Tái cơ cấu doanh nghiệp – Kinh nghiệm triển khai

Last updated on 5 January, 2023

Trong quá trình hình thành và phát triển, tái cơ cấu doanh nghiệp là vấn đề mà doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt. Đặc biệt, tại các thời điểm có sự biến động lớn của nền kinh tế, vấn đề tái cơ cấu sẽ được các doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn. Hầu hết các doanh nghiệp đều trải qua các giai đoạn thăng trầm, khi thì phát triển và tăng trưởng vượt bậc, lúc thì trì trệ, chậm phát triển hoặc thậm chí có nguy cơ phá sản.

Câu hỏi đặt ra là khi nào Lãnh đạo doanh nghiệp cần chuẩn bị cho quá trình tái cơ cấu và triển khai như thế nào để hiệu quả?

Dấu hiệu nhận biết thời điểm doanh nghiệp cần tái cơ cấu

Doanh nghiệp cần tái cơ cấu

Tại mỗi giai đoạn phát triển, Lãnh đạo doanh nghiệp có thể lựa chọn những phương án khác nhau để tự đánh giá hiệu quả hoạt động và có những kế hoạch triển khai phù hợp với giai đoạn mới. Doanh nghiệp thường soi vào các chỉ số tài chính ngành và chỉ số của các đối thủ cạnh tranh để tự đánh giá hiệu quả hoạt động. Trên thực tế, các doanh nghiệp sẽ cân nhắc đến hoạt động tái cơ cấu khi nhìn thấy các chỉ số tài chính của doanh nghiệp ở mức cảnh báo. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp tự đánh giá hiệu quả hoạt động và có sự chuẩn bị các phương án tái cấu trúc khi nhận biết thông qua các dấu hiệu khác từ sớm. Hoạt động này sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn được thời gian triển khai tái cơ cấu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro tác động từ nhiều khía cạnh: thương hiệu, lợi thế cạnh tranh, khách hàng….

Các dấu hiệu cảnh báo sớm cho doanh nghiệp cần tái cấu trúc:

• Sản phẩm giảm chất lượng, tỷ lệ khách hàng phàn nàn, khiếu nại tăng cao
• Chính sách kinh doanh kém hiệu quả, xảy ra tranh chấp hợp đồng
• Sự phối hợp giữa các bộ phận gặp khó khăn, chức năng chồng chéo, nguồn lực làm việc kém hiệu quả
• Thị phần giảm sút, hoạt động kinh doanh thu hẹp…

Với mỗi dấu hiệu cảnh báo trên, doanh nghiệp cần phân tích nguyên nhân, đánh giá lại mục tiêu chiến lược, giá trị cốt lõi và lợi thế cạnh tranh để có những mục tiêu rất cụ thể trong giai đoạn tiếp theo. Từ đó mới có thể đưa ra quyết định tái cơ cấu phù hợp.

Phương thức triển khai

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương thức:

• Tự xây dựng kế hoạch và triển khai tái cơ cấu
• Thuê đơn vị tư vấn tái cơ cấu cùng song hành trong suốt quá trình tái cơ cấu
• Thuê đơn vị tư vấn hỗ trợ triển khai một số hạng mục. VD: Xây dựng Cơ cấu tổ chức, hệ thống quy trình, hệ thống đãi ngộ…

Song song với tái cơ cấu, bài toán chuyển đổi số cũng đặt ra yêu cầu triển khai các giải pháp quản lý số hóa như Phần mềm Quản lý sản xuất, Phần mềm bán hàng, Phần mềm nhân sự, Phần mềm KPI.

Về cơ bản, doanh nghiệp triển khai theo phương thức tự thực hiện khó thành công bởi 2 yếu tố: tư duy “lối mòn” và mức độ chuyên nghiệp trong quản trị của Ban Lãnh đạo.

Chúng tôi, đơn vị tư vấn quản trị chuyên nghiệp sẽ nêu ra một số kinh nghiệm thực chiến trong suốt 20 năm đồng hành triển khai tái cơ cấu hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ, bao gồm: doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp tư nhân (tập đoàn, công ty cổ phần), doanh nghiệp FDI.

Công tác khởi động các dự án tái cơ cấu luôn được bắt đầu bằng hoạt động rà soát lại toàn bộ hệ thống quản trị của doanh nghiệp bao gồm: các tuyên bố và mục tiêu chiến lược, hệ thống cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, phân cấp, phân quyền và các chính sách gắn với hoạt động điều hành của doanh nghiệp. Việc rà soát và điều chỉnh mục tiêu chiến lược, đánh giá lại giá trị cốt lõi và năng lực cạnh tranh sẽ giúp cho doanh nghiệp có bức tranh tổng thể trong giai đoạn tiếp theo để có thể quyết định mục tiêu tái cơ cấu.

Doanh nghiệp có bộ khung ọp ẹp trở thành doanh nghiệp có sức khoẻ tốt sau tái cơ cấu

Tái cơ cấu là hoạt động có quy mô ảnh hưởng sâu và rộng đến toàn bộ hệ thống nguồn lực của doanh nghiệp, đặc biệt là ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động. Bởi vậy, quy mô doanh nghiệp càng lớn, dự án có mức độ phức tạp và rủi ro càng cao. Sự đồng hành và ủng hộ của Ban Lãnh đạo doanh nghiệp là yếu tố tiên quyết ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.

Tái cơ cấu là chúng ta thay đổi cơ cấu tổ chức, thay đổi một số chức năng liên quan đến một số bộ phận, cá nhân. Và đương nhiên quyền hạn và tránh nhiệm của một số nhân sự bị ảnh hưởng, thậm chí mức ảnh hưởng còn tác động mạnh đến một số nhân sự thuộc vị trí cấp trung và cấp cao. Đây là một trong những yếu tố khó khăn nhất trong quá trình triển khai. Một số doanh nghiệp có Ban Lãnh đạo/ người đứng đầu là người không quyết đoán, “dĩ hòa vi quý” hoặc không sát sao với dự án sẽ khó vượt qua hoạt động này. Ban Lãnh đạo/ người đứng đầu thường quyết định theo xu hướng cố gắng ít thay đổi nhất so với hiện tại để ít làm xáo trộn tâm lý người lao động. Đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến mục tiêu tái cơ cấu mà doanh nghiệp hướng tới.

Khi doanh nghiệp hoạt động trì trệ, kém hiệu quả, tình trạng một nhóm nhân sự chất lượng tốt, hoàn thành khối lượng công việc lớn tồn tại song song với một nhóm nhân sự yếu kém, không hoàn thành nhiệm vụ được giao và không có sự khác biệt về chính sách đãi ngộ đối với 2 nhóm nhân sự này, dẫn đến sự thiếu công bằng giữa các cá nhân trong doanh nghiệp. Thực tế này sẽ dẫn tạo ra một lực kéo muốn duy trì thực trạng của doanh nghiệp của nhóm nhân sự hưởng lợi, làm ảnh hưởng tiến độ và mục tiêu tái cơ cấu.

Một nhóm người đang cố níu kéo khiến doanh nghiệp hoạt động trì trệ

Để dự án tái cơ cấu được triển khai triệt để, doanh nghiệp phải sắp xếp lại nguồn nhân lực và điều chỉnh chế độ đãi ngộ phù hợp, công bằng giữa người lao động và cạnh tranh với thị trường. Bởi vậy, vấn đề chi phí có thể phát sinh chưa tương ứng với doanh thu trong giai đoạn đầu sau khi hoàn tất tái cơ cấu. Ban Lãnh đạo/ người đứng đầu có thể mất nhiều thời gian nghiên cứu và khó khăn đưa ra quyết định phương án lựa chọn. Đây cũng là nút thắt trong quá trình triển khai.

Những yếu tố then chốt cần quản tâm khi tái cấu trúc

Để dự án tái cơ cấu doanh nghiệp được triển khai thông suốt và hiệu quả, một số nhân tố then chốt cần được quan tâm:

1. Ban Lãnh đạo/ người đứng đầu doanh nghiệp phải nhất quán về mô hình triển khai và quan điểm quản trị điều hành. Nhiều doanh nghiệp không kết thúc được dự án hoặc kéo dài thời gian triển khai, gây hậu quả về tài chính do sự thay đổi của người quyết định tại các nút triển khai. Trước khi triển khai dự án tái cơ cấu, tư vấn nên trao đổi kỹ với Ban Lãnh đạo doanh nghiệp về mục tiêu dự án và cần có sự cam kết của họ để tránh được những lỗi dễ mắc phải của những người đứng đầu trong quá trình ra quyết định.
2. Dự án tái cấu trúc phải được thực hiện tổng thể và đồng bộ, đội ngũ cán bộ quản lý cần được tiếp cận dự án với cùng một cách hiểu và mục tiêu. Các dự án về hoạt động quản trị không đem lại doanh thu và lợi ích ngay tại thời điểm kết thúc dự án. Bởi vậy, Ban Lãnh đạo/ người điều hành và cán bộ quản lý dễ bị các hoạt động sản xuất kinh doanh cuốn đi sự quan tâm và thời gian, dẫn tới dự án dễ bị chậm tiến độ. Trên thực tế, vấn đề này đã đội chi phí mà Lãnh đạo doanh nghiệp không dễ nhận ra để điều chỉnh bởi kéo dài thực trạng sản xuất kinh doanh giảm sút, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tài chính. Yếu tố thương hiệu của doanh nghiệp cũng chịu ảnh hưởng không nhỏ từ thực tế này. Doanh nghiệp nên song hành với cùng một tư vấn trên toàn bộ chặng đường tái cơ cấu để áp dụng xuyên suốt nguyên tắc quản trị theo một mô hình hiệu quả vào toàn bộ hệ thống quản trị.
3. Hoạt động truyền thông cần được phân tích kỹ mục tiêu cần ảnh hưởng tới với từng đối tượng người lao động để có kế hoạch triển khai với nội dung truyền thông phù hợp, thu hút được sự ủng hộ của số đông người lao động, tránh đối đầu trực tiếp với nhóm nhân sự chịu ảnh hưởng quyền lợi tiêu cực từ dự án. Khi đó, hoạt động truyền thông cần đưa ra thông điệp vì sự phát triển bền vững của doanh nghiệp thay vì phân tích quyền lợi cụ thể cho từng đối tượng.
4. Trong quá trình tái cơ cấu doanh nghiệp, nếu bước thiết kế hệ thống là hạng mục khó, đòi hỏi sự đóng góp của toàn bộ hệ thống nhân sự quản lý cấp trung và cấp cao của doanh nghiệp để cùng rà soát, đánh giá hệ thống quản trị hiện tại và xây dựng hệ thống mới, thì vấn đề vận hành, chuyển đổi bộ máy sang hệ thống mới là hoạt động phức tạp và tiềm ẩn rủi ro rất cao. Để giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp, hoạt động tái cơ cấu cần có kế hoạch vận hành hệ thống mới theo từng giai đoạn, trong đó, mô hình triển khai lâm thời (có sự đan xen giữa cơ cấu cũ và cơ cấu mới) cần được tính toán kỹ và áp dụng khéo léo để tránh tình trạng “sốc” cho doanh nghiệp. Vấn đề tái cơ cấu ảnh hưởng trực tiếp đến đội ngũ người lao động, thói quen và yếu tố lợi ích nhóm thường là những nhân tố ảnh hưởng tiêu cực đến sự thành công khi vận hành hệ thống quản trị mới.

Sau khi doanh nghiệp hoàn thành giai đoạn chuyển đổi, hoàn toàn vận hành với mô hình mới, việc đánh giá định kỳ hiệu quả triển khai là hoạt động bắt buộc để Lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể, đưa ra quyết định điều chỉnh phù hợp, đảm bảo hoạt động tái cơ cấu hoàn tất hiệu quả.

Về tác giả:

ThS. Nguyễn Thị Hải Yến

Kinh nghiệm lâu năm tại nhiều vị trí quản lý tại doanh nghiệp như Trưởng phòng Môi giới Giao dịch – Phòng Khách hàng Tổ chức, Chánh văn phòng – Phụ trách Hành chính Nhân sự – Pháp chế, Công ty Chứng khoán Bảo Việt; Trợ lý Chủ tịch – Tập đoàn Thái Nam, Kế toán trưởng Công ty UBIK.

Là thành viên của nhóm tư vấn OCD xây dựng hệ thống KPI, hệ thống lương cho Ban Quản lý dự án Điện miền Nam, Công ty TNHH Kỹ thuật Taikisha Việt Nam, Chi nhánh Tổng Công ty Điện lực miền Nam – Trung tâm CSKH,…

Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh (MBA), Đại học Hawaii, Hoa Kỳ.