Chuẩn hóa dữ liệu trong chuyển đổi số doanh nghiệp

Chuẩn hóa quy trình sản xuất
Chuẩn hóa quy trình trong chuyển đổi số doanh nghiệp
7 November, 2024
Dữ liệu trong quản trị doanh nghiệp
Vai trò của dữ liệu trong quản trị doanh nghiệp
7 November, 2024
Show all
Chuẩn hóa dữ liệu

Chuẩn hóa dữ liệu

Rate this post

Last updated on 7 November, 2024

Chuẩn hóa dữ liệu (data normalization) là quá trình điều chỉnh và làm sạch dữ liệu để đảm bảo tính nhất quán, dễ hiểu và dễ sử dụng trong hệ thống. Mục đích của chuẩn hóa dữ liệu là loại bỏ các sự bất đồng, giảm sự trùng lặp và đảm bảo rằng dữ liệu được lưu trữ theo định dạng thống nhất.

Chuẩn hóa dữ liệu là gì?

Chuẩn hóa dữ liệu (data normalization) là quá trình điều chỉnh và làm sạch dữ liệu để đảm bảo tính nhất quán, dễ hiểu và dễ sử dụng trong hệ thống. Mục đích của chuẩn hóa dữ liệu là loại bỏ các sự bất đồng, giảm sự trùng lặp và đảm bảo rằng dữ liệu được lưu trữ theo định dạng thống nhất.

Trong cơ sở dữ liệu, chuẩn hóa thường liên quan đến việc chia nhỏ dữ liệu thành các bảng nhỏ hơn để giảm sự dư thừa và mối quan hệ giữa các bảng được xác định rõ ràng. Trong các lĩnh vực khác, chuẩn hóa dữ liệu có thể bao gồm việc chuẩn hóa đơn vị đo lường, định dạng thời gian, hay loại bỏ các giá trị không hợp lệ.

Các bước chuẩn hóa dữ liệu có thể bao gồm:

  • Xử lý thiếu sót: Thêm vào các giá trị bị thiếu hoặc loại bỏ các bản ghi thiếu thông tin quan trọng.
  • Chuyển đổi định dạng: Đảm bảo tất cả dữ liệu có định dạng giống nhau (ví dụ: ngày tháng, địa chỉ email).
  • Loại bỏ dư thừa: Giảm sự trùng lặp trong dữ liệu.
  • Chuyển đổi quy mô: Đảm bảo các giá trị số có phạm vi thống nhất (ví dụ: chuẩn hóa điểm số từ 0 đến 1).

Quá trình này giúp dữ liệu trở nên chính xác, dễ dàng phân tích và hỗ trợ việc ra quyết định hiệu quả hơn.

Vai trò của chuẩn hóa dữ liệu trong chuyển đổi số

Chuẩn hóa dữ liệu là một bước quan trọng trong quá trình xử lý và phân tích dữ liệu vì nó mang lại nhiều lợi ích. Dưới đây là một số lý do tại sao cần chuẩn hóa dữ liệu:

  • Cải thiện chất lượng dữ liệu: Dữ liệu chuẩn hóa giúp loại bỏ các lỗi, sự không nhất quán và thiếu sót trong dữ liệu. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu có độ chính xác cao và có thể sử dụng để ra quyết định chính xác.
  • Tăng tính khả dụng và dễ sử dụng: Dữ liệu chuẩn hóa giúp tổ chức thông tin theo một cấu trúc nhất quán, dễ dàng truy xuất và phân tích. Điều này tiết kiệm thời gian và công sức khi làm việc với dữ liệu.
  • Tối ưu hóa việc phân tích dữ liệu: Chuẩn hóa giúp giảm sự trùng lặp và đảm bảo rằng dữ liệu được chuẩn hóa ở mức độ hợp lý, giúp các mô hình phân tích dữ liệu hoạt động hiệu quả hơn. Trong các mô hình học máy, việc chuẩn hóa giúp các thuật toán học máy hiểu và xử lý dữ liệu tốt hơn.
  • Đảm bảo tính tương thích giữa các hệ thống: Dữ liệu từ các nguồn khác nhau thường có định dạng khác nhau. Chuẩn hóa giúp đồng bộ hóa và đảm bảo tính tương thích giữa các hệ thống và ứng dụng sử dụng dữ liệu đó.
  • Dễ dàng tích hợp và kết hợp dữ liệu: Khi dữ liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau, chuẩn hóa giúp kết hợp chúng lại với nhau mà không gặp phải sự cố về định dạng hay cấu trúc dữ liệu.
  • Hỗ trợ việc ra quyết định: Dữ liệu sạch và chuẩn hóa giúp các nhà quản lý và người ra quyết định có cái nhìn rõ ràng hơn về tình hình thực tế, từ đó đưa ra những quyết định chính xác và kịp thời.
See also  Hệ thống quản lý sản xuất (MES) là gì?

