Kaizen là gì? Lợi ích khi áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp

Last updated on 19 August, 2024

Trong thế giới đang phát triển với sự thay đổi không ngừng và sự cạnh tranh khốc liệt, khái niệm Kaizen đã nổi lên như một tấm lá cờ của sự đổi mới và thành công. Bắt nguồn từ Nhật Bản, Kaizen mang trong mình triết lý của việc liên tục hoàn thiện, thúc đẩy sự phát triển cả trong lĩnh vực cá nhân và kinh doanh. Bài viết này sẽ đào sâu vào bản chất của Kaizen là gì, khám phá các nguyên tắc, lợi ích và ứng dụng thực tế đã đưa con người và tổ chức đến những thành tựu chưa từng có.

Kaizen là gì?

Có thể hiểu Kaizen là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến”. Kaizen thúc đẩy tư duy rằng những thay đổi nhỏ dần dần sẽ tạo ra tác động theo thời gian. Là một phương pháp luận, Kaizen nâng cao các lĩnh vực cụ thể trong công ty bằng cách thu hút sự tham gia của ban quản lý cấp cao và các nhân viên cấp cao để bắt đầu những thay đổi hàng ngày, biết rằng nhiều cải tiến nhỏ có thể mang lại kết quả lớn.

Các yếu tố chính và nguyên tắc cốt lõi

Việc thực hiện Kaizen tại nơi làm việc có thể gần như không thể thực hiện được vì ban quản lý thường mong đợi những kết quả ngay lập tức. Các công ty thường bỏ lỡ các quy trình làm việc được cải tiến và quy trình kinh doanh được tối ưu hóa mang lại lợi thế cho công ty do tập trung quá nhiều vào kết quả. Để tối đa hóa lợi ích của Kaizen, bạn cần hiểu rõ các yếu tố và nguyên tắc sau đây trước khi áp dụng chúng vào bối cảnh của mình.

Cam kết quản lý

Một trong những lý do phổ biến nhất khiến việc thực hiện Kaizen thất bại là thiếu sự hỗ trợ và quan trọng hơn là thiếu hành động từ các nhà lãnh đạo. Được coi là cha đẻ của Kaizen, Masaaki Imai tuyên bố, “Ban lãnh đạo cấp cao của công ty có vai trò quan trọng nhất trong việc thực hiện phương pháp Kaizen này, sau đó là người quản lý, sau đó là nhân viên các cấp bậc.” Khi quản lý cấp cao thể hiện cam kết lâu dài của mình đối với việc cải tiến liên tục, các nhà quản lý chắc chắn sẽ tuân theo các sáng kiến ​​Kaizen và các nhân viên sẽ phát triển tư duy Kaizen.

Trao quyền cho nhân viên

Nhân viên thực hiện công việc sẽ biết những cách tốt nhất để cải thiện cách thực hiện công việc đó. Các nhà lãnh đạo nên tạo ra một môi trường nơi mọi người cảm thấy được trao quyền đóng góp để những đề xuất cải tiến có thể đến từ mọi cấp độ và cấp bậc. Khuyến khích người lao động tiếp tục gia tăng giá trị cho tổ chức không chỉ nâng cao tinh thần mà còn mang lại cho mọi người quyền sở hữu những nỗ lực cải tiến liên tục, góp phần thực hiện thành công Kaizen.

Gemba Walk

Việc đạt được hiệu quả hoạt động bắt đầu từ khi nhiệm vụ thực tế diễn ra chứ không phải từ phòng họp. Gemba Walk – bắt nguồn từ thuật ngữ gemba hoặc gembutsu, có nghĩa là “địa điểm thực” – thường được các nhà quản lý thực hiện để tìm hiểu hoặc xem xét chính xác cách thức hoạt động của một quy trình cụ thể và thu thập thông tin chi tiết từ nhân viên về sự cải tiến của quy trình đó. Danh sách kiểm tra của Gemba Walk hướng dẫn người quan sát đặt các câu hỏi liên quan để xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề và các bước tiếp theo.

5S

Một trong những rào cản lớn nhất đối với việc cải tiến liên tục là bám vào các phương pháp cũ hoặc cho rằng các phương pháp mới sẽ thất bại. Nguyên tắc 5S nhằm mục đích nâng cao hiệu quả tại nơi làm việc bằng cách không ngừng tìm cách loại bỏ lãng phí. Các tổ chức nên tránh suy nghĩ rằng chỉ vì điều gì đó đã hoạt động trước đây có nghĩa là nó sẽ tiếp tục hoạt động. 6S của Lean bổ sung tính an toàn cho 5S, nhấn mạnh việc thiết lập các biện pháp kiểm soát phòng ngừa để đảm bảo an toàn cho hoạt động làm việc.

Lợi ích của Kaizen

1. Nâng cao năng suất và hiệu suất. Kaizen thúc đẩy sự tập trung vào cải tiến liên tục, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng năng suất.
2. Giảm lãng phí. Bằng cách loại bỏ các hoạt động không cần thiết, Kaizen giúp giảm thiểu lãng phí thời gian và tài nguyên.
3. Khuyến khích sáng tạo. Tinh thần Kaizen thúc đẩy việc đề xuất ý tưởng mới và cải tiến trong môi trường làm việc.
4. Xây dựng môi trường hợp tác. Tôn trọng con người và khuyến khích sự giao tiếp tạo nên môi trường làm việc thú vị và đầy động lực.

