Sơ đồ PERT là gì? 5 bước tạo ra sơ đồ PERT

Last updated on 5 November, 2024

Sơ đồ PERT là một công cụ quan trọng trong quản lý dự án. Đây là phương pháp giúp các nhà quản lý dự án (Project manager) vạch ra lộ trình cụ thể, chính xác cho các dự án phức tạp.

Công cụ trực quan hóa này trình bày các nhiệm vụ trong dự án và mối liên kết giữa chúng. Điều này giúp làm rõ đường hướng của dự án và đảm bảo trong mọi giai đoạn, công việc được thực thi hiệu quả. Vậy, sơ đồ PERT là gì? Nó có ý nghĩa như thế nào trong việc quản lý dự án? Ngoài ra, các bước tạo ra sơ đồ PERT cũng sẽ được hé lộ ở bài viết dưới đây. Cùng OCD tìm hiểu thêm nhé!

Sơ đồ PERT là gì?

PERT là viết tắt của từ tiếng anh “Program Evaluation and Review Technique”. Từ này có nghĩa là “Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình”.

Sơ đồ PERT là công cụ quản lý dự án được sử dụng để phân tích các công việc riêng lẻ cần thiết trong một dự án. Với các dự án quy mô lớn, sơ đồ PERT được thiết kế để xác định thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc. Ngoài ra, nó còn ước tính thời gian ngắn nhất, dài nhất hoặc có khả năng xảy ra nhất để hoàn thiện một dự án.

Sơ đồ PERT

Công cụ này cung cấp một cái nhìn trực quan và rõ ràng về thời gian cần thiết cho một dự án và sự phụ thuộc giữa các công việc với nhau. Điều này cho phép bạn đưa ra quyết định chính xác về thứ tự ưu tiên cho công việc, deadline và các yếu tố liên quan khác.

Sơ đồ PERT sử dụng các nút (sự kiện), được vẽ dưới dạng hình chữ nhật hoặc hình tròn. Chúng được dùng để biểu thị các công việc và cột mốc quan trọng trong suốt dự án. Ngoài ra, biểu đồ còn sử dụng các đường thẳng, được gọi là “vector”, để làm nổi bật mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc để hoàn thành dự án.

Các thành tố trong sơ đồ PERT

Sơ đồ PERT biểu diễn trực quan của các yếu tố quản lý dự án quan trọng để hỗ trợ việc lập kế hoạch và lên lịch. Các thành phần thiết yếu bao gồm:

Sự kiện (Nodes): Những sự kiện là các thành phần chính cấu thành dự án. Các sự kiện thường được biểu thị bằng hình tròn hoặc hình vuông có đánh số. Sự kiện bắt đầu khi có vòng tròn số 1 và hướng mũi tên chỉ ra ngoài. Sự kiện kết thúc ở vòng tròn cuối cùng và có mũi tên hướng vào bên trong.

Mũi tên (Arrows): Kết nối các sự kiện để minh họa trình tự sự kiện, công việc và sự phụ thuộc lẫn nhau. Miêu tả dòng chảy của các hoạt động trong dự án.

Thời gian dự phòng (Float or Slack): Đại diện cho sự linh hoạt cho các sự chậm trễ của các nhiệm vụ mà không ảnh hưởng đến tiến độ của dự án. Các công việc trên găng sẽ có thời gian dự phòng bằng 0, cho thấy nhiệm vụ này không thể trì hoãn.

Đường găng (Critical Path): Là chuỗi công việc dài nhất – hoặc tốn nhiều thời gian nhất – từ đầu đến khi hoàn thành một sự kiện hoặc công việc. Các công việc trên đường găng có thời gian dự phòng bằng 0 và rất quan trọng đối với tiến độ của dự án.

Ước tính thời gian (O, M, P): Ước tính thời gian lạc quan nhất (O), thực tế nhất (M) và bi quan nhất (P) cho mỗi công việc. Được sử dụng để tính toán thời gian dự kiến ​​và đánh giá khả năng xảy ra của thời gian công việc.

