Ma trận Eisenhower là gì? Những ưu điểm bất ngờ của mô hình này

Last updated on 11 September, 2024

Giới thiệu tổng quát.

Khi sức cạnh tranh trên thị trường ngày một căng thẳng, các doanh nghiệp cũng không ngừng tìm kiếm những giải pháp để tối ưu số lượng công việc, thời gian và chi chí. Trong đó, thời gian cần được sắp xếp một cách cẩn thận và hợp lý là thứ họ quan tâm đến nhất, do đó mà ma trận quản lý thời gian Eisenhower được ra đời.

Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian giúp phân loại các công việc và nhiệm vụ theo 2 mức độ là quan trọng và khẩn cấp. Bản chất của nó là tập trung vào ưu tiên và quản lý các nhiệm vụ nhằm tách biệt và phân loại thành các nhóm khác nhau, từ đó quyết định cách tiếp cận và sử dụng thời gian hiệu quả, tránh gây lãng phí thời gian.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì? 

Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, chúng ta cùng tìm hiểu về khái niệm của chúng. Đầu tiên, ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một phương pháp được phát triển bởi Dwight D. Eisenhower, tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ.

Ngoài ra, nó còn là một phương pháp đem lại lợi ích cho người sử dụng, giúp quản lý thời gian phù hợp với những người có mục tiêu nhưng không bao giờ đạt được vì không có đủ thời gian. Với ma trận Eisenhower, bạn sẽ biết cách đánh giá lại các nhiệm vụ ưu tiên của mình và sẽ không bao giờ phải căng mình để giải quyết một mớ công việc hỗn độn nữa.

Qua phân tích và đánh giá, có thể thấy phương pháp này dựa trên hai tiêu chí để phân loại các nhiệm vụ.

• Quan trọng: Nhiệm vụ quan trọng là những nhiệm vụ có tác động đáng kể đến mục tiêu của bạn. Chúng có thể là những nhiệm vụ dài hạn, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức.
• Khẩn cấp: Nhiệm vụ khẩn cấp là những nhiệm vụ cần phải được thực hiện ngay lập tức. Chúng có thể là những nhiệm vụ ngắn hạn, đòi hỏi sự chú ý và ưu tiên cao.
  

Giới thiệu tổng quát về ma trận Eisenhower

Phân nhóm ma trận Eisenhower

 Về mức độ quan trọng và khẩn cấp, ma trận quản lý thời gian Eisenhower chia các nhiệm vụ thành bốn nhóm:

• Quan trọng và khẩn cấp: Đây là những nhiệm vụ quan trọng nhất cần được ưu tiên để sắp xếp thực hiện đầu tiên. 
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Gồm những nhiệm vụ quan trọng nhưng không cần phải được thực hiện ngay lập tức. Chúng ta có thể lập kế hoạch để thực hiện chúng trong tương lai.
• Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Là những nhiệm vụ không quan trọng nhưng cần phải được thực hiện ngay lập tức. Bạn có thể ủy quyền giao cho người khác thực hiện hoặc từ chối thực hiện.
• Không quan trọng và không khẩn cấp: Cần phải loại bỏ những nhiệm vụ này khỏi danh sách để tập trung cho mục tiêu dài hạn.

Phân nhóm ma trận Eisenhower

Cách thức xây dựng ma trận Eisenhower.

Để sử dụng mô hình Eisenhower, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Liệt kê và xác định tất cả các nhiệm vụ mà bạn cần phải làm. Việc xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn đánh giá mức độ quan trọng của các nhiệm vụ. Một nhiệm vụ được coi là quan trọng nếu nó giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình
• Bước 2: Phân loại và lập danh sách các nhiệm vụ theo hai tiêu chí quan trọng và khẩn cấp. Bởi có một số nhiệm vụ nằm giữa ranh giới của các nhóm, vậy nên, hãy dành thời gian để suy nghĩ kỹ và phân loại nhiệm vụ một cách chính xác.
• Bước 3: Tập trung thực hiện các nhiệm vụ thuộc nhóm “Quan trọng và khẩn cấp”.
• Bước 4: Xác định cách quản lý các nhiệm vụ thuộc nhóm “Quan trọng nhưng không khẩn cấp”. Đối với các nhiệm vụ “Quan trọng nhưng không khẩn cấp”, hãy sắp xếp thời gian phù hợp để đảm bảo hoàn thành chúng đúng hạn.
• Bước 5: Ủy quyền hoặc từ chối thực hiện các nhiệm vụ thuộc nhóm “Không quan trọng nhưng khẩn cấp”. 
• Bước 6: Loại bỏ dư thừa để tối ưu hoá bằng cách loại bỏ các nhiệm vụ thuộc nhóm “Không quan trọng và không khẩn cấp”.
• Bước 7: Theo dõi và đánh giá hiệu quả. Doanh nghiệp cần thường xuyên xem xét và đánh giá hiệu quả việc sử dụng ma trận Eisenhower để điều chỉnh phương pháp phù hợp và cải thiện năng suất của bản thân.

Cách thức xây dựng ma trận Eisenhower

Các lưu ý khi sử dụng mô hình quản lý thời gian Eisenhower

Tối ưu hóa công việc: Bằng cách xác định những công việc cần thiết và loại bỏ những công việc không cần thiết nhằm tối ưu hóa khối lượng công việc và đạt được hiệu quả cao nhất.

Phân biệt quan trọng và khẩn cấp: Cần hiểu rõ sự khác biệt giữa quan trọng và khẩn cấp để phân chia công việc vào nhóm phù hợp. 

Định hướng rõ mục đích: Trước khi sử dụng, phải xác định mục tiêu của mình để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Điều chỉnh thường xuyên: Mô hình Eisenhower là một công cụ linh hoạt, bạn có thể điều chỉnh và cập nhật nó thường xuyên để phù hợp với tình hình thực tế.

Sử dụng công cụ quản lý thời gian: Ngoài mô hình Eisenhower, bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý thời gian khác như lịch làm việc, danh sách công việc,…

Tập thói quen làm việc có chế độ nghỉ ngơi hợp lý: Để duy trì hiệu quả và sức khỏe tốt, hãy tập thói quen làm việc có chế độ nghỉ ngơi hợp lý, tránh làm việc quá sức.

Các lưu ý khi sử dụng mô hình quản lý thời gian Eisenhower

Như vậy, ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để quản lý thời gian. Phương pháp này giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết.

Đọc thêm:

Mô hình 5Ps của Schuler là gì? Ứng dụng và lợi ích của Mô hình 5Ps trong thực tiễn

Lợi ích Hiện thực hóa Quản lý (Quản lý hiện thực hóa lợi ích) là gì?

——————————-