Cloud ERP là gì? Cách thức hoạt động

Last updated on 27 June, 2024

Hệ thống ERP đám mây (Cloud ERP) hoạt động giống như phần mềm ERP thông thường, nhưng thay vì cài đặt trực tiếp trên máy chủ của công ty, nó được lưu trữ trên nền tảng đám mây của nhà cung cấp. Điều này cho phép các doanh nghiệp truy cập hệ thống ERP mọi lúc mọi nơi chỉ cần có internet và trình duyệt web.

ERP là phần mềm quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, tích hợp và tự động hóa các chức năng thiết yếu về tài chính, vận hành. Nó cung cấp một nguồn dữ liệu duy nhất cho mọi phòng ban, bao gồm quản lý kho hàng, đơn hàng, chuỗi cung ứng, mua sắm, sản xuất, phân phối và hoàn thành đơn hàng. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về Cloud ERP, giải thích cách thức hoạt động và những lợi ích vượt trội mà nó mang lại.

Phần mềm Cloud ERP là gì?

Cloud ERP khác với On-premises ERP (ERP truyền thống) ở chỗ nó được cung cấp dưới dạng dịch vụ (SaaS – Software as a Service) bởi nhà cung cấp ERP. Có nghĩa là bạn không cần mua bản quyền hay tự cài đặt trên máy chủ công ty, điều này giúp tiết kiệm đáng kể một khoản chi phí. 

Ưu điểm của Cloud ERP là có tính năng tương đương hoặc thậm chí vượt trội so với On-premises ERP (ERP truyền thống), mà hạn chế được nhiều nhược điểm. Theo báo cáo của IDC, nhu cầu sử dụng ERP đám mây ngày càng tăng cao nhờ khả năng truy cập và phân tích lượng lớn dữ liệu gần như theo thời gian thực.

Ví dụ: Đội ngũ bán hàng có thể nắm bắt được tình trạng tồn kho ngay lập tức. Còn đội tài chính có thể theo dõi dòng tiền mặt chặt chẽ và phản hồi nhanh chóng các yêu cầu kiểm toán hoặc báo cáo dữ liệu hiệu suất.

Các khái niệm quan trọng về Cloud ERP

(1) Hosted ERP

Một công ty hoặc nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ sẽ quản lý việc triển khai phần mềm ERP cùng cơ sở hạ tầng liên quan. Mô hình triển khai này thường được sử dụng khi doanh nghiệp muốn thuê ngoài các hoạt động IT. Mặc dù có một số lợi ích của đám mây, nhưng đây không phải là mô hình dịch vụ hoàn toàn.

(2) Bảo mật toàn diện (End-to-end security)

Đảm bảo kết nối an toàn giữa nhà cung cấp Cloud ERP và khách hàng, bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép.

(3) Giấy phép thuê bao (Subscription licensing)

Công ty trả phí thuê bao cố định theo định kỳ (hàng năm hoặc hàng tháng) để sử dụng phần mềm. Phí này thường bao gồm tất cả các bản bảo trì và nâng cấp phần mềm, có thể được tính theo người dùng hoặc theo tổ chức.

(4) SaaS (Software as a Service)

SaaS là mô hình kinh doanh cung cấp phần mềm cho người dùng qua internet. Thay vì mua và cài đặt phần mềm trên máy tính, người dùng chỉ cần truy cập web và đăng ký tài khoản để sử dụng.

(5) IaaS (Infrastructure as a Service)

Là một mô hình điện toán đám mây cung cấp cho người dùng thuê các tài nguyên máy tính theo hình thức dịch vụ, thông qua internet. Thay vì phải tự mua sắm, lắp đặt và bảo trì các thiết bị phần cứng như máy chủ, thiết bị lưu trữ, mạng,… doanh nghiệp có thể thuê các tài nguyên này trên nền tảng đám mây của IaaS. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng tính linh hoạt và dễ dàng mở rộng quy mô sử dụng.

(6) PaaS (Platform as a Service)

là một mô hình điện toán đám mây cung cấp cho nhà phát triển một môi trường để xây dựng, triển khai, quản lý và vận hành các ứng dụng web. Thay vì phải tự xây dựng cơ sở hạ tầng máy chủ, phần mềm hệ điều hành và các công cụ phát triển, nhà phát triển có thể sử dụng các dịch vụ này trên nền tảng đám mây của PaaS. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực cho việc phát triển ứng dụng.

So sánh Cloud ERP với On-premises ERP

Mặc dù điểm khác biệt rõ ràng nhất giữa On-premises và Cloud ERP là vị trí chạy phần mềm và ai quản lý nó, nhưng còn những điểm khác biệt quan trọng khác.

Đọc thêm: So sánh ERP và MES: Phần mềm nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Hệ thống Cloud ERP hoạt động như thế nào?

Hệ thống ERP đám mây hoạt động dựa trên sự kết hợp nhiều công nghệ, kết nối với nhau qua đường truyền internet tốc độ cao. Ưu điểm của Cloud ERP là luôn hoạt động trực tuyến và nhà cung cấp sẽ tự động cập nhật bảo mật, giúp bạn tiết kiệm chi phí và an tâm hơn.

Cloud ERP thường cho phép truy cập trên cả thiết bị di động và máy tính bàn. Hệ thống cung cấp nhiều ứng dụng kinh doanh đa dạng, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, mang lại trải nghiệm tích cực cho khách hàng và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Một lợi ích quan trọng của Cloud ERP là khả năng mở rộng gần như vô hạn. Điều này cho phép nhân viên của bạn truy cập mọi thông tin cần thiết bất kể họ đang ở đâu làm việc, từ gặp gỡ khách hàng đến công trường xa hay văn phòng tại nhà. 

Cloud ERP cung cấp nhiều tính năng hữu ích như truy cập thông tin khách hàng, lịch sử bán hàng, dữ liệu tài chính, công cụ quản lý nhân sự, số liệu vận hành theo thời gian thực, tình trạng chuỗi cung ứng,… Nói cách khác, Cloud ERP có thể kết nối hầu hết mọi hệ thống máy tính trong doanh nghiệp. 

Các thành phần của phần mềm Cloud ERP

Phần mềm ERP đám mây thường có các chức năng cốt lõi về tài chính và kế toán. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào ngành nghề và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, các doanh nghiệp có thể lựa chọn thêm các chức năng khác (module) để triển khai. Các chức năng thường có của Cloud ERP bao gồm:

• Tài chính và kế toán
• Quản lý nhân sự (HCM) hoặc Phần mềm quản lý nguồn nhân lực (HRMS)
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
• Quản lý kho hàng
• Quản lý đơn hàng
• Mua sắm
• Quản lý chuỗi cung ứng
• Quản lý dự án
• Lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP)

Các loại hình Cloud ERP

Không phải tất cả các dịch vụ đám mây đều giống nhau. Một số nhà cung cấp On-premises ERP đã điều chỉnh phần mềm của họ để chạy trên các trung tâm dữ liệu kết nối internet của riêng họ. Các doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP này có thể bỏ qua các tính năng đầy đủ của Cloud ERP. Tùy theo nhu cầu kinh doanh, bạn có thể lựa chọn các gói triển khai khác nhau với các chức năng và cài đặt được tối ưu hóa cho loại hình công ty của mình. Điều này giúp nhóm của bạn tập trung vào các chỉ số và quy trình làm việc phù hợp để đạt được mục tiêu của công ty.

Về bản chất, Cloud ERP cũng có nhiều loại hình khác nhau

Tham khảo thêm: Top 5 phần mềm ERP tốt nhất

Lợi ích của Phần mềm Cloud ERP 

Giảm thiểu chi phí ban đầu và vận hành

Ưu điểm lớn nhất của giải pháp Cloud ERP là tiết kiệm tổng thể chi phí, bắt đầu ngay từ khâu triển khai. Với hệ thống On-premises ERP, doanh nghiệp sẽ phải trả các khoản phí ban đầu cho việc mua máy chủ, tạo cơ sở dữ liệu, triển khai ban đầu, thuê tư vấn, nhân viên IT, bảo mật và sao lưu dữ liệu. Doanh nghiệp sử dụng On-premises ERP sẽ phát sinh thêm chi phí bảo trì, thuê nguồn lực chuyên biệt nội bộ hoặc theo yêu cầu, nâng cấp và cập nhật hệ thống, cũng như mua thêm máy chủ khi công ty phát triển.

Chi phí của Cloud ERP thường thấp hơn khoảng 30% so với On-premises ERP. Vì nhà cung cấp Cloud ERP lưu trữ và quản lý phần mềm trên máy chủ riêng, doanh nghiệp sẽ tránh được các chi phí ban đầu cho cơ sở hạ tầng, cũng như các chi phí bổ sung cho nhân viên IT, bảo trì, bảo mật và cập nhật. Nhà cung cấp cũng sẽ cung cấp dịch vụ hỗ trợ IT liên tục.

Thời gian triển khai nhanh chóng

Một trong những trở ngại lớn nhất của bất kỳ giải pháp ERP mới nào là thời gian triển khai, điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian gián đoạn hoạt động kinh doanh và thời gian hoàn vốn.

Dựa trên một nghiên cứu mà chúng phân tích, khoảng 1/2 doanh nghiệp triển khai hệ thống của họ hoàn thành đúng thời gian dự kiến. Doanh nghiệp thường có thể khởi chạy và vận hành nhanh hơn trên hệ thống Cloud ERP so với On-premises ERP vì không cần lựa chọn và thiết lập phần cứng, cũng như không cần tuyển dụng và đào tạo nhân viên IT.

Khả năng truy cập linh hoạt

Người dùng Cloud ERP có thể truy cập thông tin kinh doanh theo thời gian thực, từ bất kỳ đâu và trên bất kỳ thiết bị nào. Điều này đảm bảo nhân viên trong toàn tổ chức đang làm việc với cùng dữ liệu, bất kể phòng ban hay vị trí nào, và có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và tự tin hơn.

Mở rộng dễ dàng

• Không lo lắngvề việc mua sắm thêm máy chủ: Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng người dùng, chi nhánh hay công ty con tăng lên, bạn không cần phải đầu tư thêm chi phí cho máy chủ. Cloud ERP sẽ tự động mở rộng theo nhu cầu, giúp bạn tiết kiệm chi phí hiệu quả.
• Bắt đầu đơn giản, mở rộng linh hoạt: Khởi động với các chức năng cốt lõi, sau đó bổ sung thêm các tính năng nâng cao khi cần thiết. Cloud ERP đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp mà không cần đầu tư thêm phần cứng phức tạp.
• Truy cập mọi lúc mọi nơi: Nhờ kết nối internet, người dùng có thể truy cập dữ liệu kinh doanh từ bất kỳ đâu trên thế giới. Cloud ERP giúp bạn kết nối và quản lý hoạt động kinh doanh một cách dễ dàng, dù ở bất kỳ nơi nào.
• Mở rộng toàn cầu nhanh chóng: Khi công ty mở rộng sang thị trường mới thông qua sáp nhập hoặc mua lại, các đơn vị mới có thể nhanh chóng hoạt động trực tuyến nhờ Cloud ERP.
• Hạ tầng mạnh mẽ, an toàn: Các nhà cung cấp Cloud ERP sở hữu hệ thống trung tâm dữ liệu hiện đại trên toàn cầu, đảm bảo lưu trữ dữ liệu an toàn và ổn định. Dịch vụ của họ thường vượt trội so với khả năng tự quản lý của hầu hết doanh nghiệp.
• Khả dụng cao: Nhà cung cấp Cloud ERP thường cam kết mức độ khả dụng 99,999%, nghĩa là bạn chỉ gặp gián đoạn ngoài ý muốn chưa đến 8 phút mỗi năm.

Dễ dàng tuỳ chỉnh linh hoạt

Cloud ERP không chỉ có khả năng mở rộng theo quy mô tổ chức mà còn dễ dàng tùy chỉnh theo các nhu cầu kinh doanh cụ thể, ngay từ đầu hoặc theo thời gian khi doanh nghiệp phát triển và thay đổi. Mặc dù phần mềm On-premises ERP cũng có thể tùy chỉnh, nhưng những tùy chỉnh đó gắn liền với phiên bản phần mềm hiện tại và có thể khó triển khai lại với các phiên bản mới, đặc biệt nếu tích hợp được phát triển nội bộ. Đây là một trong những lý do chính khiến một số doanh nghiệp tránh nâng cấp hệ thống On-premises ERP và tiếp tục chạy công nghệ lỗi thời.

Ngoài ra, hệ thống Cloud ERP có xu hướng tích hợp tốt với các sản phẩm đám mây khác và các module mới có thể được thêm vào hệ thống Cloud ERP mà không cần ngừng hoạt động hoặc phần cứng bổ sung. Sự linh hoạt này cho phép doanh nghiệp chủ động thay vì bị động, điều chỉnh nhanh hơn với những thay đổi trong ngành, xu hướng người tiêu dùng, các tình huống không lường trước được,…

Nâng cấp dễ dàng

Nhà cung cấp Cloud ERP thường xuyên quản lý tất cả các nâng cấp và cập nhật hệ thống, đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đang thay đổi và đảm bảo khách hàng sử dụng công nghệ mới nhất. Việc cập nhật hoặc nâng cấp phần mềm On-premises ERP tốn nhiều thời gian hơn và thậm chí có thể phải thuê nhà thầu để quản lý quy trình. Với Cloud ERP, việc cập nhật chỉ mất khoảng 30 phút và thường diễn ra ngoài giờ làm việc để tránh gián đoạn kinh doanh.

