Quản lý sự thay đổi trong Dự án MES

Last updated on 30 October, 2025

MES (Manufacturing Execution System) là xương sống của chuyển đổi số sản xuất, nhưng thành công không nằm ở phần mềm, mà là ở con người. Việc triển khai MES buộc nhân viên từ sàn nhà máy đến quản lý cấp cao phải thay đổi sâu sắc thói quen và quy trình làm việc. Đây là lúc Quản lý Sự Thay đổi (Change Management) trở thành yếu tố quyết định trong dự án MES. Nếu không có chiến lược quản lý sự thay đổi bài bản, mọi nỗ lực kỹ thuật hoàn hảo đều có nguy cơ thất bại do sự chống đối, thiếu kỹ năng, hoặc dữ liệu không chính xác. Bài viết này sẽ phân tích vai trò, thách thức và các giải pháp thiết yếu để dẫn dắt con người vượt qua giai đoạn chuyển đổi MES một cách hiệu quả nhất.

Quản lý sự thay đổi là gì?

Quản lý sự Thay đổi (Change Management) là một khái niệm rất quan trọng trong cả quản lý dự án và quản trị doanh nghiệp. Dưới đây là định nghĩa và các khía cạnh chính của Quản lý sự Thay đổi:

Khái niệm Quản lý sự Thay đổi (Change Management)

Quản lý sự Thay đổi (Change Management) là một quá trình có cấu trúc và cách tiếp cận có hệ thống nhằm mục đích:

• Chuẩn bị, hỗ trợ và trang bị cho các cá nhân, nhóm và tổ chức chuyển đổi thành công từ trạng thái hiện tại sang trạng thái tương lai mong muốn.
• Đảm bảo rằng các thay đổi về quy trình, hệ thống, công nghệ, cấu trúc tổ chức hoặc công việc được thực hiện một cách hiệu quả, giảm thiểu sự gián đoạn và tối đa hóa lợi ích.

Nói một cách đơn giản, nếu Quản lý Dự án tập trung vào khía cạnh kỹ thuật của sự thay đổi (thiết kế hệ thống, lập kế hoạch, ngân sách), thì Quản lý sự Thay đổi tập trung vào khía cạnh con người của sự thay đổi (sự chấp nhận, hành vi và thái độ của nhân viên).

Vai trò và Mục tiêu chính

Các Cấp độ của Quản lý sự Thay đổi

Quản lý sự Thay đổi thường được thực hiện ở ba cấp độ:

• Cá nhân: Tập trung vào việc giúp một cá nhân cụ thể vượt qua quá trình chuyển đổi tâm lý và hành vi (thường áp dụng mô hình như ADKAR).
• Tổ chức/Dự án: Tập trung vào việc tạo ra các kế hoạch có hệ thống (Giao tiếp, Đào tạo, Tài trợ, Huấn luyện) để hỗ trợ một nhóm lớn người bị ảnh hưởng bởi một sáng kiến hoặc dự án cụ thể.
• Doanh nghiệp: Xây dựng năng lực quản trị sự thay đổi tổng thể, biến việc thích nghi với thay đổi thành một năng lực cốt lõi của tổ chức.

Các Hoạt động Cốt lõi

Các hoạt động chính của Quản lý sự Thay đổi trong một dự án bao gồm:

• Tài trợ (Sponsorship): Đảm bảo sự cam kết và lãnh đạo tích cực từ quản lý cấp cao.
• Đánh giá Tác động: Phân tích sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến ai và như thế nào (vai trò, quy trình, hệ thống).
• Chiến lược Giao tiếp: Lên kế hoạch truyền đạt “Tại sao” thay đổi, “Nó là gì” và “Nó ảnh hưởng đến tôi như thế nào” một cách rõ ràng và kịp thời.
• Đào tạo: Thiết kế và cung cấp chương trình đào tạo theo vai trò cụ thể.
• Huấn luyện (Coaching): Hỗ trợ các nhà quản lý/giám sát viên trong việc giúp đỡ nhân viên của họ thích ứng.