Ví dụ về một sơ đồ PERT

Lợi ích khi sử dụng sơ đồ PERT

Sơ đồ PERT chủ yếu được sử dụng trong các dự án lớn với nhiều giai đoạn nhỏ và phức tạp. Tuy nhiên, ngay cả các dự án nhỏ hơn cũng có thể hưởng lợi từ công cụ này. Dưới đây là một vài lợi ích sơ đồ PERT mang lại:

Sơ đồ PERT đơn giản hóa các dự án phức tạp

Những dự án phức tạp thường liên đới đến nhiều đội nhóm hoặc phòng ban. Những bên liên quan này phối hợp làm việc để hướng tới mục tiêu kinh doanh chung.

Sơ đồ PERT giúp bạn đơn giản hóa dự án và trực quan hóa những gì mọi người đang làm. Điều này giúp tất cả những ai tham gia dự án có thể hiểu được bức tranh toàn cảnh. Từ đó, họ biết được mình đang nằm ở vị trí nào trong bức tranh đó để tự điều chỉnh công việc sao cho phù hợp.

Làm rõ sự ràng buộc giữa các nhiệm vụ

Sơ đồ PERT có thể giúp bạn xác định được mối liên kết giữa các nhiệm vụ với nhau. Bạn có thể quan sát cụ thể và ưu tiên các nhiệm vụ cần hoàn thành trước khi chuyển sang nhiệm vụ khác. Đồng thời, sơ đồ này cũng cho phép bạn biết ai là người chịu trách nhiệm và từng hạng mục công việc và thời hạn hoàn thành của mỗi nhiệm vụ.

Củng cố quan hệ hợp tác giữa các phòng ban

Đối với các dự án lớn và phức tạp, nhiều phòng ban và các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan có thể phải cùng tham gia vào. Sơ đồ PERT cải thiện khả năng làm việc nhóm giữa các phòng ban, chuyên gia bằng một điểm tham chiếu chung.

Tất cả mọi người đều có thể nhìn vào sơ đồ PERT để hiểu bức tranh toàn cảnh. Họ sẽ biết ai chịu trách nhiệm cho việc gì, khi nào bắt đầu và cách tốt nhất để thực thi công việc. Sau đó, họ sẽ tìm đến những bên liên quan để trao đổi và hợp tác, từ đó gia tăng hiệu suất làm việc và giảm lãng phí thời gian.

Sơ đồ PERT phân tích các kịch bản có thể xảy ra

Một khía cạnh quan trọng trong quản lý dự án là đánh giá rủi ro và lên kế hoạch chuẩn bị sẵn sàng. Sơ đồ PERT giúp bạn phân tích các kịch bản có khả năng xảy ra, bao gồm:

• Đâu là viễn cảnh có khả năng xảy ra cao nhất?
• Hậu quả tiềm ẩn của các viễn cảnh khác nhau là gì?
• Ảnh hưởng của việc điều chỉnh trong quá trình thực hiện dự án?

Ví dụ, bạn đang tham gia dự án xây dựng website mới. Lúc này, bạn có thể cân nhắc xây dựng sơ đồ PERT với nhiều kịch bản có khả năng xảy ra mà ảnh hưởng đến chi phí, thời gian hoàn thiện hoặc chất lượng sản phẩm của bạn.

Tối ưu hóa nguồn lực

Sơ đồ PERT đưa ra một cái nhìn trực quan về các nguồn lực cần thiết cho từng công việc. Sơ đồ PERT sẽ hỗ trợ bạn trong việc:

• Tránh tình trạng sử dụng quá tải nguồn lực trong cùng một thời điểm
• Xác định những phần việc bị chậm trễ
• Xác định các nguồn lực dư thừa

Cung cấp khả năng quan sát tổng thể dự án

Sơ đồ PERT cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án. Đây có thể là cách tốt nhất để bạn nắm bắt được tính phức tạp của một dự án mới. Bản chất của sơ đồ PERT cho phép mọi người tham gia dự án đều có thể thấy được bức tranh toàn cảnh và hiểu được công việc của mình liên kết như thế nào với quy trình tổng thể. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn phải quản lý đội nhóm từ xa.

