Đào tạo người dùng và tạo dựng sự chấp nhận Phần mềm MES

Last updated on 30 October, 2025

Đào tạo người dùng và Tạo dựng sự chấp nhận (Adoption) là hai yếu tố quyết định sự thành bại của bất kỳ Dự án Hệ thống Điều hành Sản xuất (MES) nào. Việc triển khai công nghệ hiện đại chỉ là bước khởi đầu. Thách thức thực sự nằm ở việc chuyển đổi thói quen làm việc và đảm bảo nhân viên từ cấp vận hành đến quản lý không chỉ biết cách sử dụng phần mềm, mà còn muốn sử dụng nó. Khám phá các chiến lược toàn diện, từ đào tạo chuyên sâu theo vai trò đến quản lý thay đổi hiệu quả, để biến sự phản kháng thành sự cam kết, tối đa hóa giá trị đầu tư vào MES của doanh nghiệp bạn.

Đào tạo người dùng trong Dự án MES

Việc đào tạo người dùng là một phần cực kỳ quan trọng trong quá trình triển khai Dự án Hệ thống Điều hành Sản xuất (MES). Mục tiêu là đảm bảo rằng tất cả người dùng liên quan có đủ kiến thức và kỹ năng để sử dụng hệ thống MES mới một cách hiệu quả, tối đa hóa lợi ích của việc đầu tư.

Các bước chính trong đào tạo người dùng MES

Quá trình đào tạo người dùng MES thường bao gồm các bước sau:

• Xác định Đối tượng và Nhu cầu Đào tạo:
  • Phân loại người dùng:Chia người dùng thành các nhóm dựa trên vai trò (ví dụ: Công nhân vận hành, Giám sát sản xuất, Kỹ sư IT, Quản lý cấp cao).
  • Xác định nhu cầu:Dựa trên vaiả trò, xác định những chức năng và quy trình cụ thể mà mỗi nhóm cần sử dụng trong hệ thống MES.
  • Xác định trình độ hiện tại:Đánh giá mức độ quen thuộc của người dùng với công nghệ và các quy trình mới.
• Thiết kế Tài liệu và Chương trình Đào tạo:
  • Tài liệu hướng dẫn:Tạo các tài liệu chi tiết, dễ hiểu (sách hướng dẫn, video, checklist,…) tập trung vào các quy trình kinh doanh mới được hệ thống MES hỗ trợ.
  • Nội dung đào tạo:Thiết kế các mô-đun đào tạo cụ thể cho từng nhóm người dùng (ví dụ: “Nhập liệu lệnh sản xuất cho Giám sát”, “Thực hiện thao tác sản xuất cho Công nhân”).
  • Kịch bản thực hành:Chuẩn bị dữ liệu và kịch bản thực tế (dựa trên quy trình sản xuất của doanh nghiệp) để người dùng thực hành.
• Thực hiện Đào tạo:
  • Đào tạo lý thuyết và thực hành:Tiến hành các buổi đào tạo kết hợp giải thích lý thuyết và thực hành trực tiếp trên hệ thống MES thử nghiệm (UAT – User Acceptance Testing).
  • Phương pháp đa dạng:Sử dụng nhiều hình thức như đào tạo trên lớp, đào tạo tại chỗ (On-the-job training), hội thảo, và tài liệu tự học trực tuyến.
  • Tập trung vào “Làm thế nào” (How-to):Đảm bảo người dùng hiểu rõ cách thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày của họ trên hệ thống mới.
• Đánh giá và Hỗ trợ Sau Đào tạo:
  • Đánh giá:Tổ chức các bài kiểm tra hoặc hoạt động thực hành để đánh giá mức độ hiểu và sử dụng hệ thống của người dùng.
  • Hỗ trợ Go-Live:Cung cấp sự hỗ trợ tại chỗ (floor support) trong giai đoạn đầu vận hành chính thức (Go-Live) để giải quyết các vấn đề phát sinh ngay lập tức.
  • Kênh hỗ trợ:Thiết lập kênh hỗ trợ rõ ràng (ví dụ: đường dây nóng, email, nhóm chat) để người dùng có thể đặt câu hỏi.

