Định biên nhân sự: phương pháp, công cụ

Last updated on 9 October, 2024

Định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng và loại hình nhân sự cần thiết cho một tổ chức hoặc bộ phận trong tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược. Những công cụ, biểu mẫu định biên nhân sự phù hợp hỗ trợ nhiều cho công tác định biên.

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng và loại hình nhân sự cần thiết cho một tổ chức hoặc bộ phận trong tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược. Quá trình này thường bao gồm việc phân tích các yếu tố như:

• Nhu cầu công việc: Xác định các vị trí cần thiết dựa trên khối lượng công việc và mục tiêu của tổ chức.
• Năng lực hiện có: Đánh giá nhân sự hiện tại để xác định những kỹ năng, năng lực và kinh nghiệm mà họ sở hữu.
• Chế độ làm việc: Xem xét các yếu tố như hình thức làm việc (toàn thời gian, bán thời gian, hợp đồng), cũng như các yếu tố về địa điểm và môi trường làm việc.
• Thay thế và phát triển: Lên kế hoạch cho việc tuyển dụng, đào tạo, và phát triển nhân viên nhằm đảm bảo rằng tổ chức có đủ nhân lực để đáp ứng nhu cầu trong tương lai.

Định biên nhân sự giúp tổ chức tối ưu hóa nguồn lực con người, cải thiện hiệu suất làm việc và đảm bảo rằng tất cả các vị trí trong tổ chức đều được lấp đầy bằng những ứng viên phù hợp.

Vai trò của định biên nhân sự

Định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực của tổ chức. Dưới đây là một số vai trò chính của định biên nhân sự:

• Tối ưu hóa nguồn lực: Định biên giúp tổ chức xác định số lượng và loại hình nhân sự cần thiết, từ đó tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực con người, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân lực.
• Hỗ trợ lập kế hoạch: Quá trình định biên cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập kế hoạch nhân sự, giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược về tuyển dụng, đào tạo, và phát triển nhân viên.
• Cải thiện hiệu suất: Khi tổ chức có đủ nhân lực phù hợp với yêu cầu công việc, hiệu suất làm việc sẽ được cải thiện. Định biên nhân sự đảm bảo rằng mỗi vị trí đều được lấp đầy bởi những người có kỹ năng và năng lực phù hợp.
• Đáp ứng nhu cầu thay đổi: Trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, định biên nhân sự giúp tổ chức linh hoạt và thích ứng nhanh chóng với những thay đổi về nhu cầu công việc, từ đó duy trì sự cạnh tranh.
• Quản lý chi phí: Việc định biên nhân sự chính xác giúp tổ chức kiểm soát chi phí liên quan đến nhân sự, từ đó đảm bảo hiệu quả chi phí trong hoạt động kinh doanh.
• Tăng cường văn hóa tổ chức: Định biên nhân sự cũng có thể ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức. Một đội ngũ nhân viên được định biên tốt có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nâng cao sự hài lòng và động lực làm việc của nhân viên.
• Dự đoán xu hướng tương lai: Thông qua việc phân tích dữ liệu và xu hướng thị trường, định biên nhân sự giúp tổ chức dự đoán nhu cầu nhân lực trong tương lai, từ đó có kế hoạch phát triển nguồn nhân lực hiệu quả.

Tóm lại, định biên nhân sự không chỉ giúp tổ chức duy trì hoạt động hiệu quả mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Phương pháp định biên nhân sự

Có nhiều phương pháp định biên nhân sự, mỗi phương pháp có những ưu điểm và ứng dụng khác nhau. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến:

• Phương pháp định biên nhân sự theo phân tích công việc:
  • Mô tả công việc: Phân tích các công việc trong tổ chức để xác định nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu về kỹ năng. Từ đó, xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng vị trí.
  • Phân tích năng lực: Xác định các năng lực cần thiết cho từng vị trí và đánh giá nhân viên hiện tại để tìm ra những khoảng trống về năng lực.
• Phương pháp định biên nhân sự theo thống kê:
  • Dữ liệu lịch sử: Sử dụng dữ liệu về nhân sự trong quá khứ để dự đoán nhu cầu nhân lực trong tương lai. Các chỉ số như tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, tỷ lệ tăng trưởng doanh thu có thể được phân tích để xác định số lượng nhân sự cần thiết.
  • Mô hình hồi quy: Sử dụng các phương pháp thống kê để phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố (như doanh thu, khối lượng công việc) và số lượng nhân viên.
• Phương pháp định biên nhân sự dựa vào công cụ dự báo:
  • Dự báo định lượng: Sử dụng các phương pháp toán học và thống kê để dự đoán nhu cầu nhân lực trong tương lai dựa trên dữ liệu lịch sử và các yếu tố tác động khác.
  • Dự báo định tính: Thu thập ý kiến từ các nhà quản lý và nhân viên để dự đoán nhu cầu nhân lực, thường áp dụng trong những tình huống khó dự đoán.
• Phương pháp định biên nhân sự dựa vào công cụ phân tích chi phí:
  • Xác định các chi phí liên quan đến việc tuyển dụng, đào tạo và duy trì nhân viên để tìm ra số lượng nhân lực tối ưu với mức chi phí hợp lý.
• Phương pháp Benchmarking:
  • So sánh các chỉ số nhân sự của tổ chức với các tổ chức khác trong ngành để xác định số lượng nhân sự cần thiết và những chuẩn mực trong ngành.
• Phương pháp tổ chức lại (Reorganization):
  • Đánh giá và tổ chức lại cơ cấu nhân sự để phù hợp hơn với mục tiêu chiến lược của tổ chức, từ đó xác định số lượng và loại hình nhân sự cần thiết.
• Phương pháp lập kế hoạch theo kịch bản:
  • Xây dựng các kịch bản khác nhau về tình hình kinh doanh và môi trường bên ngoài để xác định nhu cầu nhân lực trong từng kịch bản.

