Khung năng lực là gì? Cách xây dựng và đánh giá năng lực

Last updated on 20 July, 2025

Trong bối cảnh quản lý nhân sự hiện đại, khung năng lực là một công cụ không thể thiếu, mang lại vô số ứng dụng và lợi ích cho doanh nghiệp. Việc xây dựng và triển khai thành công khung năng lực không chỉ giúp các ngân hàng, tập đoàn, tổng công ty tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự mà còn tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.

Bài viết này của OCD sẽ giúp bạn hiểu rõ khung năng lực là gì, đi sâu vào định nghĩa năng lực là gì, các nhóm năng lực chính, cũng như những ứng dụng khung năng lực quan trọng và cách xây dựng khung năng lực hiệu quả theo kinh nghiệm hơn 20 năm tư vấn doanh nghiệp của mình. Đặc biệt, chúng ta sẽ cùng khám phá cách phần mềm đánh giá năng lực có thể hỗ trợ doanh nghiệp tối đa trong quá trình này.

Khung năng lực là gì? Giải mã khái niệm cốt lõi

Để hiểu về khung năng lực, trước tiên chúng ta cần nắm rõ định nghĩa về năng lực (competency). Khái niệm này đã được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi trong quản lý nhân sự ở nhiều quốc gia.

Năng lực là gì?

Theo Cục Quản lý Nhân sự (Office of Personnel Management) của Mỹ, năng lực được hiểu là các đặc tính có thể đo lường được của kiến thức, kỹ năng, thái độ, và các phẩm chất cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, đồng thời là yếu tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác. Cụ thể, nó được trình bày theo mô hình ASK:

• Kiến thức (Knowledge): Mô tả những thông tin, sự kiện, quy luật trong lĩnh vực chuyên môn, được học hỏi từ trường lớp, tích lũy từ thực tế, tài liệu hoặc từ các chuyên gia.
• Kỹ năng (Skill): Mô tả khả năng chuyên biệt của một cá nhân trong việc ứng dụng kiến thức để giải quyết các tình huống hoặc công việc phát sinh trong thực tế.
• Thái độ (Attitude): Thể hiện cách nhìn nhận về công việc, nhiệm vụ, đồng nghiệp và cộng đồng, chi phối cách ứng xử, hành vi và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân sự.

Tham khảo: Top 10 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất

Khái niệm khung năng lực

Từ khái niệm năng lực, khung năng lực được định nghĩa là “bảng mô tả tổ hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc điểm một cá nhân cần có để hoàn thành tốt công việc”.

Cấu trúc của khung năng lực thường bao gồm 3 nhóm năng lực chính:

• Nhóm năng lực chung / cốt lõi: Gồm các năng lực thiết yếu cho tất cả các vị trí trong công ty. Năng lực cốt lõi được xác định dựa trên chiến lược và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
• Nhóm năng lực chuyên môn / khối: Là các kiến thức, kỹ năng đặc thù cho một lĩnh vực chuyên môn, vị trí công việc hoặc bộ phận, cần thiết để cá nhân đảm nhận vị trí đó.
• Nhóm năng lực quản lý / lãnh đạo: Là các yêu cầu đối với các công việc có tính chất quản lý, bao gồm hoạch định, tổ chức, điều phối nguồn lực (ngân sách, con người…) và thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc. Yêu cầu về năng lực quản lý sẽ khác nhau tùy thuộc vào tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý của từng chức danh.

Tham khảo: Top 10 phần mềm KPI tốt nhất, hiệu quả cho doanh nghiệp

Ứng dụng khung năng lực trong quản trị nhân sự

Khung năng lực là một phương pháp quản lý nhân sự tổng hợp, có thể ứng dụng trong rất nhiều hoạt động quản lý nguồn nhân lực, mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp.

Cơ sở tuyển dụng hiệu quả

Khung năng lực là cơ sở quan trọng để tuyển dụng đội ngũ quản lý và cán bộ có năng lực, cũng như cho hoạt động xây dựng chương trình quy hoạch cán bộ lãnh đạo – quản lý. Các năng lực trong khung năng lực cũng có thể được sử dụng làm tiêu chuẩn đánh giá ứng viên.

Khác với bộ tiêu chuẩn tuyển dụng thông thường, doanh nghiệp có thể ấn định những năng lực cần thiết phải đánh giá khi tuyển dụng và cấp độ tối thiểu mà một ứng viên cần đạt. Nhờ đó, người tuyển dụng sẽ có một bức tranh toàn diện về các yêu cầu của công việc, phân biệt rõ giữa các năng lực có thể đào tạo và những năng lực cần phải đáp ứng ngay khi tuyển dụng.