Bạn có quan tâm đến một mô hình quản lý sự thay đổi cụ thể, như ADKAR hay Mô hình 8 bước của Kotter, hay muốn tìm hiểu thêm về Quản lý Thay đổi trong bối cảnh công nghệ (ví dụ: triển khai ERP/CRM) không?

Vai trò của Quản lý Sự thay đổi trong Dự án MES

Quản lý sự Thay đổi (Change Management) đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong Dự án Hệ thống Thực thi Sản xuất (MES) vì bản chất của dự án MES là tạo ra sự thay đổi sâu rộng, không chỉ về công nghệ mà còn về quy trình làm việc, văn hóa, và hành vi của con người trên sàn nhà máy.

Dưới đây là những lý do chính giải thích tầm quan trọng này:

Thách thức về Con người và Sự Chống đối

MES là hệ thống được sử dụng trực tiếp bởi các nhân viên vận hành, giám sát viên, và kỹ sư trên sàn nhà máy—những người thường có sự ngại thay đổi lớn nhất.

• Thay đổi Vai trò và Thói quen: MES buộc nhân viên phải từ bỏ các thói quen cũ (ghi chép thủ công trên giấy, bảng tính Excel) để chuyển sang nhập dữ liệu và thao tác trực tiếp trên máy tính/thiết bị di động.
• Sợ hãi và Lo lắng: Người lao động có thể lo lắng về việc mất việc (do tự động hóa), không đủ kỹ năng sử dụng công nghệ mới, hoặc bị giám sát chặt chẽ hơn qua dữ liệu thời gian thực.
• Thiếu Tính sở hữu: Nếu không được tham gia vào quá trình thiết kế và chuyển đổi, nhân viên sẽ thiếu cảm giác sở hữu và dễ dàng quay lại cách làm cũ sau khi hệ thống triển khai.

Quản lý sự Thay đổi giúp giải quyết sự chống đối này bằng cách giải thích rõ ràng lợi ích (tại sao phải thay đổi?) và cung cấp sự hỗ trợ, đào tạo cần thiết, chuyển đổi nhân viên từ người chống đối thành người ủng hộ.

Tác động Sâu rộng đến Quy trình Liên Bộ phận

MES không chỉ là một ứng dụng phần mềm; nó là trung tâm thần kinh kết nối các phòng ban và quy trình sản xuất khác nhau.

• Tích hợp và Minh bạch Dữ liệu: MES thu thập dữ liệu từ tất cả các khâu (kho, bảo trì, chất lượng, lập kế hoạch), phá vỡ các “silo” (vùng biệt lập) giữa các phòng ban. Điều này đòi hỏi các bộ phận phải thay đổi cách thức tương tác, phối hợp và chia sẻ thông tin.
• Thay đổi Quy trình Ra quyết định: Dữ liệu thời gian thực từ MES cho phép quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng, dựa trên số liệu chính xác (ví dụ: điều chỉnh lịch sản xuất ngay lập tức khi máy gặp sự cố). Sự thay đổi này yêu cầu Quản lý cấp trung phải thay đổi phong cách lãnh đạo và cách quản lý.

Quản lý sự Thay đổi đảm bảo các quy trình liên phòng ban được định nghĩa lại và đồng bộ một cách suôn sẻ, giảm thiểu xung đột và gián đoạn.

Đảm bảo Tối đa hóa Giá trị Đầu tư (ROI)

Mục đích cuối cùng của việc triển khai MES là cải thiện hiệu suất sản xuất (OEE), giảm chi phí và nâng cao chất lượng.

• Thất bại do Con người: Một dự án MES có thể thất bại về mặt giá trị nếu hệ thống được cài đặt hoàn hảo về kỹ thuật, nhưng người dùng lại không sử dụng hoặc sử dụng sai (nhập dữ liệu không chính xác).
• Đảm bảo Sử dụng Hiệu quả: Quản lý sự Thay đổi đảm bảo rằng nhân viên có Kiến thức (Knowledge) và Khả năng (Ability) để sử dụng hệ thống mới, và quan trọng nhất là có Mong muốn (Desire) để áp dụng nó.

