Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm là gì? Phân loại và cách xây dựng

Last updated on 13 January, 2025

Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp đóng vai trò then chốt đối với sự thành công của doanh nghiệp. Một trong những mô hình được nhiều doanh nghiệp áp dụng, đặc biệt là các doanh nghiệp đa dạng về sản phẩm, là cơ cấu tổ chức theo sản phẩm. Các tập đoàn lớn như Unilever hay P&G đã áp dụng thành công cơ cấu tổ chức theo sản phẩm. Vậy mô hình này có gì đặc biệt? Cùng OCD tìm hiểu thêm về nó trong bài viết dưới đây nhé!

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm là gì?

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm (Product Organizational Structure) là một kiểu cơ cấu tổ chức mà trong đó công ty được chia thành các bộ phận dựa trên các sản phẩm hoặc dòng sản phẩm khác nhau mà công ty cung cấp. Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm về toàn bộ vòng đời của một sản phẩm, từ khâu phát triển, sản xuất, marketing, bán hàng cho đến phân phối và dịch vụ khách hàng.

Thay vì chia nhân viên theo cơ cấu chức năng (ví dụ: tất cả nhân viên marketing làm việc trong cùng một bộ phận), cơ cấu này tập hợp tất cả những người liên quan đến một sản phẩm cụ thể vào cùng một nhóm, bất kể chuyên môn của họ là gì.

Unilever và P&G là hai ví dụ điển hình về các tập đoàn đa quốc gia áp dụng cơ cấu tổ chức theo sản phẩm:

• Unilever chia thành các bộ phận quản lý các nhóm sản phẩm riêng biệt, ví dụ:

• • Chăm sóc cá nhân: Dove, Lifebuoy, Sunsilk.
  • Thực phẩm: Knorr, Lipton.
  • Chăm sóc gia đình: Omo, Sunlight.
  • Mỗi bộ phận hoạt động gần như độc lập, có đội ngũ riêng (marketing, bán hàng, R&D).
• P&G phân chia theo các nhóm sản phẩm, ví dụ:

• • Chăm sóc sắc đẹp: Olay, Pantene.
  • Chăm sóc sức khỏe: Oral-B, Vicks.
  • Chăm sóc vải vóc và gia đình: Tide, Ariel.
  • Tương tự Unilever, mỗi nhóm tập trung vào phát triển sản phẩm, marketing và bán hàng cho các nhãn hiệu thuộc nhóm.

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Các vai trò chính trong tổ chức có cơ cấu theo sản phẩm

Trong một tổ chức có cơ cấu sản phẩm, mỗi bộ phận tập trung vào một sản phẩm hoặc dòng sản phẩm cụ thể. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải phân rõ các vai trò và trách nhiệm để đảm bảo hiệu quả hoạt động và sự thành công của sản phẩm. Dưới đây là các vai trò và trách nhiệm chính trong cơ cấu tổ chức theo sản phẩm:

Giám đốc sản phẩm (CPO – Chief Product Officer)

Trách nhiệm:

• Xây dựng tầm nhìn và chiến lược sản phẩm tổng thể, phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.
• Quản lý toàn bộ danh mục sản phẩm của công ty.
• Đưa ra các quyết định chiến lược về sản phẩm, bao gồm việc đầu tư vào sản phẩm nào, ngừng sản xuất sản phẩm nào,…
• Phân bổ nguồn lực (ngân sách, nhân sự, công nghệ) cho các bộ phận sản phẩm.
• Đảm bảo sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận sản phẩm và các chức năng trong bộ phận (ví dụ: Marketing, Bán hàng, Tài chính).
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận sản phẩm.

Tóm lại, CPO là người chịu trách nhiệm cao nhất về sự thành công của các sản phẩm của công ty.

Quản lý sản phẩm (Product Manager)

Trách nhiệm:

• Xác định tầm nhìn, chiến lược và lộ trình cho sản phẩm cụ thể mà họ quản lý.
• Nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh và hiểu rõ nhu cầu của khách hàng.
• Xác định các tính năng và yêu cầu của sản phẩm.
• Ưu tiên các tính năng cần được phát triển.
• Làm việc chặt chẽ với các nhóm thiết kế, kỹ thuật, marketing và bán hàng để đưa sản phẩm ra thị trường.
• Theo dõi hiệu suất của sản phẩm sau khi ra mắt và đưa ra các điều chỉnh cần thiết.