Khi đánh giá ứng viên, kết hợp với các công cụ như phỏng vấn hoặc trung tâm đánh giá (Assessment Center), doanh nghiệp có thể xác định được cấp độ năng lực của ứng viên ở các yêu cầu khác nhau. Điều này đảm bảo một cuộc phỏng vấn có tính hệ thống và nâng cao tỷ lệ tuyển được người có khả năng thành công cao hơn trong công việc tương lai của họ.

Xác định nhu cầu đào tạo & lập chiến lược phát triển nhân sự

Trong quản lý nhân sự, khung năng lực là cơ sở quan trọng để xác định nhu cầu đào tạo, nội dung và chương trình đào tạo phát triển đội ngũ quản lý và lãnh đạo. Khi triển khai khung năng lực, doanh nghiệp sẽ xác định được yêu cầu về loại năng lực và cấp độ ở từng năng lực của vị trí hiện tại hoặc vị trí cần phát triển. Đồng thời, doanh nghiệp có thể thực hiện đánh giá năng lực cho toàn bộ cán bộ quản lý và nhân viên.

Khi có hai dữ liệu này, việc xác định ai cần đào tạo năng lực gì, ở cấp độ nào trở nên vô cùng đơn giản thông qua việc so sánh mức độ đáp ứng và yêu cầu chuẩn năng lực. Nhờ áp dụng khung năng lực, doanh nghiệp có thể tập trung vào những kỹ năng, kiến thức và đặc điểm thực sự ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, từ đó khai thác tối ưu thời gian và ngân sách dành cho đào tạo và phát triển.

Cơ sở trả lương & quản lý thành tích

Bên cạnh đó, khung năng lực cũng thiết lập nền tảng quan trọng trong việc xây dựng hệ thống quản lý thành tích và chế độ đãi ngộ dành cho đối tượng quản lý, lãnh đạo và nhân viên trong tổ chức.

• Đối với hoạt động quản lý thành tích: Nhờ khung năng lực, nhà quản lý và nhân viên có chung cách hiểu về những gì sẽ được kiểm soát và đo lường, đồng thời giúp người quản lý xác định rõ trọng tâm cần thúc đẩy trong quá trình thảo luận, đánh giá thành tích.
• Đối với việc vận hành hệ thống lương: Việc quyết định bậc lương của một người trong thang lương trở nên dễ dàng và có cơ sở rõ ràng hơn, vì doanh nghiệp chỉ cần so sánh mức độ đáp ứng và yêu cầu năng lực.

Cách xây dựng và triển khai khung năng lực

Xây dựng và triển khai khung năng lực là một quá trình đòi hỏi sự tỉ mỉ và chuyên môn cao. Dưới đây là các bước chính:

Bước 1: Chuẩn hóa hệ thống chức năng, chức danh

Quá trình xây dựng khung năng lực đòi hỏi tổ chức phải chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ của mỗi chức danh. Lý do là các năng lực thường gắn liền với việc thực hiện những nhiệm vụ hoặc hoạt động nhất định. Nếu hệ thống chức danh, chức năng và nhiệm vụ chưa rõ ràng, sẽ không thể xác định được năng lực nào là cần thiết để giúp người thực hiện công việc trở nên vượt trội.

Bước 2: Xác định năng lực cần xây dựng

Sau khi chuẩn hóa hệ thống chức danh, bước tiếp theo là xác định các năng lực có thể cần đến. Doanh nghiệp có thể lựa chọn 2 phương pháp: tự xây dựng bộ khung năng lực hoặc lựa chọn bộ khung năng lực có sẵn và điều chỉnh.

Một bộ khung năng lực thông thường sẽ gồm 3 nhóm năng lực như đã nêu:

• (1) Nhóm năng lực chung / cốt lõi
• (2) Nhóm năng lực khối / chuyên môn
• (3) Nhóm năng lực quản lý / lãnh đạo

Khi triển khai, doanh nghiệp cần định nghĩa và phân chia các cấp độ cho từng năng lực, sau đó tập hợp tất cả thành từ điển năng lực. Ngoài ra, các bộ năng lực phổ biến như Từ điển Năng lực Đại học Harvard (Harvard University Competency Dictionary) hay bộ năng lực do Viện Phát triển Nhân lực (CIPD) của Vương quốc Anh phát triển cũng có thể được doanh nghiệp tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp.

Bước 3: Xác định năng lực và các cấp độ năng lực cho từng vị trí

Sau khi có được bộ từ điển năng lực với đầy đủ định nghĩa và mô tả các cấp độ, bước tiếp theo là xác định năng lực và các cấp độ yêu cầu cho từng vị trí trong doanh nghiệp. Cách làm đơn giản nhất là thực hiện khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực đối với những công việc cụ thể.

