Công ty tư vấn KPI chuyên nghiệp – tại sao doanh nghiệp bạn cần đến họ?

Bộ KPI được xây dựng không đúng quy tắc.

Doanh nghiệp đặt ra quá nhiều mục tiêu cho KPI, làm cho KPI không còn tập trung và mất đi ý nghĩa của nó. Do bộ KPI không được thiết kế theo nguyên tắc SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Do đó, KPI không phản ánh được những gì doanh nghiệp muốn đạt được và không có sự rõ ràng, khả thi, và đo lường được.

Mục tiêu KPI không có tính định lượng, không xem xét khả năng đánh giá và thu thập dữ liệu

Mục tiêu KPI không có cách để đo lường được kết quả và hiệu quả. Nếu không có dữ liệu để đánh giá, doanh nghiệp sẽ không biết được mình đang làm tốt hay tệ, và không thể cải thiện được.

Doanh nghiệp bám chặt vào các tầm nhìn của BSC cố định mà không có sự linh động để phù hợp với mô hình kinh doanh hay đặc điểm doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không tùy biến được BSC (Balanced Scorecard) – một công cụ quản trị chiến lược – theo nhu cầu và hoàn cảnh của mình. BSC cổ điển gồm 4 góc nhìn: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, và học tập và phát triển. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng phù hợp với 4 góc nhìn này, và cần phải thêm hoặc bớt các góc nhìn khác để phản ánh được chiến lược của mình.

Thiếu các công cụ hỗ trợ thực hiện

Không có các công cụ hỗ trợ để triển khai và theo dõi KPI. Các công cụ hỗ trợ có thể là phần mềm KPI, ứng dụng, bảng điều khiển, biểu đồ, báo cáo, v.v. Các công cụ này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và cập nhật KPI, cũng như truyền đạt KPI cho các bên liên quan.

Tham khảo bài viết: 10 Phần mềm Quản lý KPI tốt nhất, hiệu quả cho doanh nghiệp

Truyền thông không đủ về dự án

Doanh nghiệp không truyền thông đầy đủ và rõ ràng về mục tiêu, quy trình, vai trò, và trách nhiệm của dự án KPI cho các nhân viên và bộ phận liên quan. Nếu không có sự truyền thông tốt, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện KPI, cũng như đảm bảo sự cam kết và hỗ trợ của các bên liên quan.

Thiếu sự kiên định và nhất quán trong thực hiện.

Chỉ nghe một vài ý kiến phản đối của nhân viên đã vội vàng hủy bỏ chương trình. Công ty không có sự kiên định và nhất quán trong việc thực hiện KPI. Doanh nghiệp dễ bị ảnh hưởng bởi những ý kiến tiêu cực hoặc khó khăn gặp phải, và không có sự kiên nhẫn để chờ đợi kết quả. Do đó, doanh nghiệp dễ dàng từ bỏ KPI mà không có sự đánh giá và phản hồi kỹ lưỡng.

Làm thế nào để xây dựng và triển khai thành công hệ thống KPI

• Bước 1: Review mục tiêu doanh nghiệp. Xác định rõ mục tiêu chung của doanh nghiệp, tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược và các mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn phát triển.
• Bước 2: Phân tích hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp, nhận diện các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
• Bước 3: Đề xuất KPI trong ngắn và dài hạn. Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp, đảm bảo các KPI tuân thủ nguyên tắc SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Bạn cũng cần xác định các nguồn dữ liệu, phương pháp đo lường, trọng số, mức tiêu chuẩn và mức kỳ vọng cho từng KPI.
• Bước 4: Thảo luận đề xuất của bạn với các phòng ban khác. Cần giao tiếp, trình bày và thuyết phục các bên liên quan về tính hợp lý, khả thi và cần thiết của các KPI bạn đề xuất. Bạn cũng cần lắng nghe, tiếp thu và điều chỉnh các ý kiến đóng góp, phản hồi từ các bên liên quan.
• Bước 5: Review quá trình thực hiện và có những điều chỉnh phù hợp. Cần theo dõi, giám sát và đánh giá kết quả thực hiện các KPI, so sánh với mục tiêu đề ra, nhận diện các vấn đề, nguyên nhân và đưa ra các giải pháp cải thiện.

