Chính sách tiền lương 2025: Hướng dẫn xây dựng toàn diện

Last updated on 17 September, 2025

Trong bối cảnh kinh tế đầy biến động và thị trường lao động cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, chính sách tiền lương không còn đơn thuần là một khoản chi phí vận hành mà đã trở thành một công cụ chiến lược, quyết định sức khỏe và tương lai của một doanh nghiệp.

Đối với một nhà quản trị, chủ doanh nghiệp hay chuyên gia nhân sự, việc xây dựng một hệ thống lương thưởng công bằng, minh bạch và có sức cạnh tranh không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là chìa khóa để thu hút, tạo động lực và giữ chân những nhân tài ưu tú nhất.

Vậy, làm thế nào để xây dựng một chính sách tiền lương vừa đảm bảo tính pháp lý, vừa tối ưu chi phí, lại vừa mang tính chiến lược? Bài viết này của OCD sẽ cung cấp một bức tranh toàn cảnh, một hướng dẫn chi tiết từ A-Z, cập nhật những quy định mới nhất của pháp luật Việt Nam và các xu hướng quản trị nhân sự hiện đại, giúp bạn tự tin kiến tạo một hệ thống lương thưởng vững chắc cho doanh nghiệp của mình.

Nền tảng pháp lý của Chính sách tiền lương tại Việt Nam

Trước khi đi vào các phương pháp xây dựng, việc nắm vững hành lang pháp lý là yêu cầu tiên quyết. Một chính sách tiền lương dù sáng tạo đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu vi phạm các quy định của pháp luật.

Tiền lương là gì theo quy định của pháp luật?

Theo Khoản 1, Điều 90 của Bộ luật Lao động 2019, tiền lương được định nghĩa như sau:

“Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.”

Định nghĩa này cho thấy, cấu trúc thu nhập của người lao động không chỉ có lương cơ bản. Do vậy, một chính sách tiền lương toàn diện cần phải bao quát tất cả các cấu phần này.

Các nguyên tắc trả lương doanh nghiệp buộc phải tuân thủ

Điều 94 Bộ luật Lao động 2019 đã quy định rõ 4 nguyên tắc vàng mà mọi doanh nghiệp phải tuân thủ:

4 nguyên tắc trả lương chính

1. Nguyên tắc thỏa thuận: Người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn cho người lao động.
2. Nguyên tắc công bằng: Mức lương của người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định.
3. Nguyên tắc bình đẳng: Đảm bảo trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.
4. Nguyên tắc minh bạch: Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Việc vi phạm các nguyên tắc này có thể dẫn đến các cuộc thanh tra, xử phạt hành chính và ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của doanh nghiệp.

Cập nhật mức lương tối thiểu vùng năm 2025

Lương tối thiểu vùng (LTTV) là mức sàn an toàn pháp lý mà doanh nghiệp không được phép trả thấp hơn cho người lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường. Mức lương này thường được điều chỉnh định kỳ bởi Chính phủ:

• Vùng I: Các quận và một số huyện của Hà Nội, TP.HCM, Hải Phòng, Đồng Nai, Bình Dương, Bà Rịa – Vũng Tàu.
• Vùng II: Các huyện còn lại của Hà Nội, TP.HCM, các thành phố trực thuộc tỉnh…
• Vùng III: Các thành phố thuộc tỉnh còn lại, các thị xã, huyện của các tỉnh như Bắc Ninh, Bắc Giang, Hải Dương…
• Vùng IV: Các địa phương còn lại.

Chính vì thế, khi xây dựng thang, bảng lương, mức lương thấp nhất (bậc 1) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng đối với lao động đã qua học nghề, đào tạo nghề.

Năm 2025, mức LTTV hiện hành (áp dụng từ ngày 01/7/2024 và tiếp tục đến ít nhất 01/7/2025, chưa có điều chỉnh tăng mới) được quy định tại Nghị định 74/2024/NĐ-CP ngày 30/6/2024. Từ ngày 01/7/2025, việc phân loại vùng được điều chỉnh theo địa bàn cấp xã (thay vì cấp huyện như trước), dựa trên Nghị định 128/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025, do thay đổi địa giới hành chính (sáp nhập tỉnh thành, giảm còn 34 tỉnh/thành phố).

Quy trình 5 bước xây dựng chính sách tiền lương chiến lược

Sau khi đã có nền tảng pháp lý vững chắc, đây là lúc chúng ta bắt tay vào việc kiến tạo một chính sách mang đậm dấu ấn và phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty.

