Quy trình thiết kế phần mềm quản lý nhân sự

Last updated on 24 May, 2024

Trong công tác quản lý nhân sự ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng một số phần mềm nhân sự để thay thế cho các phương thức quản lý truyền thống thông thường. Phần mềm quản lý nhân sự giúp tối ưu hóa và đơn giản hóa quá trình quản lý nhân viên theo những cách phát triển không ngừng. Vì thế, việc thiết kế phần mềm quản lý nhân sự là công việc quan trọng mà bất kì một doanh nghiệp nào cũng nên quan tâm.

Phần mềm quản lý nhân sự (HRMS) là gì?

Bất kỳ phần mềm kinh doanh nào giúp nhà quản trị có thể quản lý thông tin nhân viên và các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự đều có thể được coi là phần mềm quản lý nhân sự. Hệ thống phần mềm nhân sự hỗ trợ quản lý con người, tự động hóa các thao tác thủ công và lưu trữ thông tin có trật tự.

Quy trình thiết kế phần mềm quản lý nhân sự

Bước 1: Xây dựng mục tiêu và nhu cầu của công tác quản lý nhân sự

Để bắt đầu thiết kế phần mềm quản lý nhân sự, nhà quản trị cần xác định chính xác mình muốn gì và cần gì trong công tác quản lý nhân sự. Dựa theo chiến lược phát triển của công ty trong từng thời điểm mà mục tiêu về quản lý nhân sự cũng sẽ khác nhau. Giả sử công ty đang trong giai đoạn phát triển và mở rộng thị trường, lúc này mục tiêu lớn nhất trong công tác quản lý nhân sự chính là làm sao thu hút, tuyển dụng được đủ số lượng nhân viên cần thiết cho chiến lược tăng trưởng của công ty. Ngoài xác định mục tiêu nhân sự trọng yếu, nhà quản trị cũng cần liệt kê các nhu cầu khác phục vụ cho công tác quản lý hàng ngày, ví dụ như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, đãi ngộ, đào tạo, tuyển dụng,…

Bước 2: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty

Quyết định về cơ cấu tổ chức cho công ty là công việc bắt buộc của công tác quản lý nhân sự. Tạo một cấu trúc phẳng nếu doanh nghiệp của bạn là một công ty nhỏ với ít nhân viên và sẽ chia sẻ hầu hết công việc. Tạo cấu trúc phân cấp nếu số lượng nhân viên đủ lớn và có nhiều vị trí công việc theo chuỗi giá trị của công ty.  

Bước 3: Xây dựng bản mô tả chi tiết về các chức năng quản lý nhân sự sẽ đưa vào phần mềm

Sau khi xác định được nhu cầu và các chức năng cần có để đưa vào phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp bạn cần xây dựng bản mô tả chi tiết về các chức năng này. Việc xây dựng mô tả chi tiết sẽ giúp bạn xác định được cụ thể bạn sẽ quản lý các chức năng nhân sự này dựa theo các yếu tố và chỉ tiêu nào, chức năng đó cần những thông tin đầu vào như thế nào mà mong muốn có kết quả đầu ra ra sao, những thông tin có được từ các chức năng nhân sự này phục vụ như thế nào cho công tác quản lý của nhà quản trị? Việc xây dựng bản mô tả chi tiết về các chức năng quản lý nhân sự rất quan trọng bởi vì nó sẽ trực tiếp thể hiện trên phần mềm sau này và có tác động trực tiếp đến hiệu quả quản lý của nhà quản trị.

Bước 4: Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự

Sau khi đã có cơ cấu tổ chức, vị trí chức danh, mô tả công việc và mô tả các chức năng quản lý nhân sự cần có thì bước tiếp theo chính là mã hóa và lập trình các thông tin đó thành công vụ phần mềm tự động. Doanh nghiệp bạn có thể tự thiết kế phần mềm quản lý nhân sự nếu có đội ngũ IT riêng hoặc có thể cân nhắc mua các gói phần mềm từ bên ngoài. Việc sử dụng phần mềm của các công ty chuyên cung cấp giải pháp phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp bạn rất nhiều trong việc tiết kiệm thời gian cũng như chi phí bỏ ra để xây dựng phần mềm. 

Bước 5: Triển khai sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trong công ty

Khi đã thiết kế phần mềm quản lý nhân sự bạn cần triển khai nó và phổ cập rộng rãi đến mọi nhân viên trong công ty. Để đạt được hiệu quả sử dụng và để nhân viên nhanh chóng làm quen với hệ thống phần mềm mới, bạn có thể tổ chức các buổi đào tạo và hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm, phân tích các lợi ích mà phần mềm đem lại cho nhân viên.

Bước 6: Theo dõi, đánh giá, hiệu chỉnh

Phần mềm quản lý nhân sự hay bất kì phần mềm tự động nào đó về bản chất cũng chỉ là công cụ giúp nhà quản trị trong công tác quản lý. Vì thế nó phải được thay đổi tùy thuộc vào chiến lược và mục đích quản lý của nhà quản trị. Điều này có nghĩa là bạn cần thường xuyên theo dõi, đánh giá định kỳ hiệu quả sử dụng phần mềm qua đó có những thay đổi, bổ sung để phù hợp với mục tiêu quản trị trong từng thời kỳ.

Nguồn: Công ty Tư vấn Quản lý OCD

12 lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự

Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự