6 câu hỏi khi lựa chọn phần mềm quản lý nguồn nhân lực.

Last updated on 8 July, 2019

Tìm kiếm một phần mềm quản lý nguồn nhân lực phù hợp với doanh nghiệp là bài toán khó khăn cho mọi nhà lãnh đạo. Có hàng nghìn phần mềm hệ thống với hàng trăm thị trường mục tiêu khác nhau như xây dựng, cơ khí, dầu khí và sản xuất,…Hoặc có những phần mềm cung cấp quá nhiều các đa nhiệm và chức năng doanh nghiệp bạn không bao giờ dùng tới, nhưng một số phần mềm lại quá cơ bản mà chúng không thể xử lý được các tác vụ thông thường mà công ty bạn cần. Và mỗi phần mềm quản lý nguồn nhân lực đều có giá thành riêng, một số có thể hợp lý nhưng cũng có thể là quá đắt đỏ so với quỹ ngân sách của doanh nghiệp. Hiểu được những vấn đề thường gặp trong việc tìm kiếm phần mềm quản lý nguồn nhân lực, chúng tôi chia sẻ bài viết “6 câu hỏi khi lựa chọn phần mềm quản lý nguồn nhân lực” để cung cấp các giải nhà quản trị ra quyết định dễ dàng và nhanh chóng hơn.

1. Hệ thống có sử dụng công nghệ Cloud không?

Ngày nay, có 2 cách thường dùng để định giá và phân phối để mua phần mềm. Đầu tiên là cách tương tự khi mua một chiếc xe hơi theo cách trả trước đầy đủ với số tiền lớn, cách còn lại là mua xe trả góp nhưng với lãi xuất thấp hàng tháng.

Nếu bạn muốn phần mềm quản lý nguồn nhân lực được đặt cố định tại máy chủ của bạn, đằng sau bảo mật tường lửa và được đội ngũ IT thường xuyên bảo trì thì bạn nhiều khả năng nghiêng về mô hình cấp phép truyền thống. Điều này có nghĩa là bạn phải trả trước tất cả phí cho hệ thống, cộng với phí bảo trì hàng năm để được hỗ trợ và cập nhật một cách liên tục. Công ty của bạn sẽ có quyền được kiểm soát toàn bộ hệ thống và nhóm IT của bạn sẽ chịu trách nhiệm chính về bảo mật dữ liệu và thời gian hoạt động của phần mềm. Ngược lại, nếu bạn muốn đưa ra quyết định của riêng mình cho bộ phận của mình, mà không đến sự can thiệp của nhóm IT, mô hình đám mây cloudsẽ là sự lựa chọn phù hợp với bạn. Tùy chọn này sẽ cấp cho bạn quyền truy cập hệ thống từ mọi nơi trên thế giới mọi lúc mọi nơi mà không cần IT để cài đặt bất kỳ phần mềm hoặc chỉnh sửa bất kỳ phần cứng nào trên phần mềm.

Cách thứ hai, bạn sẽ trả một khoản phí hàng tháng nhỏ cho mỗi người dùng trên hệ thống và nhà cung cấp phần mềm quản lý nguồn nhân lực sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn cho dữ liệu của bạn và quản lý hoạt động vận hành của hệ thống phần mềm. Tóm lại, bạn có thể trả tiền cho một giải pháp đám mây trong ngân sách điều hành của mình thay vì yêu cầu phê duyệt cho việc mua cả phần mềm với chi phí đắt đỏ.

2. Nhà cung cấp phần mềm quản lý nguồn nhân lực sẵn sàng gửi tài liệu tham khảo khi được yêu cầu?

Bạn không thể chỉ tin tưởng vào những gì nhà cung cấp phần mềm nói, bạn nên yêu cầu thông tin về tài liệu tham khảo khách hàng. Lý tưởng nhất là bạn sử dụng các tài khoản tham chiếu ở cùng hoặc một ngành kinh doanh tương tự để so sánh với nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Ngoài ra bạn cần tìm hiểu xem cách họ xử lý việc cài đặt và đào tạo diễn ra như thế nào, nhà cung cấp quản lý nguồn nhân lực đã xử lý các vấn đề một cách chuyện nghiệp như thế nào và cách họ thu hút và giữ chân khách hàng. Sự chuyện nghiệp và nhiệt tình của nhà cung cấp đối với dịch vụ khách hàng sẽ là một trong những yếu tố chính trong quyết định mua phần mềm quản lý nguồn nhân lựccủa bạn.

3. Có bất kỳ tổ chức nhân sự bên ngoài hoặc hiệp hội nào chứng thực hoặc đảm bảo cho phần mềm quản lý nhân sự của nhà cung cấp không?

Bạn có thể bắt gặp một tổ chức lớn đứng đằng sau để đảm bảo và hỗ trợ cho nhà cung cấp phần mềm quản lý nguồn nhân lực vì họ thực sự có niềm tin vào phần mềm quản lý nhân sự của một NCC . Có một số tổ chức chính phủ và ngành công nghiệp lớn sẽ chứng thực các nhà cung cấp mà họ đánh giá là vượt trội trong ngành. Nếu bạn nhận ra có nhũng tổ chức đứng đằng sau giúp đỡ nhà cung cấp, bạn có thể cảm thấy an tâm hơn với hiệu quả về chức năng của sản phẩm và danh tiếng của công ty.