Các yếu tố thành công cốt lõi

• Tập trung vào quy trình:Đào tạo không chỉ về các nút bấm trên phần mềm mà phải về cách quy trình sản xuất được thay đổi và cải tiến nhờ MES.
• Sự tham gia của Lãnh đạo:Sự cam kết và tham gia của quản lý cấp cao và các trưởng phòng ban giúp thúc đẩy tinh thần học hỏi và chấp nhận thay đổi.
• Đào tạo theo vai trò:Chỉ đào tạo người dùng về những chức năng liên quan trực tiếp đến công việc của họ để tránh quá tải thông tin.
• Thực hành thực tế:Cho phép người dùng thực hành với dữ liệu mô phỏng công việc hàng ngày của họ.

Việc đầu tư đúng mức vào đào tạo người dùng sẽ giảm thiểu sự phản kháng đối với sự thay đổi, tăng tốc độ áp dụng hệ thống, và đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác, từ đó mang lại thành công toàn diện cho dự án MES.

Tạo dựng sự chấp nhận Phần mềm MES

Tuyệt vời! Tạo dựng sự chấp nhận (Change Management/Adoption) là yếu tố then chốt quyết định sự thành công lâu dài của một dự án MES. Nếu người dùng không muốn hoặc không sử dụng phần mềm, dự án sẽ thất bại.

Dưới đây là các chiến lược và bước quan trọng để tạo dựng sự chấp nhận phần mềm MES:

Quản lý Thay đổi (Change Management) Từ Ban Đầu

Sự Cam kết của Lãnh đạo

• Tầm nhìn Rõ ràng:Lãnh đạo cần truyền đạt rõ ràng tại sao doanh nghiệp cần MES và lợi ích mà nó mang lại (cả cho doanh nghiệp và từng cá nhân).
• Tham gia Chủ động:Quản lý cấp cao phải là người ủng hộ và tham gia vào quá trình triển khai và đào tạo.

Thành lập Đội ngũ Thay đổi (Change Agents)

• Xác định Người tiên phong (Champions):Chọn những người có ảnh hưởng, được đồng nghiệp tin tưởng, từ các phòng ban khác nhau để họ trở thành người hỗ trợ tại chỗ và truyền bá lợi ích của MES.
• Phản hồi Hai Chiều:Đội ngũ này giúp thu thập phản hồi từ người dùng cuối và chuyển tiếp các mối quan ngại lên đội dự án.

Chiến lược Truyền thông Hiệu quả

“What’s In It For Me?” (WIIFM) – Lợi ích Cá nhân

• Không chỉ là Dữ liệu:Thay vì chỉ nói về lợi ích cho công ty (“MES giúp tăng năng suất 10%”), hãy tập trung vào lợi ích cho cá nhân (“MES giúp Công nhân giảm thời gian nhập liệu thủ công“, “Giám sát ra quyết định nhanh hơn nhờ dữ liệu thời gian thực”).
• Truyền thông liên tục:Sử dụng nhiều kênh (email, bảng tin, họp giao ban, màn hình sản xuất) để cập nhật tiến độ và câu chuyện thành công nhỏ.

Công nhận và Khen thưởng

• Khen ngợi sớm:Công nhận và khen thưởng những phòng ban hoặc cá nhân đã áp dụng MES tốt trong giai đoạn thử nghiệm hoặc Go-Live sớm. Điều này tạo động lực cho những người khác.

Thiết kế và Trải nghiệm Người dùng (UX/UI)

Đơn giản hóa Giao diện

• Thiết kế Tối giản:Đối với công nhân vận hành, giao diện MES cần phải trực quan, dễ nhìn, dễ thao tác (thường là qua màn hình cảm ứng) và chỉ hiển thị những thông tin họ cần.
• Ngôn ngữ thân thiện:Sử dụng thuật ngữ quen thuộc trong sản xuất thay vì thuật ngữ kỹ thuật phức tạp của phần mềm.