Tóm lại, chuẩn hóa dữ liệu là một phần thiết yếu trong việc đảm bảo rằng dữ liệu có thể được sử dụng một cách hiệu quả, chính xác và nhất quán trong mọi quy trình phân tích và quyết định.

Các bước chuẩn hóa dữ liệu cho chuyển đổi số

  • Xác định mục tiêu và yêu cầu dữ liệu: Trước khi chuẩn hóa dữ liệu, cần xác định mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp, từ đó xác định loại dữ liệu cần thu thập, lưu trữ và xử lý. Điều này giúp hiểu rõ các yêu cầu về dữ liệu cho hệ thống chuyển đổi số.
  • Thu thập và phân tích dữ liệu gốc: Thu thập tất cả các dữ liệu từ các nguồn khác nhau trong doanh nghiệp (bao gồm dữ liệu lịch sử, dữ liệu từ các hệ thống cũ, dữ liệu từ các bộ phận khác nhau). Phân tích dữ liệu để xác định các vấn đề như thiếu sót, không nhất quán và dư thừa.
  • Loại bỏ dữ liệu dư thừa: Kiểm tra và loại bỏ các bản ghi dữ liệu trùng lặp hoặc không cần thiết. Điều này giúp giảm tải cho hệ thống và tối ưu hóa hiệu suất lưu trữ và xử lý dữ liệu.
  • Chuẩn hóa định dạng dữ liệu: Đảm bảo tất cả các giá trị trong dữ liệu đều được định dạng theo một chuẩn thống nhất. Ví dụ, chuyển tất cả các định dạng ngày tháng, số điện thoại, địa chỉ email về một kiểu chung để dễ dàng xử lý và phân tích.
  • Đảm bảo tính nhất quán: Kiểm tra sự nhất quán giữa các dữ liệu trong các hệ thống khác nhau. Điều này bao gồm việc kiểm tra các giá trị bị mâu thuẫn hoặc không khớp giữa các nguồn dữ liệu khác nhau và điều chỉnh chúng cho phù hợp.
  • Xử lý dữ liệu thiếu: Xử lý các giá trị bị thiếu trong dữ liệu bằng cách bổ sung giá trị hợp lý hoặc loại bỏ các bản ghi thiếu thông tin quan trọng, tránh gây sai lệch khi sử dụng dữ liệu cho các quyết định.
  • Chuyển đổi dữ liệu theo yêu cầu hệ thống: Dữ liệu cần được chuyển đổi sao cho phù hợp với yêu cầu của hệ thống chuyển đổi số. Điều này có thể bao gồm việc thay đổi cấu trúc dữ liệu, chuyển đổi các trường dữ liệu hoặc áp dụng các quy tắc nghiệp vụ.
  • Đảm bảo bảo mật và quyền truy cập: Trong quá trình chuẩn hóa, cần chú ý đến các yêu cầu bảo mật dữ liệu, đảm bảo dữ liệu được bảo vệ khỏi các mối đe dọa và chỉ những người có quyền truy cập hợp lệ mới có thể sử dụng dữ liệu.
  • Kiểm thử và xác nhận dữ liệu: Sau khi chuẩn hóa, cần kiểm tra lại dữ liệu để đảm bảo rằng nó đã được xử lý chính xác và đáp ứng các yêu cầu của hệ thống chuyển đổi số. Việc này giúp phát hiện và sửa chữa các lỗi trước khi đưa vào sử dụng thực tế.
  • Tích hợp dữ liệu vào hệ thống mới: Cuối cùng, dữ liệu đã được chuẩn hóa sẽ được tích hợp vào hệ thống chuyển đổi số, giúp tạo nền tảng vững chắc cho các ứng dụng số hóa và các phân tích dữ liệu trong doanh nghiệp.
See also  Ngày Nhân sự Quốc tế 2024: Nhân sự định hình tương lai mới

Bảng mẫu dữ liệu vật tư cho sản xuất của nhà máy cơ khí

Mã vật tưTên vật tưLoại vật tưĐơn vị tínhSố lượng tồn khoĐơn giá (VND)Nhà cung cấpNgày nhập kho
VT001Động cơ điện 5HPMáy mócCái504,500,000Cơ khí ABC2024-10-15
VT002Vít thép M6Vật liệuKg100150,000Thép Việt2024-10-10
VT003Dây curoa 10mmLinh kiệnMét20020,000Curoa Group2024-09-30
VT004Bạc đạn 6205Linh kiệnCái300200,000Động cơ Phúc Thành2024-09-20
VT005Xích tải 12mmVật liệuMét15050,000Xích Cường Thịnh2024-09-18
VT006Búa đe 2kgDụng cụCái80120,000Dụng cụ Bảo Long2024-09-25
VT007Mặt bích thépLinh kiệnCái120350,000Thép Nam Á2024-08-30
VT008Bộ kẹp chặt 50mmDụng cụCái20075,000Kẹp Cơ Khí Việt2024-10-12
VT009Mũi khoan 12mmDụng cụCái15030,000Mũi Khoan Hùng Anh2024-09-10
VT010Tấm thép tấm A3Vật liệuTấm60600,000Thép Hòa Phát2024-10-05
VT011Ống thép tròn Ø25Vật liệuMét500100,000Thép Sài Gòn2024-09-15
VT012Bulong M8Vật liệuHộp30040,000Bulong Thành Công2024-09-22
VT013Dây điện 2.5mm²Linh kiệnMét50010,000Điện Vạn Lộc2024-10-01
VT014Bộ dụng cụ sửa chữaDụng cụBộ50500,000Dụng Cụ Toàn Cầu2024-10-08
VT015Đệm cao su 30mmLinh kiệnCái20025,000Cao Su Long An2024-09-12
VT016Súng bắn đinh 18VDụng cụCái301,500,000Dụng Cụ Hà Nội2024-10-03
VT017Cảm biến nhiệt độThiết bịCái100250,000Thiết Bị Toàn Cầu2024-09-28
VT018Máy hàn TIG 200AMáy mócCái208,000,000Máy Hàn Việt Nam2024-09-18
VT019Cột điện chiếu sángThiết bịCái60400,000Cột Chiếu Sáng Đông Nam2024-09-11
VT020Máy mài góc 100mmDụng cụCái100350,000Mài Cường Thịnh2024-10-02

Bảng trên là mẫu dữ liệu vật tư cho sản xuất của nhà máy cơ khí, bao gồm các loại vật tư, linh kiện, dụng cụ và thiết bị cần thiết cho quá trình sản xuất.