Thông thường, Quản lý sản phẩm sẽ là “CEO” của một bộ phận sản phẩm, chịu trách nhiệm về mọi khía cạnh của sản phẩm đó.

Chủ sở hữu sản phẩm (Product Owner)

Trách nhiệm (thường gặp trong các tổ chức áp dụng Agile/Scrum):

• Đại diện cho tiếng nói của khách hàng (Voice of Customer) và các bên liên quan.
• Quản lý Product Backlog (danh sách các yêu cầu của sản phẩm).
• Ưu tiên các mục trong Product Backlog để tối đa hóa giá trị của sản phẩm.
• Tham gia các sự kiện Scrum (ví dụ: Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Sprint Retrospective).
• Đảm bảo nhóm phát triển hiểu rõ các yêu cầu của sản phẩm.

Product Owner tập trung vào việc tối ưu hóa giá trị của sản phẩm bằng cách quản lý Product Backlog và làm việc chặt chẽ với nhóm phát triển.

Các thành viên nhóm đa chức năng

Trách nhiệm:

• Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của mình để đóng góp vào sự phát triển và thành công của sản phẩm.
• Ví dụ:
  • Kỹ sư: Phát triển và kiểm tra phần mềm/phần cứng của sản phẩm.
  • Nhà thiết kế: Thiết kế giao diện người dùng và trải nghiệm người dùng.
  • Nhân viên Marketing: Lập kế hoạch và thực hiện các chiến dịch marketing.
  • Nhân viên Bán hàng: Bán sản phẩm cho khách hàng.

Các thành viên nhóm đa chức năng mang chuyên môn của mình vào quá trình phát triển sản phẩm, làm việc phối hợp linh hoạt để đạt được mục tiêu chung.

Các loại cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Có nhiều cách để phân loại cơ cấu tổ chức theo sản phẩm, nhưng phổ biến nhất là dựa trên các tiêu chí sau:

Phân loại cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Theo sản phẩm hoặc dòng sản phẩm

Đặc điểm: Đây là kiểu cơ cấu phổ biến nhất. Các nhóm được phân loại dựa trên các sản phẩm hoặc dòng sản phẩm riêng biệt. Mỗi nhóm chịu trách nhiệm toàn bộ vòng đời của sản phẩm, từ phát triển, sản xuất, tiếp thị đến bán hàng và dịch vụ khách hàng.

Ví dụ: Một công ty sản xuất đồ gia dụng có các bộ phận riêng cho tủ lạnh, máy giặt, máy điều hòa. Một công ty phần mềm có các bộ phận riêng cho phần mềm CRM, ERP, phần mềm kế toán.

Ưu điểm:

• Tập trung cao độ vào sản phẩm, hiểu rõ thị trường và khách hàng mục tiêu.
• Tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng với thay đổi của thị trường.
• Nâng cao trách nhiệm và sự gắn kết của các thành viên.

Nhược điểm:

• Có thể xảy ra trùng lặp nguồn lực giữa các bộ phận.
• Khó khăn trong việc phối hợp giữa các bộ phận.

Phù hợp với: Các công ty có danh mục sản phẩm đa dạng, mỗi sản phẩm đòi hỏi chiến lược và sự tập trung riêng.

Theo tính năng

Đặc điểm: Các nhóm được tổ chức dựa trên các tính năng hoặc chức năng cụ thể của sản phẩm. Cách này thường được áp dụng khi sản phẩm có nhiều tính năng phức tạp hoặc khi một tính năng được sử dụng chung cho nhiều sản phẩm.

Ví dụ: Một công ty phần mềm có các nhóm riêng cho giao diện người dùng (UI), phân tích dữ liệu, bảo mật, AI. Một công ty sản xuất ô tô có các bộ phận riêng cho hệ thống động cơ, hệ thống phanh, hệ thống giải trí.

