Mẫu Khung năng lực chuẩn cho các vị trí phổ biến

Last updated on 11 August, 2025

Trong bối cảnh thị trường lao động không ngừng biến động, việc tìm kiếm, phát triển và giữ chân nhân tài đã trở thành bài toán chiến lược của mọi doanh nghiệp. Làm thế nào để đảm bảo bạn đang tuyển đúng người, đào tạo đúng hướng và đánh giá đúng năng lực? Câu trả lời nằm ở việc xây dựng một mẫu khung năng lực bài bản.

Bài viết này của OCD sẽ là kim chỉ nam giúp bạn:

• Hiểu rõ cấu trúc một khung năng lực hoàn chỉnh.
• Làm chủ mô hình COID độc đáo.
• Tham khảo các mẫu khung năng lực chi tiết, sẵn sàng áp dụng cho từng vị trí trọng yếu.

Khung năng lực là gì và tại sao doanh nghiệp cần nó?

Khung năng lực là một hệ thống toàn diện, mô tả rõ ràng các yêu cầu về Kiến thức, Kỹ năng, và Thái độ mà một nhân viên cần có để hoàn thành xuất sắc công việc. Đây không chỉ là một danh sách kỹ năng, mà là một tấm bản đồ chiến lược, định hướng con đường phát triển cho nhân viên và đảm bảo sự thành công chung của tổ chức.

Những lợi ích vượt trội khi áp dụng khung năng lực:

• Tuyển dụng tối ưu: Thu hút và lựa chọn ứng viên phù hợp nhất ngay từ đầu.
• Phát triển nhân sự hiệu quả: Dễ dàng xác định khoảng trống năng lực để xây dựng lộ trình đào tạo (IDP) phù hợp.
• Đánh giá hiệu suất khách quan: Cung cấp tiêu chí rõ ràng, minh bạch, giảm thiểu sự cảm tính.
• Xây dựng văn hóa học tập: Khuyến khích nhân viên chủ động trau dồi, nâng cao năng lực bản thân.
• Nâng cao hiệu suất tổng thể: Đảm bảo đội ngũ luôn đủ năng lực để chinh phục các mục tiêu kinh doanh.

Cấu trúc của một Mẫu Khung năng lực chuẩn

Cấu trúc của mẫu khung năng lực

Một mẫu khung năng lực toàn diện thường bao gồm 4 nhóm năng lực chính, tạo thành một bức tranh tổng thể về yêu cầu cho mỗi vị trí:

• Năng lực cốt lõi (Core Competencies): Đây là những năng lực nền tảng mà mọi thành viên trong tổ chức cần có, phản ánh giá trị và văn hóa doanh nghiệp. Ví dụ: Giao tiếp hiệu quả, Làm việc nhóm, Giải quyết vấn đề, Tập trung vào khách hàng.

• Năng lực chuyên môn (Functional Competencies): Bao gồm kiến thức và kỹ năng đặc thù cho từng vị trí hoặc phòng ban.

• • Ví dụ Marketing: Digital Marketing, Quản lý thương hiệu.

• • Ví dụ IT: Lập trình, An ninh mạng.

• Năng lực quản lý/lãnh đạo (Leadership Competencies): Dành riêng cho các vị trí quản lý, quyết định khả năng dẫn dắt và truyền cảm hứng cho đội ngũ. Ví dụ: Tư duy chiến lược, Ra quyết định, Trí tuệ cảm xúc, Quản lý xung đột.

• Năng lực bổ trợ (Supporting Competencies): Những năng lực giúp nâng cao hiệu suất chung và khả năng thích ứng trong công việc. Ví dụ: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thuyết trình, Khả năng học hỏi liên tục (Learning Agility).

Mô hình COID và 5 cấp độ năng lực

Để đánh giá năng lực một cách chính xác, OCD áp dụng mô hình COID kết hợp với 5 cấp độ thành thạo.

Mô hình COID – “Bóc tách” một năng lực:

• C (Conceive – Kiến thức): Nền tảng lý thuyết, sự am hiểu chuyên môn.
• O (Operate – Kỹ năng vận hành): Khả năng sử dụng công cụ, thực hiện thao tác.
• I (Implement – Kỹ năng ứng dụng): Khả năng áp dụng kiến thức để giải quyết vấn đề.
• D (Design – Kỹ năng thiết kế/Sáng tạo): Khả năng sáng tạo giải pháp, quy trình mới.

5 mức độ thành thạo:

• Mức 1 – Bắt đầu: Chưa có kinh nghiệm, cần chỉ dẫn chi tiết.
• Mức 2 – Cơ bản: Thực hiện được các tác vụ đơn giản dưới sự giám sát.
• Mức 3 – Chủ động: Có khả năng làm việc độc lập và xử lý tốt các công việc quen thuộc.
• Mức 4 – Thành thạo: Hoàn toàn tự chủ, có thể xử lý các tình huống phức tạp và cải tiến công việc.
• Mức 5 – Chuyên gia: Là bậc thầy trong lĩnh vực, có khả năng dẫn dắt, đào tạo người khác và đổi mới.

Các Mẫu Khung năng lực tham khảo cho từng vị trí

Dưới đây là các ví dụ chi tiết giúp bạn hình dung rõ hơn về cách áp dụng mô hình vào thực tế.

Năng lực cốt lõi: Định hướng khách hàng

Mô tả: Khả năng đặt khách hàng làm trung tâm, thấu hiểu và đáp ứng nhu cầu để mang lại giá trị và trải nghiệm vượt trội, từ đó xây dựng mối quan hệ bền vững.

Mức độ thành thạo:

• Mức 1:

• • C: Nhận thức cơ bản về vai trò của khách hàng đối với doanh nghiệp.
  • I: Phản hồi khi có khiếu nại rõ ràng, cần hỗ trợ để xử lý.

• Mức 2:

• • C: Hiểu các sản phẩm/dịch vụ của công ty và các kênh giao tiếp cơ bản với khách hàng.
  • O: Ghi nhận và chuyển tiếp thông tin, phản hồi của khách hàng một cách chính xác.
  • I: Giải quyết các vấn đề đơn giản theo quy trình có sẵn.

• Mức 3:

• • C: Nắm vững nguyên tắc dịch vụ khách hàng xuất sắc; hiểu rõ chân dung và hành trình khách hàng.
  • O: Chủ động tìm kiếm, thu thập thông tin và phản hồi của khách hàng qua nhiều kênh.
  • I: Độc lập tư vấn, đưa ra giải pháp linh hoạt và xử lý hiệu quả các khiếu nại phức tạp.

• Mức 4:

• • C: Hiểu sâu sắc tâm lý khách hàng, xu hướng thị trường, và các chỉ số như CX (Trải nghiệm khách hàng), CLV (Giá trị vòng đời khách hàng).
  • O: Tự chủ phân tích dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn để tìm ra insight (sự thật ngầm hiểu).
  • I: Chủ động xây dựng và triển khai các sáng kiến cải thiện trải nghiệm khách hàng tổng thể.
  • D: Thiết kế các chương trình hoặc dịch vụ mới dựa trên việc thấu hiểu khách hàng.

• Mức 5:

• • C: Có tầm nhìn chiến lược về tương lai của mối quan hệ khách hàng, dự báo các thay đổi lớn về hành vi người tiêu dùng.
  • I: Dẫn dắt việc định hình và thực thi chiến lược lấy khách hàng làm trọng tâm trên toàn tổ chức.
  • D: Định hình lại triết lý, văn hóa và mô hình vận hành của tổ chức theo hướng lấy khách hàng làm trung tâm; cố vấn cho ban lãnh đạo.

Năng lực chuyên môn

Phòng Marketing: Lập kế hoạch & Triển khai chiến dịch

Mô tả: Khả năng nghiên cứu, phân tích, xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động marketing hiệu quả nhằm đạt được kết quả kinh doanh.

Mức độ thành thạo:

• Mức 1: Thực hiện các tác vụ đơn giản theo chỉ dẫn (ví dụ: in ấn tài liệu).
• Mức 2: Hỗ trợ các phần việc nhỏ trong chiến dịch dưới sự giám sát (ví dụ: đăng bài social media theo mẫu).
• Mức 3: Độc lập lên kế hoạch và triển khai các chiến dịch marketing quy mô nhỏ; thành thạo các công cụ quảng cáo (Google/Facebook Ads).
• Mức 4: Tự chủ xây dựng và thực thi các chiến dịch marketing tích hợp đa kênh (omnichannel) phức tạp; tối ưu hóa chiến dịch theo thời gian thực.
• Mức 5: Dẫn dắt hoạch định chiến lược marketing tổng thể; thiết kế lại toàn bộ quy trình triển khai chiến dịch và tích hợp các công nghệ mới (AI/ML).

Phòng Kinh doanh: Đàm phán & Chốt Sales

Mô tả: Khả năng dẫn dắt cuộc hội thoại bán hàng, xử lý khúc mắc và đạt được thỏa thuận tối ưu thông qua kỹ năng đàm phán hiệu quả.

Mức độ thành thạo:

• Mức 1: Phản ứng thụ động khi khách hàng quyết định mua, cần hướng dẫn các bước tiếp theo.
• Mức 2: Nhận diện được tín hiệu mua hàng rõ ràng và thử chốt đơn trong các tình huống đơn giản theo kịch bản.
• Mức 3: Độc lập xử lý các phản đối thông thường, linh hoạt áp dụng các kỹ thuật chốt sales và đàm phán các điều khoản cơ bản.
• Mức 4: Tự chủ dẫn dắt các cuộc đàm phán phức tạp, xử lý các tình huống khó khăn và chốt thành công các hợp đồng giá trị cao.
• Mức 5: Dẫn dắt các thương vụ chiến lược cấp tập đoàn; thiết kế lại triết lý, quy trình chốt sales và đàm phán cho toàn bộ tổ chức.

Phòng Nhân sự: Quản lý dữ liệu và hệ thống HR

Mô tả: Khả năng thu thập, tổ chức, phân tích và bảo mật dữ liệu nhân sự; vận hành và tối ưu hóa Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS).

Mức độ thành thạo:

• Mức 1: Thực hiện các yêu cầu tìm kiếm thông tin nhân sự cơ bản.
• Mức 2: Nhập liệu, cập nhật thông tin nhân sự vào hệ thống HRIS và trích xuất báo cáo đơn giản theo hướng dẫn.
• Mức 3: Thành thạo quản lý các module của HRIS, độc lập phân tích dữ liệu để tạo báo cáo chuyên sâu (biến động nhân sự, chi phí lương).
• Mức 4: Tự chủ cấu hình, tùy chỉnh các tính năng nâng cao của HRIS, đề xuất và triển khai giải pháp nâng cấp hoặc tích hợp hệ thống.
• Mức 5: Dẫn dắt hoạch định chiến lược dữ liệu nhân sự của tổ chức; thiết kế và định hình lại toàn bộ kiến trúc hệ thống HR (HRIS/HRMS).

Phòng Tài chính – Kế toán: Xử lý nghiệp vụ kế toán

Mô tả: Khả năng thực hiện các tác vụ kế toán chính xác, tuân thủ các quy định và chuẩn mực kế toán (VAS/IFRS), đảm bảo tính minh bạch của thông tin tài chính.

Mức độ thành thạo:

• Mức 1: Nhập liệu số liệu vào biểu mẫu có sẵn theo chỉ dẫn.
• Mức 2: Sử dụng phần mềm kế toán để nhập liệu các giao dịch cơ bản (thu, chi) và đối chiếu các số liệu đơn giản dưới sự giám sát.
• Mức 3: Thành thạo hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (công nợ, lương, ngân hàng); độc lập xử lý các sai sót thông thường.
• Mức 4: Tự chủ xử lý các nghiệp vụ kế toán phức tạp, lập báo cáo tài chính (BCTC) tuân thủ đầy đủ chuẩn mực và quy định.
• Mức 5: Dẫn dắt việc giải quyết các vấn đề nghiệp vụ phức tạp liên quan đến kiểm toán, thanh tra thuế; thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ và cố vấn cho ban lãnh đạo.

Phòng IT: Hỗ trợ kỹ thuật người dùng

Mô tả: Khả năng tiếp nhận, chẩn đoán và giải quyết các vấn đề kỹ thuật (phần cứng, phần mềm, mạng) cho người dùng cuối một cách hiệu quả và kịp thời.

Mức độ thành thạo:

• Mức 1: Báo cáo sự cố kỹ thuật hoặc chuyển tiếp yêu cầu đến người có chuyên môn.
• Mức 2: Hướng dẫn người dùng các thao tác tự sửa lỗi đơn giản; cài đặt phần mềm cơ bản theo hướng dẫn.
• Mức 3: Độc lập chẩn đoán và giải quyết phần lớn các vấn đề kỹ thuật phổ biến; thành thạo hệ thống ticketing.
• Mức 4: Tự chủ xử lý các sự cố kỹ thuật phức tạp, đòi hỏi phân tích chuyên sâu; xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu lỗi và giải pháp (knowledge base).
• Mức 5: Dẫn dắt giải quyết các sự cố mang tính hệ thống; thiết kế lại kiến trúc hạ tầng IT và chính sách hỗ trợ người dùng để nâng cao hiệu suất.

Năng lực quản lý: Truyền cảm hứng & Tạo động lực

Mô tả: Khả năng khơi gợi niềm đam mê, tinh thần tích cực và thúc đẩy hành động ở người khác, giúp họ phát huy tối đa tiềm năng.

Mức độ thành thạo:

• Mức 1: Thể hiện sự lắng nghe nhưng chưa biết cách phản hồi để động viên.
• Mức 2: Sử dụng lời khen, động viên chung chung khi người khác hoàn thành công việc.
• Mức 3: Độc lập ghi nhận và khen thưởng các đóng góp cụ thể; chủ động hỗ trợ để thành viên duy trì động lực.
• Mức 4: Tự chủ truyền tải tầm nhìn một cách thuyết phục; tạo ra môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích sự đổi mới và cam kết.
• Mức 5: Dẫn dắt việc truyền cảm hứng ở cấp độ tổ chức; thiết kế và định hình lại triết lý lãnh đạo, mô hình quản lý dựa trên sự tạo động lực.