Bảng mẫu dữ liệu nhân sự

Mã nhân viênHọ và tênVị tríPhòng banNgày sinhGiới tínhSố điện thoạiĐịa chỉNgày vào công tyTrình độ học vấn
NV001Nguyễn Văn AGiám đốc điều hànhBan giám đốc1980-05-15Nam0901234567Hà Nội, Việt Nam2010-06-01Thạc sĩ
NV002Trần Thị BTrưởng phòng kế toánKế toán1985-08-22Nữ0902345678TP. Hồ Chí Minh2012-03-15Đại học
NV003Lê Quang CNhân viên kinh doanhKinh doanh1990-02-10Nam0903456789Đà Nẵng, Việt Nam2018-07-20Đại học
NV004Phạm Thị DNhân viên hành chínhHành chính1993-11-05Nữ0904567890Hải Phòng, Việt Nam2019-09-10Cao đẳng
NV005Hoàng Minh ELập trình viênCông nghệ thông tin1988-03-18Nam0905678901Hà Nội, Việt Nam2015-01-25Thạc sĩ
NV006Nguyễn Thị FTrưởng phòng nhân sựNhân sự1987-07-30Nữ0906789012Bình Dương, Việt Nam2013-11-15Thạc sĩ
NV007Trần Văn GNhân viên kế toánKế toán1991-12-04Nam0907890123TP. Hồ Chí Minh2016-05-18Đại học
NV008Lê Thị HNhân viên ITCông nghệ thông tin1994-06-02Nữ0908901234Quảng Ninh, Việt Nam2020-04-12Đại học
NV009Phạm Minh IGiám sát sản xuấtSản xuất1983-10-25Nam0909012345Bình Phước, Việt Nam2012-08-30Cao đẳng
NV010Hoàng Thị JNhân viên marketingMarketing1995-01-17Nữ0901234568TP. Hồ Chí Minh2021-02-05Đại học
NV011Nguyễn Quang KTrưởng phòng ITCông nghệ thông tin1986-09-08Nam0902345679Đà Nẵng, Việt Nam2014-03-10Thạc sĩ
NV012Trần Minh LNhân viên sản xuấtSản xuất1992-04-12Nam0903456781Bình Dương, Việt Nam2017-11-25Cao đẳng
NV013Lê Thị MNhân viên kinh doanhKinh doanh1990-07-28Nữ0904567892Hà Nội, Việt Nam2018-02-19Đại học
NV014Phạm Quang NGiám đốc tài chínhBan giám đốc1982-05-20Nam0905678902TP. Hồ Chí Minh2011-09-12Thạc sĩ
NV015Hoàng Thị ONhân viên hành chínhHành chính1993-03-13Nữ0906789013Hải Phòng, Việt Nam2019-05-22Đại học
NV016Nguyễn Thị PLập trình viênCông nghệ thông tin1991-12-10Nữ0907890124Hà Nội, Việt Nam2016-10-05Đại học
NV017Trần Minh QNhân viên kỹ thuậtKỹ thuật1994-11-18Nam0908901235Đà Nẵng, Việt Nam2020-07-10Cao đẳng
NV018Lê Thị RNhân viên marketingMarketing1990-08-07Nữ0901234569Quảng Ninh, Việt Nam2017-02-14Đại học
NV019Phạm Minh SNhân viên sản xuấtSản xuất1992-10-22Nam0902345680Bình Dương, Việt Nam2018-12-01Cao đẳng
NV020Hoàng Quang TTrưởng phòng marketingMarketing1985-06-15Nam0903456782TP. Hồ Chí Minh2010-04-08Thạc sĩ
See also  Chuyển đổi số ngành F&B: Tác động, Rào cản và Quy trình chuyển đổi

Bảng trên liệt kê thông tin về 20 nhân viên trong công ty, bao gồm mã nhân viên, họ và tên, chức vụ, phòng ban, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, địa chỉ, ngày vào công ty, trình độ học vấn và lương.

Chuẩn hóa dữ liệu trước hay sau khi triển khai phần mềm

Nên chuẩn hóa dữ liệu trước khi triển khai phần mềm. Điều này giúp đảm bảo dữ liệu được nhập vào phần mềm có cấu trúc đồng nhất, chính xác và dễ dàng quản lý, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả hoạt động của hệ thống phần mềm. Việc chuẩn hóa dữ liệu trước khi triển khai sẽ:

  • Tối ưu hóa quá trình nhập liệu: Dữ liệu chuẩn xác giúp phần mềm hoạt động hiệu quả, tránh việc phải xử lý hoặc sửa lỗi dữ liệu sau khi triển khai.
  • Tăng tính tương thích: Giúp dữ liệu phù hợp với các yêu cầu của phần mềm, từ đó giảm thiểu vấn đề tương thích giữa hệ thống phần mềm và dữ liệu.
  • Dễ dàng bảo trì và mở rộng hệ thống: Khi dữ liệu đã được chuẩn hóa, các thay đổi và nâng cấp phần mềm sẽ dễ dàng hơn và ít gặp phải vấn đề.

Tuy nhiên, trong trường hợp bạn không thể chuẩn hóa dữ liệu trước khi triển khai, việc chuẩn hóa dữ liệu sau khi triển khai vẫn có thể thực hiện, nhưng sẽ tốn thời gian và chi phí hơn, đồng thời có thể gây gián đoạn trong quá trình sử dụng phần mềm.

 

Tham khảo Dịch vụ Tư vấn Xây dựng Quy trình của OCD

Một số dự án tư vấn xây dựng quy trình tiêu biểu:

Tư vấn Chuẩn hóa Quy trình và Dữ liệu cho Nhà máy Z183

Tư vấn Chuẩn hóa Quy trình và cung cấp phần mềm MES, ERP cho Nhà máy Sản xuất Thiết bị Điện tử