Digital workplace là gì? Cách xây dựng môi trường làm việc số hiệu quả

Last updated on 27 June, 2024

Sau đại dịch Covid, sự ảnh hưởng của công nghệ tới đời sống con người càng trở lên mạnh mẽ hơn. Kéo theo đó, Digital Workplace (Môi trường làm việc số) nổi lên như một xu hướng tất yếu, mang đến giải pháp đột phá cho các doanh nghiệp. Vậy Digital Workplace là gì? Làm thế nào để xây dựng môi trường làm việc số hiệu quả? Bài viết này sẽ cùng bạn trả lời những câu hỏi quan trọng này, đồng thời hiểu rõ về bức tranh tương lai làm việc mà Digital Workplace mang lại.

Digital Workplace là gì? 

Digital Workplace là một cách thức làm việc hoàn toàn mới, được xây dựng dựa trên nền tảng số. Nó phá bỏ rào cản địa lý, thời gian, kết nối mọi người và mọi thứ một cách liền mạch, tạo điều kiện cho sự cộng tác, sáng tạo và đổi mới bùng nổ.

Hãy tưởng tượng một môi trường làm việc nơi mọi thông tin, dữ liệu, công cụ và ứng dụng đều được tích hợp trên một nền tảng duy nhất, dễ dàng truy cập từ mọi thiết bị, mọi lúc mọi nơi. Nơi nhân viên có thể kết nối, tương tác, chia sẻ ý tưởng và hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn bao giờ hết.

Digital Workplace như là một văn phòng ảo, kết nối mọi lúc mọi nơi. Nó cung cấp cho nhân viên quyền truy cập tức thời vào các nhiệm vụ, thông tin được cá nhân hóa theo vai trò của họ, cùng với dữ liệu, ứng dụng và các không gian làm việc cộng tác. Điều này cho phép nhân viên hoàn thành công việc của mình bất cứ ở đâu, trên bất kỳ thiết bị nào và vào bất kỳ thời gian nào.

Tổng quan về Digital Workplace

Dịch bệnh COVID-19 đã mang đến một bước ngoặt lớn trong cách thức và địa điểm làm việc của chúng ta. Thay vì bó buộc vào văn phòng truyền thống, giờ đây nhân viên có thể linh hoạt lựa chọn làm việc từ xa hoặc kết hợp giữa văn phòng và online (hybrid).

Sự phát triển của công nghệ đã xóa nhòa ranh giới giữa văn phòng và không gian làm việc. Chúng ta đang sống trong môi trường kết nối mọi lúc mọi nơi, cho phép truy cập thông tin và công việc một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến sự ra đời của môi trường làm việc số:

• Sự phân tán lực lượng lao động: Ngày nay, nhân viên không còn tập trung ở một địa điểm cố định mà có thể làm việc từ bất kỳ đâu.
• Sự phát triển nhanh chóng của các thiết bị kết nối internet: Smartphone, máy tính bảng và laptop giúp chúng ta dễ dàng kết nối và làm việc mọi lúc mọi nơi.
• Nhu cầu thay đổi của lực lượng nhân công: Thế hệ trẻ ngày nay ưa chuộng sự linh hoạt và tự do trong công việc, họ mong muốn được làm việc ở bất kỳ nơi nào họ muốn.

Để thích ứng với xu hướng này, các công ty hàng đầu đang tiên phong áp dụng mô hình làm việc số (Digital Workplace)

5 yếu tố then chốt của Digital Workplace

5 yếu tố then chốt của digital workplace

(1) Con người

Để xây dựng một môi trường làm việc số hiệu quả, cần có sự tham gia của nhiều yếu tố, trong đó quan trọng nhất là con người (nhân viên). Nhân viên là tài sản quý giá nhất của tổ chức, và chính họ sẽ thúc đẩy, vận hành môi trường làm việc này.

Môi trường làm việc số mang lại những lợi ích gì cho nhân viên?

• Cho phép nhân viên chủ động quản lý kiến thức, chia sẻ thông tin theo những cách thức hiệu quả.
• Linh hoạt trong thời gian làm việc.
• Truy cập thông tin mọi lúc mọi nơi thông qua máy chủ hoặc ứng dụng đám mây.

Làm thế nào để gia tăng giá trị của nhân viên trong môi trường làm số?

• Cung cấp các ứng dụng giúp nhân viên xác định cơ hội bán chéo và bán thêm sản phẩm.
• Cung cấp các công cụ và công nghệ hỗ trợ nghiên cứu, phát triển và cung cấp nhanh chóng các sản phẩm mới.
• Giúp nhân viên dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết để phục vụ khách hàng tốt hơn và cải thiện tổng thể trải nghiệm của khách hàng.
• Cung cấp các công cụ và công nghệ hỗ trợ nhân viên thực hiện các quy trình và chức năng kinh doanh theo đúng thiết kế hiện tại.
• Cung cấp cho nhân viên các công cụ phù hợp để họ hoàn thành công việc của mình đúng thời điểm.

(2) Công cụ

Các công cụ của Digital Workplace đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng cuộc sống công việc, trải nghiệm của nhân viên và năng suất làm việc. Chúng giúp nhân viên:

• Làm việc trên bất kỳ thiết bị nào, bất kể họ ở đâu.
• Kết nối, cộng tác và giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp.

Phần mềm digiiMS giúp quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện

digiiMS là phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất và chuyên sâu được phát triển bởi Công ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ OOC, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý một cách chuyên nghiệp, bám sát chiến lược và mô hình kinh doanh.

Nền tảng vững chắc:

• Kinh nghiệm dày dặn: digiiMS được xây dựng dựa trên nền tảng 20 năm kinh nghiệm tư vấn hệ thống quản lý cho hàng trăm doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau của OCD – Công ty tư vấn quản lý hàng đầu Việt Nam.
• Đội ngũ chuyên gia: Cùng với đội ngũ chuyên gia công nghệ dày dặn kinh nghiệm, OOC cam kết mang đến cho khách hàng giải pháp quản lý tối ưu và hiệu quả nhất.

Tính năng toàn diện:

digiiMS cung cấp đầy đủ các module cần thiết cho việc quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện, bao gồm:

• Phần mềm Quản lý KPI digiiTeamW
• Phần mềm Quản lý Năng lực digiiCAT
• Phần mềm Quản trị Tài năng digiiTalent
• Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM
• Phần mềm Quản lý Tài liệu digiiDoc
• Phần mềm Quản lý Nhân sự digiiHRcore
• Phần mềm Chấm công digiiTime
• Phần mềm Quản lý lương digiiC&B

Linh hoạt và mở rộng:

• digiiMS được thiết kế linh hoạt, đáp ứng nhu cầu quản lý của mọi quy mô doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng đầy đủ hoặc riêng lẻ theo từng module, mua đứt hoặc thuê bao.
• Hỗ trợ sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau: web-based, thiết bị mobile chạy Android hoặc IOS, giúp nhân viên dễ dàng truy cập và làm việc mọi lúc mọi nơi.

Với những ưu điểm vượt trội, digiiMS góp phần tạo nên môi trường số làm việc số tối ưu nhất giúp nâng cao năng suất lao động và hiệu quả quản lý, tối ưu hóa quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

(3) Giao tiếp

Trong môi trường làm việc số, giao tiếp hiệu quả là yếu tố then chốt để mọi thứ vận hành trơn tru. Giao tiếp ở đây bao gồm trao đổi thông tin, tương tác và cộng tác với đồng nghiệp theo thời gian thực hoặc gần thực tế, bất kể bạn đang ở đâu. Các công cụ giao tiếp và cộng tác hỗ trợ trao đổi thông tin hai chiều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo thuận lợi cho giao tiếp hiệu quả.

(4) Phân tích dữ liệu

Phân tích dữ liệu là một trong những thành phần thiết yếu của Digital Workplace. Các công cụ phân tích chi tiết và thông minh giúp chuyển đổi một lượng lớn dữ liệu phức tạp thành những thông tin hữu ích. Những thông tin này sẽ hỗ trợ bạn đưa ra các quyết định quan trọng và tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp.

(5) Quản lý

Với Digital Workplace, việc theo dõi các dự án, đặc biệt là khi các thành viên trong nhóm phân bố ở nhiều địa điểm khác nhau, là điều cần thiết. Để đạt được điều này, bạn có thể cần:

• Quản lý dự án: Thiết lập các chính sách, quy trình và nguyên tắc để thực hiện thành công dự án từ giai đoạn ý tưởng đến giai đoạn hoàn thành.
• Quản lý theo từng trường hợp: Xử lý thông tin thông qua sự kết hợp giữa quy trình công việc điện tử và ra quyết định của con người để thực hiện các quy trình kinh doanh không thể dự đoán trước và không theo thói quen.
• Quản lý quy trình: Tạo, chỉnh sửa và phân tích các quy trình nội bộ để đánh giá tình trạng hiện tại của tổ chức và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Lợi ích của Digital Workplace

Dưới đây là một số lý do tại sao các tổ chức nên cân nhắc xây dựng môi trường làm việc số:

• Thu hút nhân tài: Digital Workplace mang đến sự linh hoạt trong giờ làm việc và cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ đâu. Điều này thu hút những nhân tài tiềm năng coi trọng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
• Giảm chi phí hoạt động: Việc áp dụng Digital Workplace có thể giúp cắt giảm nhiều chi phí cho văn phòng truyền thống, chẳng hạn như tiền thuê mặt bằng, điện, nội thất,…
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Digital Workplace cung cấp các tiện ích như trò chuyện trực tuyến, cho phép khách hàng truy cập dịch vụ chăm sóc khách hàng nhanh chóng, giúp họ có được thông tin và hỗ trợ cần thiết.
• Minh bạch hóa hoạt động: Việc đưa nhiều quy trình công việc hơn vào môi trường số giúp cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
• Tăng doanh thu: Digital Workplace giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, linh hoạt hơn, đẩy nhanh các cơ hội kinh doanh và tiếp cận thị trường nhanh hơn.
• Chuẩn bị cho tương lai: Digital Workplace giúp doanh nghiệp thích ứng với những biến đổi của lực lượng lao động và thu hút nhân tài thế hệ mới.

Những thách thức của Digital Workplace

Mặc dù Digital Workplace mang lại nhiều lợi ích, nhưng quá trình triển khai cũng gặp phải một số thách thức sau đây: 

• Sự phản kháng của nhân viên: Nhân viên có thể chống lại những điều mới, đặc biệt nếu họ không tin rằng sự thay đổi sẽ giúp ích cho công việc của họ.
• Sử dụng các công cụ trong môi trường làm việc số: Sự phong phú của các công cụ số có thể khiến nhân viên cảm thấy choáng ngợp.
• An ninh mạng và bảo mật thông tin: Giám đốc công nghệ thông tin (CIO) phải đảm bảo an toàn trước các cuộc tấn công mạng.
• Vấn đề về năng suất của nhân viên: Năng suất của nhân viên có thể giảm nhẹ trong vài tuần đầu tiên sau khi triển khai Digital Workplace.

Cách xây dựng môi trường làm việc số

Việc triển khai môi trường làm việc số có thể gặp khó khăn, đặc biệt đối với các tổ chức chưa bắt đầu chuyển đổi sang hình thức kỹ thuật số. Dưới đây là lưu ý để xây dựng môi trường làm việc số cho doanh nghiệp

Xác định mục tiêu rõ ràng

Trước khi xây dựng một môi trường làm việc số toàn diện, lãnh đạo cần xác định hai yếu tố quan trọng:

• Tại sao cần chuyển đổi sang môi trường làm việc số?
• Môi trường làm việc số sẽ phù hợp như thế nào với các mục tiêu kinh doanh hiện tại và chiến lược chuyển đổi số của tổ chức?

Xây dựng chiến lược

Trước khi bắt đầu xây dựng hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi nào, hãy đảm bảo chiến lược bám sát với mục tiêu đặt ra. 

Để tạo một chiến lược hiệu quả, hãy đánh giá tình trạng môi trường làm việc số hiện tại và xác định điểm mạnh, điểm yếu của các hệ thống đang áp dụng. Có thể được thực hiện thông qua các cuộc khảo sát nhân viên để hiểu các công cụ hiện đang được sử dụng, ý kiến của họ về phần mềm hiện có, kỳ vọng của họ về việc cải thiện quy trình công việc và những khó khăn gặp phải. Môi trường làm việc số nên tập trung vào việc loại bỏ những khó khăn đó và giúp công việc của nhân viên dễ dàng quản lý hơn.

Một chiến lược môi trường làm việc số được xác định rõ ràng sẽ trả lời các câu hỏi như:

• Xây dựng môi trường làm việc số như thế nào?
• Môi trường làm việc số có giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn hay khiến công việc của họ trở nên khó khăn?
• Môi trường làm việc số có giúp cải thiện trải nghiệm của nhân viên không?

Để làm việc hiệu quả và phối hợp ăn ý, chiến lược đó phải giúp phối hợp các sáng kiến, nghiên cứu, tiếp thị, bán hàng, hỗ trợ khách hàng và tất cả các yếu tố trong doanh nghiệp. 

