiều thừa thãi và gây ra ùn tắc nhất. Điều này giúp bạn thiết lập KPI và điểm chuẩn để đo lường sự cải thiện sau này. Các chuẩn quy trình này bao gồm tiết kiệm chi phí, tỷ lệ lỗi hoặc sự hài lòng của khách hàng. 

Bước 3: Thiết kế quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP)

Tiếp theo, hãy bố trí  và tối ưu các phiên bản để phát triển cải thiện các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP). Nếu có thể, hãy tìm ra các giải pháp thống nhất có thể áp dụng cho nhiều quy trình cùng một lúc.

Các SOP này phải rõ ràng và ngắn gọn để giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn khi thực hiện. Chúng nên bao gồm các hướng dẫn từng bước đơn giản và chỉ ra bất kỳ tài liệu hoặc nguồn lực liên quan nào mà nhân viên cần khi thực hiện chúng.

Bước 4: Kiểm tra và xác nhận

Cuối cùng, đã đến lúc áp dụng các quy trình chuẩn hóa mới của bạn vào thực tế. Ban đầu hãy triển khai mọi thứ ở quy mô nhỏ để giám sát chặt chẽ KPI của bạn và xác thực tính hiệu quả của những thay đổi đang được triển khai.

Sử dụng phần mềm kiểm soát chất lượng và tự động hóa quy trình làm việc để đảm bảo nhân viên tuân thủ các SOP mới và cung cấp nhiều cơ hội phản hồi để thu thập phản hồi và điều chỉnh khi cần thiết. Bằng cách xây dựng vòng phản hồi này, nhóm của bạn có thể liên tục cải tiến các quy trình khi chúng được triển khai trong toàn tổ chức.

Bước 5: Đào tạo nhân viên và quản lý thay đổi

SOP sẽ làm thay đổi cách nhân viên làm việc. Để họ không cảm thấy bối rối hay khó chịu, bạn cần cho họ biết trước những gì sẽ thay đổi và giải thích rõ tại sao chúng lại quan trọng chúng quan trọng. Bạn cũng cần cung cấp cho họ những khóa học hoặc chương trình để họ điều chỉnh các làm việc theo quy trình mới.

Bước 6: Giúp nhân viên làm việc tốt hơn

Sau khi các quy trình được chuẩn hóa được triển khai đầy đủ, chúng cần được xem xét thường xuyên để đảm bảo chúng vẫn tối ưu cho nhu cầu của tổ chức và cập nhập thêm những phương pháp tối ưu mới nhất. Khi doanh nghiệp phát triển và thay đổi, các SOP cần được sửa đổi cho phù hợp.

Bạn cũng cần hỗ trợ nhân viên của bạn để họ làm việc theo các quy trình này một cách hiệu quả và giải quyết những khó khăn và vấn đề khi gặp phải.

Đọc thêm: Tư vấn Chuẩn hoá quy trình và dữ liệu cho Nhà máy Z183

Những thách thức trong việc xây dựng quy trình chuẩn hoá

Giúp nhân viên chấp nhận thay đổi

Khi biết mình phải làm việc theo cách mới, nhân viên thường không vui hoặc tức giận. Để giải quyết những lo lắng của họ và sự chống đối từ bên trong, các nhà lãnh đạo nên giải thích rõ ràng về các SOP mới và những lợi ích của chúng. Bằng cách hỗ trợ đầy đủ, các nhà lãnh đạo có thể làm cho quá trình chuyển sang các quy trình mới suôn sẻ hơn. Tìm sự cân bằng giữa chuẩn hóa và linh hoạt.

Cân bằng tiêu chuẩn hóa với tính linh hoạt

Việc tạo ra các giải pháp giống nhau cho các vấn đề giống nhau trong toàn tổ chức có thể giúp làm việc hiệu quả hơn nhưng cũng cần có chỗ cho sự linh hoạt và sáng tạo. Hãy nhớ điều này khi làm các thực hiện chuẩn hóa quy trình và để lại một khoảng trống nào đó để thích ứng với nhu cầu kinh doanh thay đổi hoặc các trường hợp đặc biệt.

Đảm bảo tuân thủ liên tục

Trong một số ngành, đặc biệt là những ngành bị nhà nước quản lý, quy trình vận hành phải tuân theo các quy tắc nghiêm ngặt. Điều này phải được chú ý trước tiên khi thiết kế các SOP mới, đảm bảo các quy trình vẫn tuân thủ dù có gây khó khăn cho hiệu quả hoặc sự nhất quán.

Ví dụ thực tế về chuẩn hóa quy trình

Chuẩn hóa quy trình có thể mang lại lợi ích cho các tổ chức trong nhiều ngành khác nhau, hãy xem các ví dụ sau đây:

Chuẩn hóa quy trình trong ngành sản xuất

Khi làm sản phẩm, các công ty phải làm theo những quy tắc nhất định để đảm bảo sản phẩm của họ có chất lượng tốt và giống nhau. Như vậy, khách hàng sẽ hài lòng với sản phẩm và các cơ quan quản lý sẽ không phàn nàn. Khi làm sản phẩm, các công ty cũng phải tuân thủ những quy tắc an toàn để bảo vệ nhân viên khỏi những nguy hiểm có thể xảy ra tại nơi làm việc, giảm thiểu những vụ tai nạn và thương tích.

Nói ngắn gọn, khi làm sản phẩm, các công ty phải làm theo những quy tắc nhất định để thành công và cung cấp sản phẩm chất lượng cao đến khách hàng. 

Chuẩn hóa quy trình trong bán lẻ

Trong thế giới bản lẻ, sự hài lòng của khách hàng đặc biệt quan trọng đối với sự thành công của tổ chức. Các quy trình được chuẩn hóa sẽ đảm báo tính nhất quán và tối ưu hóa trong trải nghiệm của khách hàng tốt nhất và ngăn ngừa những rủi ro xảy ra. Cũng như quan lý hàng tổn kho và chuỗi cung ứng để tránh gây thất thoát về chi phí. Ngoài ra, các công ty cũng cần phải giúp nhân viên làm quen và đào tạo nhân viên về quy cách lam việc, chính sách mới để quy trình phục vụ khách hàng diễn ra trơn chu. 

Do vậy, chuẩn hóa quy trình giúp các nhà bán lẻ tạo ra trải nghiệm tốt cho cả khách hàng và nhân viên để giúp công ty  duy trì cạnh tranh trong một ngành có tính cạnh tranh cao như bán lẻ.

Chuẩn hóa quy trình trong dịch vụ y tế

Khi chăm sóc sức khỏe, các nhà cung cấp dịch vụ phải làm theo những quy cách nhất định để cung cấp dịch vụ tốt cho bệnh nhân, hoạt động hiệu quả và duy trì tuân thủ quy định. Trong ngành này, những quy trình chặt chẽ giúp tránh những sai lầm để bảo vệ bệnh nhân và cho phép các bác sĩ cung cấp dịch vụ chất lượng cao một cách đồng đều. Họ cũng có thể tiết kiệm chi phí chăm sóc sức khỏe bệnh nhân bằng cách giảm bớt lãng phí, tăng hiệu quả và đảm bảo thanh toán chính xác và hợp lý.

Ngành chăm sóc sức khỏe cuối cùng phụ thuộc vào những quy trình tiêu chuẩn hóa để mang lại kết quả tốt cho bệnh nhân và nâng cao hiệu quả của các dịch vụ chăm sóc sức khỏe.

Lưu ý quan trọng để chuẩn hóa quy trình thành công

Dưới đây là một số phương pháp hay nhất sẽ đảm bảo nỗ lực tiêu chuẩn hóa quy trình của bạn thành công.

Thu hút sự tham gia của các bên liên quan

Khi thiết kế các quy trình được tiêu chuẩn hóa, hãy tham khảo ý kiến của liên quan chính như chuyên gia về chủ đề, nhà quản lý và nhân viên cùng thực hiện xây dựng quy trình. Mỗi loại bên liên quan này sẽ mang lại một góc nhìn quan trọng góp phần tạo nên quy trình hiệu quả.

Bắt đầu từ quy mô nhỏ và mở rộng dần dần

Thay vì thay đổi toàn bộ quy trình cùng lúc, hãy bắt đầu với những quy trình đơn lẻ hoặc cần tối ưu hóa nhất. Khi triển khai quy trình tiêu chuẩn hóa trong toàn tổ chức, nên bắt đầu từ một lĩnh vực kinh doanh và áp dụng dần sang các bộ phận khác sau khi đã chứng minh hiệu quả.

Theo dõi và cập nhật liên tục các quy trình

Thường xuyên giám sát các quy trình được tiêu chuẩn hóa để đảm bảo các thành viên trong nhóm tuân thủ và thực hiện các cải tiến khi cần thiết. Thu thập phản hồi từ nhân viên và xem xét KPI để xác định điểm cần cập nhật

Nuôi dưỡng văn hóa với tư duy đối mới

Khuyến khích nhân viên đề xuất ý tưởng cải tiến quy trình. Đưa ra chính sách thưởng hấp dẫn cho những đóng góp tích cực vào thành công trong việc cải tiến quy trình.

Dịch vụ tư vấn xây dựng quy trình chuẩn hóa OCD

OCD tự hào là công ty tư vấn uy tín hàng đầu trong lĩnh vực xây dựng quy trình chuẩn hóa cho doanh nghiệp. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc về các nguyên tắc quản lý tiên tiến, OCD cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu nhất, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh.

Liên hệ với OCD ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và nhận giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

——————————-

Công ty Tư vấn Quản lý OCD (OCD Management Consulting Co) là một trong những đơn vị tư vấn hàng đầu Việt Nam với tính chuyên nghiệp, thực tiễn và chất lượng cao.

Thông tin chính thức về OCD được cập nhật tại website: https://ocd.vn

Fanpage chính thức của OCD vui lòng truy cập: https://facebook.com/OCDConsulting

Liên hệ nhanh Hotline/Zalo: 0886595688 hoặc gửi email đến: ocd@ocd.vn

Contact Us

//]]>