Quá trình xác định năng lực phải bám sát vào chức năng nhiệm vụ và kết quả đầu ra của mỗi chức danh, đảm bảo những năng lực được chọn thực sự phù hợp và đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả công việc. Kết thúc giai đoạn này, mỗi công việc trong doanh nghiệp (trừ các công việc đơn giản) đều gắn với một bộ năng lực nhất định và các cấp độ yêu cầu tương ứng. Đây chính là khung năng lực cho từng vị trí công việc.

Bước 4: Đánh giá năng lực và xây dựng kế hoạch phát triển

Để khung năng lực có thể được đưa vào sử dụng, phần việc quan trọng tiếp theo là phát triển các công cụ đánh giá năng lực của mỗi cá nhân và phương pháp đào tạo, phát triển gắn với mỗi loại năng lực.

Tuy nhiên, đây là phần việc đòi hỏi chuyên môn rất cao. Nếu không có đủ nguồn lực nội bộ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thuê các chuyên gia hoặc công ty tư vấn chuyên nghiệp như OCD. Công việc này bao gồm đánh giá năng lực cá nhân và xác định khoảng cách năng lực (chênh lệch giữa cấp độ yêu cầu và cấp độ đạt được của mỗi cá nhân).

Trên cơ sở kết quả phân tích này, bộ phận nhân sự có thể xây dựng các chương trình phát triển năng lực cụ thể cho từng cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, giúp họ đạt được cấp độ năng lực hiệu quả và thực hiện được lộ trình phát triển đã đặt ra.

Những thách thức và giải pháp khi xây dựng khung năng lực

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, việc xây dựng và triển khai khung năng lực không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Theo kinh nghiệm hơn 20 năm tư vấn của OCD, doanh nghiệp có thể đối mặt với một số rào cản nhất định. Hiểu rõ những thách thức này và có chiến lược đối phó sẽ giúp quá trình triển khai trở nên hiệu quả hơn.

Thiếu sự cam kết từ lãnh đạo

• Thách thức: Đây là rào cản lớn nhất. Nếu lãnh đạo cấp cao không thực sự tin tưởng và cam kết đầu tư nguồn lực (thời gian, ngân sách, nhân sự) vào việc xây dựng khung năng lực, dự án rất dễ bị đình trệ hoặc thất bại. Sự thay đổi trong văn hóa làm việc và quản lý mà khung năng lực mang lại đòi hỏi sự ủng hộ mạnh mẽ từ trên xuống.
• Giải pháp:
  • Truyền thông rõ ràng về lợi ích: Trình bày cụ thể các lợi ích mà khung năng lực mang lại cho doanh nghiệp (tăng hiệu suất, giảm chi phí tuyển dụng/đào tạo, phát triển đội ngũ kế cận) bằng các con số và ví dụ thực tế.
  • Xây dựng dự án thí điểm: Bắt đầu với một bộ phận hoặc nhóm nhỏ để chứng minh hiệu quả, từ đó tạo động lực và thuyết phục lãnh đạo mở rộng.

Định nghĩa năng lực không rõ ràng hoặc không phù hợp

• Thách thức: Việc định nghĩa các năng lực quá chung chung, không gắn liền với đặc thù công việc và văn hóa doanh nghiệp sẽ khiến khung năng lực trở nên vô nghĩa, khó áp dụng vào thực tế. Đôi khi, việc sao chép khung năng lực từ các doanh nghiệp khác mà không có sự điều chỉnh cũng dẫn đến sự thiếu phù hợp.
• Giải pháp:
  • Tham vấn đa chiều: Thu thập ý kiến từ các cấp quản lý, nhân viên ở các vị trí khác nhau để đảm bảo năng lực được định nghĩa phản ánh đúng yêu cầu công việc thực tế và phù hợp với giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
  • Sử dụng chuyên gia tư vấn: Nếu thiếu kinh nghiệm nội bộ, việc hợp tác với các công ty tư vấn chuyên nghiệp như OCD có thể giúp xây dựng từ điển năng lực một cách khoa học và phù hợp nhất.

Khó khăn trong việc đánh giá năng lực một cách khách quan

• Thách thức: Đánh giá năng lực thường mang tính chủ quan, dễ bị ảnh hưởng bởi thiên kiến cá nhân hoặc thiếu công cụ đánh giá chuẩn xác. Điều này có thể dẫn đến kết quả không chính xác, gây bức xúc cho nhân viên và làm giảm tính hiệu quả của khung năng lực.
• Giải pháp:
  • Phát triển công cụ đánh giá đa dạng: Kết hợp nhiều phương pháp như phỏng vấn hành vi, bài tập tình huống và đặc biệt là sử dụng phần mềm đánh giá năng lực chuyên nghiệp (như phần mềm digiiCAT của OOC) để chuẩn hóa quy trình và tăng tính khách quan.
  • Đào tạo người đánh giá: Huấn luyện các nhà quản lý và nhân sự về cách thức đánh giá năng lực một cách công bằng và hiệu quả.