Quy trình xây dựng chính sách tiền lương

Bước 1: Phân tích và đánh giá công việc

Đây là bước nền tảng để đảm bảo sự công bằng nội bộ. Bạn không thể trả lương một cách cảm tính. Thay vào đó, hãy xác định giá trị mà mỗi vị trí công việc mang lại cho tổ chức.

• Phân tích công việc: Thu thập thông tin chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu về kỹ năng, trình độ, và điều kiện làm việc của từng vị trí.
• Đánh giá giá trị công việc (JE): Sử dụng các phương pháp khoa học (như phương pháp chấm điểm – Point-factor) để xếp hạng các vị trí theo mức độ phức tạp, tầm ảnh hưởng, và yêu cầu năng lực. Kết quả của bước này là một hệ thống ngạch, bậc công việc rõ ràng.

Bước 2: Khảo sát lương thị trường

Công bằng nội bộ là chưa đủ, chính sách tiền lương của bạn cần phải có tính cạnh tranh so với thị trường để thu hút nhân tài.

• Xác định thị trường mục tiêu: Bạn đang cạnh tranh nhân sự với những công ty nào? Cùng ngành? Cùng quy mô? Cùng khu vực địa lý?
• Thu thập dữ liệu: Tham gia các báo cáo khảo sát lương từ các đơn vị uy tín (ví dụ: Mercer, Talentnet, Navigos Group,…). Hoặc tự thực hiện các cuộc khảo sát nhỏ với mạng lưới nhân sự của mình.
• Phân tích và định vị: So sánh mức lương hiện tại của công ty bạn với thị trường. Từ đó, quyết định chiến lược trả lương: trả bằng thị trường, cao hơn thị trường (để thu hút nhân sự giỏi nhất), hay thấp hơn thị trường (đi kèm các phúc lợi phi tài chính hấp dẫn khác).

Bước 3: Thiết kế cơ cấu và hệ thống lương

Đây là trái tim của toàn bộ chính sách. Dựa trên kết quả từ hai bước trên, bạn sẽ xây dựng một hệ thống lương hoàn chỉnh. Hiện nay, mô hình lương 3P là một trong những phương pháp được áp dụng phổ biến và hiệu quả nhất.

• Lương 3P là gì? Đây là mô hình trả lương dựa trên 3 yếu tố:
  • P1 – Pay for Position (Trả lương theo vị trí công việc): Dựa trên kết quả đánh giá giá trị công việc ở Bước 1. Vị trí càng quan trọng, trách nhiệm càng cao thì khung lương cơ bản càng lớn.
  • P2 – Pay for Person (Trả lương theo năng lực cá nhân): Dựa trên năng lực, kinh nghiệm, kỹ năng của người đảm nhận vị trí đó. Cùng một vị trí, nhưng người có năng lực vượt trội, có thâm niên sẽ nhận được mức lương cao hơn.
  • P3 – Pay for Performance (Trả lương theo hiệu suất): Dựa trên kết quả công việc, mức độ hoàn thành KPI. Đây là phần lương biến đổi, gắn liền với hiệu suất kinh doanh và thành tích cá nhân/đội nhóm.
• Xây dựng Thang, Bảng lương:
  • Thiết lập các ngạch lương (Job Grade) tương ứng với các nhóm vị trí có giá trị tương đương.
  • Trong mỗi ngạch, thiết lập các bậc lương (Salary Step) để thể hiện sự phát triển về kinh nghiệm và năng lực.
  • Xác định dải lương (Salary Range) cho mỗi ngạch, bao gồm mức tối thiểu (min), trung bình (mid) và tối đa (max). Điều này tạo ra sự linh hoạt khi đàm phán lương và có lộ trình tăng lương rõ ràng cho nhân viên.

Hệ thống lương 3P

Bước 4: Xây dựng Quy chế thưởng và các khoản phúc lợi khác

Một chính sách tiền lương hấp dẫn không chỉ dừng lại ở lương cứng. Các khoản thưởng và phúc lợi là chất xúc tác mạnh mẽ để thúc đẩy hiệu suất và tăng cường sự gắn kết.

• Chính sách thưởng:
  • Thưởng theo hiệu suất (KPIs/OKR): Thưởng tháng, quý, năm dựa trên kết quả công việc.
  • Thưởng sáng kiến, cải tiến: Khuyến khích sự đổi mới, sáng tạo.
  • Thưởng nóng: Ghi nhận những đóng góp đột xuất, vượt trội.
  • Thưởng lương tháng 13: Khoản thưởng phổ biến tại Việt Nam, thường được coi là một khoản “lương” cố định.
  • Thưởng theo kết quả kinh doanh: Chia sẻ lợi nhuận với nhân viên khi công ty đạt hoặc vượt mục tiêu.
• Phụ cấp và Phúc lợi:
  • Phụ cấp bắt buộc: Phụ cấp độc hại, nguy hiểm (nếu có).
  • Phụ cấp khuyến khích: Ăn trưa, đi lại, điện thoại, chuyên cần…
  • Phúc lợi: Bảo hiểm sức khỏe tư nhân, team building, du lịch, các chương trình đào tạo, quà tặng dịp lễ tết…

Bước 5: Soạn thảo, truyền thông và triển khai

Sau khi đã có đầy đủ các cấu phần, bước cuối cùng là hệ thống hóa chúng thành một văn bản chính thức và truyền thông rộng rãi.

• Soạn thảo Quy chế tiền lương: Văn bản cần rõ ràng, chi tiết, dễ hiểu, bao gồm các nội dung: định nghĩa, nguyên tắc, cơ cấu lương, cách tính lương, chính sách tăng lương, quy định về thưởng phạt, thời gian trả lương, quy trình giải quyết khiếu nại…
• Truyền thông nội bộ: Tổ chức các buổi họp, phổ biến chính sách đến toàn thể nhân viên. Điều quan trọng là phải giải thích được tính công bằng, minh bạch và hợp lý của chính sách. Một chính sách tốt nhưng không được truyền thông hiệu quả có thể gây ra những hiểu lầm và bất mãn không đáng có.
• Triển khai và đánh giá: Áp dụng chính sách vào thực tế. Đồng thời, thiết lập một chu kỳ để xem xét và điều chỉnh chính sách (thường là hàng năm) để đảm bảo nó vẫn phù hợp với chiến lược công ty và biến động của thị trường.

Các xu hướng mới trong chính sách tiền lương và những sai lầm cần tránh

Thế giới đang thay đổi và cách chúng ta nhìn nhận về lương thưởng cũng vậy. Việc cập nhật các xu hướng mới sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có thêm lợi thế cạnh tranh.

Xu hướng đáng chú ý:

• Minh bạch hóa tiền lương: Ngày càng nhiều công ty, đặc biệt là các startup công nghệ, lựa chọn công khai dải lương cho từng vị trí. Điều này giúp tăng niềm tin, giảm bất bình đẳng giới và thu hút các ứng viên phù hợp ngay từ đầu.
• Lương theo hiệu suất và kết quả: Trọng tâm ngày càng dịch chuyển từ việc “trả lương cho thời gian làm việc” sang “trả lương cho kết quả tạo ra”. Các mô hình như OKR, KPI ngày càng được tích hợp sâu vào cơ cấu lương.
• Cá nhân hóa phúc lợi: Thay vì một gói phúc lợi cứng nhắc, công ty cho phép nhân viên lựa chọn các quyền lợi phù hợp với nhu cầu cá nhân (ví dụ: chọn giữa gói gym, gói học ngoại ngữ, hoặc thêm ngày nghỉ phép).
• Cổ phần cho nhân viên (ESOP): Một hình thức đãi ngộ đặc biệt giúp nhân viên trở thành một phần của công ty, gắn kết lợi ích lâu dài và thúc đẩy tinh thần làm chủ.

Những sai lầm cần tránh khi xây dựng chính sách tiền lương:

• Thiếu công bằng nội bộ: Trả lương theo cảm tính, theo “quan hệ” thay vì giá trị công việc. Đây là mầm mống của sự đố kỵ và tan rã văn hóa.
• Mù mờ về thị trường: Xây dựng chính sách lương “đóng cửa tự khen”, không biết đối thủ đang trả lương ra sao, dẫn đến việc không thể tuyển được người giỏi hoặc liên tục mất người.
• Cơ cấu tổ chức phức tạp, khó hiểu: Một chính sách mà ngay cả nhân sự cũng không giải thích rõ được cho nhân viên thì chắc chắn sẽ thất bại. Sự đơn giản và minh bạch là chìa khóa.
• Quên truyền thông nội bộ: Xây dựng xong rồi “cất vào tủ”. Nhân viên không hiểu mình được trả lương dựa trên cơ sở nào, lộ trình thăng tiến ra sao, dẫn đến mất động lực.
• “Đóng băng” chính sách: Thị trường thay đổi, luật thay đổi, chiến lược cấp công ty thay đổi nhưng chính sách tiền lương vẫn giữ nguyên từ nhiều năm trước.

Kết luận: Chính sách tiền lương là đòn bẩy cho sự phát triển bền vững

Xây dựng một chính sách tiền lương hiệu quả là một hành trình đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc về thời gian, trí tuệ và nguồn lực. Nó không chỉ là công việc của phòng nhân sự mà cần có sự cam kết và tầm nhìn chiến lược từ ban lãnh đạo.

Một chính sách được xây dựng dựa trên nền tảng pháp lý vững chắc, sự công bằng nội bộ, tính cạnh tranh thị trường và gắn kết chặt chẽ với hiệu suất sẽ không chỉ là một công cụ quản trị. Hơn thế nữa, nó sẽ trở thành một đòn bẩy mạnh mẽ, một phần quan trọng của văn hóa doanh nghiệp, giúp thu hút những vì sao sáng nhất trên thị trường lao động, thúc đẩy họ cống hiến hết mình và cùng doanh nghiệp chinh phục những đỉnh cao mới.

Hãy bắt đầu xem xét lại chính sách tiền lương của bạn ngay hôm nay. Bởi lẽ, đầu tư vào con người thông qua một hệ thống lương thưởng công bằng và xứng đáng chính là khoản đầu tư thông minh nhất cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

#1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải xây dựng thang, bảng lương không?

• Theo quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương. Tuy nhiên, Nghị định 145/2020/NĐ-CP đã có những hướng dẫn linh hoạt hơn, doanh nghiệp được tự quyết định hình thức xây dựng nhưng vẫn phải đảm bảo các nguyên tắc và tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

#2. Làm thế nào để truyền thông chính sách lương một cách hiệu quả?

• Hãy minh bạch và trung thực. Giải thích rõ ràng “tại sao” và “như thế nào”. Sử dụng nhiều kênh (email, họp toàn công ty, sổ tay nhân viên) và sẵn sàng lắng nghe, giải đáp thắc mắc của nhân viên một cách cởi mở.

#3. Tăng lương định kỳ bao nhiêu % là hợp lý?

• Không có một con số cố định. Tỷ lệ tăng lương phụ thuộc vào nhiều yếu tố: kết quả kinh doanh của công ty, tỷ lệ lạm phát, mức độ tăng trưởng của thị trường, và đặc biệt là hiệu suất làm việc và sự phát triển năng lực của cá nhân nhân viên đó.

#4. Khi nào nên xem xét và điều chỉnh lại chính sách tiền lương?

• Bạn nên xem xét lại chính sách ít nhất mỗi năm một lần. Ngoài ra, cần điều chỉnh ngay khi có sự thay đổi lớn về luật pháp (như thay đổi lương tối thiểu vùng), chiến lược kinh doanh của công ty, hoặc khi nhận thấy các dấu hiệu bất ổn về nhân sự (tỷ lệ nghỉ việc cao, khó tuyển dụng…).

Dịch vụ Tư vấn xây dựng Hệ thống lương 3P

OCD hiện là công ty tư vấn giàu kinh nghiệm hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực xây dựng hệ thống lương 3P. OCD đã thực hiện thành công nhiều dự án tư vấn hệ thống lương 3P cho nhiều doanh nghiệp lớn ở Việt nam như Tập đoàn Thép và Thương mại Đại Dũng (DDC), Tập đoàn Hòa Bình Minh, Công ty Dược phẩm Vĩnh Phúc, Tập đoàn Dược phẩm và Thương mại SOHACO, Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình (HBC).

Tư vấn hệ thống Lương 3P

Dịch vụ Tư vấn Lương 3P của OCD giúp doanh nghiệp có một hệ thống lương phù hợp trong đó lương nhân viên được trả cho các yếu tố quan trọng như vị trí công việc, năng lực của nhân viên và kết quả thực hiện công việc. Hệ thống này cũng giúp doanh nghiệp trả lương xứng đáng cho nhân sự có năng lực và kết quả tốt. Qua đó, hệ thống giúp doanh nghiệp tuyển – giữ – quản lý được nhân sự tốt, có nhiều đóng góp.

——————————-