Gemba Walk là gì? Nguyên tắc và các bước thực hiện đơn giản

Last updated on 14 September, 2024

Các tổ chức, bất kể quy mô lớn hay nhỏ, đều có thể nhận nhiều lợi ích từ việc triển khai các phương pháp quản lý thực tiễn tập trung vào hiệu quả, an toàn và chất lượng. Trong số nhiều kỹ thuật quản lý tinh gọn (Lean), Gemba Walk là một công cụ nổi bật. Phương pháp này cho phép các nhà quản lý sản xuất chủ động bước vào môi trường làm việc để có cái nhìn trực tiếp về hoạt động sản xuất hàng ngày và tìm kiếm các khu vực tiềm năng có thể cải thiện.

Gemba Walk có nghĩa là gì?

Khái niệm Gemba Walk

Thuật ngữ “Gemba” bắt nguồn từ tiếng Nhật, nó có nghĩa là “nơi thực tế”. Trong quản lý tinh gọn (Lean), “Gemba” là nơi quan trọng nhất với một đội nhóm vì đó là nơi diễn ra công việc thực tế. Nói một cách đơn giản, đối với các ban nhạc, “Gemba” là phòng thu âm. Đối với các nhà sản xuất, đó là nhà máy. Nói cách khác, do đây là nơi công việc thực sự diễn ra nên bạn có thể quan sát và phân tích nó.

Gemba Walk là một khái niệm được phát triển bởi Taiichi Ohno, người được coi là cha đẻ của mô hình Just In Time. Ohno mang đến một cơ hội thực sự cho các nhà điều hành doanh nghiệp để tạm gác lại công việc hàng ngày của họ. Khi ấy, họ có cơ hội nhìn thấy nơi công việc sản xuất thực sự diễn ra và xây dựng mối quan hệ tốt dựa trên niềm tin với người lao động.

5 nguyên tắc trong Gemba Walk

Nguyên tắc trong Gemba Walk

Đi đến nơi khởi nguồn (Gemba) để xem xét

Nguyên tắc này khuyến khích các nhà lãnh đạo rời khỏi bàn làm việc của mình và trải nghiệm môi trường làm việc trực tiếp của công nhân. Đó là việc chứng kiến ​​các hoạt động, nắm bắt những thách thức mà các nhóm phải đối mặt trong nhà máy và chuyển đổi từ tư duy sổ sách, giấy tờ sang các tình huống thực tế.

Tập trung vào quy trình

Ở đây, trọng tâm là kiểm tra và hiểu các quy trình đang diễn ra, chứ không phải những cá nhân thực hiện chúng. Quan điểm này khuyến khích tìm kiếm những cách thức để cải thiện các quy trình mấu chốt. Thay vì đổ lỗi cho bất cứ ai, Gemba Walk tập trung vào các giải pháp mang tính xây dựng.

Tính tương tác cao

Một Gemba Walk hiệu quả được ngầm hiểu là giao tiếp cởi mở và kết nối với đội ngũ cán bộ, công nhân viên tại nhà máy. Đó là về việc đặt ra những câu hỏi sâu sắc (cái gì, tại sao và như thế nào), chân thành lắng nghe các phản hồi và cách nhìn nhận vấn đề từ quan điểm của những người đối mặt với công việc sản xuất thực tế hàng ngày.

Gemba Walk đề cao sự tôn trọng con người

Sự tôn trọng là nguyên lý nền tảng của Gemba Walk. Nguyên tắc này đi theo tinh thần “Quan sát, đặt hỏi tại sao và thể hiện sự tôn trọng”. Nhà lãnh đạo cần đánh giá cao những đóng góp của nhân viên cho doanh nghiệp và tạo ra một môi trường làm việc nơi mà mọi người tôn trọng lẫn nhau.

Giải quyết vấn đề và cải tiến liên tục

Trọng tâm của nguyên tắc này là thúc đẩy việc hướng tới cải tiến liên tục và giải quyết vấn đề hiệu quả ngay tại nơi xảy ra vấn đề. Nó khuyến khích một thái độ chủ động trong việc xác định nguyên nhân gốc rễ và giải quyết vấn đề.

7 bước thực hiện Gemba Walk đơn giản

Trước khi bạn đi bộ và quan sát trong nhà máy, bạn cần lập kế hoạch chi tiết và làm theo các bước. Kế hoạch nên phụ thuộc vào mục tiêu mà bạn muốn đạt được. Dưới đây là một số bước cơ bản mà bạn cần xác định:

7 bước thực hiện Gemba Walk

Bước 1: Chọn mục tiêu cụ thể

Trước khi bạn đến “Gemba”, bạn cần lựa chọn một mục tiêu cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn tập trung tất cả nỗ lực của mình và giúp mọi việc trở nên hiệu quả. Có nhiều mục tiêu khác nhau mà bạn có thể muốn khai thác, chẳng hạn như đánh giá năng suất, hiệu quả chi phí, sự an toàn,…

Bước 2: Chuẩn bị cho nhóm được quan sát

Nhóm sẽ được quan sát cần được chuẩn bị cho những gì sẽ xảy ra. Tất cả các thành viên trong nhóm cần hiểu rõ rằng Gemba Walk là một quy trình phổ biến, với mục đích cuối cùng là sự cải tiến liên tục. Bằng cách này, người lao động sẽ cảm thấy thoải mái và sẵn sàng hợp tác hơn.

Bước 3: Tập trung vào quy trình, không phải con người

Bạn cần ghi nhớ rằng Gemba Walk không phải là công cụ phù hợp để đánh giá hiệu suất làm việc của một cá nhân hay đội nhóm. Mục đích chính của nó là quan sát, thấu hiểu và cải thiện quy trình. Nếu bạn tập trung vào khả năng làm việc cá nhân của nhân viên, bạn sẽ chỉ gặp phải sự phản kháng mạnh mẽ từ họ.

Bước 4: Xuất hiện ở nơi có chuỗi giá trị

Sử dụng sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping) để xác định các khu vực có khả năng diễn ra nhiều hoạt động gây lãng phí cao. Loại bỏ hoặc giảm thiểu các hoạt động đó sẽ giúp bạn cải thiện hiệu suất tổng thể.

Bước 5: Ghi lại những quan sát; đừng đưa ra đề xuất trong lúc “walk”

Viết xuống giấy mọi thứ thu hút sự chú ý của bạn hoặc ghi lại bằng điện thoại thông minh. Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn đề xuất một giải pháp ngay lập tức. Tuy nhiên, nó có lẽ không phải ý hay. Hãy để lại việc này cho những phân tích chuyên sâu hơn sau này. Bạn sẽ đưa ra các gợi ý chính xác hơn sau khi thu thập tất cả thông tin. Hơn nữa, việc quan sát rộng có thể cho phép bạn có cơ hội sử dụng các công cụ giải quyết vấn đề hiệu quả như chu trình PDCA.

Bước 6: Nhìn mọi thứ dưới một góc nhìn khác

Việc mời một đồng nghiệp từ bộ phận, phòng ban khác có thể là một ý tưởng hay. Hãy chọn một ai đó có nhiệm vụ hàng ngày không liên quan. Những người ít quen thuộc với quy trình sản xuất thường có góc nhìn mới lạ và đặt ra những câu hỏi khác biệt mà bạn có thể không bao giờ nghĩ tới.

Bước 7: Theo dõi thường xuyên

Ngay cả khi bạn không tìm thấy bất cứ vấn đề gì hay phát kiến gì mới trong quá trình Gemba Walk của mình, bạn cần chia sẻ với nhóm những gì bạn đã quan sát được và rút ra bài học. Nếu không, đội nhóm sản xuất sẽ chỉ có cảm giác mình bị theo dõi. Nếu bạn đưa ra quyết định gì mới sau khi “walk”, hãy thông báo cho nhóm về những thay đổi sắp tới và lý do tại sao chúng lại cần thiết.