Bảo mật, tuân thủ và phục hồi sau sự cố

Việc dựa vào một nhà cung cấp bên ngoài để lưu trữ an toàn dữ liệu kinh doanh của công ty là mối quan ngại dễ hiểu đối với nhiều tổ chức. Tuy nhiên, các nhà cung cấp Cloud ERP có thể cung cấp bảo mật và tuân thủ tốt hơn so với các công ty có thể tự chi trả. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể yên tâm rằng dữ liệu của mình luôn được sao lưu và nhà cung cấp được trang bị các quy trình phục hồi được lên kế hoạch và thực hành.

Các giải pháp On-premises ERP sẽ có nguy cơ mất dữ liệu nghiêm trọng trong trường hợp phần cứng hoặc phần mềm bị lỗi, thảm họa tự nhiên, hỏa hoạn hoặc đột nhập, trừ khi tổ chức có kế hoạch phục hồi thảm họa và duy trì hoạt động kinh doanh.

Các nhà cung cấp Cloud ERP thường cung cấp bảo mật cấp doanh nghiệp và mã hóa dữ liệu end-to-end giữa nhà cung cấp và tổ chức. Lưu ý rằng các công ty chịu trách nhiệm về quản lý danh tính và quyền truy cập của người dùng Cloud ERP, cũng như bảo mật các thiết bị như PC hoặc điện thoại thông minh.

Khả năng lưu trữ tốt

Nếu phần cứng On-premises bị hỏng, công ty có thể mất một khoản thời gian và tiền bạc đáng kể để chuyển dữ liệu sang hệ thống lưu trữ mới. Với Cloud ERP, dữ liệu được lưu trữ trong các trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp, thường được dự phòng và phân tán theo vùng. Quan trọng hơn, khi ngày càng nhiều công việc và hoạt động kinh doanh được chuyển online và các công ty tìm cách tự động hóa và tinh gọn các quy trình kinh doanh. 

Những thách thức của Cloud ERP

Mặc dù xu hướng sử dụng Cloud ERP đang ngày càng phổ biến, các tổ chức vẫn có thể gặp một số thách thức tiềm ẩn sau đây.

Hệ thống cũ

Đối với các doanh nghiệp lớn đã sử dụng hệ thống On-premises ERP nhiều năm, việc chuyển sang Cloud ERP có thể khó khăn và tốn nhiều thời gian, cần chuyên môn cao.

Sợ thay đổi

Các doanh nghiệp lớn với đội ngũ IT và quản trị viên đông đúc có thể gặp phải sự phản kháng từ các bên liên quan chủ chốt. Việc chuyển phần mềm ERP ra khỏi văn phòng khiến các quản trị viên mất một phần quyền kiểm soát đối với các quy trình được tự động hóa, và do nhà cung cấp quản lý tất cả việc bảo trì và cơ sở hạ tầng, các nhóm IT mất quyền kiểm soát đối với một số quy trình vận hành nhất định.

Tuân thủ theo quy định

Các công ty có chính sách bảo mật an ninh mạng đặc biệt nghiêm ngặt, hạn chế lưu trữ thông tin khách hàng trên đám mây và các vấn đề tuân thủ theo quy định có thể không tận dụng được hết lợi ích của giải pháp Cloud ERP. Tuy nhiên, các nhà cung cấp dịch vụ phần mềm theo mô hình SaaS lớn đã đạt được những bước tiến đáng kể trong việc tuân thủ các quy định như HIPAA và GDPR và thường có thể đáp ứng các yêu cầu về quyền sở hữu và địa điểm dữ liệu, vì vậy đừng cho rằng bạn bị giới hạn ở On-premises ERP.

Kết luận 

Cloud ERP là hệ thống quản trị doanh nghiệp dựa trên nền tảng điện toán đám mây, cung cấp cho doanh nghiệp khả năng truy cập dữ liệu và ứng dụng mọi lúc, mọi nơi thông qua internet. Cloud ERP mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: tiết kiệm chi phí, tămg khả năng hoạt động, gia tăng hiệu quả kinh doanh, quản lý và lưu trữ linh hoat,..Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về các mô hình Cloud ERP.

——————————-