Đặt ra thời hạn hoàn thành dự án cụ thể

Nếu không có sơ đồ PERT, việc xác định thời gian hoàn thành dự án chỉ dựa trên kinh nghiệm với các dự án tương tự. Sơ đồ này giúp dự tính thời gian của bạn trở nên chính xác và đáng tin hơn. Điều này giúp bạn dễ dàng phân bổ ngân sách và nguồn lực cho dự án để đảm bảo tiến độ công việc được hoàn thiện.

Cách tạo ra một sơ đồ PERT

Để tạo sơ đồ PERT, bạn có thể thực hiện theo quy trình 5 bước. Quy trình bao gồm tất cả các giai đoạn từ xác định phạm vi dự án và phân chia công việc cho đến quản lý việc hoàn thành dự án.

Các bước tạo ra sơ đồ PERT

Bước 1: Xác định các nhiệm vụ trong dự án

Bước đầu tiên là xác định các nhiệm vụ cần thiết cho dự án. Bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch dự án tương tự như cách quản lý dự án thông thường khác. Việc lập kế hoạch sớm đảm bảo bạn có sự sẵn sàng cho việc kết nối các nhiệm vụ cụ thể trong các giai đoạn tiếp theo.

Bước 2: Tìm ra sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ

Đây là mối quan hệ giữa hai nhiệm vụ trong dự án. Theo đó, nhiệm vụ sau không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước hoàn thành. Các nhiệm vụ cần được liên kết một cách logic. Kỹ thuật phân rã cấu trúc câu việc (WBS – Work Breakdown Structure) có thể được áp dụng trong trường hợp này.

Việc tìm ra sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhiệm vụ giúp bạn theo dõi tiến độ công việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, nó còn đảm bảo việc hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và trao đổi rõ ràng giữa các bên. Với các dự án phức tạp, bạn cần lên kế hoạch về thời gian một cách chính xác để đảm bảo đúng tiến độ dự án.

Trong sơ đồ PERT, các mối quan hệ phụ thuộc được trực quan hóa bằng cách kết nối và đánh số các nhiệm vụ. Mặc dù không chi tiết bằng các phương pháp khác như phân rã cấu trúc câu việc, sơ đồ đồ PERT giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ và các công việc cần thiết để hoàn thành chúng.

Bước 3: Kết nối các nhiệm vụ của dự án

Sau khi xác định mối quan hệ phụ thuộc, bạn cần kết nối các nhiệm vụ lại với nhau. Những kết nối này được thể hiện bằng hình mũi tên. Mũi tên đại diện cho nhiệm vụ kết nối, còn sự kiện được đặt bên trong một hình tròn hoặc hình chữ nhật. Bố cục này cung cấp một cấu trúc dự án đơn giản, dễ hiểu cho các bên liên quan. Tuy nhiên, nó sẽ không giải thích quá chi tiết.

Bước 4: Ước tính khung thời gian dự án

Đây là bước ước tính tổng thời gian thực hiện dự án bằng phương pháp đường găng (Critical Path Method – CPM) và công thức PERT. Đường găng là chuỗi nhiệm vụ dài nhất cần hoàn thành để kết thúc một dự án thành công.

Mục tiêu của việc xác định đường găng là tìm ra chuỗi nhiệm vụ có tổng thời gian dự kiến dài nhất. Điều này giúp ước tính thời gian hoàn thiện dự án ngắn nhất có thể. Để làm được điều này, bạn cần ước tính thời gian cho từng nhiệm vụ được hoàn thiện, dựa trên các yếu tố sau đây:

• Thời gian lạc quan (O): Thời gian ngắn nhất có thể để hoàn thành một nhiệm vụ. Giả định là mọi thứ diễn ra suôn sẻ và không có bất kỳ trục trặc nào.
• Thời gian thực tế (R): Thời gian thực tế nhất để hoàn thành một nhiệm vụ. Thời gian được tính dựa trên dự đoán tốt nhất có thể, bao gồm cả những rủi ro tiềm ẩn.
• Thời gian bi quan (P): Thời gian dài nhất có thể để hoàn thành một nhiệm vụ. Giả định là mọi thứ đều gặp bất lợi và trục trặc.

Công thức PERT được sử dụng để tính toán thời gian dự kiến cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Từ đó, bạn có thể ước tính thời gian hoàn thành toàn bộ dự án. Công thức tính thời gian trung bình dự kiến bằng: (O + (4 x M ) + P ) ÷ 6. Đơn vị đo có thể là phút, giờ, ngày hoặc tuần.

Bước 5: Quản lý tiến độ của từng nhiệm vụ

Bước cuối cùng trong việc tạo sơ đồ PERT là quản lý tiến độ công việc cho đến khi dự án hoàn thành. Trong quá trình thực hiện dự án, các vấn đề và rủi ro có thể phát sinh. Sử dụng sở đồ PERT giúp bạn theo dõi tiến độ và xác định nhanh chóng các nhiệm vụ bị ảnh hưởng. Ngoài ra, sơ đồ PERT giúp bạn dễ dàng theo dõi việc đạt được các dấu mốc quan trọng trong dự án. Bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc đạt được dấu mốc đều có thể ảnh hưởng đến các nhiệm vụ tiếp theo và toàn bộ thời gian biểu dự án.

Sơ đồ PERT cần được cập nhật liên tục mỗi khi có thay đổi. Việc quản lý tiến độ công việc trong sơ đồ PERT có thể kết hợp hiệu quả với quy trình quản lý sự thay đổi. Sau khi tất cả các nhiệm vụ hoàn thành, bạn có thể lưu trữ các tài liệu trong một thư mục chung để có thể tham khảo lại sau này khi cần thiết.

Khi nào nên sử dụng sơ đồ PERT?

Mục đích của sơ đồ PERT là hiển thị trực quan đường dẫn hoàn thành dự án theo một cách dễ hiểu nhất. Dưới đây là một số trường hợp sử dụng cho biểu đồ PERT:

Khi nào nên sử dụng sơ đồ PERT?

Khi cần hoàn thành đúng tiến độ của dự án: Biểu đồ PERT giúp các nhóm hình dung các công việc họ cần hoàn thành và cho họ biết liệu họ có đang đúng hướng hay không. Điều này giúp các nhà quản lý dự án ước tính thời gian cần để hoàn thành một dự án và đảm bảo họ có thể đáp ứng đúng deadline (hạn chót) của dự án.

Khi cần biểu thị sự phụ thuộc giữa các công việc: Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng sơ đồ PERT để ước tính ngày bàn giao kết quả dự án và triển khai dựa trên tương tác và sự phụ thuộc giữa các công việc. Điều này cũng giúp họ nhanh chóng xác định các điểm nghẽn và thực hiện các điều chỉnh thích hợp nếu cần.

Khi triển khai các dự án phức tạp: Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng biểu đồ PERT để đánh giá thời gian và tài nguyên cần thiết để hoàn thành các dự án phức tạp. Điều này hữu ích trong việc phát triển ngân sách dự án. Họ cũng có thể chia sẻ biểu đồ PERT với quản lý và các thành viên nhóm khác để chứng minh nơi ngân sách sẽ được chi tiêu.

So sánh sơ đồ PERT và sơ đồ GANTT

Biểu đồ PERT và sơ đồ Gantt đều là những công cụ trực quan hữu ích giúp bạn duy trì sự phối hợp và tiến độ của nhóm dự án. Dưới đây là một vài điểm khác biệt giữa hai sơ đồ này:

Sơ đồ PERT và biểu đồ Gantt là hai công cụ quản lý dự án hữu ích. Khi được sử dụng kết hợp, chúng có thể bổ sung cho nhau và cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về tiềm năng của dự án. Sử dụng kết hợp biểu đồ PERT và biểu đồ Gantt là một chiến lược quản lý dự án hiệu quả, giúp bạn lập kế hoạch chi tiết, theo dõi tiến độ chặt chẽ, quản lý rủi ro và đưa dự án đến thành công.

Kết luận

Nhờ những tính năng kể trên, sơ đồ PERT mang lại lợi thế chiến lược trong việc lập kế hoạch cho các dự án phức tạp. Bằng cách cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án, sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và đường hướng tới hạn, sơ đồ PERT hỗ trợ bạn đưa ra các quyết định sáng suốt, quản lý dự án hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

——————————-