Tự thiết kế hệ thống quản lý: Thách thức hay gặp phải và Giải pháp

Nhiều nhà điều hành và quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, thường lầm tưởng rằng tự thiết kế hệ thống quản lý là điều đơn giản. Tuy nhiên, trên thực tế, đây là một bài toán phức tạp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế.

Lý do doanh nghiệp cần thiết kế hệ thống quản lý

• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Hệ thống quản lý giúp doanh nghiệp vận hành bài bản, khoa học, tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Chuyên nghiệp hóa hình ảnh: Hệ thống quản lý giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý, thu hút khách hàng và đối tác.
• Tăng cường khả năng kiểm soát: Hệ thống quản lý giúp doanh nghiệp theo dõi, đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động, từ đó đưa ra quyết định điều hành sáng suốt.
• Phát triển bền vững: Hệ thống quản lý giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Thách thức doanh nghiệp nhỏ gặp phải khi thiết kế hệ thống quản lý

• Khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự: Doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự có kinh nghiệm xây dựng hệ thống quản lý do hạn chế về quỹ lương và thương hiệu tuyển dụng.
• Chi phí cao: Việc thuê đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để xây dựng hệ thống quản lý có thể tốn kém chi phí cho doanh nghiệp nhỏ.
• Thiếu kinh nghiệm: Cán bộ quản lý của doanh nghiệp nhỏ có thể chưa có đủ kinh nghiệm để xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả.
• Thiếu thời gian: Chủ doanh nghiệp nhỏ thường bận rộn với các công việc khác, không có nhiều thời gian để tập trung vào việc thiết kế hệ thống quản lý.
• Mong muốn triển khai nhanh chóng: Doanh nghiệp nhỏ thường mong muốn xây dựng và triển khai hệ thống quản lý trong thời gian ngắn.

Giải pháp cho doanh nghiệp nhỏ

Hiểu được những thách thức mà doanh nghiệp nhỏ gặp phải, các nhà cung cấp dịch vụ đã phát triển các giải pháp hỗ trợ thiết kế hệ thống quản lý phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp nhỏ. Các giải pháp này thường bao gồm:

• Cung cấp hệ thống quản lý mẫu: Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống quản lý mẫu được xây dựng sẵn và tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của mình.
• Cung cấp dịch vụ tư vấn: Doanh nghiệp có thể thuê đơn vị tư vấn để hỗ trợ xây dựng hệ thống quản lý phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
• Cung cấp phần mềm quản lý: Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý được thiết kế riêng cho doanh nghiệp nhỏ.

digiiMS – Giải pháp thiết kế hệ thống quản lý dành cho doanh nghiệp nhỏ

Từ trăn trở đến giải pháp

Từ những năm 2010, Công ty Tư vấn Quản lý OCD đã áp dụng hệ thống hỗ trợ triển khai dự án xây dựng hệ thống quản lý trên nền tảng elearning Moodle. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống với sự hỗ trợ tối thiểu từ phía tư vấn. Tuy nhiên, OCD nhận ra rằng doanh nghiệp nhỏ cần những công cụ trực quan, thân thiện và hỗ trợ từng bước trong quá trình thiết kế.

Hợp tác và phát triển

Nắm bắt nhu cầu đó, OCD hợp tác với 3PS – công ty phần mềm non trẻ nhưng có thế mạnh về phân tích doanh nghiệp (BA). 3PS hiểu rõ các hệ thống mà OCD thường tư vấn cho khách hàng và sẵn sàng đồng hành để phát triển một hệ thống mới. Sau hơn 2 năm phát triển và chạy thử, OOC chính thức ra mắt cộng đồng doanh nghiệp.

OOC là gì?

OOC là giải pháp giúp doanh nghiệp thiết kế và vận hành các hệ thống quản lý trên nền tảng cloud của OOC. Doanh nghiệp cũng có thể mua đứt digiiMS (chuyển giao) như một phần mềm quản lý sau khi đã trực tiếp thiết kế trên hệ thống.

Tính năng nổi bật:

• Thiết kế nhanh chóng: Doanh nghiệp có thể nhanh chóng thiết kế ma trận phân bổ chức năng công ty, mô tả công việc và khung năng lực. Sau đó, dễ dàng in hoặc tải về các tài liệu đã thiết kế.
• Đánh giá năng lực nhân viên: Doanh nghiệp có thể sử dụng chính hệ thống OOC để đánh giá năng lực nhân viên như một phần mềm độc lập.

Đối tượng sử dụng: OOC hướng đến các doanh nghiệp nhỏ, mong muốn tự thiết kế hệ thống quản lý một cách nhanh chóng và đơn giản.

Lợi ích:

• Giảm thiểu chi phí tư vấn: Doanh nghiệp có thể tự thiết kế hệ thống quản lý mà không cần phụ thuộc vào chuyên gia tư vấn.
• Tiết kiệm thời gian: OOC giúp doanh nghiệp thiết kế hệ thống nhanh chóng và hiệu quả.
• Dễ dàng sử dụng: OOC có giao diện trực quan, thân thiện, dễ dàng sử dụng cho mọi đối tượng.
• Hỗ trợ linh hoạt: OOC cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ, giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết kế và vận hành hệ thống quản lý.

OOC là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp nhỏ tự thiết kế hệ thống quản lý một cách nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả. Với OOC, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao hiệu quả hoạt động.