Triển khai thực hiện

Triển khai thực hiện là giai đoạn quan trọng để đưa môi trường làm việc số từ bản kế hoạch thành hiện thực. Giai đoạn này cần được thực hiện một cách bài bản, khoa học để đảm bảo hiệu quả và tránh những sai sót. Dưới đây là các bước cơ bản trong giai đoạn triển khai:

Chuẩn bị

• Hoàn tất việc lựa chọn các công nghệ và giải pháp phù hợp: Sau khi đã đánh giá nhu cầu và mục tiêu, doanh nghiệp cần lựa chọn các công nghệ và giải pháp phù hợp nhất để xây dựng môi trường làm việc số. Cần lưu ý đến các yếu tố như tính năng, giá cả, khả năng tích hợp và hỗ trợ của nhà cung cấp.
• Đào tạo nhân viên: Nhân viên là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công của môi trường làm việc số. Doanh nghiệp cần đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng các công nghệ và giải pháp mới, cũng như thay đổi quy trình làm việc phù hợp với môi trường làm việc số.
• Chuẩn bị cơ sở hạ tầng kỹ thuật: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng cơ sở hạ tầng kỹ thuật có thể đáp ứng nhu cầu của môi trường làm việc số. Điều này bao gồm việc nâng cấp phần cứng và phần mềm, cũng như đảm bảo kết nối mạng ổn định.
• Lên kế hoạch chi tiết: Doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết cho việc triển khai, bao gồm thời gian, ngân sách, nguồn lực và các bên liên quan. Kế hoạch cần cụ thể và chi tiết để đảm bảo việc triển khai diễn ra suôn sẻ.
• Phân công trách nhiệm: Doanh nghiệp cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân và bộ phận trong quá trình triển khai. Điều này giúp đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.

 Triển khai

• Triển khai các công nghệ và giải pháp: Sau khi đã hoàn tất việc chuẩn bị, doanh nghiệp có thể tiến hành triển khai các công nghệ và giải pháp đã được lựa chọn. Việc triển khai cần được thực hiện theo đúng kế hoạch và đảm bảo an toàn dữ liệu.
• Giám sát quá trình triển khai: Doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ quá trình triển khai để đảm bảo mọi việc diễn ra đúng tiến độ và kế hoạch. Việc giám sát giúp phát hiện sớm các vấn đề và có biện pháp khắc phục kịp thời.
• Hỗ trợ nhân viên: Doanh nghiệp cần hỗ trợ nhân viên trong quá trình sử dụng các công nghệ và giải pháp mới. Điều này bao gồm việc cung cấp tài liệu hướng dẫn, giải đáp thắc mắc và tổ chức các buổi đào tạo bổ sung.
• Giải quyết các vấn đề phát sinh: Trong quá trình triển khai, có thể phát sinh một số vấn đề. Doanh nghiệp cần có biện pháp giải quyết các vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Đánh giá và cải tiến

Đánh giá và cải tiến là một phần quan trọng trong việc xây dựng môi trường làm việc số hiệu quả. Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá hiệu quả hoạt động của môi trường làm việc số và thực hiện các cải tiến để đảm bảo rằng nó đáp ứng nhu cầu của cả doanh nghiệp và nhân viên.

Tiến hành thu thập thông tin về hiệu suất làm việc, sự hài lòng của nhân viên, và các yếu tố khác liên quan đến môi trường làm việc số. Sử dụng các phương pháp như khảo sát, phỏng vấn, hoặc theo dõi dữ liệu.

Dựa trên thông tin thu thập, thực hiện đánh giá hiệu suất và chất lượng của môi trường làm việc số. Điều này giúp xác định điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải thiện.

Tổng kết kết quả đánh giá và phản hồi từ nhân viên. Điều này giúp tạo ra cái nhìn tổng quan về môi trường làm việc số. Dựa trên kết quả đánh giá, xây dựng kế hoạch cải thiện môi trường làm việc số. Điều này có thể bao gồm việc tối ưu hóa công cụ và quy trình làm việc, đào tạo nhân viên, hoặc thay đổi chính sách và quy định.