Việc lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm của tổ chức, mục tiêu và nguồn lực hiện có. Thông thường, tổ chức sẽ kết hợp nhiều phương pháp để có được kết quả định biên chính xác và toàn diện hơn.

Công cụ/Biểu mẫu định biên nhân sự

Công cụ/Biểu mẫu định biên nhân sự thường được sử dụng để ghi chép và tổ chức thông tin liên quan đến nhu cầu nhân lực trong một tổ chức. Dưới đây là một công cụ/mẫu biểu đơn giản mà bạn có thể tham khảo:

Thông tin chung

• Tên tổ chức:
• Phòng ban/ Bộ phận:
• Người lập biểu mẫu:
• Ngày lập biểu mẫu:

2. Danh sách vị trí cần định biên

Thông tin chi tiết từng vị trí

• Vị trí 1:

• • Mô tả công việc:
  • Năng lực yêu cầu:
  • Lý do cần bổ sung:
  • Thời gian cần tuyển:

• Vị trí 2:

• • Mô tả công việc:
  • Năng lực yêu cầu:
  • Lý do cần bổ sung:
  • Thời gian cần tuyển:

(Thêm thông tin cho từng vị trí theo yêu cầu)

Phân tích nguồn lực hiện có

• Số lượng nhân viên hiện tại:
• Số lượng nhân viên nghỉ việc trong thời gian gần đây:
• Dự kiến tỷ lệ nghỉ việc trong tương lai:

Kế hoạch hành động

• Kế hoạch tuyển dụng:

• • Thời gian:
  • Người phụ trách:

• Kế hoạch đào tạo:

• • Thời gian:
  • Người phụ trách:

Ghi chú khác

Lưu ý:

• Biểu mẫu này có thể được điều chỉnh tùy theo nhu cầu cụ thể của từng tổ chức. Bạn cũng có thể thêm các mục khác như ngân sách dự kiến cho tuyển dụng, phân tích SWOT cho từng vị trí, hay các yêu cầu khác liên quan đến nguồn lực nhân sự.

Hy vọng mẫu biểu này sẽ giúp bạn trong quá trình định biên nhân sự!

Công cụ/Biểu mẫu tính toán định biên nhân sự

Dưới đây là công cụ/mẫu biểu mẫu tính toán định biên nhân sự, bao gồm các phần cần thiết để thực hiện tính toán và phân tích nhu cầu nhân lực trong một tổ chức. Mẫu này có thể được điều chỉnh để phù hợp với các yêu cầu cụ thể của tổ chức bạn.

Công cụ/Biểu mẫu tính toán định biên nhân sự

Thông tin chung

• Tên tổ chức:
• Phòng ban/ Bộ phận:
• Người lập biểu mẫu:
• Ngày lập biểu mẫu:

Tính toán nhu cầu nhân sự

Công thức tính toán

• Số lượng nhân viên cần thiết = Khối lượng công việc (Giờ/tuần) ÷ Số giờ làm việc của 1 nhân viên/tuần
• Chênh lệch = Số lượng nhân viên cần thiết – Số lượng nhân viên hiện tại

Phân tích nguồn lực hiện có

• Số lượng nhân viên hiện tại:
• Số lượng nhân viên nghỉ việc trong thời gian gần đây:
• Dự kiến tỷ lệ nghỉ việc trong tương lai:

Kế hoạch hành động

• Kế hoạch tuyển dụng:

• • Thời gian:
  • Người phụ trách:

• Kế hoạch đào tạo:

• • Thời gian:
  • Người phụ trách:

Ghi chú khác

Hướng dẫn sử dụng:

• Điền thông tin vào các ô tương ứng trong bảng.
• Sử dụng các công thức đã nêu để tính toán số lượng nhân viên cần thiết và chênh lệch nhân sự.
• Cập nhật các ghi chú cần thiết liên quan đến từng vị trí và kế hoạch hành động.

Mẫu biểu này giúp bạn tổ chức và phân tích nhu cầu nhân lực trong tổ chức một cách có hệ thống, từ đó đưa ra quyết định về tuyển dụng và đào tạo hợp lý.