Ưu điểm:

• Tập trung chuyên sâu vào từng tính năng, nâng cao chất lượng và hiệu suất của tính năng đó.
• Khuyến khích sự hợp tác và trao đổi kiến thức giữa các chuyên gia trong cùng lĩnh vực.

Nhược điểm:

• Có thể khó khăn trong việc phối hợp giữa các nhóm tính năng để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh.
• Có thể dẫn đến việc các nhóm quá tập trung vào tính năng của mình mà bỏ qua trải nghiệm tổng thể của người dùng.

Phù hợp với: Các công ty có sản phẩm phức tạp, đòi hỏi chuyên môn sâu về từng tính năng, hoặc khi một tính năng được sử dụng chung cho nhiều sản phẩm.

Theo phân khúc thị trường

Đặc điểm: Các nhóm được tổ chức dựa trên các phân khúc thị trường hoặc nhóm khách hàng mục tiêu. Mỗi nhóm tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của một phân khúc khách hàng cụ thể.

Ví dụ: Một công ty sản xuất ô tô có các bộ phận riêng cho xe hạng sang, xe phổ thông, xe thể thao. Một ngân hàng có các bộ phận riêng cho khách hàng doanh nghiệp, khách hàng cá nhân, khách hàng chính phủ.

Ưu điểm:

• Hiểu rõ nhu cầu và đặc điểm của từng phân khúc thị trường.
• Tối ưu hóa các chiến lược tiếp thị và bán hàng phù hợp với từng phân khúc.

Nhược điểm:

• Có thể dẫn đến sự trùng lặp về nguồn lực nếu các phân khúc thị trường có nhu cầu tương đồng.
• Khó khăn trong việc quản lý và phối hợp giữa các bộ phận nếu các phân khúc thị trường có mối quan hệ phức tạp.

Phù hợp với: Các công ty phục vụ nhiều phân khúc thị trường khác nhau với nhu cầu và sở thích riêng biệt.

Các bước xây dựng cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Mặc dù quá trình chuyển đổi sang cơ cấu tổ chức theo sản phẩm là một thách thức khó nhằn với nhiều doanh nghiệp nhưng lợi ích nó mang lại có thể vượt xa kỳ vọng ban đầu. Dưới đây là các bước cụ thể bạn có thể tham khảo khi xây dựng lại cơ cấu tổ chức:

Cách xây dựng cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Bước 1: Đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại

Tiến hành phân tích chi tiết cơ cấu tổ chức hiện tại, bao gồm việc xác định các bộ phận cốt lõi, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, và đặc biệt là đánh giá mức độ phù hợp của chúng với quy trình phát triển và phân phối sản phẩm. Phân tích này cần tập trung vào việc xác định những điểm nghẽn, những khu vực mà cấu trúc hiện tại đang cản trở hiệu quả hoạt động hoặc khả năng đổi mới của công ty.

Bước 2: Xác định các dòng sản phẩm

Phân loại các sản phẩm hiện có thành các dòng sản phẩm dựa trên phân khúc thị trường, vòng đời sản phẩm và nhu cầu về nguồn lực, từ đó làm cơ sở cho việc thành lập các nhóm chuyên trách và phân bổ nguồn lực hợp lý.

Bước 3: Cân nhắc mục tiêu của tổ chức

Để đảm bảo các sáng kiến liên quan đến sản phẩm hỗ trợ trực tiếp kết quả kinh doanh, công ty cần đặt ra các mục tiêu rõ ràng, điều chỉnh lộ trình sản phẩm, xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và thường xuyên đánh giá hiệu suất sản phẩm so với các số kế hoạch đề ra.

Bước 4: Phân công vai trò và trách nhiệm

Doanh nghiệp cần thiết lập các vai trò và trách nhiệm rõ ràng trong cơ cấu tổ chức theo sản phẩm. Xác định vai trò của các nhà quản lý sản phẩm và tập hợp nhóm đa chức năng với những bộ kỹ năng đa dạng. Đảm bảo quyền sở hữu rõ ràng cho mỗi sản phẩm hoặc dòng sản phẩm để thúc đẩy trách nhiệm giải trình và hiệu quả.

