Đối với mỗi nhà lãnh đạo thành công không thể thiếu việc luôn cập nhật và trang bị cho bản thân những kiến thức và kỹ năng quản lý, kỹ năng lãnh đạo hiệu quả là vô cùng quan trọng. Một trong những công cụ hữu ích giúp nhà quản lý hoàn thành tốt vai trò của mình chính là bộ khung POLC. Vậy khung lý thuyết POLC là gì? Làm thế nào để ứng dụng POLC hiệu quả để phát triển năng lực quản lý, lãnh đạo? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về bộ khung lý thuyết POLC và cách thức áp dụng nó trong thực tế.
POLC là viết tắt của bốn bước quan trọng mà mọi nhà quản lý cần thực hiện: Lập kế hoạch (Planning), Tổ chức (Organizing), Lãnh đạo (Leading), và Kiểm soát (Controlling). Khung lý thuyết POLC giúp bạn điều hành công ty một cách suôn sẻ. Cụ thể, POLC sẽ hỗ trợ bạn:
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất của quản lý. Nó bao gồm việc xác định mục tiêu kinh doanh (những gì muốn đạt được) và cách thức để đạt được những mục tiêu đó.
Người lập kế hoạch thường là những quản lý hiểu rõ tình hình bên ngoài của công ty (cạnh tranh, thị trường…) và có khả năng dự đoán tương lai. Họ cũng cần là những người đưa ra quyết định tốt.
Lập kế hoạch gồm
Chọn mục tiêu cho toàn công ty và từng phòng ban.
Lên chiến lược và kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu một cách hệ thống.
Nói một cách dễ hiểu, lập kế hoạch là xác định vị trí và tình hình mong muốn của công ty trong tương lai, sau đó đưa ra chiến lược để đạt được điều đó. Nó giúp cho hoạt động quản lý hiệu quả hơn bằng cách định hướng cho các hoạt động sắp tới.
Các loại hình lập kế hoạch
Lập kế hoạch chiến lược (Strategic planning)
Là việc phân tích các cơ hội và thách thức cạnh tranh, cũng như những điểm mạnh, điểm yếu của công ty. Mục đích là xác định vị trí của công ty để cạnh tranh hiệu quả trong môi trường của họ.
Ví dụ: Xác định thị trường mục tiêu, sản phẩm chủ đạo
Lập kế hoạch chiến thuật (Tactical planning)
Là việc tạo ra bản chi tiết để thực hiện kế hoạch chiến lược lớn hơn. Các kế hoạch này thường ngắn hạn và do quản lý trung cấp thực hiện.
Ví dụ: Chiến dịch marketing cho quý tới, kế hoạch đào tạo nhân viên
Lập kế hoạch hoạt động (Operational planning)
Là việc triển khai chi tiết các mục tiêu và chiến lược của toàn bộ tổ chức thành các cách thức và hành động cụ thể để đạt được chúng. Kế hoạch hoạt động thường rất ngắn hạn, thường dưới 1 năm.
Ví dụ: Kế hoạch sản xuất theo tháng, kế hoạch bán hàng theo tuần
Tổ chức (Organizing)
Sau khi lên kế hoạch, bước tiếp theo của quản lý là tổ chức – tức là sắp xếp và phân bổ nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch. Nguồn lực ở đây bao gồm cả con người (nhân viên) và các thứ khác như máy móc, vật liệu. Tổ chức cần tính toán sao cho tận dụng tối đa nguồn lực với chi phí thấp nhất.
Nói một cách dễ hiểu, tổ chức là việc phân công công việc, phân cấp quyền hạn và phân bổ tài nguyên cho từng cá nhân hoặc phòng ban trong công ty để họ cùng nhau đạt được mục tiêu chung.
Tổ chức bao gồm các bước
Bước 1
Xây dựng cấu trúc tổ chứ
Đây là việc tạo ra bộ khung hoạt động của công ty, phân chia các phòng ban và vai trò của từng phòng ban. Cấu trúc tổ chức thường được thể hiện bằng sơ đồ tổ chức, cho thấy thứ bậc và quyền hạn giữa các phòng ban.
Bước 2
Quyết định thiết kế tổ chức
Xác định cấu trúc tổ chức phù hợp cho công ty, ví dụ như phân chia theo chức năng, sản phẩm, hoặc theo vùng miền.
