Ưu, nhược điểm của phần mềm chấm công
5 bài học kinh doanh từ tỷ phú triệu đô – Elon Musk
26 October, 2019
Coaching: “Hệ thống quản trị hiệu quả cho doanh nghiệp”
28 October, 2019
Last updated on 14 June, 2023
Chấm công là một trong những phương pháp quản lý nhân sự truyền thống nhất. Chấm công giúp cho chủ doanh nghiệp hay các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm được số ngày, số giờ công làm việc của mỗi nhân viên. Từ đó, các bộ phận liên quan có thể dễ dàng thực thi các quy định, nội quy của doanh nghiệp, hỗ trợ rất lớn cho việc quản lý đãi ngộ hoặc khiển trách nhân viên. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại thiết bị quản lý chấm công bằng vân tay, thẻ từ hay nhận diện khuôn mặt. Tuy nhiên để máy chấm công phát huy hết tính năng, doanh nghiệp sẽ cần sử dụng thêm phần mềm chấm công tích hợp với máy chấm công với nhiều công dụng tối ưu, vượt trội. Nếu như bạn đã quá ngán ngẩm với cách quản lý chấm công truyền thống, hãy cùng tìm hiểu thêm về phần mềm chấm công để tìm ra giải pháp cho doanh nghiệp mình.
Phần mềm chấm công là gì?
Phần mềm chấm công là phần mềm có thể được kết nối trực tiếp với các thiết bị chấm công khác như thiết bị chấm công vân tay, khuôn mặt, chấm công thẻ từ,… để quản lý dữ liệu chấm công một cách thuận tiện và dễ dàng hơn. Giải pháp này có thể sử dụng qua điện thoại hoặc trên website miễn là có kết nối Internet.
Ngoài việc tổng hợp dữ liệu nhanh chóng và chính xác, phần mềm chấm công còn giúp chấm công nhân viên, lưu trữ các thông tin chấm công của nhân viên, kiểm tra, thông báo trực tiếp đến từng nhân viên, liên kết với các phần mềm tính lương khác,…
Ưu điểm
- Tiết kiệm thời gian khi có thể chấm công nhiều nhân viên một lúc: Khi doanh nghiệp có quá nhiều nhân viên nhưng chỉ có một thiết bị chấm công, máy chấm công này sẽ không thể làm việc nhanh chóng vì chỉ có khả năng chấm công cho từng người một. Nhân viên sẽ mất thời gian vào việc chờ đợi, dư ra một lượng thời gian chết đáng kể, khiến cho việc chấm công bị chậm trễ, cũng như mất thời gian cho công việc. Với phần mềm, nhân viên có thể tự động cập nhật tình hình chấm công của mình thông qua internet mà không cần tốn thời gian chờ đợi, tiết kiệm được lượng thời gian đáng kể cho công việc.
- Tự cập nhật thông tin chấm công chính xác, hiệu quả: Phần mềm chấm công cũng có thể được kết nối với các thiết bị chấm công khác để cập nhật thông tin. Dữ liệu chấm công được đảm bảo chính xác vì tính tự động hoá, không có sự tham gia của con người.
- Tự đống thống kê và tính lương: Phần mềm này sẽ thống kê và tổng hợp tất cả các dữ liệu chấm công của nhân viên, từ đó đưa ra đề xuất tính lương và đãi ngộ theo chỉ số đã được thiết lập sẵn.
- Báo cáo xuất ra vẫn giữ chuẩn hình ảnh, số liệu chính xác: Một trong những nhược điểm của một số thiết bị quản lý chấm công khác, đó chính là hình ảnh không còn giữ được số liệu chính xác. Với phần mềm chấm công được cải tiến, số liệu xuất ra vẫn giữ được nguyên bản, người quản lý không cần ngồi đau đầu hàng giờ với những con số.
- Tự động thông báo về tình hình chấm công cho nhân viên và quản lý: Nếu phần mềm phát hiện nhân viên nào đi muộn quá nhiều lần hoặc chuyên gia về sớm, phần mềm sẽ tự động thông báo tình hình cho nhân viên và quản lý để tình hình này được cải thiện.
Nhược điểm
- Tốn chi phí cho máy chấm công và phần mềm: tuy có nhiều ưu điểm, nhưng phần mềm chấm công hiện đại thường phải tích hợp với máy chấm công, do đó sẽ tốn một khoản phí của doanh nghiệp, cùng với đó là thời gian lắp đặt, chạy thử,…Vì vậy đối với những doanh nghiệp nhỏ, ít nhân viên, không cần thiết phải vận hành phần mềm quản lý chấm công này.
- Nhân viên chưa kịp thích ứng với cách chấm công hiện đại: Nhân viên thường đã quen với các thiết bị chấm công truyền thống như chấm công dấu vân tay, chấm công thẻ từ,… Vì vậy nhân viên cần một khoảng thời gian để thích ứng với việc vận hành một phần mềm mới
- Đòi hỏi có sự kết nối của Internet: Phần mềm có thể dụng trên website hoặc trên điệnt thoại di động nhưng bắt buộc phải có sự kết nối của Internet. Đây cũng có thể xem là một bất tiện cho người dùng.
Kết luận
Phần mềm nào cũng tồn tại những ưu điểm và nhược điểm nhất định. Tuy vậy, phần mềm chấm công vẫn được xem như một sự cải tiến, một bước phát triển mới trong việc quản lý chấm công. Lựa chọn cho mình một phương pháp quản lý đúng đắn, một thiết bị thông minh, là bước đầu phát triển thành công của doanh nghiệp.
Đọc thêm:
