Chạy KPI là gì? Hướng dẫn toàn diện từ lý thuyết đến thực tiễn
Phương pháp Quản lý Nguồn nhân lực tại Samsung
21 July, 2025
Mô hình cơ cấu tổ chức của Apple
21 July, 2025
Last updated on 21 July, 2025
Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại đầy biến động, việc quản trị hiệu suất trở thành yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của một tổ chức. Để đạt được mục tiêu và duy trì lợi thế cạnh tranh, các doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào các công cụ đo lường và đánh giá hiệu quả. Trong số đó, Chỉ số hiệu suất chính (Key Performance Indicator – KPI) nổi lên như một công cụ không thể thiếu. Việc hiểu rõ KPI là gì và cách thức “chạy KPI” hiệu quả không chỉ giúp định hình chiến lược mà còn thúc đẩy toàn bộ hệ thống vận hành của doanh nghiệp.
KPI là gì?
KPI, viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Key Performance Indicator”, là các chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả công việc có thể định lượng được, được sử dụng để theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu hoặc đối tượng cụ thể. Các chỉ số này cung cấp những thước đo cụ thể, giúp lượng hóa kết quả thực hiện so với kế hoạch và mục tiêu đã đề ra, từ đó loại bỏ việc đánh giá cảm tính và mang lại sự minh bạch, rõ ràng.
KPI không chỉ là những con số đơn thuần mà còn là “ngôn ngữ chung” giúp mọi thành viên trong tổ chức, từ phòng ban tài chính, đội ngũ bán hàng đến tiếp thị và nhân sự, hiểu rõ hơn về đóng góp của mình vào thành công chung của công ty. Chúng là công cụ quản lý đắc lực, phản ánh hiệu quả hoạt động của các nhóm hoặc bộ phận, cũng như của từng cá nhân trong doanh nghiệp.
Vai trò và ý nghĩa của KPI trong quản trị doanh nghiệp
KPIs đóng vai trò đa chiều và có ý nghĩa sâu rộng trong quản trị doanh nghiệp, không chỉ là một công cụ đo lường mà còn là một đòn bẩy chiến lược.
Hỗ trợ xây dựng chiến lược và ra quyết định dựa trên dữ liệu
KPI cung cấp bằng chứng khách quan về tiến trình đạt được kết quả mong muốn. Dựa vào những kết quả thực tế được đo lường rõ ràng và chính xác, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn, hoạch định lại chiến lược kinh doanh nếu cần thiết, tránh tình trạng đánh giá cảm tính. KPI giúp CEO bao quát bức tranh làm việc toàn cảnh của doanh nghiệp để đưa ra sự hỗ trợ kịp thời và điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực và hiệu suất
KPI chỉ rõ mức độ hiệu quả của từng cá nhân, vị trí, phòng ban, giúp nhà quản lý nhận biết điểm mạnh cần phát huy và điểm yếu cần cải thiện trong nguồn lực hiện có. Điều này trực tiếp góp phần nâng cao năng suất lao động và cải thiện hiệu quả công việc chung của toàn tổ chức.
Đánh giá chính xác năng lực và thúc đẩy tinh thần trách nhiệm
KPI phản ánh rõ mức độ hoàn thành công việc và năng lực của nhân viên ở nhiều khía cạnh như kiến thức, kỹ năng, thái độ, và mức độ phù hợp với doanh nghiệp. Chúng là căn cứ quan trọng để đánh giá mức độ đóng góp của nhân viên vào kết quả chung của đơn vị, phòng ban.
Tạo động lực và môi trường học hỏi, phấn đấu
KPI giúp nhân viên hiểu rõ mức độ công việc cần hoàn thành và đo lường được hiệu quả công việc của bản thân, từ đó chủ động cải thiện phương pháp làm việc để nâng cao kết quả đầu ra. Việc đưa ra các chỉ số KPI còn tạo ra môi trường học tập, thúc đẩy các cá nhân trao đổi, học hỏi lẫn nhau để đạt được mục tiêu.
Cơ sở cho chính sách lương thưởng và phúc lợi
KPI là tiêu chí quan trọng để xét thưởng, đánh giá lương và các chế độ phúc lợi của nhân viên. Chúng giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định về đãi ngộ một cách công bằng và hợp lý, dựa trên hiệu suất thực tế.
“Chạy KPI” là gì?
Sau khi hiểu rõ về KPI, việc đi sâu vào thuật ngữ “chạy KPI” sẽ làm rõ hơn bản chất động của quá trình này trong môi trường doanh nghiệp.
Khái niệm “Chạy KPI”
“Chạy KPI” là một thuật ngữ được sử dụng thường xuyên trong môi trường công ty để chỉ quá trình thực hiện và theo dõi các chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra cho cá nhân, phòng ban hoặc toàn bộ tổ chức.
Bản chất của hoạt động này không chỉ dừng lại ở việc thiết lập mục tiêu mà còn bao gồm việc thực thi các kế hoạch hành động cụ thể và liên tục theo dõi tiến độ để cải thiện hoặc duy trì các chỉ số KPI ở mức mong muốn. Đây là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo rằng các cá nhân, phòng ban hoặc tổ chức đang hoạt động hiệu quả theo đúng chiến lược đã định.
Hoạt động “chạy KPI” không phải là một nhiệm vụ tĩnh, một lần là xong, mà là một chu trình cải tiến liên tục. Nó đòi hỏi sự theo dõi, đánh giá thường xuyên và khả năng điều chỉnh linh hoạt. Việc tối ưu hóa hiệu suất và kịp thời phát hiện các khiếm khuyết để cải thiện không chỉ là mục tiêu mà còn là bản chất của quá trình này.
Mục đích của việc “chạy KPI”
Hoạt động “chạy KPI” được thực hiện với các mục đích chính sau:
- Đạt được mục tiêu: “Chạy KPI” giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu một cách rõ ràng và cụ thể. Nó biến các mục tiêu chiến lược lớn thành các mục tiêu cụ thể hơn, dễ quản lý và hành động cho từng bộ phận và cá nhân.
- Tối ưu hiệu suất: Hoạt động này tạo động lực mạnh mẽ cho cá nhân và bộ phận làm việc hướng đến mục tiêu chung, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc tổng thể. Nó giúp nhà quản lý nhận diện điểm mạnh cần phát huy và điểm yếu cần cải thiện trong nguồn lực hiện có.
- Theo dõi tiến độ: “Chạy KPI” cho phép theo dõi dữ liệu hiệu suất so với các KPI đã đặt ra, mang lại cái nhìn rõ ràng về tiến độ và đóng góp của từng cá nhân hay đội nhóm. Điều này cũng giúp kịp thời phát hiện các điểm yếu hoặc chậm trễ so với kế hoạch để có thể cải thiện và điều chỉnh kịp thời.
Ai là người “chạy KPI”?
“Chạy KPI” không phải là trách nhiệm của riêng một cá nhân hay phòng ban nào mà là một hoạt động liên quan đến nhiều cấp độ trong tổ chức, từ lãnh đạo cấp cao đến nhân viên vận hành.
- CEO/Lãnh đạo cấp cao: Thường tập trung theo dõi các KPI chiến lược, phản ánh hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Họ sử dụng KPI để nắm bắt đà phát triển, tiến độ và hiệu suất chung của doanh nghiệp, đồng thời đưa ra các quyết định điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
- Quản lý cấp trung (Trưởng bộ phận, phòng ban): Chịu trách nhiệm cụ thể hóa các KPI chiến lược thành các KPI chiến thuật cho bộ phận của mình, đảm bảo chúng phục vụ và hỗ trợ đạt được mục tiêu chung. Họ theo dõi năng suất của các thành viên trong nhóm, đảm bảo các bộ phận hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn, và so sánh thành tích giữa các nhóm.
- Nhân viên: Trực tiếp “chạy KPI” thông qua việc thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu công việc của bản thân. KPI giúp họ đánh giá năng suất và hiệu quả công việc, từ đó chủ động cải thiện phương pháp làm việc để đạt được kết quả tốt hơn. KPI cũng giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và đóng góp của mình vào sự thành công chung của doanh nghiệp.
Các yếu tố cốt lõi để “chạy KPI” hiệu quả
Để “chạy KPI” một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần chú trọng vào việc xây dựng một hệ thống KPI đúng đắn, triển khai và theo dõi chặt chẽ, cùng với khả năng đánh giá và điều chỉnh kịp thời.
Yếu tố 1: Xây dựng hệ thống KPI đúng đắn
Xây dựng hệ thống KPI đúng đắn là nền tảng quản trị hiệu suất, cần tuân thủ các nguyên tắc và căn cứ rõ ràng:
Nguyên tắc SMART
KPI phải được xây dựng theo nguyên tắc SMART:
- Specific (Cụ thể): Rõ ràng, chi tiết để dễ hình dung và thực hiện.