Hướng dẫn áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp

Vì Kaizen là một quá trình diễn ra theo từng bước nên hành trình thực hiện nó một cách hiệu quả chỉ có thể tiến triển bằng cách đặt ra những câu hỏi phù hợp. Việc tìm hiểu các yếu tố then chốt và nguyên tắc cốt lõi của Kaizen sẽ giúp tổ chức đạt được thành công vì nó đặt nền tảng cho việc mong đợi kết quả như thế nào. Dưới đây là những câu hỏi hướng dẫn chính giúp bạn bắt đầu (và tiếp tục) với các sáng kiến ​​cải tiến liên tục tại nơi làm việc.

1. Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là gì?

Nếu một nền văn hóa chống lại sự thay đổi đang diễn ra là xấu thì việc đầu tư nguồn lực vào việc giải quyết sai vấn đề còn tệ hơn. Các nhà lãnh đạo nên phủ nhận những giả định của họ về điều gì (hoặc ai) mà họ cho là sai và tìm hiểu sâu hơn về vấn đề bằng cách thực hành Gemba Walk và phân tích nguyên nhân gốc rễ. Hãy đặt mình vào vị trí tốt hơn để xác định những khoảng cách về chất lượng bằng cách giao tiếp trực tiếp với nhân viên và trực tiếp quan sát công việc của họ. Hãy nhớ đừng chỉ trích, tìm lỗi, trách người; thay vào đó, hãy hào phóng tiếp thu mọi thứ đang diễn ra vì đó là thực tế của một ngày hoạt động điển hình.

2. Làm thế nào chúng ta có thể giải quyết nguyên nhân gốc rễ của vấn đề?

Một trong những kỹ thuật giải quyết vấn đề đơn giản nhất là phân tích theo phương pháp 5 Whys và việc thực hiện nó để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề có thể mang lại hiệu quả trong việc đưa ra các giải pháp ngăn ngừa tái diễn. Được trang bị những đề xuất sáng tạo từ người lao động và được hỗ trợ bởi thông tin có giá trị từ nơi công việc diễn ra, giờ đây các nhà quản lý có thể thực hiện các cải tiến với chi phí thấp nhưng có giá trị cao phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

3. Những thay đổi có được thực hiện một cách nhất quán, bởi mọi người và trong mọi lĩnh vực không?

Ban quản lý thể hiện sự cam kết với việc liên tục hoàn thiện khi ngay lập tức thực hiện các biện pháp đối với những thay đổi nhỏ theo từng bước và tiếp tục thực hiện các sáng kiến lâu dài có tác động. Hãy đích thân thay đổi cách bạn làm việc và ghi lại những ảnh hưởng của nó đến chất lượng đầu ra của bạn. Kaizen dành cho tất cả mọi người – có nghĩa là nó có thể được sử dụng không chỉ bởi các thành viên trong nhóm mà còn bởi các nhà lãnh đạo – và nên diễn ra ở mọi nơi, không chỉ ở xưởng sản xuất. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc từ việc giám sát thủ công ở nhiều địa điểm khác nhau và ở tất cả các cấp trong công ty bằng cách tập trung quản lý Kaizen.

4. Những nỗ lực cải tiến liên tục của chúng ta tạo ra tác động gì?

Các cá nhân có xu hướng từ bỏ việc thực hiện Kaizen vì họ không nhìn thấy hoặc cảm nhận được ngay sự khác biệt mà những hành động dường như nhỏ nhặt tạo ra cho toàn công ty. Báo cáo A3 hoặc báo cáo 8D là tài liệu lý tưởng để chia sẻ với nhân viên vì nó giám sát hiệu suất và đo lường hiệu quả của những thay đổi đã thực hiện. Theo nguyên tắc chung, việc cải tiến liên tục được thực hiện đúng cách sẽ mang lại kết quả tích cực, lâu dài giúp tăng thêm giá trị đáng kể cho toàn bộ tổ chức. Hãy ghi nhớ những giải pháp có tác động mạnh nhất để biết công ty cần dừng, bắt đầu và tiếp tục những hành động nào.

5. Chúng ta có thể tiếp tục cải thiện bằng cách nào khác?

Con đường cải tiến liên tục không được đánh dấu bằng thái độ cầu toàn mà là mong muốn phát triển – cá nhân và tổ chức. Đạt được 50% mục tiêu cải thiện hiện nay là tốt; ăn mừng chiến thắng nhưng hãy nhớ không ngừng cải thiện. Hãy chủ động giải quyết các vấn đề tại nơi làm việc vì Kaizen là một quá trình không ngừng nghỉ. Chu trình Kaizen nhằm mục đích tiếp tục tạo ra những đổi mới định hình ngành thông qua nhiều năm cải tiến liên tục.

Kết luận

Kaizen không chỉ là một phương pháp kinh doanh mà còn là một triết lý sống, định hướng cho sự phát triển không ngừng của con người và doanh nghiệp. Bằng việc tạo ra sự liên tục hoàn thiện và tập trung vào giá trị, Kaizen đã và đang góp phần thúc đẩy sự thành công và thịnh vượng trong mọi khía cạnh của cuộc sống.

——————————-