Ví dụ về tính toán định biên nhân sự

Dưới đây là một ví dụ cụ thể về tính toán định biên nhân sự trong một tổ chức giả định, sử dụng công cụ/biểu mẫu định biên nhân sự nhằm giúp bạn hình dung rõ hơn về quy trình này.

Thông tin cơ bản

• Phòng ban: Bán hàng
• Khối lượng công việc: 400 giờ/tuần
• Số giờ làm việc của 1 nhân viên/tuần: 40 giờ

Công cụ/biểu mẫu tính toán định biên nhân sự

Tính toán

1. Khối lượng công việc: 400 giờ/tuần.
2. Số giờ làm việc của 1 nhân viên: 40 giờ/tuần.
3. Số lượng nhân viên cần thiết = Khối lượng công việc ÷ Số giờ làm việc của 1 nhân viên = 400 ÷ 40 = 10 nhân viên.
4. Số lượng nhân viên hiện tại: 8 nhân viên.
5. Chênh lệch = Số lượng nhân viên cần thiết – Số lượng nhân viên hiện tại = 10 – 8 = 2 nhân viên.

Kế hoạch hành động

• Kế hoạch tuyển dụng:
  • Thời gian: Trong tháng tới.
  • Người phụ trách: Trưởng phòng nhân sự.

Ghi chú

• Cần lưu ý đến khả năng tăng trưởng doanh số trong thời gian tới có thể yêu cầu bổ sung thêm nhân viên bán hàng.

Trong ví dụ này, phòng bán hàng xác định rằng cần phải tuyển thêm 2 nhân viên để đáp ứng nhu cầu công việc. Quy trình định biên nhân sự giúp tổ chức tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo hiệu suất làm việc của đội ngũ bán hàng.

Những yếu tố ảnh hưởng đến định biên nhân sự

Định biên nhân sự chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là một số yếu tố chính:

• Nhu cầu công việc:
  • Khối lượng công việc và loại hình dịch vụ hoặc sản phẩm mà tổ chức cung cấp có thể ảnh hưởng đến số lượng và loại hình nhân sự cần thiết.
• Chiến lược kinh doanh:
  • Các mục tiêu chiến lược của tổ chức sẽ xác định nhu cầu về nhân sự. Nếu tổ chức có kế hoạch mở rộng hoặc thay đổi chiến lược, nhu cầu nhân lực sẽ thay đổi tương ứng.
• Tổ chức cơ cấu:
  • Cơ cấu tổ chức (như số lượng bộ phận, cấp bậc, và quy trình làm việc) ảnh hưởng đến cách thức phân bổ và định biên nhân sự. Cơ cấu tổ chức rõ ràng giúp xác định vai trò và trách nhiệm của từng vị trí.
• Thị trường lao động:
  • Tình hình thị trường lao động (như tỷ lệ thất nghiệp, mức độ cạnh tranh trong tuyển dụng) có thể ảnh hưởng đến khả năng thu hút và giữ chân nhân viên.
• Công nghệ:
  • Sự phát triển của công nghệ có thể làm thay đổi cách thức làm việc, từ đó ảnh hưởng đến số lượng và loại hình nhân sự cần thiết. Công nghệ tự động hóa có thể giảm bớt nhu cầu về nhân lực trong một số lĩnh vực.
• Chính sách và quy định:
  • Các quy định pháp lý liên quan đến lao động, như giờ làm việc, quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên, có thể ảnh hưởng đến cách tổ chức lập kế hoạch nhân sự.
• Yếu tố tài chính:
  • Ngân sách dành cho nhân sự cũng là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đến khả năng tuyển dụng, đào tạo và duy trì nhân viên.
• Văn hóa tổ chức:
  • Văn hóa và môi trường làm việc cũng ảnh hưởng đến khả năng thu hút và giữ chân nhân viên. Một môi trường làm việc tích cực sẽ giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc.
• Nhu cầu khách hàng:
  • Thay đổi trong nhu cầu và hành vi của khách hàng có thể dẫn đến thay đổi trong cách thức hoạt động của tổ chức, từ đó ảnh hưởng đến số lượng và loại hình nhân sự cần thiết.
• Yếu tố môi trường bên ngoài:
  • Các yếu tố như tình hình kinh tế, chính trị, và xã hội cũng có thể ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức và nhu cầu nhân lực.

Những yếu tố này thường tương tác với nhau, tạo ra một bức tranh phức tạp về nhu cầu nhân lực trong tổ chức. Do đó, việc định biên nhân sự cần phải xem xét một cách toàn diện và liên tục để phù hợp với những thay đổi trong môi trường nội bộ và bên ngoài.

Để được tư vấn về phương pháp xây dựng định biên nhân sự, vui lòng liên hệ:

Dịch vụ Tư vấn Định biên nhân sự

Công ty Tư vấn Quản lý OCD

Hotline/Zalo: 0886595688

Email: ocd@ocd.vn