Bước 3
Thiết kế công việc
Xác định vai trò, trách nhiệm của từng vị trí và cách thức thực hiện công việc. Mục tiêu là tận dụng tối đa nguồn nhân lực của công ty.
Lãnh đạo (Leading)
Khi tổ chức lớn mạnh và phát triển phức tạp hơn, nhu cầu phối hợp và kiểm soát giữa các cá nhân cũng tăng lên. Lãnh đạo là yếu tố cần thiết để giúp mọi người cùng hợp tác hướng tới một mục tiêu chung và tạo ra sự thống nhất trong hoạt động.
Lãnh đạo bao gồm việc chỉ đạo, định hướng, thúc đẩy nhân viên hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng. Nó cũng bao gồm cả những yếu tố ảnh hưởng xã hội và không chính thức để tạo cảm hứng cho nhân viên. Người quản lý hiệu quả sẽ lãnh đạo nhân viên thông qua động lực để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Nghiên cứu về tính cách và thái độ của nhân viên trong lĩnh vực khoa học hành vi cung cấp những hiểu biết quan trọng về nhu cầu phối hợp và kiểm soát. Do đó, kỹ năng lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự hòa hợp giữa các cá nhân để cùng nhau hướng tới mục tiêu của tổ chức.
Các yếu tố của Lãnh đạo
Mô tả
Chỉ đạo và định hướng nhân viên
Giao việc, phân công nhiệm vụ và hướng dẫn nhân viên cách thức thực hiện công việc.
Thúc đẩy nhân viên
Tạo động lực cho nhân viên làm việc chăm chỉ, cống hiến hết mình cho mục tiêu chung.
Xây dựng môi trường làm việc hòa hợp
Tạo ra môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người có thể đóng góp ý kiến và hỗ trợ lẫn nhau.
Kiểm soát là hoạt động của quản lý ở mọi cấp để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Đây là bước quan trọng để giúp tổ chức đạt được mục tiêu.
Có nhiều cách thức để kiểm soát, hai cách truyền thống thường được sử dụng là kiểm toán ngân sách và kiểm toán hiệu suất:
Kiểm toán ngân sách (Budget audit): Kiểm tra các hồ sơ, chứng từ tài chính của công ty để đảm bảo việc lập kế hoạch và kiểm soát tài chính diễn ra đúng theo quy trình.
Kiểm toán hiệu suất (Performance audit): Kiểm tra xem kết quả thực tế của công ty có khớp với mục tiêu đề ra hay không.
Nói một cách dễ hiểu, kiểm soát là việc so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đã đặt ra. Nếu có sai lệch, cần tìm cách điều chỉnh để đưa mọi thứ về đúng hướng. Kiểm soát không chỉ giới hạn ở vấn đề tài chính mà còn liên quan đến hoạt động sản xuất, tuân thủ các quy định của công ty và pháp luật, và nhiều hoạt động khác trong tổ chức.
Ví dụ áp dụng khung lý thuyết POLC trong thực tế
Ví dụ: Cửa hàng thời trang
Hãy tưởng tượng một người phụ nữ tên Minh Châu, chủ sở hữu một cửa hàng thời trang nhỏ. Cô ấy muốn phát triển cửa hàng nên đã sử dụng bộ khung lý thuyết POLC.
Ví dụ áp dụng khung lý thuyết POLC trong Cửa hàng thời trang
Lập kế hoạch (Planning): Minh Châu đặt mục tiêu tăng doanh số bán hàng lên 20% trong vòng 6 tháng. Cô lên kế hoạch để đạt được mục tiêu này, bao gồm:
Ra mắt các bộ sưu tập thời trang mới theo mùa
Thực hiện chiến dịch marketing nhắm mục tiêu đến khách hàng tiềm năng
Cung cấp chương trình giảm giá và khuyến mãi cho khách hàng thân thiết
Tổ chức (Organizing): Minh Châu điều chỉnh cửa hàng để hỗ trợ kế hoạch. Cô phân công vai trò cho nhân viên:
Một nhóm chuyên viên thiết kế và sản xuất các bộ sưu tập mới
Một nhóm nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm tư vấn và chăm sóc khách hàng
Một nhân viên marketing phụ trách thực hiện các chiến dịch quảng bá
Minh Châu cũng đảm bảo cửa hàng có đủ nguồn lực cần thiết như nguyên liệu may mặc, phụ kiện thời trang, và ngân sách cho các hoạt động marketing.
Lãnh đạo (Leading): Minh Châu lãnh đạo nhóm bằng cách chia sẻ rõ ràng tầm nhìn và mục tiêu. Cô ấy truyền cảm hứng cho nhân viên bằng cách thể hiện niềm đam mê với thời trang và mong muốn phát triển cửa hàng. Minh Châu khuyến khích giao tiếp cởi mở, lắng nghe ý kiến của nhân viên và giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả.
Kiểm soát (Controlling): Minh Châu thường xuyên theo dõi doanh số bán hàng, hiệu quả của các chiến dịch marketing và mức độ hài lòng của khách hàng. Nhờ đó, cô có thể. điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đạt được mục tiêu đề ra. Ví dụ, nếu nhận thấy một bộ sưu tập mới không bán chạy, Minh Châu có thể giảm giá hoặc tung ra các chương trình khuyến mãi để thúc đẩy doanh số.
Ví dụ này cho thấy bộ khung POLC hữu ích như thế nào cho ngay cả các doanh nghiệp nhỏ như cửa hàng thời trang của Minh Châu. Bằng cách lên kế hoạch rõ ràng, tổ chức hợp lý, lãnh đạo hiệu quả và kiểm soát chặt chẽ, Minh Châu có thể gia tăng cơ hội thành công và phát triển cửa hàng của mình.
Ví dụ: Công ty khởi nghiệp công nghệ phần mềm quản trị doanh nghiệp
Ví dụ về một công ty khởi nghiệp công nghệ đang phát triển phần mềm quản trị doanh nghiệp mới. Giám đốc điều hành (CEO) sử dụng bộ khung POLC để hướng dẫn hoạt động của công ty.
Ví dụ áp dụng khung lý thuyết POLC trong Công ty khởi nghiệp công nghệ
Lập kế hoạch (Planning): CEO đặt mục tiêu ra mắt phần mềm trong vòng 6 tháng và thu hút 200 doanh nghiệp đăng ký sử dụng trong 3 tháng đầu tiên sau khi ra mắt. Ông ấy xây dựng chiến lược phát triển các tính năng phần mềm, thử nghiệm với khách hàng tiềm năng và triển khai chiến dịch marketing.
Tổ chức (Organizing): CEO điều phối công ty để hỗ trợ kế hoạch. Ông ấy phân công vai trò cho nhóm:
Một nhóm kỹ sư phần mềm tập trung vào việc phát triển các tính năng cốt lõi của phần mềm.
Một nhóm marketing chịu trách nhiệm xây dựng thương hiệu và quảng bá phần mềm.
Một đội ngũ nhân viên bán hàng phụ trách tiếp cận và tư vấn cho khách hàng tiềm năng.
CEO đảm bảo mọi người đều có đủ nguồn lực cần thiết như phần mềm phát triển, công cụ marketing và ngân sách cho các hoạt động.
Lãnh đạo (Leading): CEO lãnh đạo nhóm bằng cách chia sẻ rõ ràng tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. Ông ấy truyền cảm hứng cho nhân viên bằng cách thể hiện niềm tin vào tiềm năng của phần mềm và mong muốn mang lại giải pháp quản trị hiệu quả cho doanh nghiệp. CEO khuyến khích giao tiếp cởi mở, lắng nghe ý kiến của nhân viên và giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả.
Kiểm soát (Controlling): CEO thường xuyên theo dõi tiến độ phát triển phần mềm, hiệu quả của các chiến dịch marketing và mức độ hài lòng của khách hàng. Nhờ đó, ông có thể điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đạt được mục tiêu đề ra. Ví dụ, nếu nhận thấy một số tính năng phần mềm không được sử dụng nhiều, CEO có thể điều chỉnh ưu tiên phát triển hoặc hướng dẫn khách hàng sử dụng hiệu quả hơn.
Ví dụ này cho thấy bộ khung POLC hữu ích như thế nào cho ngay cả các công ty khởi nghiệp như công ty phần mềm quản trị doanh nghiệp của CEO. Bằng cách lên kế hoạch rõ ràng, tổ chức khoa học, lãnh đạo truyền cảm hứng và kiểm soát chặt chẽ, CEO có thể gia tăng cơ hội thành công và phát triển công ty của mình.
You must be logged in to post a comment.