Tóm lại, Quản lý sự Thay đổi là cầu nối giữa thành công kỹ thuật và thành công kinh doanh của dự án MES, giúp chuyển hóa công nghệ mới thành giá trị thực tiễn.

Các giải pháp Quản lý sự thay đổi trong dự án MES

Dưới đây là các giải pháp quản lý sự thay đổi (Change Management) chi tiết cho Dự án MES, thường được cấu trúc theo ba giai đoạn: Chuẩn bị, Triển khai và Củng cố.

Giai đoạn Chuẩn bị: Đánh giá và Xây dựng Chiến lược

Giai đoạn này tập trung vào việc hiểu rõ sự thay đổi và mức độ sẵn sàng của tổ chức.

Phân tích Tác động và Đối tượng (Impact Assessment)

• Xác định Đối tượng: Liệt kê tất cả các nhóm bị ảnh hưởng (người vận hành, giám sát, quản lý chất lượng, bảo trì, IT) và mức độ thay đổi đối với họ.
• Phân tích Khoảng cách: So sánh quy trình hiện tại (As-Is) và quy trình tương lai (To-Be) với MES. Xác định các thay đổi lớn nhất về vai trò và kỹ năng.
• Đánh giá Mức độ Sẵn sàng: Khảo sát, phỏng vấn các bên liên quan để đo lường nhận thức, mong muốn và sự chống đối tiềm ẩn.

Xây dựng Cam kết Lãnh đạo (Sponsorship)

• Chỉ định Người Bảo trợ (Executive Sponsor): Đảm bảo có một lãnh đạo cấp cao quyết đoán và tham gia tích cực để bảo vệ dự án và truyền tải thông điệp về tầm quan trọng của MES.
• Tạo Liên minh Thay đổi: Xây dựng một nhóm cốt lõi bao gồm đại diện từ các phòng ban chủ chốt để dẫn dắt sự thay đổi cục bộ.

Chiến lược Giao tiếp Rõ ràng

• Trả lời câu hỏi “Tại sao”: Giao tiếp rõ ràng về lý do phải triển khai MES, các rủi ro nếu không thay đổi, và những lợi ích trực tiếp đối với từng cá nhân (ví dụ: công việc sẽ dễ dàng hơn, không còn ghi chép bằng tay).
• Giao tiếp đa chiều: Sử dụng nhiều kênh (họp mặt, email, bảng tin sàn nhà máy) để duy trì thông điệp nhất quán và mở kênh phản hồi hai chiều.

Giai đoạn Triển khai: Thực hiện Kế hoạch Giao tiếp và Đào tạo

Giai đoạn này tập trung vào việc trang bị cho người dùng kiến thức và khả năng cần thiết.

Đào tạo Dựa trên Vai trò (Role-based Training)

• Thiết kế Tài liệu Thực tế: Tài liệu đào tạo cần tập trung vào các quy trình thực tế mà nhân viên sẽ sử dụng hàng ngày, không chỉ là lý thuyết về MES.
• Đào tạo Chuyên sâu cho Key Users: Đào tạo chuyên sâu cho “Người dùng Chủ chốt” tại sàn nhà máy. Họ sẽ trở thành người hỗ trợ tại chỗ và là cầu nối giữa đội dự án và người vận hành.
• Phương pháp “Học bằng cách làm”: Tổ chức các buổi thực hành (hands-on) trong môi trường thử nghiệm (Sandbox) để người dùng làm quen với hệ thống trước khi Go-live.

Huấn luyện Quản lý cấp trung (Coaching)

• Cung cấp các buổi huấn luyện đặc biệt cho các giám sát viên và quản đốc. Họ là người chịu trách nhiệm chính trong việc thúc đẩy sự thay đổi hàng ngày.
• Đảm bảo họ hiểu cách MES sẽ tác động đến đội nhóm của họ và trang bị cho họ kỹ năng để lắng nghe, giải quyết lo lắng và củng cố hành vi mới.

Quản lý Phản hồi (Feedback Loop)

• Thiết lập kênh thu thập phản hồi trong quá trình thử nghiệm (UAT) và triển khai.
• Lắng nghe nghiêm túc các vấn đề và lo lắng của người dùng, đưa ra hành động khắc phục hoặc giải thích hợp lý.

Giai đoạn Củng cố: Neo giữ và Đo lường

Giai đoạn này đảm bảo sự thay đổi được duy trì và trở thành văn hóa làm việc mới.

Hỗ trợ Sau Triển khai (Post Go-live Support)

• Tổ chức “Phòng chiến đấu” (War Room): Đội hỗ trợ kỹ thuật và đội quản lý sự thay đổi phải có mặt trực tiếp tại sàn nhà máy trong những tuần đầu tiên để giải quyết các vấn đề tức thì.
• Hỗ trợ Cố định tại Chỗ: Cử các Key Users hoặc chuyên gia hỗ trợ đến các khu vực quan trọng trong ca làm việc.

Đo lường và Đánh giá (Measure & Monitor)

• Theo dõi việc áp dụng: Sử dụng các chỉ số MES Usage (số lần đăng nhập, tỷ lệ nhập dữ liệu, v.v.) và các chỉ số Change Management (mức độ chấp nhận, mức độ tuân thủ quy trình mới) để đánh giá hiệu quả.
• Đo lường OEE/KPIs: Theo dõi các chỉ số kinh doanh chính (OEE, tỷ lệ lỗi, thời gian chu kỳ sản xuất) để chứng minh rằng MES đang mang lại giá trị.

Ghi nhận và Khen thưởng (Reinforcement)

• Ghi nhận Thành công: Công nhận và khen thưởng công khai các cá nhân, nhóm đã thích ứng tốt với hệ thống mới và đạt được kết quả tích cực.
• Hòa nhập vào Văn hóa: Đảm bảo rằng việc sử dụng MES và tuân thủ quy trình mới được đưa vào hệ thống đánh giá hiệu suất (KPIs) và mô tả công việc của nhân viên.

Việc áp dụng các giải pháp này một cách có hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua rào cản về con người và tối đa hóa lợi ích từ hệ thống MES.

Kết luận

Quản lý Sự Thay đổi không phải là một hoạt động tùy chọn hay công việc phụ của dự án MES; đó là một yếu tố thành công cốt lõi (Critical Success Factor). Tỷ lệ thành công của dự án MES tỷ lệ thuận với mức độ chấp nhận và áp dụng của người dùng. Bằng cách ưu tiên các hoạt động như cam kết lãnh đạo mạnh mẽ, giao tiếp minh bạch và đào tạo chuyên sâu dựa trên vai trò, doanh nghiệp không chỉ triển khai hệ thống thành công mà còn xây dựng được văn hóa thích ứng và sử dụng dữ liệu. Hãy nhớ, đầu tư vào Change Management là đầu tư vào khả năng thích nghi và hiệu suất lâu dài của toàn bộ tổ chức sản xuất.

Tham khảo:

Phần mềm Quản lý Sản xuất MES là gì?

Lịch sử Phần mềm Quản lý Sản xuất MES

Tầm nhìn 5 năm về Phần mềm MES

Bộ đôi MES và ERP – Cặp bài trùng trong quản lý sản xuất

Một số dự án chuyển đổi số của OCD

• OCD triển khai ERP cho Công ty Sản xuất Cơ khí
• Tư vấn chuyển đổi số, triển khai phần mềm ERP, MES và HRM cho Nhà máy sản xuất thiết bị điện tử
• Tư vấn chuẩn hóa quy trình và dữ liệu phục vụ chuyển đổi số cho Nhà máy Z183
• Đánh giá sự sẵn sàng chuyển đổi số cho Cát Tường Group
• Tư vấn chuyển đổi số cho tập đoàn gỗ và nội thất TAVICO
• Phân tích Hệ thống phục vụ việc thiết kế phần mềm nhân sự cho Laurelton Diamonds

Liên hệ

Công ty Tư vấn Quản lý OCD
Website: https://ocd.vn
Email: ocd@ocd.vn
Hotline: 0886595688