Quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp: 6 giai đoạn phổ biến

Last updated on 17 September, 2024

Chuyển đổi số là một hành trình dài hạn và tốn kém với mọi doanh nghiệp. Vì thế, quy trình chuyển đổi số của một doanh nghiệp sẽ bao gồm nhiều giai đoạn từ cơ bản đến chi tiết để đảm bảo doanh nghiệp đạt được thành công trong việc thực hiện các mục tiêu đề ra. Trong bài viết này, OCD sẽ cùng bạn tìm hiểu về 6 giai đoạn phổ biến trong một quy trình chuyển đổi số. Theo đó, bạn sẽ có cái nhìn toàn diện với từng giai đoạn và các giá trị nó mang lại cho doanh nghiệp.

Quy trình chuyển đổi số không chỉ là việc áp dụng công nghệ

Chuyển đổi số là quá trình thay đổi các quy trình và hoạt động vận hành, thường là chuyển từ việc thực hiện thủ công sang tự động hóa. Điều này giúp giải phóng năng lực của đội ngũ khỏi những công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại.

Từ đó, các nguồn lực này có thể được tận dụng cho việc giải quyết vấn đề mang tính chiến lược và mang lại giá trị lớn hơn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trước khi thực hiện một quy trình chuyển đổi số toàn diện, doanh nghiệp bạn cần thiết lập rõ bức tranh về bối cảnh và mục tiêu.

Lý do khiến hầu hết các chiến lược chuyển đổi số thất bại là do thiếu mục tiêu và kế hoạch rõ ràng. Nhiều công ty chạy theo xu hướng và làm những gì có vẻ như đang chuyển đổi số vì đối thủ cạnh tranh cũng đang làm như vậy. Khi ấy, họ vội vàng mua và triển khai hệ thống công nghệ, phần mềm mà không thực sự hiểu ý nghĩa và mục đích đằng sau nó. Điều này không mang lại bất cứ giá trị gì cho doanh nghiệp.

6 giai đoạn quan trọng trong quy trình chuyển đổi số

Brian Solis đã thực hiện nghiên cứu về những giai đoạn chính khi một doanh nghiệp hay tổ chức triển khai quy trình chuyển đổi số của mình. Chúng tôi cho rằng đây là một trong những mô hình hợp lý nhất về các giai đoạn chuyển đổi số.

Mô hình của Brian Solis cho phép doanh nghiệp hiểu được mình đang ở giai đoạn trong quy trình chuyển đổi số. Từ đó, doanh nghiệp có khả năng ra quyết định xem liệu mình có hay không cần phải thực hiện những bước tiếp theo. Những giai đoạn chuyển đổi số này bao gồm:

Giai đoạn 1: Hoạt động kinh doanh như bình thường

Giai đoạn chuyển đổi số này đúng như cái tên nó gợi ý, tức là doanh nghiệp vẫn hoạt động như bình thường. Doanh nghiệp sẽ lờ đi những cơ hội hay rủi ro của chuyển đổi số và tiếp tục thực hiện công việc hiện tại theo đúng kế hoạch dự kiến.

Doanh nghiệp lúc này không cảm thấy việc thay đổi là cần thiết. Bởi họ vẫn tạo ra doanh thu tăng trưởng và duy trì lợi nhuận ổn định, họ sẽ tự hỏi rằng tại sao mình cần phải thay đổi. Thêm vào đó, văn hóa doanh nghiệp có xu hướng tránh rủi ro, chỉ đầu tư và chấp nhận những ý tưởng trong vùng an toàn. Bất kỳ ai đề xuất sự thay đổi đáng kể sẽ dễ bị gạt sang một bên.

Những doanh nghiệp ở giai đoạn đầu của quy trình chuyển đổi số thường có các đặc điểm sau:

• Chưa có định hướng chiến lược chuyển đổi số và kế hoạch rõ ràng
• Sử dụng các lộ trình và quy trình áp dụng công nghệ lỗi thời từ nhiều năm trước
• Công nghệ chỉ được áp dụng để tối ưu hóa hoặc mở rộng quy mô trong ngắn hạn, chứ không hướng đến tầm nhìn dài hạn
• Không có chuyên môn về chuyển đổi số
• Thiếu nhận thức về tác động của chuyển đổi số lên khách hàng, nhân viên và thị trường
• Hoạt động đào tạo, chiến lược, đo lường và quy trình làm việc liên quan đến chuyển đổi số mang tính tạm thời, thiếu tính hệ thống

Giai đoạn 2: Thử nghiệm và học hỏi

Trong giai đoạn 2 này, doanh nghiệp đã nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của chuyển đổi số và bắt đầu tích cực đầu tư cho nó. Các xu thế công nghệ mới như mạng xã hội, IoT, trí tuệ nhân tạo (AI) tạo ra cơ hội thử nghiệm cho các cá nhân trong doanh nghiệp. Những thử nghiệm này thường không được thực hiện theo quy mô tổ chức hay phối hợp liên phòng ban.

Lúc này, ban lãnh đạo quan sát thấy đối thủ cạnh tranh giành lấy thị phần nhờ chuyển đổi số. Ngoài ra, nhân viên hiểu được những lợi ích của chuyển đổi số thông qua những thông tin trên mạng xã hội hay kinh nghiệm làm việc trước đây. Từ đó, họ có thể thúc đẩy nhà lãnh đạo suy nghĩ việc áp dụng chuyển đổi số trên toàn hệ thống.

Tuy nhiên, những nỗ lực chuyển đổi số này thiếu tính kết nối và thiếu chiến lược toàn diện. Vì vậy, việc áp dụng công nghệ số vẫn chưa mang lại hiệu quả rõ rệt. Điều này thúc đẩy doanh nghiệp hướng tới phương pháp tiếp cận bài bản hơn, từ việc đánh giá mô hình kinh doanh hiện tại cho đến lên kế hoạch và triển khai chiến lược chuyển đổi số phù hợp.

Giai đoạn 3: Hợp thức hóa

Giai đoạn “Hợp thức hóa” trong quy trình chuyển đổi số đánh dấu bước ngoặt quan trọng. Lúc này, tất cả các bên liên quan bao gồm ban lãnh đạo và nhân viên đều đồng tình với những tác động tích cực của chuyển đổi số. Doanh nghiệp sẽ phải thiết lập chiến lược áp dụng công nghệ số phù hợp với mục tiêu kinh doanh hiện tại.

Khi đó, việc nâng cao năng lực số cho cấp quản lý và nhân viên trở thành trọng tâm chính. Mọi nhân sự trong doanh nghiệp cần thành thạo những công cụ mới về công nghệ kỹ thuật số và cách vận hành của nó. Tuy nhiên, trong giai đoạn này, một số vấn đề sẽ xuất hiện. Một vài nhân viên sẽ cảm thấy không thoải mái và có thể chống lại sự thay đổi. Ngoài ra, khách hàng cũng có thể gặp khó khăn trong việc làm quen với phần mềm hoặc dịch vụ mới. 

Mặc dù các kế hoạch triển khai bắt đầu được thực hiện nhưng chúng thường diễn ra ở quy mô nhỏ, thường là cấp phòng ban hoặc đội nhóm. Tuy nhiên, những thành công nhỏ này sẽ góp phần tạo ra bước chuyển đổi lớn cho toàn bộ hệ thống trong doanh nghiệp. Nếu giai đoạn này diễn ra hiệu quả, nó sẽ làm tăng khả năng thành công của dự án chuyển đổi số.

Giai đoạn 4: Hoạch định chiến lược

Trong giai đoạn này, chuyển đổi số trở thành một phần quan trọng trong chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Hầu hết các thành viên ban giám đốc sẽ tham gia vào giai đoạn này. Chiến lược chuyển đổi số là kế hoạch tổng thể của một doanh nghiệp để chuyển đổi từ cách làm việc truyền thống sang làm việc dựa trên công nghệ. Chính vì vậy, ban lãnh đạo sẽ là nhân tố chính trong việc ra quyết định.

Chiến lược đầu tư cho chuyển đổi số sẽ bao gồm:

• Các khoản đầu tư vào công nghệ được hoạch định rõ ràng
• Tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm khách hàng liền mạch
• Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc
• Đẩy mạnh việc hợp tác giữa các phòng ban
• Phân tích dữ liệu sâu rộng và khuyến khích sự đổi mới
• Theo dõi xu hướng chuyển đổi số mới từ thị trường
• Đánh giá hiệu suất làm việc và duy trì lợi thế cạnh tranh với đối thủ

Giai đoạn 5: Đồng bộ hệ thống

Giai đoạn đồng bộ hệ thống trong quy trình chuyển đổi số doanh nghiệp được coi là bước ngoặt quan trọng nhất. Các doanh nghiệp sẽ ưu tiên các kế hoạch chuyển đổi số và phân bổ nguồn lực thích hợp để triển khai. Điều này bao gồm thành lập đội nhóm chuyên trách về chuyển đổi số, phân bổ ngân sách và xây dựng mối quan hệ đối tác bên ngoài có chuyên môn về chuyển đổi số.

Các nỗ lực chuyển đổi số lúc này cần được quy về một chiến lược thống nhất cho toàn bộ tổ chức. Chiến lược chuyển đổi số cần kết nối chặt chẽ với các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Khi ấy, công nghệ số được tích hợp toàn diện trên mọi khía cạnh của doanh nghiệp bao gồm cả khối văn phòng Back Office và khối Front Office tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.

Doanh nghiệp sẽ hoạt động trong một hệ sinh thái được hỗ trợ bởi công nghệ, với cả khả năng thích ứng và linh hoạt cao. Dĩ nhiên, khách hàng luôn là yếu tố trọng tâm của mọi doanh nghiệp; vì thế, doanh nghiệp cần đáp ứng nhu cầu liên tục thay đổi từ thị trường.

Giai đoạn 6: Đổi mới và thích nghi

Giai đoạn cuối cùng của quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp đại diện cho tính đổi mới và thích nghi liên tục. Đổi mới trở thành một phần trong DNA của doanh nghiệp với sự thành lập một đội nhóm luôn nỗ lực bắt kịp xu hướng của khách hàng và công nghệ.

Chuyển đổi số là quá trình diễn ra liên tục, đòi hỏi những điều chỉnh lớn nhỏ để đạt được kết quả tốt nhất. Tại giai đoạn chín muồi này, doanh nghiệp cần tích cực tìm kiếm các công nghệ mới nổi, thử nghiệm các mô hình kinh doanh mới và nhanh chóng bắt kịp sự thay đổi. Chuyển đổi số cần ăn sâu vào văn hóa tổ chức. Một doanh nghiệp thành công trong chuyển đổi số là doanh nghiệp có khả năng thúc đẩy nhân viên luôn tìm tòi cách thức mới để cải tiến sản phẩm – dịch vụ, đáp ứng kỳ vọng từ khách hàng và vượt mặt đối thủ cạnh tranh.

Tại sao cần hiểu rõ các giai đoạn trong quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp?

Bằng việc theo dõi sát sao 6 giai đoạn trong quy trình trình chuyển đổi số, mọi khía cạnh của doanh nghiệp sẽ tiến triển tích cực, bao gồm:

1. Cách tiếp cận có cấu trúc sẽ giúp doanh nghiệp đặt mục tiêu rõ ràng cho lộ trình chuyển đổi số. Điều này cho phép doanh nghiệp hiểu mình muốn đạt được thành quả gì và cách thức để làm được việc đó.
2. Xác định các bước, cột mốc và theo dõi tiến độ chuyển đổi số giúp doanh nghiệp đi đúng hướng. Nhờ đó, bạn có thể xác định trước những khó khăn tiềm tàng và lên kế hoạch giảm thiểu rủi ro phù hợp.
3. Việc hiểu rõ các giai đoạn chuyển đổi số giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hiệu quả, đảm bảo được trang bị đầy đủ nhân sự, quy trình và công nghệ phù hợp.
4. Ngoài ra, điều này khuyến khích hợp tác giữa các đơn vị, phòng ban và các bên liên quan.
5. Cuối cùng, doanh nghiệp có thể quản lý rủi ro hiệu quả, dễ dàng vượt qua những thách thức, khó khăn không thể lường trước được.

Tạm kết

Các giai đoạn trên đại điện cho một quy trình chuyển đổi số phát triển liên tục, nắm bắt các xu hướng thị trường và công nghệ mới. Chúng tôi thấy nhận thấy rằng đây là một hành trình kéo dài theo đuổi sự thay đổi trong tư duy và văn hóa của doanh nghiệp.

Chuyển đổi số có vai trò thúc đẩy sự sáng tạo và khả năng làm việc hiệu quả của nhân viên. Đồng thời, khách hàng cũng được hưởng lợi từ các sản phẩm, dịch vụ thuận tiện được tạo ra nhờ sự phát triển của công nghệ phần mềm. Tóm lại, chuyển đổi số là nỗ lực chung của tất cả các phòng ban, đội ngũ trong doanh nghiệp, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng để mở ra một kỷ nguyên mới trong hoạt động kinh doanh.

Đọc thêm: Lộ trình chuyển đổi số: Hướng dẫn 10 bước để bắt đầu chuyển đổi số