4. Phần mềm quản lý nguồn nhân lực có thể liên tục cập nhật để đáp ứng theo sự phát triển của công ty không?

Mặc dù hầu hết các công ty phần mềm đáp ứng mọi thứ bạn cần để quản lý phòng nhân sự của mình, nhưng điều quan trọng là các nhà cung cấp phải tính đến việc nhu cầu của bạn sẽ thay đổi như thế nào trong dài hạn. Nếu doanh nghiệp của bạn tăng gấp đôi quy mô lực lượng lao động của mình, hệ thống phần mềm quản lý nguồn nhân lực có khả năng hoàn thành các tác vụ không? Chi phí của hệ thống sẽ thay đổi thế nào nếu số lượng nhân viên của doanh nghiệp thay đổi? Đây là điều khá quan trọng, đòi hỏi hệ thống phầm mềm quản lý nguồn nhân lựccủa bạn lựa chọn phải phát triển để tương thích với quy mô công ty của bạn mở rộng trong tương lai. Bạn nên đảm bảo nhà cung cấp của bạn có thể tạo điều kiện cho sự phát triển của doanh nghiệp hoặc có khả năng tùy chỉnh quy mô theo thể yêu cầu trong tương lai.

5. Nhà cung cấp có hiểu rõ về yếu tố đặc trưng về lĩnh vực của doanh nghiệp và các thách thức của ngành nhân sự hay không?

Bất kỳ nhà cung cấp phần mềm quản lý nguồn nhân lực nào cũng có thể tuyên bố rằng họ rất am hiểu về lĩnh vực của công ty bạn, nhưng một nhà cung cấp  đã từng thành công với các công ty khác trong cùng ngành và có thể xử lý được các tác vụ mà công ty bạn yêu cầu sẽ là một sự lựa chọn an toàn. Điều quan trọng là phải tìm hiểu xem họ có bao nhiêu khách hàng trong cùng lĩnh vực hoặc bao nhiêu khách hàng của họ đã gặp những thách thức tương tự và được nhà cung cấp phần mềm quản lý nguồn nhân lực đã giúp họ giải quyết các vấn đề như thế nào. Sự thành thạo của nhà cung cấp trong lĩnh vực kinh doanh sẽ giúp bạn tránh khỏi những rắc rối về cách thức hoạt động của ngành. Họ sẽ cho bạn nhận được lời khuyên và thực tiễn tốt nhất để giải quyết các vấn đề phổ biến trong lĩnh vực của bạn (một yếu tố bổ sung mà không nhiều nhà cung cấp có thể cung cấp).

6. Nhà cung cấp có gửi các bản demo hướng dẫn tùy chỉnh qua Internet không?

Nhiều công ty cung cấp phần mềm quản lý nguồn nhân lực bản của  dùng thử miễn phí nhưng họ không hướng dẫn bạn sử dụng nút trợ giúp để điều hướng. Bạn nên hỏi nhà cung cấp để họ có thể gửi cho bạn bản demo tùy chỉnh trên web để hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự một cách chi tiết và cụ thể. Bạn muốn phần mềm quản lý nguồn nhân lực kcó khả năng lên lịch trình demo và  biết khi nào nó hoạt động tốt nhất thì bản demo có hướng dẫn sẽ cho phép bạn đặt câu hỏi, lên lịch một cuộc họp với những người ra quyết định quan trọng trong công ty của bạn và lấy ý kiến ​​của mọi người về việc liệu đó có phải là một lựa chọn khả thi cho doanh nghiệp của bạn hay không.

Trước khi tham khảo bản demo, bạn hãy tìm hiểu về danh sách các tính năng của phần mềm quản lý nguồn nhân lực mà bạn muốn xem. Ngoài ra, cần tìm hiểu xem liệu nhà cung cấp có thể tải về thông tin của các nhân viên của bạn hoặc trình bày dữ liệu mẫu của họ theo tiêu chuẩn của công ty bạn hay không. Khi dùng thử bản demo, hãy nghiên cứu xem hệ thống và các thiết kế thân thiện với người dùng như thế nào, và phần mềm quản lý nhân sự đó có giải quyết tốt được các vấn đề doanh nghiệp gặp phải hay không? Cách đánh giá  một bản demo thành công là phần mềm đó sẽ cho phép bạn hình dung rõ ràng hệ thống sẽ được sử dụng và vận hành thế nào trong công ty của bạn của bạn.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp digiiMS phần mềm quản lý giúp nâng cao năng lực quản lý của doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, bám sát chiến lược và mô hình kinh doanh do Công ty Giải pháp Công nghệ OOC phát triển. Phần mềm quản lý OOC – digiiMS hiện bao gồm các module Cơ cấu tổ chức (digiiOST), Hồ sơ nhân sự (digiiHR), Quản lý năng lực (digiiCAT), Đánh giá kết quả (digiiKPI), Quản lý đãi ngộ (digiiC&B), và Quản lý giao việc (digiiTASK).Phần mềm quản lý nhân sự digiiHR của OOC giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể các vấn đề về nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm từ cơ cấu tổ chức, hồ sơ nhân sự đến đánh giá năng lực, đánh giá kết quả hay trả lương.

Liên hệ hotline: 09 6363 6066

Hoặc nhanh tay truy cập website: https://ooc.vnđể được tư vấn và trải nghiệm miễn phí

Tham khảo thêm Top 8 phần mềm nhân sự dễ sử dụng

Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Xu hướng quản trị thông tin nhân sự năm 2019