Số hoá tài liệu lưu trữ – Xu hướng thời đại 4.0

Last updated on 28 June, 2024

Số hoá tài liệu lưu trữ hiện nay đang được ứng dụng như là một xu hướng công nghệ mới với tất cả các doanh nghiệp. Vài năm gần đây, số hoá tài liệu đang trên đà phát triển mạnh mẽ và được nhiều doanh nghiệp Việt Nam sử dụng. Tuy nhiên, do công nghệ phát triển quá nhanh, đã xuất hiện nhiều giải pháp, dịch vụ mới… Điều này khiến cho các doanh nghiệp vẫn còn đang đắn đo với việc áp dụng số hoá thế nào cho phù hợp. Họ không biết bắt đầu từ đâu, cần trang bị những hiểu biết gì để đầu tư sao cho chi phí hợp lý và theo đuổi được con đường doanh nghiệp công nghệ.

Cách mạng công nghệ 4.0

Khi xu hướng thời đại 4.0 mở ra, doanh nghiệp đã đối mặt với rất nhiều áp lực. Cụ thể như sự thay đổi theo thời đại để kịp thời ứng biến và thích ứng nhanh chóng.

dữ liệu sẽ trở thành tài sản lớn nhất của DN, đem lại lợi nhuận cho DN

CNTT với nền tảng hiện đại cũng sẽ giúp DN ứng dụng các công nghệ vào sản xuất, kinh doanh với giá thành rẻ hơn, linh hoạt hơn… Từ lợi thế này, mỗi DN cần tạo ra một môi trường số hoá cho chính mình và sẵn sàng cho kết nối với DN khác trong hệ sinh thái số hoá.

Từ những lợi thế đó, ông Tuấn khuyến nghị: “Mỗi một doanh nghiệp cần phải tạo ra một môi trường số hóa cho chính mình và sẵn sàng cho kết nối với doanh nghiệp khác trong hệ sinh thái số hóa …”

Có thể thấy, trong kỷ nguyên 4.0, DN nếu muốn nâng cao năng lực cạnh tranh, tăng cường cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, mở rộng thị trường thì không thể nói “không” với chuyển đổi số, số hóa quy trình vận hành và quản lý trong doanh nghiệp của mình.

Theo GS.TSKH Hồ Tú Bảo, trong kỷ nguyên 4.0, doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ nhưng muốn xây dựng lợi thế cạnh tranh, nâng cao hiệu quả kinh doanh, tăng cường, cải tiến sản phẩm, dịch vụ, mở rộng thị trường thì không thể nói “không” với chuyển đổi số, số hoá quy trình vận hành và quản lý trong doanh nghiệp của mình.

Chuyển đổi số và số hoá tài liệu

Số hoá tài liệu lưu trữ là công việc chuyển đổi tài liệu giấy thành dạng kỹ thuật số. Đây có thể coi là một trong những hạng mục đầu tiên trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần scan các tài liệu bằng giấy thành file và lưu trữ trên một hệ thống cloud/phần mềm quản lý tài liệu. Tham khảo phần mềm quản lý tài liệu digiiDoc của OOC, một phần mềm mới với nhiều tính năng ưu việt.

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Gần 95% doanh nghiệp ý thức rõ tầm quan trọng của chuyển đổi số. Song, hầu hết các doanh nghiệp này đều đang gặp khúc mắc ở việc nên bắt đầu từ đâu để có một hành trình chuyển đổi số an toàn và hiệu quả? vì đây là một vấn đề phức tạp – không có công thức cụ thể nào để chuyển đổi kỹ thuật số cho một tổ chức, một công ty nào giống nhau. Yêu cầu về công nghệ số trong các ngành nghề cũng khác nhau – và chưa có một tài liệu chuyên ngành nào chỉ ra từng bước từng bước một để doanh nghiệp thực hiện. 

Để số hóa, doanh nghiệp phải bắt đầu từ việc thay đổi nhận thức, lấy dữ liệu làm nền tảng, thay đổi cơ bản cách vận hành doanh nghiệp. Nói cách khác doanh nghiệp cần tập trung phân tích dữ liệu để tăng năng suất, quản trị hiệu quả, gia tăng trải nghiệm khách hàng nhằm cải thiện năng lực hành động và phản ứng kịp thời để tồn tại và phát triển. 

Số hóa dữ liệu – Bước đi đúng đắn cho doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số 

Nguồn: Công ty Tư vấn Quản lý OCD

Số hoá tài liệu là gì? Dịch vụ số hoá tài liệu?

Đọc thêm: Cần số hoá tài liệu khi nào và tại sao ?