Lợi ích của Gemba Walk

Gemba Walk là yếu tố cần thiết để duy trì văn hóa cải tiến liên tục của công ty. Nó đại diện cho bước đầu tiên trong một quy trình xác định hệ thống các cơ hội cải tiến và chuyển đổi những ý tưởng này thành kế hoạch cải tiến. Dưới đây là một số lợi ích phương pháp này mang lại cho từng cấp nhân sự trong doanh nghiệp:

Lợi ích với quản lý cấp trung và cao:

• Tăng hiệu suất trong sản xuất
• Tăng chỉ số OEE (Hiệu quả thiết bị tổng thể)
• Giảm rủi ro an toàn sức khỏe và lao động
• Tăng quyền tự quyết cho trưởng nhóm, quản lý cấp cơ sở và người lao động
• Chuyển dịch từ giám sát phản ứng sang giám sát chủ động

Với quản lý cấp cơ sở (trưởng nhóm):

• Tăng độ uy tín của bản thân
• Tăng cường giám sát chủ động
• Giảm thời gian cho giải quyết các vấn đề cần sự phản ứng
• Tăng thời gian cho các dự án cải tiến
• Đơn giản hóa việc quản lý vấn đề
• Thúc đẩy tinh thần của các thành viên trong nhóm

Lợi ích với nhân viên:

• Có thể quan sát, thấu hiểu và giải quyết các vấn đề hàng ngày
• Tăng cường sự tham gia vào các dự án cải tiến
• Giảm thời gian chờ đợi
• Cải thiện quy trình và tối ưu công cụ
• Tăng phản hồi với quản lý cấp trên

Lý do nên áp dụng Gemba Walk trong doanh nghiệp

Thứ nhất, thường có khác biệt lớn giữa hình thức các quy trình được trình bày trên giấy tờ và cách chúng được thực hiện trong thực tế. Trong một số trường hợp, cần phải xử lý giấy, tài liệu để giải quyết vấn đề. Trong những trường hợp khác, quy trình làm việc cần được thiết kế phù hợp với công việc thực tế tiêu chuẩn. Việc quan sát trực tiếp thường là cách tốt nhất để phân biệt.

Thứ hai, đến thăm nơi làm việc là một cách hiệu quả để các nhà lãnh đạo truyền thông thông nội bộ về giá trị công việc mà bản thân người lao động đang thực hiện hàng ngày và tầm quan trọng của việc cải tiến liên tục.

Ngoài ra, mọi người thường cởi mở hơn trong việc phản hồi và giải thích lý do cho hành động của họ khi họ ở trong không gian làm việc quen thuộc của riêng mình. Ở đó, họ cũng dễ dàng mô tả chính xác những gì họ đang làm và giải thích lý do tại sao.

Hơn nữa, các cơ hội cải tiến bắt nguồn từ các vấn đề trong hệ thống và quy trình, không phải con người. Việc có mặt trong không gian làm việc thực tế của công nhân là cách tốt nhất để phát hiện ra những cơ hội này.

Cuối cùng, nhân viên tuyến đầu có thể quá quen với quy trình hoặc vấn đề của họ đến mức họ không coi chúng là vấn đề. Một góc nhìn mới từ các cấp phía trên hoặc từ phòng ban khác sẽ vô cùng cần thiết lúc này.

Kết luận

Bằng cách thấu hiểu và áp dụng các kỹ thuật thực tiễn tốt nhất đồng thời nhận thức được các thách thức tiềm ẩn, các doanh nghiệp có thể tối đa hóa giá trị và tác động tích cực của các sáng kiến Gemba Walk. Thực hành một cách nhất quán và có sự tham gia của nhân viên cũng như áp dụng văn hóa cải tiến liên tục là rất quan trọng để Gemba Walk đạt được sự thành công như mong đợi.