Đọc thêm: Lộ trình chuyển đổi số: Hướng dẫn 10 bước để bắt đầu chuyển đổi số

Xu hướng Digital Workplace

Dưới đây là một số xu hướng sắp tới trong môi trường làm việc số

Xu hướng Digital Workplace

Sử dụng công nghệ đám mây 

Các nghiên cứu gần đây cho thấy 96% các tổ chức đang chuyển Công nghệ thông tin lên đám mây để tăng năng suất cho nhân viên. Với 81% các doanh nghiệp đã có chiến lược đa đám mây, việc triển khai các hệ thống đám mây đang trở nên phổ biến.

Hiện nay, các doanh nghiệp có nhiều lựa chọn công nghệ tiên tiến để hỗ trợ họ trong mọi quy trình kinh doanh trên các vai trò khác nhau. Các công nghệ này ngày càng tinh tế hơn mỗi năm.

Sử dụng API

84% các doanh nghiệp có hơn 1000 nhân viên đã có chiến lược đa đám mây. Tuy nhiên, việc di chuyển khối lượng công việc từ ứng dụng giữa các môi trường đám mây khác nhau vẫn phức tạp và khó quản lý. Nhiều tổ chức đang chuyển sang phát triển ứng dụng theo API để giúp di chuyển giữa các đám mây dễ dàng hơn.

Các ứng dụng đóng gói container giúp các ứng dụng chạy đáng tin cậy từ môi trường điện toán này sang môi trường điện toán khác. Doanh nghiệp dễ dàng sử dụng ứng dụng của họ trên nhiều nền tảng đám mây.

Digital Adoption Platform (DAP)

DAP là một giải pháp hỗ trợ đào tạo kỹ thuật số. Các tổ chức đầu tư vào DAP có thể:

• Giảm thời gian đào tạo ban đầu.
• Bắt đầu nâng cao kỹ năng cho tất cả nhân viên ngay khi bắt đầu hoạt động.
• Giảm yêu cầu IT bằng cách cung cấp hỗ trợ đào tạo trong ứng dụng và liên tục.
• Tin tưởng vào phần mềm để giúp nhân viên vượt qua những thách thức mới khi cần.
  

Nâng cao trải nghiệm người dùng công nghệ 

Tỷ lệ thất bại cao trong các sáng kiến chuyển đổi kỹ thuật số thường bắt nguồn từ sự phản kháng của nhân viên. Khi nhân viên không được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng công nghệ mới hoặc không hiểu cách tích hợp nó vào quy trình làm việc hiện tại, họ sẽ dễ nảy sinh sự thất vọng, giảm năng suất và thậm chí là nghỉ việc.

Do đó, nâng cao trải nghiệm người dùng công nghệ (UX) trong Digital Workplace là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công cho quá trình chuyển đổi kỹ thuật số. Một số giải pháp hiệu quả bao gồm:

• Cung cấp đào tạo toàn diện: Đảm bảo nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng sử dụng các công nghệ mới, đồng thời hiểu rõ lợi ích của chúng. Sử dụng đa dạng phương pháp đào tạo như hướng dẫn trực tiếp, video hướng dẫn, tài liệu e-learning và học tập theo nhóm nhỏ.
• Thiết kế giao diện thân thiện: Ưu tiên giao diện đơn giản, trực quan và dễ sử dụng, tập trung vào các tính năng thiết yếu và loại bỏ những tính năng phức tạp không cần thiết.
• Thu thập phản hồi thường xuyên: Khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến và đánh giá về trải nghiệm của họ với các công nghệ mới. Sử dụng phản hồi này để cải thiện UX liên tục.
• Cung cấp hỗ trợ liên tục: Đảm bảo nhân viên có quyền truy cập vào hỗ trợ kỹ thuật khi cần thiết thông qua nhiều kênh khác nhau như email, điện thoại, chat trực tuyến và diễn đàn cộng đồng.

Xu hướng mới về trải nghiệm người dùng công nghệ trong Digital Workplace:

• Công nghệ AI và Trí tuệ nhân tạo: Tận dụng AI để cá nhân hóa trải nghiệm người dùng, tự động hóa các tác vụ và cung cấp hỗ trợ thông minh.
• Công nghệ thực tế ảo và thực tế tăng cường: Tạo ra môi trường làm việc nhập vai và tương tác hơn.
• Giao diện giọng nói: Cho phép nhân viên điều khiển thiết bị và ứng dụng bằng giọng nói.
• Công nghệ đeo được: Cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào thông tin và dữ liệu theo thời gian thực ngay cả khi họ đang di chuyển.
• Công nghệ gamification: Sử dụng các yếu tố trò chơi để làm cho việc học tập và đào tạo trở nên thú vị và hấp dẫn hơn.