- Measurable (Đo lường được): Có khả năng định lượng bằng số liệu cụ thể, giúp theo dõi và đánh giá khách quan.
- Achievable (Khả thi): Thực tế, có thể đạt được dựa trên năng lực và nguồn lực hiện có, đồng thời vẫn mang tính thách thức.
- Relevant (Liên quan): Trực tiếp gắn với mục tiêu và chiến lược cốt lõi của tổ chức.
- Time-bound (Có thời hạn): Có mốc thời gian cụ thể để hoàn thành và đánh giá, tránh sự mơ hồ.
Căn cứ xây dựng KPI
KPI phải dựa trên các căn cứ vững chắc để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả:
- Chiến lược kinh doanh: Liên kết chặt chẽ với định hướng tổng thể của doanh nghiệp.
- Mục tiêu dài hạn/ngắn hạn: Từ mục tiêu chiến lược (dài hạn) như tăng doanh thu tổng thể, đến mục tiêu chiến thuật (ngắn hạn/trung hạn) cụ thể cho từng giai đoạn.
- Bản mô tả công việc và kế hoạch làm việc: Gắn với nhiệm vụ của từng vị trí và kế hoạch hoạt động hàng tháng.
- Thực trạng doanh nghiệp và ngành nghề: Đánh giá tình hình thực tế để lựa chọn KPI phù hợp, có thể tham khảo ngành nhưng cần điều chỉnh cho đặc thù doanh nghiệp.
Phân bổ KPI theo cấp độ và phòng ban
Hệ thống KPI hiệu quả đòi hỏi sự phân bổ rõ ràng và liên kết chặt chẽ giữa các cấp:
- KPI cấp công ty (Chiến lược): Tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp (ví dụ: doanh số toàn công ty), thường áp dụng cho ban giám đốc.
- KPI cấp phòng ban (Chiến thuật): KPI chiến lược được phân bổ xuống từng phòng ban (ví dụ: Marketing, Kinh doanh, Nhân sự) với các chỉ số đặc thù phản ánh chức năng của phòng ban đó.
- KPI cấp cá nhân: Dựa trên KPI phòng ban và bản mô tả công việc, đánh giá năng lực, hiệu suất và thái độ của từng nhân sự (ví dụ: doanh thu cá nhân của nhân viên kinh doanh).
Sự phân bổ này giúp đồng bộ hóa mục tiêu, tạo động lực cho nhân viên và giúp nhà quản lý theo dõi hiệu suất minh bạch.
Vai trò của tham vấn và truyền thông
Để KPI hiệu quả và có sự đồng thuận, cần có sự tham gia và truyền thông rộng rãi:
- Tham vấn: Thu thập ý kiến từ các bên liên quan, đặc biệt là người trực tiếp sử dụng KPI, để đảm bảo tính thực tế và phù hợp. Sau khi xây dựng khung, cần có sự góp ý, thẩm định từ các bộ phận liên quan.
- Truyền thông: Thông tin rõ ràng về ý nghĩa của KPI, công việc và mục tiêu cần đạt được. Điều này giúp nhân viên hiểu, cam kết và có động lực hoàn thành tốt nhiệm vụ, đồng thời có thể nhận diện khi KPI không còn hữu ích.
Yếu tố 2: Triển khai và theo dõi KPI hiệu quả
Sau khi xây dựng KPI, việc triển khai và theo dõi là yếu tố then chốt để biến mục tiêu thành hành động và kết quả thực tế.
Xây dựng kế hoạch hành động chi tiết
Để đạt được các chỉ tiêu KPI, cần có một kế hoạch rõ ràng:
- Chuẩn hóa quy trình: Phối hợp với các phòng ban để xây dựng nội quy và quy trình nghiệp vụ đạt mục tiêu KPI.
- Lập kế hoạch công việc và giao việc: Cụ thể hóa công việc theo tuần, tháng, quý hoặc dự án, bao gồm tên công việc, quy trình, sản phẩm, thời hạn và người hỗ trợ.
- Phân công trách nhiệm: Mỗi KPI phải có người chịu trách nhiệm chính, phương pháp đo lường, tiêu chuẩn và kế hoạch hành động cụ thể.
- Chia nhỏ KPI: Đối với nhân viên, chia KPI lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn, dễ quản lý theo tuần, tháng để giảm áp lực và theo sát tiến độ.