Thiếu kế hoạch phát triển năng lực sau đánh giá

• Thách thức: Nếu chỉ dừng lại ở việc đánh giá mà không có kế hoạch cụ thể để phát triển những năng lực còn thiếu, khung năng lực sẽ không phát huy được giá trị cốt lõi của nó là giúp nâng cao năng lực đội ngũ.
• Giải pháp:
  • Xây dựng lộ trình phát triển cá nhân (IDP): Dựa trên kết quả đánh giá, bộ phận nhân sự cần phối hợp với quản lý trực tiếp và cá nhân để xây dựng các chương trình đào tạo, huấn luyện, hoặc dự án thực tế giúp cải thiện năng lực còn thiếu.
  • Tích hợp vào các hoạt động nhân sự khác: Đảm bảo rằng việc phát triển năng lực được gắn kết với hệ thống quản lý thành tích, lộ trình thăng tiến và chính sách đãi ngộ.

Kháng cự từ nhân viên

• Thách thức: Sự thay đổi luôn đi kèm với sự kháng cự. Nhân viên có thể cảm thấy lo lắng về việc bị đánh giá, không hiểu rõ mục đích của khung năng lực hoặc cảm thấy nó tạo thêm áp lực.
• Giải pháp:
  • Truyền thông minh bạch: Giải thích rõ ràng mục tiêu, lợi ích của khung năng lực cho toàn thể nhân viên. Nhấn mạnh rằng đây là công cụ để phát triển cá nhân chứ không phải để “phạt” hay “so sánh”.
  • Lắng nghe và phản hồi: Tạo kênh để nhân viên đưa ra ý kiến, thắc mắc và giải đáp kịp thời, thể hiện sự lắng nghe và thấu hiểu.
  • Khuyến khích sự tham gia: Cho phép nhân viên tham gia vào quá trình xây dựng hoặc điều chỉnh các định nghĩa năng lực để họ cảm thấy có quyền sở hữu và chịu trách nhiệm với năng lực của chính mình.

Phần mềm Đánh giá Năng lực digiiCAT – Giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp

Việc tự triển khai khung năng lực có thể trở nên đơn giản hơn rất nhiều với sự hỗ trợ của Phần mềm đánh giá năng lực digiiCAT cùng đội ngũ chuyên gia hàng đầu Việt Nam tại OCD.

Phần mềm Đánh giá Năng lực digiiCAT – Từ điển năng lực

Dịch vụ Tư vấn Xây dựng Khung năng lực của OCD

Ngoài ra, OCD còn cung cấp Dịch vụ Tư vấn Xây dựng Khung năng lực và đánh giá năng lực nhân viên theo phương pháp COID. Đây là phương pháp xây dựng khung năng lực của OCD phát triển và đăng ký bản quyền. Phương pháp COID được phát triển trên nền tảng phương pháp khung năng lực của Harvard và MIT. Sau nhiều dự án, OCD đã phát triển công cụ xây dựng từ điển năng lực và đánh giá năng lực với mức độ tự động hóa cao, tạo thuận tiện cho người sử dụng – Phần mềm Đánh giá Năng lực digiiCAT.

Tư vấn xây dựng Khung năng lực

Quy trình tư vấn xây dựng Khung năng lực:

• Điều chỉnh cơ cấu tổ chức
• Chuẩn hóa chức năng bộ phận
• Chuẩn hóa hệ thống chức danh
• Xây dựng mô tả công việc
• Thiết kế khung năng lực chung
• Xây dựng khung năng lực cho các vị trí
• Tích hợp khung năng lực vào phần mềm đánh giá năng lực digiiCAT của OOC
• Đánh giá năng lực nhân viên theo khung năng lực trên phần mềm digiiCAT

Tìm hiểu Khóa đào tạo xây dựng khung năng lực của OCD tại: Khóa đào tạo “Thiết kế và ứng dụng Khung năng lực trong Quản trị nhân sự 4.0”

Đọc thêm:

10 phần mềm KPI miễn phí, hiệu quả cho doanh nghiệp 2023

15 Phần mềm Quản lý Nhân sự HRM được tin dùng nhất 2023

Top 10 phần mềm tính lương được các doanh nghiệp lớn tin dùng