Mô hình Kraljic là gì? Ứng dụng trong chiến lược mua hàng

Last updated on 26 November, 2024

Mô hình Kraljic là một phương pháp phân loại và phân tích danh mục mua sắm nhằm định hướng chiến lược mua hàng của các công ty. Đây là một công cụ để quản lý các danh mục hàng hóa của một công ty trong mối tương quan với thị trường. Vậy, mục tiêu cụ thể của mô hình Kraljic là gì? Trong bài viết dưới đây, OCD sẽ giới thiệu cho bạn những kiến thức cơ bản về công cụ này và cung cấp một số ý tưởng để phát triển mô hình này tốt hơn.

Mô hình Kraljic là gì?

Mô hình Kraljic (Kraljic Matrix) là một công cụ giúp các doanh nghiệp phân tích và tổ chức việc mua hàng theo cách khoa học và hiệu quả hơn. Mục tiêu của nó là phát triển các chiến lược mua hàng khác biệt dựa trên hai yếu tố chính: tác động đến lợi nhuận và rủi ro cung ứng.

Bằng cách phân loại các danh mục mua hàng vào 4 nhóm riêng biệt – không quan trọng, đòn bẩy, gây cản trở và chiến lược. Ma trận Kraljic giúp các công ty phân bổ nguồn lực, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, cân bằng giữa rủi ro và lợi ích về kinh tế trong các hoạt động tìm nguồn cung ứng chiến lược của mình.

Hai yếu tố trong mô hình Kraljic: tác động đến lợi nhuận và rủi ro cung ứng

Mô hình Kraljic được xây dựng dựa trên hai yếu tố chính, quyết định tầm quan trọng chiến lược và mức độ phức tạp của một nhóm hàng hóa cụ thể:

Tác động đến lợi nhuận:

Yếu tố này đo lường tầm quan trọng tài chính của việc mua hàng đối với lợi nhuận của công ty. Các yếu tố ảnh hưởng đến tác động lợi nhuận bao gồm:

• Khối lượng và giá trị của giao dịch mua.
• Tiềm năng tiết kiệm chi phí hoặc tạo ra giá trị.
• Ảnh hưởng của nó đến chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng.

Rủi ro cung ứng:

Yếu tố này đánh giá mức độ phức tạp và bất ổn của thị trường cung ứng đối với nhóm hàng hóa. Các yếu tố ảnh hưởng đến rủi ro cung ứng bao gồm:

• Sự khan hiếm hoặc tính độc đáo của mặt hàng.
• Số lượng nhà cung cấp hoặc quyền lực độc quyền.
• Tốc độ thay đổi công nghệ.
• Các rủi ro địa chính trị hoặc quy định pháp lý.

Các nhóm hàng hóa trong mô hình Kraljic

Ma trận Kraljic chia các danh mục hàng hóa thành 4 nhóm dựa trên hai yếu tố tác động đến lợi nhuận và rủi ro cung ứng. Các nhóm này bao gồm:

Mô hình Kraljic

Nhóm hàng hóa không quan trọng (Non-Critical Items)

Đây là các mặt hàng có rủi ro cung ứng thấp và đóng góp lợi nhuận thấp. Thường là các giao dịch mua hàng thường xuyên, chi phí thấp.

• Đặc điểm:
  • Không ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh hoặc lợi nhuận.
  • Ví dụ: Văn phòng phẩm như bút, giấy.
• Chiến lược quản lý:
  • Giảm chi phí quản trị và tối ưu hóa quy trình mua sắm.
  • Ủy quyền mua sắm cho các phòng ban liên quan để giảm bớt gánh nặng hành chính cho bộ phận mua hàng.

Nhóm hàng hóa đòn bẩy (Leverage Items)

Đây là nhóm lý tưởng vì có rủi ro cung ứng thấp nhưng đóng góp lớn vào lợi nhuận. Đây là nhóm doanh nghiệp có thể tìm thấy cơ hội lớn trong việc tiết kiệm chi phí.

• Đặc điểm:
  • Người mua giữ thế chủ động và có sức mạnh đàm phán trong mối quan hệ với nhà cung cấp.
  • Cung cấp nhiều cơ hội để đàm phán giá tốt hơn hoặc cải thiện lợi nhuận.
• Chiến lược quản lý:
  • Đàm phán tích cực, giữ mối quan hệ tốt với nhà cung cấp để đạt được giá tốt nhất.
  • Có thể đổi nhà cung cấp nếu cần, nhưng cần thận trọng để tránh lạm dụng lợi thế sẵn có.

Nhóm hàng hóa gây cản trở (Bottleneck Items)

Đây là các mặt hàng có rủi ro cung ứng cao, đồng thời tác động đến lợi nhuận thấp. Mặc dù không đóng góp lớn vào lợi nhuận, rủi ro cung ứng của nhóm này khiến doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng.

• Đặc điểm:
  • Nhà cung cấp có lợi thế hơn, có thể tăng giá nhanh chóng do thị trường chỉ có một vài nhà cung cấp.
  • Thường tiêu tốn nhiều thời gian của người mua hơn so với các nhóm khác.
• Chiến lược quản lý:
  • Tập trung giảm thiểu rủi ro, đảm bảo nguồn cung ổn định để tránh gián đoạn.
  • Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp hiện có.

Nhóm hàng hóa chiến lược (Strategic Items)

Đây là các mặt hàng có rủi ro cung ứng cao và đóng góp lớn vào lợi nhuận. Chúng rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp và cần được quản lý rủi ro cung ứng một cách cẩn thận.

• Đặc điểm:
  • Là những mặt hàng cốt lõi, quan trọng cho hoạt động kinh doanh.
  • Chỉ có thể mua từ một số ít nhà cung cấp hoặc không có sản phẩm thay thế phù hợp.
  • Đòi hỏi mối quan hệ hợp tác ổn định và hiệu quả với nhà cung cấp.
• Chiến lược quản lý:
  • Dành thời gian xây dựng và cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp.
  • Xem nhà cung cấp không chỉ là đối tác giao dịch mà là đối tác chiến lược trong hoạt động kinh doanh.

Mô hình Kraljic áp dụng tại Vinamilk

Vinamilk, doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành sản xuất và phân phối sữa tại Việt Nam, có thể sử dụng mô hình Kraljic để tối ưu hóa quản lý danh mục mua sắm và xây dựng chiến lược chuỗi cung ứng hiệu quả. Dưới đây là cách phân loại các danh mục hàng hóa của Vinamilk theo ma trận Kraljic:

Nhóm hàng chiến lược (Strategic Items)

Hàng hóa:

• Sữa bột nguyên liệu nhập khẩu: Loại nguyên liệu này thường được nhập từ các quốc gia như New Zealand hoặc Úc. Đây là thành phần cốt lõi để sản xuất các sản phẩm như sữa bột, sữa đặc.
• Nguyên liệu enzyme, vi sinh: Dùng cho sản phẩm đặc biệt như sữa chua hoặc sữa công thức cao cấp.

Chiến lược quản lý:

• Hợp tác chiến lược: với các nhà cung cấp lớn, đảm bảo ổn định về nguồn cung và chất lượng.
• Đa dạng hóa nguồn cung: Tìm thêm các nhà cung cấp từ nhiều quốc gia để giảm rủi ro từ sự phụ thuộc vào một nguồn duy nhất.
• Đầu tư nội địa: Xây dựng và phát triển các trang trại bò sữa tại Việt Nam để chủ động nguồn nguyên liệu.

Nhóm gây cản trở (Bottleneck Items)

Hàng hóa:

• Bao bì đặc thù: Một số thiết kế bao bì hoặc nắp chai tùy chỉnh chỉ có thể được cung ứng bởi một số nhà sản xuất.
• Hương liệu đặc biệt: Sử dụng trong các dòng sản phẩm mới, độc quyền.

Chiến lược quản lý:

• Dự trữ tồn kho: Mua trước với số lượng lớn để đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn.
• Tìm nguồn thay thế: Phát triển các nhà cung cấp mới hoặc sử dụng các vật liệu thay thế khi có thể.
• Ký hợp đồng lâu dài: Thỏa thuận giá và điều kiện hợp lý để hạn chế rủi ro về chi phí tăng đột biến.

Nhóm đòn bẩy (Leverage Items)

Hàng hóa:

• Đường, dầu thực vật: Thành phần sử dụng phổ biến trong nhiều sản phẩm.
• Bao bì tiêu chuẩn: Như hộp giấy hoặc lon sữa đặc, dễ dàng mua từ nhiều nhà cung cấp.

Chiến lược quản lý:

• Tận dụng sức mạnh mua sắm: Đàm phán giá tốt nhờ mua số lượng lớn.
• So sánh giá giữa các nhà cung cấp để đảm bảo chi phí thấp nhất.
• Xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài để duy trì sự ổn định trong nguồn cung.

Nhóm không quan trọng (Non-Critical Items)

Hàng hóa:

• Văn phòng phẩm: Như giấy, bút dùng cho hoạt động nội bộ.
• Thiết bị bảo trì thông thường: Như vật tư làm sạch nhà máy hoặc dụng cụ nhỏ.

Chiến lược quản lý:

• Tự động hóa quy trình đặt hàng để giảm thời gian và chi phí quản lý.
• Phân quyền mua sắm: Cho phép các phòng ban tự đặt hàng để giảm bớt gánh nặng cho bộ phận mua sắm chính.

Lợi ích của mô hình Kraljic

Mô hình Kraljic mang lại nhiều lợi ích trong việc quản lý chuỗi cung ứng và chiến lược mua hàng của doanh nghiệp, bao gồm:

• Phân loại danh mục mua sắm rõ ràng: Giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định mức độ quan trọng của từng nhóm hàng hóa và dịch vụ đối với hoạt động kinh doanh.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Tập trung nguồn lực vào các danh mục có giá trị chiến lược cao, tránh lãng phí thời gian và chi phí vào những nhóm hàng không quan trọng.
• Giảm thiểu rủi ro cung ứng: Xác định các danh mục có rủi ro cao và xây dựng chiến lược dự phòng, đảm bảo chuỗi cung ứng không bị gián đoạn.
• Tăng cường hiệu quả đàm phán: Giúp doanh nghiệp nắm rõ quyền lực trong mối quan hệ với nhà cung cấp để đưa ra chiến lược đàm phán hợp lý.
• Nâng cao khả năng cạnh tranh: Tối ưu hóa chi phí và đảm bảo chất lượng đầu vào giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
• Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Cung cấp góc nhìn toàn diện để ban lãnh đạo xây dựng các chiến lược mua sắm dài hạn phù hợp với điều kiện thị trường.
• Tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp: Xác định nhóm hàng chiến lược để xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài, giảm phụ thuộc vào các nhà cung cấp đơn lẻ.

Hạn chế của mô hình Kraljic

Bên cạnh những ưu điểm mà ma trận Kraljic mang lại, mô hình này còn tồn tại một vài mặt hạn chế như:

• Đòi hỏi dữ liệu đầy đủ và chính xác: Mô hình yêu cầu phân tích chi tiết về rủi ro cung ứng và tác động lợi nhuận, nhưng doanh nghiệp có thể thiếu dữ liệu cần thiết hoặc không đánh giá chính xác.
• Thiếu linh hoạt với thị trường biến động: Mô hình dựa trên phân loại tĩnh, khó thích nghi nhanh với các thay đổi bất ngờ như biến động giá nguyên liệu, khủng hoảng địa chính trị, hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng.
• Chỉ tập trung vào hai chiều phân tích: Phân tích chủ yếu dựa trên rủi ro cung ứng và tác động lợi nhuận, trong khi các yếu tố khác như yêu cầu môi trường, trách nhiệm xã hội, hoặc xu hướng công nghệ có thể bị bỏ qua
• Khó khăn trong đánh giá rủi ro: Xác định mức độ rủi ro cung ứng đôi khi chủ quan, đặc biệt khi các yếu tố thị trường không rõ ràng hoặc khó dự đoán.

Tích hợp với các mô hình khác

Một cách khác để mở rộng giá trị và tính ứng dụng của ma trận Kraljic là tích hợp nó với các mô hình và công cụ bổ sung khác được sử dụng trong quản lý mua sắm và chuỗi cung ứng. Một số ví dụ bao gồm:

• Quản lý quan hệ Nhà cung cấp (SRM): Tích hợp ma trận Kraljic với các quy trình và công cụ trong SRM, chẳng hạn như bảng điểm nhà cung cấp, quản lý hiệu suất và các sáng kiến cải tiến chung, để hiện thực hóa chiến lược hợp tác đối với các nhà cung cấp quan trọng.
• Chi phí Sở hữu Tổng thể (TCO): Kết hợp ma trận Kraljic với phân tích TCO để tối ưu hóa chi phí vòng đời tổng thể của các giao dịch mua sắm, thay vì chỉ tập trung vào giá mua ban đầu. Sau đó, đưa ra các quyết định cân nhắc hợp lý giữa chi phí, chất lượng và rủi ro.
• Khung Quản lý rủi ro: Tích hợp ma trận Kraljic với các công cụ và khung quản lý rủi ro, như sơ đồ chuỗi cung ứng, lập kế hoạch kịch bản (Scenario planning) và kế hoạch dự phòng (Contingency plan), để chủ động xác định, đánh giá và giảm thiểu các rủi ro cung ứng trong toàn bộ danh mục mua sắm.

Bằng cách tích hợp mô hình Kraljic với các công cụ khác, các doanh nghiệp có thể phát triển một phương pháp tiếp cận rộng hơn và hiệu quả hơn đối với nguồn cung ứng chiến lược và quản lý nhà cung cấp, đồng thời đạt được sự cân bằng tốt hơn giữa chiến lược mua sắm và các mục tiêu kinh doanh tổng thể.

Kết luận

Mô hình Kraljic là một công cụ phân tích hiệu quả, giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong chiến lược mua sắm, nhưng quan trọng hơn cả, là quản lý tài nguyên tốt hơn theo thứ tự ưu tiên. Khi bối cảnh kinh doanh trở nên toàn cầu hóa, kỹ thuật số hơn và tập trung vào sự bền vững, ma trận Kraljic đã mất đi một phần hấp dẫn. Tuy nhiên, ý tưởng cơ bản của nó – rằng mua sắm phải trở thành chiến lược, khác biệt và hướng tới giá trị – vẫn luôn có tính hữu ích nhất định.

——————————-