Hệ thống thu thập dữ liệu và công cụ theo dõi
Việc thu thập dữ liệu chính xác và sử dụng công cụ hiệu quả là sống còn để “chạy KPI” thành công:
- Hệ thống thu thập dữ liệu: Thiết lập quy trình kiểm tra nghiêm ngặt để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin.
- Công cụ theo dõi (Phần mềm, Dashboard):
- KPI Dashboard: Cung cấp biểu đồ trực quan giúp theo dõi tình hình, phân tích dữ liệu và ra quyết định. Nó cũng tạo động lực cho nhân viên khi họ có thể theo dõi tiến độ.
- Phần mềm quản lý KPI (Ví dụ: phần mềm digiiTeamW) : Tự động hóa quy trình quản lý KPI với các tính năng như tạo chỉ tiêu, số hóa tiêu chí đánh giá, thiết lập công thức, kết nối với nhiều nguồn dữ liệu, cung cấp bảng điều khiển linh hoạt và cho phép truy cập qua thiết bị di động.
- Nguyên tắc xây dựng KPI Dashboard: Mục tiêu rõ ràng, chọn KPI trọng yếu, thiết kế trực quan, kiểm soát dữ liệu chính xác, cập nhật liên tục, đào tạo nhân sự, tích hợp hệ thống và giám sát, điều chỉnh thường xuyên.
KPI Dashboard của Phần mềm quản lý KPI digiiTeamW
Tần suất và phương pháp theo dõi
Theo dõi KPI cần diễn ra thường xuyên để đảm bảo tính kịp thời và hiệu quả:
- Tần suất theo dõi:
- Hàng ngày/Tuần: Đối với các KPI vận hành, tác nghiệp cao để phát hiện và điều chỉnh kịp thời.
- Hàng tháng/Quý: Đối với các KPI chiến thuật hoặc tổng hợp hơn để đánh giá tiến độ và hiệu quả theo giai đoạn.
- Phương pháp theo dõi:
- Báo cáo và cập nhật liên tục: Nhân viên cập nhật kết quả theo tần suất định sẵn.
- Theo dõi Dashboard: Trực quan hóa dữ liệu và so sánh với chỉ tiêu tức thời.
- Họp định kỳ: Tổ chức họp tuần/tháng/quý để xem xét kết quả, thảo luận vấn đề và đề xuất giải pháp.
Vai trò của người quản lý
Người quản lý đóng vai trò trung tâm để đảm bảo quá trình “chạy KPI” diễn ra suôn sẻ:
- Hướng dẫn và đào tạo: Giúp nhân viên hiểu rõ KPI, mục tiêu và cách đạt được, cũng như cách sử dụng công cụ.
- Hỗ trợ và khích lệ: Hướng dẫn, khích lệ và đào tạo khi nhân viên gặp khó khăn, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh.
- Giám sát và phản hồi kịp thời: Theo dõi tiến độ, phát hiện khiếm khuyết và đưa ra phản hồi, hỗ trợ hoặc điều chỉnh.
- Điều chỉnh chiến lược: Thay đổi một phần hoặc toàn bộ chiến lược nếu cá nhân/đội nhóm có khả năng không đạt KPI.
- Đảm bảo công bằng và minh bạch: Đánh giá nhân viên chính xác, minh bạch dựa trên số liệu để làm cơ sở trả lương, thưởng và chế độ khác.
Yếu tố 3: Đánh giá và điều chỉnh KPI
Đánh giá và điều chỉnh KPI là bước cuối cùng và quan trọng trong chu trình quản lý KPI, đảm bảo hệ thống luôn phù hợp và tối ưu.
Phân tích kết quả đạt được so với mục tiêu
Sau khi triển khai và theo dõi, cần phân tích kỹ lưỡng kết quả thực tế:
- Tổng kết và so sánh: Tổng hợp số liệu từ phần mềm đánh giá KPI của từng cá nhân/phòng ban, sau đó so sánh với chỉ tiêu đã đặt ra để tính toán mức độ hoàn thành (ví dụ: % thực hiện = (KPI hiện tại / KPI chỉ tiêu) x 100%).
- Xác định điểm đánh giá: Áp dụng thang điểm tương ứng với phần trăm hoàn thành để lượng hóa mức độ thành công.
- Đánh giá toàn diện: KPI cho thấy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khả năng đạt mục tiêu của người thực thi.
Xác định nguyên nhân đạt hoặc không đạt KPI
Tìm hiểu sâu hơn về các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả:
- Phân tích nguyên nhân: Xác định các yếu tố chủ quan (nỗ lực cá nhân, phương pháp làm việc) và khách quan (thiếu sự nhất quán từ lãnh đạo, thiếu nguồn lực, KPI không phù hợp).
- Tìm kiếm hỗ trợ: Nếu nguyên nhân khách quan, nhân viên nên trình bày với cấp trên để cùng tìm giải pháp.
- Hệ thống theo dõi kịp thời: Cần có nhóm chuyên trách theo dõi và cảnh báo sớm, tránh để đến cuối kỳ mới phát hiện vấn đề.
Đề xuất hành động điều chỉnh và cải tiến
Dựa trên phân tích nguyên nhân, đề xuất các hành động nâng cao hiệu suất:
- Đề xuất giải pháp: Đánh giá, lập bảng thưởng cho các chỉ tiêu hoàn thành và đưa ra giải pháp cho các chỉ tiêu chưa hoàn thành.
- Cải tiến KPI: Thêm, bớt, sửa đổi KPI, thay đổi phương pháp đo lường, theo dõi, đánh giá.
- Cập nhật mục tiêu và chiến lược: Điều chỉnh KPI phải gắn liền với việc cập nhật mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, cải thiện quy trình và công cụ.
- Học hỏi và phát triển: Phân tích các yếu tố chi phối, phản ứng của nhân viên để điều chỉnh tham số chính, tạo cơ hội cho nhân viên phát triển. Nên điều chỉnh KPI theo quý để tránh xáo trộn liên tục.
Chu kỳ đánh giá và điều chỉnh KPI
Việc đánh giá và điều chỉnh KPI cần diễn ra theo một chu kỳ đều đặn:
- Đánh giá định kỳ: Theo dõi và đánh giá KPI định kỳ (hàng tuần, tháng, quý, năm) tùy thuộc vào tính chất KPI và công việc.
- Linh hoạt và thích ứng: KPI không phải công cụ tĩnh, cần điều chỉnh linh hoạt theo mục tiêu và sự phát triển của doanh nghiệp, thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi liên tục.
- Duy trì ổn định: Khi có bộ KPI tối ưu, doanh nghiệp nên duy trì ít nhất một năm để có đủ dữ liệu đánh giá và tránh thay đổi quá thường xuyên gây xáo trộn.
Xu hướng mới trong “Chạy KPI”
Thế giới kinh doanh liên tục thay đổi, đòi hỏi việc “chạy KPI” cũng phải thích nghi với các xu hướng công nghệ và phương pháp quản lý mới.
Ứng dụng công nghệ (AI, Big Data)
Công nghệ đang cách mạng hóa cách doanh nghiệp theo dõi và phân tích KPI:
- Big Data: Phân tích dữ liệu lớn giúp doanh nghiệp nhận diện xu hướng mới, hiểu sâu hơn về khách hàng, tối ưu trải nghiệm và xác định điểm yếu/cơ hội trên thị trường.
- Trí tuệ Nhân tạo (AI): AI tự động hóa việc thu thập, báo cáo dữ liệu, giải phóng thời gian cho nhân viên. AI có thể đề xuất điều chỉnh để tối ưu hiệu suất và cảnh báo nếu KPI không tuân thủ nguyên tắc SMART (quá mơ hồ hoặc khó đo lường).
KPI linh hoạt, thích ứng với môi trường kinh doanh
Trong bối cảnh biến động, KPI cần có tính linh hoạt cao:
- Thích ứng linh hoạt: KPI giúp doanh nghiệp nhận biết thay đổi và cơ hội mới, tạo điều kiện cho chiến lược linh hoạt nhằm tối ưu hiệu suất và bảo vệ thị trường.
- Điều chỉnh theo yếu tố môi trường: Cần xem xét và điều chỉnh các chỉ số hiệu suất dựa trên thị trường, cạnh tranh và chiến lược kinh doanh mới, vì KPI không thể cố định qua các giai đoạn phát triển khác nhau.
- Tránh tư duy nhiệm kỳ và ngắn hạn: Việc thưởng KPI định kỳ có thể dẫn đến tư duy ngắn hạn. Do đó, cần xây dựng KPI bài bản, phù hợp thực tế và có khả năng thích ứng với sự thay đổi để tránh tình trạng này.
Dịch vụ Tư vấn Hệ thống Chỉ số KPI
Dịch vụ tư vấn KPI
——————————-