Một số lưu ý

• Lựa chọn OKR hay BSC-KPI tùy giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. OKR là phương pháp hướng các mục tiêu quan trọng của tổ chức và tập trung vào việc đạt được kết quả, thường được sử dụng cho các doanh nghiệp mới, sáng tạo, linh hoạt. BSC-KPI là phương pháp cân bằng các mục tiêu theo 4 góc độ: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập – phát triển, thường được sử dụng cho các doanh nghiệp lớn, ổn định, có nhiều phòng ban.
• Đảm bảo điều kiện triển khai. Cần ó sự cam kết, hỗ trợ và tham gia tích cực của lãnh đạo cấp cao, cũng như sự đồng thuận, hợp tác và nỗ lực của các nhân viên, phòng ban.
• Quản lý sự thay đổi. Xây dựng kế hoạch và chiến lược để quản lý sự thay đổi trong quá trình triển khai KPI, như tạo ra tầm nhìn rõ ràng, tạo ra sự khẩn thiết, tạo ra sự tham gia rộng rãi, tạo ra sự thống nhất, tạo ra sự ủng hộ, tạo ra sự bền vững.
• Xây dựng năng lực cho nhân sự cho triển khai. Đào tạo, huấn luyện và nâng cao năng lực cho nhân sự liên quan đến việc xây dựng, đo lường, đánh giá và cải thiện KPI, cũng như tạo ra các kênh giao tiếp, trao đổi, phản hồi và thưởng thức.
• Công nghệ phù hợp để theo dõi, thống kê, đánh giá kết quả. Sử dụng các phần mềm, ứng dụng, công cụ hỗ trợ để thu thập, xử lý, phân tích và trình bày dữ liệu về KPI, giúp cho việc quản lý và cải thiện KPI được dễ dàng, nhanh chóng và chính xác.

Có nhiều dự án tư vấn KPI giúp họ tích lũy kinh nghiệm, kiến thức, và bài học từ quá trình thực hiện, để nâng cao chất lượng và hiệu quả của phương pháp và công cụ tư vấn

Với nhiều kinh nghiệm thực tế và liên tục cải tiến năng lực tư vấn. Đội ngũ tư vấn có thể áp dụng những kinh nghiệm, kiến thức, và bài học này vào các dự án tư vấn sau, để đảm bảo chất lượng và hiệu quả cao nhất cho khách hàng.

Họ có đội ngũ chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm và thường xuyên làm việc với các dự án tư vấn KPI ở nhiều doanh nghiệp, lĩnh vực khác nhau

Các công ty sẽ có đội ngũ chuyên gia tư vấn có chuyên môn cao và đa dạng. Họ có thể hiểu được nhu cầu và đặc điểm của các doanh nghiệp khác nhau, và có thể tư vấn cho họ những KPI phù hợp với chiến lược và mục tiêu của họ.

Tùy biến phương pháp tư vấn cho phù hợp với nhu cầu và đặc điểm của từng doanh nghiệp

Các công ty tư vấn họ sẽ linh hoạt, tuỳ biến theo nhu cầu doanh nghiệp và không áp dụng một phương pháp tư vấn cố định cho tất cả các doanh nghiệp, mà có thể tùy biến theo nhu cầu và hoàn cảnh của từng doanh nghiệp, để đảm bảo KPI được thiết kế và triển khai một cách hiệu quả nhất.

Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý sự thay đổi trong quá trình triển khai dự án

Họ có khả năng giúp doanh nghiệp vượt qua những khó khăn và thách thức trong quá trình triển khai KPI. Họ có thể giúp doanh nghiệp giao tiếp và thuyết phục các bên liên quan về mục tiêu, lợi ích, và trách nhiệm của KPI, cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai, như phản ứng tiêu cực, sự kháng cự, hoặc sự thiếu hợp tác của các bên liên quan.

Phần mềm KPI thích hợp giúp doanh nghiệp có thể chuyển đổi KPI thành số ngay sau quá trình tư vấn

Các công ty tư vấn KPI chuyên nghiệp thường liên kết với một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ cho việc quản lý và theo dõi KPI. Đó là phần mềm KPI, một loại phần mềm cho phép doanh nghiệp nhập, xử lý, hiển thị, và phân tích dữ liệu liên quan đến KPI, để đánh giá kết quả và hiệu quả của KPI. Phần mềm KPI giúp doanh nghiệp có thể “số hóa” KPI ngay sau khi được tư vấn, và không cần phải mất nhiều thời gian và công sức để thu thập và xử lý dữ liệu.