Bước 5: Tạo sơ đồ tổ chức theo sản phẩm

Sử dụng sơ đồ tổ chức để trực quan hóa và tinh chỉnh cấu trúc mới. Các công cụ, phần mềm hỗ trợ sẽ giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch và điều chỉnh sơ đồ tổ chức sản phẩm một cách linh hoạt. Trong sơ đồ này, cần thể hiện rõ các mối quan hệ báo cáo, cơ chế hợp tác đa chức năng giữa các bộ phận và cách thức tương tác giữa các nhóm.

Bước 6: Thực hiện và quản trị sự thay đổi

Truyền thông về lý do và lợi ích dự kiến của cơ cấu tổ chức theo sản phẩm đến nhân viên. Cung cấp chương trình đào tạo cần thiết để trang bị cho các nhóm các kỹ năng cần thiết trong môi trường làm việc mới.

Cân nhắc cách tiếp cận theo từng giai đoạn để giảm thiểu sự phản kháng và dễ dàng điều chỉnh khi cần thiết. Đánh giá và phản hồi liên tục cũng rất quan trọng trong việc tối ưu hóa mô hình lấy sản phẩm làm trung tâm.

Bước 7: Thiết lập các chỉ tiêu đo lường sự thành công

Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) nào sẽ được sử dụng để đánh giá thành công và xem xét nhu cầu cải thiện. Các KPI mà tổ chức có cấu trúc sản phẩm cần xem xét: tăng trưởng doanh thu, sự hài lòng của khách hàng và mức độ chấp nhận sản phẩm.

Điều chỉnh các KPI này phù hợp với các mục tiêu chiến lược và theo dõi hiệu suất theo thời gian. Và khi có thể, hãy sử dụng dữ liệu để thông báo việc ra quyết định và tối ưu hóa cấu trúc tổ chức sản phẩm.

Thông lệ tốt khi áp dụng cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Dưới đây là một vài điều nữa cần ghi nhớ khi cần tái cấu trúc tổ chức theo hướng sản phẩm:

• Tập trung vào Khách hàng: Ưu tiên nhu cầu và sự hài lòng của khách hàng trong suốt vòng đời sản phẩm.
• Khuyến khích tinh thần tự chủ và trao quyền: Trao cho các nhóm sản phẩm quyền đưa ra quyết định và thúc đẩy sự đổi mới.
• Sử dụng phương pháp Agile: Áp dụng các khung Agile để gia tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu (Data Driven): Sử dụng dữ liệu để lựa chọn chiến lược sản phẩm và đo lường hiệu suất.
• Nâng cao năng lực lãnh đạo: Đảm bảo đội ngũ lãnh đạo được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng thông qua việc cung cấp hướng dẫn rõ ràng và hỗ trợ sát sao trong từng nhóm sản phẩm.

Tham khảo dịch vụ Tư vấn Tái cơ cấu của OCD

OCD cung cấp dịch vụ Tư vấn Tái cơ cấu (Tư vấn Tái cấu trúc) lĩnh vực kinh doanh, mô hình quản lý và cơ cấu tổ chức theo chiến lược kinh doanh cho các doanh nghiệp. Dịch vụ tư vấn cấu trúc giúp doanh nghiệp có bộ máy tổ chức gọn nhẹ và phù hợp với định hướng chiến lược, từ đó tạo hiệu quả cao trong việc theo đuổi các mục tiêu chiến lược cũng như tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Dịch vụ Tư vấn Tái cấu trúc bao gồm:

• Đánh giá cơ cấu tổ chức theo chuỗi giá trị và chiến lược kinh doanh
• Tái cấu trúc tổ chức và điều chỉnh hệ thống chức danh
• Tái cấu trúc quy trình kinh doanh

Doanh nghiệp có nhu cầu Thiết kế/Thiết kế lại Cơ cấu Tổ chức, Chức năng, Nhiệm vụ, vui lòng tham khảo Dịch vụ Tư vấn Tái cơ cấu Doanh nghiệp của OCD, hoặc Hotline: 0886595688

Đọc thêm: Xây dựng cơ cấu tổ chức thích ứng với khủng hoảng

——————————-