Năng lực bổ trợ: Thuyết trình

Mô tả: Khả năng trình bày thông tin, ý tưởng một cách rõ ràng, mạch lạc và thuyết phục trước đám đông, sử dụng hiệu quả các công cụ hỗ trợ.

Mức độ thành thạo:

• Mức 1: Đọc slide có sẵn hoặc trình bày thông tin ngắn gọn, còn lúng túng.
• Mức 2: Trình bày một chủ đề quen thuộc trước nhóm nhỏ, cần chuẩn bị kỹ và còn bị ảnh hưởng bởi áp lực.
• Mức 3: Độc lập thuyết trình các chủ đề chuyên môn trước nhiều đối tượng, duy trì sự tự tin và tương tác ở mức khá.
• Mức 4: Tự chủ thuyết trình các chủ đề phức tạp hoặc nhạy cảm trước đối tượng đa dạng (lãnh đạo cấp cao, đối tác); khéo léo xử lý câu hỏi khó và sử dụng nghệ thuật kể chuyện (storytelling).
• Mức 5: Dẫn dắt các buổi thuyết trình quan trọng ở cấp độ chiến lược (trước hội đồng quản trị, nhà đầu tư); có khả năng truyền cảm hứng và thay đổi nhận thức của người nghe.

Lưu ý quan trọng khi áp dụng các mẫu khung năng lực

Cần hiểu rằng, các mẫu khung năng lực trên là ví dụ tham khảo dựa trên các mô hình lý thuyết. Để đạt hiệu quả cao nhất, bạn cần:

• Tùy chỉnh: Điều chỉnh các năng lực và cấp độ cho phù hợp với văn hóa, mục tiêu và đặc thù riêng của doanh nghiệp bạn.
• Kiểm chứng: Lấy ý kiến từ các trưởng bộ phận và nhân viên có kinh nghiệm để đảm bảo khung năng lực thực tế và có tính ứng dụng cao.
• Truyền thông: Đảm bảo toàn bộ nhân viên hiểu rõ về khung năng lực và cách nó được áp dụng trong lộ trình phát triển của họ.

* Lưu ý thêm:

Mọi nội dung về mẫu khung năng lực đã trình bày ở trên, bao gồm các mô tả theo cấu trúc COID và 5 mức độ thành thạo, đều là giả thuyết và được xây dựng dựa trên các mô hình lý thuyết về phát triển năng lực.

Chúng chỉ mang tính chất tham khảo và ví dụ, không phải là một bộ năng lực được kiểm chứng hoặc áp dụng thực tế tại bất kỳ tổ chức cụ thể nào. Việc áp dụng và điều chỉnh các năng lực này vào thực tế doanh nghiệp cần dựa trên bối cảnh, mục tiêu và đặc thù riêng của từng tổ chức.

Kết luận

Xây dựng và áp dụng một mẫu khung năng lực chi tiết không chỉ là một công việc của phòng nhân sự, mà là một khoản đầu tư chiến lược vào nguồn vốn con người. Nó tạo ra sự rõ ràng, minh bạch và là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Bạn đã sẵn sàng khai phá tối đa tiềm năng của đội ngũ của mình? Nếu bạn cần sự tư vấn chuyên sâu để xây dựng một hệ thống khung năng lực được “may đo” riêng cho doanh nghiệp của mình, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên gia của OCD ngay hôm nay!

Dịch vụ Tư vấn Xây dựng Khung năng lực của OCD

OCD cung cấp Dịch vụ Tư vấn Xây dựng Khung năng lực và đánh giá năng lực nhân viên theo phương pháp COID. Đây là phương pháp xây dựng khung năng lực của OCD phát triển và đăng ký bản quyền. Phương pháp COID được phát triển trên nền tảng phương pháp khung năng lực của Harvard và MIT.

Sau nhiều dự án, OCD đã phát triển công cụ xây dựng từ điển năng lực và đánh giá năng lực với mức độ tự động hóa cao, tạo thuận tiện cho người sử dụng – Phần mềm Đánh giá Năng lực digiiCAT.

Tư vấn xây dựng Khung năng lực

Quy trình tư vấn xây dựng Khung năng lực:

• Điều chỉnh cơ cấu tổ chức
• Chuẩn hóa chức năng bộ phận
• Chuẩn hóa hệ thống chức danh
• Xây dựng mô tả công việc
• Thiết kế khung năng lực chung
• Xây dựng khung năng lực cho các vị trí
• Tích hợp khung năng lực vào phần mềm đánh giá năng lực digiiCAT của OOC
• Đánh giá năng lực nhân viên theo khung năng lực trên phần mềm digiiCAT