Thử nghiệm Người dùng sớm (UAT)

• Đưa vào sớm:Cho người dùng cuối thực tế tham gia vào việc kiểm thử chấp nhận người dùng (UAT) càng sớm càng tốt.
• Cơ hội Sở hữu:Việc tham gia vào quá trình thiết kế và kiểm thử giúp người dùng có cảm giác sở hữu hệ thống.

Đào tạo theo Vai trò và Hỗ trợ Liên tục

Đào tạo Thực tế

• Đào tạo tại chỗ (On-the-Job Training):Đây là phương pháp hiệu quả nhất, giúp người dùng học trong môi trường làm việc thực tế của họ.
• Giảm thiểu Sai sót:Tạo môi trường đào tạo nơi người dùng có thể mắc lỗi mà không gây ảnh hưởng đến sản xuất thực tế.

Hỗ trợ Ngay lập tức (Floor Support)

• Hỗ trợ Go-Live Mạnh mẽ:Đảm bảo có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật và đội ngũ “Change Agents” sẵn sàng có mặt trên sàn nhà máy trong những tuần đầu sau khi Go-Live để giải quyết mọi vấn đề và câu hỏi ngay lập tức.
• Tài liệu Dễ tìm:Cung cấp các tài liệu hướng dẫn nhanh (Quick Reference Guides) tại các trạm làm việc.

Bằng cách tích hợp các yếu tố Quản lý Thay đổi (CM) và tập trung vào lợi ích của người dùng, doanh nghiệp sẽ chuyển đổi từ việc bắt buộc người dùng sử dụng sang việc người dùng muốn sử dụng MES.

Bạn có muốn tập trung vào một trong những khía cạnh này (ví dụ: Chiến lược truyền thông) để tìm hiểu chi tiết hơn không?

Giải pháp hiệu quả đào tạo người dùng và tạo dựng sự chấp nhận

Giải pháp hiệu quả để đào tạo người dùng và tạo dựng sự chấp nhận trong Dự án MES đòi hỏi một cách tiếp cận tích hợp, kết hợp giữa chiến lược quản lý thay đổi (Change Management) và phương pháp đào tạo thực tế.

Dưới đây là các giải pháp được tổ chức thành 3 trụ cột chính:

Trụ cột: Đào tạo Theo Vai trò và Thực hành (Role-Based & Hands-on Training)

Đào tạo hiệu quả phải phù hợp với nhu cầu công việc thực tế của từng nhóm người dùng.

Giải pháp Chi tiết:

• Tạo Môi trường Sandbox/UAT:Cung cấp môi trường thử nghiệm độc lập với dữ liệu giả lập thực tế, cho phép người dùng thực hành thoải mái mà không sợ ảnh hưởng đến sản xuất.
• Đào tạo “Quick Hit”:Chia nhỏ nội dung đào tạo thành các mô-đun ngắn, tập trung (15-30 phút), dễ tiếp thu, đặc biệt quan trọng đối với công nhân vận hành.
• Tài liệu Tham khảo Dễ tiếp cận:Xây dựng các Hướng dẫn Nhanh (Quick Reference Guides), video ngắn (2-5 phút) cho từng thao tác chính, đặt ngay tại trạm làm việc (Workstation).

Trụ cột: Quản lý Thay đổi & Truyền thông (Change Management & Communication) 

Để người dùng chấp nhận, họ cần hiểu, tin tưởng và cảm thấy thoải mái với sự thay đổi.

Giải pháp Chi tiết:

• Chiến lược “WIIFM” (What’s In It For Me?):
  • Truyền thông tập trung vào lợi ích cá nhân(ví dụ: Giảm giấy tờ, dữ liệu chính xác hơn giúp công bằng khi đánh giá hiệu suất, hệ thống nhắc nhở giúp giảm lỗi).
• Thiết lập Mạng lưới “Change Agents” (Người Thay đổi):
  • Lựa chọn những nhân viên giỏi nghiệp vụ, có thái độ tích cực tại mỗi khu vực sản xuất để trở thành Điểm liên lạc (Key Users). Họ sẽ hỗ trợ đồng nghiệp và là cầu nối với đội dự án.
• Cơ chế Phản hồi Chính thức:
  • Tổ chức các buổi họp hỏi đáp (Q&A)và khảo sát sự hài lòng của người dùng sau giai đoạn thử nghiệm. Thu thập và giải quyết các mối quan ngại một cách minh bạch.
• Giao tiếp Đồng bộ:
  • Đảm bảo thông điệp từ Lãnh đạo, Đội dự án và Giám sát là nhất quánvề tầm quan trọng của MES.

Trụ cột: Tối ưu hóa Trải nghiệm và Hỗ trợ (User Experience & Support)

Sự chấp nhận tăng lên khi hệ thống dễ sử dụng và hỗ trợ luôn sẵn có.

Giải pháp Chi tiết:

• Cá nhân hóa Giao diện (UX/UI):
  • Đảm bảo giao diện MES được tối ưu hóa theo vai trò(ví dụ: Công nhân chỉ thấy nút “Bắt đầu” và “Kết thúc” lệnh sản xuất; Giám sát thấy biểu đồ).
  • Sử dụng biểu tượng và màu sắc quen thuộcvới môi trường nhà máy.
• Hỗ trợ “Go-Live” Chuyên sâu (Floor Support):
  • Trong 1-2 tuần đầu sau khi hệ thống hoạt động chính thức (Go-Live), đội ngũ dự án (bao gồm cả Key Users) cần có mặt 100% tại hiện trườngđể hỗ trợ ngay lập tức mọi thắc mắc hoặc sự cố.
  • Tránh để người dùng quay lại cách làm cũ (giấy tờ/Excel) do sự cố nhỏ.
• Đo lường Tỷ lệ Chấp nhận:
  • Theo dõi các chỉ số như: Tỷ lệ sử dụngcác chức năng chính, Thời gian nhập liệu, Số lượng yêu cầu hỗ trợ (giảm dần theo thời gian). Sử dụng dữ liệu này để điều chỉnh phương pháp đào tạo và hỗ trợ.

Việc tích hợp cả ba trụ cột này sẽ đảm bảo người dùng không chỉ biết cách sử dụng MES mà còn mong muốn sử dụng nó, chuyển đổi sự phản kháng thành sự cam kết.

Kết luận

Tóm lại, thành công của Dự án MES không nằm ở mã nguồn, mà nằm ở người dùng. Để tạo dựng sự chấp nhận bền vững, doanh nghiệp cần áp dụng một chiến lược tích hợp, kết hợp ba trụ cột: 1) Đào tạo thực hành và chuyên sâu theo vai trò, 2) Quản lý thay đổi và truyền thông minh bạch (tập trung vào lợi ích cá nhân), và 3) Hỗ trợ tức thời tại hiện trường. Bằng cách ưu tiên trải nghiệm người dùng, lắng nghe phản hồi và biến nhân viên thành “Người thay đổi (Change Agents)”, doanh nghiệp sẽ đảm bảo hệ thống MES được sử dụng một cách nhất quán, mang lại hiệu suất tối ưu và lợi tức đầu tư (ROI) xứng đáng.

Tham khảo:

Phần mềm Quản lý Sản xuất MES là gì?

Lịch sử Phần mềm Quản lý Sản xuất MES

Tầm nhìn 5 năm về Phần mềm MES

Bộ đôi MES và ERP – Cặp bài trùng trong quản lý sản xuất

Một số dự án chuyển đổi số của OCD

• OCD triển khai ERP cho Công ty Sản xuất Cơ khí
• Tư vấn chuyển đổi số, triển khai phần mềm ERP, MES và HRM cho Nhà máy sản xuất thiết bị điện tử
• Tư vấn chuẩn hóa quy trình và dữ liệu phục vụ chuyển đổi số cho Nhà máy Z183
• Đánh giá sự sẵn sàng chuyển đổi số cho Cát Tường Group
• Tư vấn chuyển đổi số cho tập đoàn gỗ và nội thất TAVICO
• Phân tích Hệ thống phục vụ việc thiết kế phần mềm nhân sự cho Laurelton Diamonds

Liên hệ

Công ty Tư vấn Quản lý OCD
Website: https://ocd.vn
Email: ocd@ocd.vn
Hotline: 0886595688