Affinity diagram là gì? 5 bước tạo ra biểu đồ tương đồng đơn giản

Last updated on 23 September, 2024

Trong lĩnh vực quản lý dự án, Affinity diagram là một công cụ hữu ích hỗ trợ tổ chức và phân loại suy nghĩ, ý tưởng và thông tin. Kỹ thuật này thường được sử dụng trong các buổi họp để thu thập các quan điểm đa dạng và thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên nhóm. Bằng cách biểu diễn trực quan của các khái niệm và chủ đề tương đồng, Affinity diagram thúc đẩy sự hiểu biết và giúp tạo điều kiện cho các quá trình ra quyết định.

Affinity diagram là gì?

Affinity diagram, còn được gọi là Phương pháp KJ hoặc Biểu đồ tương đồng, là một công cụ trực quan cho phép sắp xếp một lượng lớn thông tin và ý tưởng thành các nhóm có tính logic. Nó được phát triển bởi Jiro Kawakita vào những năm 1960 như một phương tiện để tạo điều kiện cho việc giao tiếp và hợp tác hiệu quả trong các quá trình giải quyết vấn đề.

Affinity diagram (Biểu đồ tương đồng)

Trong quản lý chất lượng, Affinity diagram đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh. Nó giúp xác định và phân tích nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề chất lượng, sáng tạo giải pháp, ưu tiên các sáng kiến cải tiến và nuôi dưỡng một văn hóa cải tiến liên tục. Bằng cách biểu diễn trực quan hóa dữ liệu và ý tưởng, Affinity diagram hỗ trợ trong việc hiểu vấn đề và ra quyết định tốt hơn, cuối cùng dẫn đến kết quả chất lượng được nâng cao.

Khi nào nên sử dụng Affinity diagram?

Dưới đây là một số tình huống mà bạn có thể sử dụng Affinity diagram hiệu quả:

Dữ liệu không có cấu trúc: Nếu dữ liệu bạn đang xử lý không có cấu trúc hoặc không được sắp xếp hợp lý, thì Affinity diagram cung cấp cho bạn cách sử dụng dữ liệu rõ ràng và làm sáng tỏ chủ đề mà dữ liệu đó đại diện.

Có nhiều ý tưởng rời rạc: Khi bạn có một danh sách dài các ý tưởng, ý kiến, hoặc dữ liệu thu thập được từ các cuộc phỏng vấn, khảo sát, hoặc brainstorming, và bạn muốn phân loại các nhóm liên quan.

Cần sự đồng thuận của nhóm: Khi bạn muốn đạt được sự đồng thuận trong nhóm về một vấn đề phức tạp.

Muốn có một cái nhìn tổng quan về vấn đề: Bạn muốn có một cái nhìn tổng quan về vấn đề và xác định các mối liên hệ giữa các yếu tố khác nhau.

Muốn giảm thiểu rủi ro trong quá trình ra quyết định: Bằng cách tổ chức thông tin một cách hệ thống, bạn có thể giảm thiểu rủi ro khi đưa ra quyết định.

Cách tạo ra Affinity diagram

Bạn có thể hoàn thiện Affinity diagram của mình theo 5 bước đơn giản.

5 bước tạo ra Affinity diagram

Bước 1: Bắt đầu phát triển các ý tưởng

Hãy tạo ra một không gian để ý tưởng được tự do tuôn chảy. Viết mỗi ý tưởng lên một tờ note và dán lên bảng. Để làm giàu cho kho tàng ý tưởng này, hãy tham khảo lại những dữ liệu quý giá mà bạn đã thu thập từ các cuộc khảo sát, phỏng vấn và nghiên cứu.

Bước 2: Nhóm các ý tưởng tương tự nhau

Nhóm các ý tưởng lại với nhau dựa trên những điểm chung. Hãy tìm những ý tưởng giống nhau hoặc liên quan đến nhau và đặt chúng vào cùng một nhóm. Nếu có ý tưởng nào đó không thuộc nhóm nào, cũng không sao cả. Quan trọng là chúng ta tạo ra các nhóm ý tưởng có ý nghĩa.

Bước 3: Đặt tiêu đề cho từng nhóm ý tưởng

Giờ thì bạn sẽ đặt tên cho từng nhóm ý tưởng vừa được tạo ra. Ví dụ, nếu một nhóm ý tưởng liên quan đến việc cải thiện sản phẩm, bạn có thể đặt tên là “Nhóm cải tiến sản phẩm”. Hãy cùng nhau thảo luận và đưa ra những cái tên thật hay và dễ nhớ cho từng nhóm ý tưởng. Có những ý tưởng vẫn còn “lang thang” chưa tìm được nhóm của mình. Hãy cùng nhau thảo luận xem nên đặt chúng vào đâu hoặc có thể tạo thêm nhóm mới cho chúng.

Bước 4: Hình thành các siêu nhóm

Nếu bạn phát hiện ra sự liên quan về chủ đề giữa một số nhóm, bạn có thể hợp nhất chúng thành các tổ hợp lớn hơn, được gọi là siêu nhóm. Giả sử bạn có hai nhóm ý tưởng: “Cải thiện dịch vụ khách hàng” và “Xử lý khiếu nại”. Hai nhóm này đều liên quan đến việc tương tác với khách hàng, vậy bạn có thể gộp chúng thành một “siêu nhóm” lớn hơn gọi là “Tương tác với khách hàng”. Việc tạo siêu nhóm này giúp chúng ta nhìn thấy rõ hơn những vấn đề liên quan đến khách hàng và tìm ra các giải pháp toàn diện.

Bước 5: Phân tích vấn đề và lên kế hoạch cho các bước tiếp theo

Giả sử bạn đang sử dụng Affinity diagram để giải quyết vấn đề “Tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng”. Bạn có thể đặt vấn đề này lên đầu sơ đồ. Sau khi hoàn thành sơ đồ, hãy nhìn vào những nhóm ý tưởng lớn và đặt tên cho chúng, ví dụ như “Cải thiện trải nghiệm người dùng”, “Tối ưu hóa trang thanh toán”. Từ đó, bạn có thể thấy được những vấn đề chính mà khách hàng đang gặp phải và lên kế hoạch giải quyết.

Lợi ích của việc sử dụng Affinity diagram

Việc có quá nhiều dữ liệu từ các nguồn khác nhau dẫn đến khó xử lý dữ liệu. Affinity diagram sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Dưới đây là một vài lợi ích biểu đồ này mang lại:

Lợi ích của việc sử dụng Affinity diagram

Sắp xếp ý tưởng khoa học: Tưởng tượng bạn đang dọn dẹp phòng, bạn sẽ nhóm các đồ vật tương tự lại với nhau để căn phòng gọn gàng hơn. Affinity diagram cũng vậy, nó giúp bạn sắp xếp các ý tưởng một cách có hệ thống, giúp bạn dễ dàng tìm thấy những gì mình cần.

Tạo điều kiện cho sự hợp tác: Affinity diagram như một bảng trắng lớn, nơi mọi người có thể cùng nhau đóng góp ý tưởng và xây dựng một bức tranh hoàn chỉnh. Điều này giúp mọi người hiểu nhau hơn và cùng nhau làm việc hiệu quả hơn.

Thúc đẩy sự đồng thuận: Thay vì tranh cãi về từng ý tưởng nhỏ, biểu đồ giúp mọi người nhìn thấy bức tranh lớn và dễ dàng đạt được sự đồng thuận.

Tạo ra hiểu biết sâu sắc: Biểu đồ liên kết giống như một tấm bản đồ, giúp bạn khám phá những mối liên hệ ẩn giấu giữa các ý tưởng và tìm ra những giải pháp sáng tạo.

Cải thiện sự tập trung: Giữa một đống ý tưởng lộn xộn, biểu đồ liên kết giúp bạn xác định những ý tưởng quan trọng nhất để bạn có thể tập trung vào việc thực hiện.

Nâng cao khả năng trực quan hóa: Affinity diagram giống như một bức tranh, giúp bạn nhìn thấy rõ ràng các ý tưởng và mối quan hệ giữa chúng.

Thúc đẩy sự sáng tạo: Việc sắp xếp các ý tưởng theo cách trực quan này sẽ giúp bạn nghĩ ra những ý tưởng mới và độc đáo.

Tài liệu hóa các quyết định: Biểu đồ là một bản ghi lại quá trình làm việc của nhóm, giúp bạn dễ dàng theo dõi và đánh giá tiến độ.

Tiết kiệm thời gian: Thay vì mất nhiều thời gian để thảo luận về từng ý tưởng nhỏ lẻ một, Affinity diagram giúp bạn nhanh chóng đi đến kết luận.

Dễ sử dụng: Bạn không cần phải là một chuyên gia để sử dụng biểu đồ này. Đơn giản bạn chỉ cần viết ra các ý tưởng và bắt đầu nhóm chúng lại.

Hạn chế của Affinity diagram

Mặc dù Affinity diagram mang nhiều lợi ích, nhưng nó có một số hạn chế cần xem xét:

Đầu tư thời gian: Tạo một biểu đồ tương đồng mất khá nhiều thời gian. Bạn cần dành thời gian để suy nghĩ, thảo luận và sắp xếp các ý tưởng.

Groupthink: Khi mọi người cùng làm việc, đôi khi chúng ta có xu hướng đồng ý với nhau quá dễ dàng. Điều này có thể khiến chúng ta bỏ qua những ý tưởng khác biệt.

Khó ưu tiên: Việc chọn ra những ý tưởng quan trọng nhất từ Affinity diagram không phải lúc nào cũng dễ dàng. Giống như việc chọn một món quà cho ai đó, bạn cần cân nhắc nhiều yếu tố liên quan đến họ.

Đơn giản hóa quá mức: Đôi khi, chúng ta cố gắng nhồi nhét quá nhiều ý tưởng vào một nhóm nhỏ. Điều này có thể khiến chúng ta bỏ qua những chi tiết quan trọng.

Sự liên quan tạm thời: Biểu đồ tương đồng chỉ là một bức tranh chụp tại một thời điểm nhất định. Khi có thêm thông tin mới, tổng thể bức tranh đó có thể thay đổi.

Không thể thay thế dữ liệu: Biểu đồ liên kết giúp chúng ta hiểu rõ hơn về ý kiến của mọi người, nhưng nó không thể thay thế các số liệu cụ thể.

Kết luận

Affinity diagram mang lại cấu trúc và sự tập trung cho các dự án phức tạp bằng cách sắp xếp trực quan các ý tưởng thành các nhóm logic. Kỹ thuật hợp tác đơn giản nhưng mạnh mẽ này tận dụng các quan điểm của nhóm để khám phá những hiểu biết sâu sắc và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các ý tưởng.

Biểu đồ tương đồng sẽ giúp bạn sắp xếp các ý tưởng lộn xộn một cách khoa học. Giống như việc sắp xếp các mảnh ghép của một bức tranh, biểu đồ này giúp bạn kết nối các ý tưởng rời rạc thành một bức tranh hoàn chỉnh. Khi làm việc nhóm, mỗi người đều đóng góp những mảnh ghép riêng của mình. Biểu đồ tương đồng sẽ giúp nhóm của bạn tạo ra một bức tranh chung đẹp và có ý nghĩa.

——————————-