Benefits Realization Management (Quản lý hiện thực hóa lợi ích) là gì?

Last updated on 4 December, 2023

Benefits Realization Management (Quản lý hiện thực hóa lợi ích) là một kỹ thuật đo lường giá trị của các dự án và chương trình. Hiểu chi tiết về BRM có thể giúp doanh nghiệp đảm bảo tính phù hợp và thành công của bất kỳ dự án nào được đề xuất. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích Benefits Realization Management là gì, thảo luận về các giai đoạn của quá trình này và cung cấp một số cách nhìn để hình dung việc quản lý hiện thực hóa lợi ích.

Benefits Realization Management là gì?

Benefits Realization Management là một quá trình mà doanh nghiệp sử dụng để đo lường giá trị của các dự án và chương trình được đề xuất. Phương pháp này giúp các công ty quản lý các doanh nghiệp đầu tư thời gian và nguồn lực để thực hiện những thay đổi mong muốn và đạt được kết quả có lợi. Thường thì quy trình này bao gồm việc xác định, định nghĩa, lập kế hoạch, theo dõi và hiện thực hóa lợi ích kinh doanh. Khi áp dụng cho một dự án cụ thể, quản lý hiện thực hóa lợi ích gồm việc khởi xướng, tổ chức, thực hiện, kiểm soát và hỗ trợ thay đổi trong công ty thông qua các chiến lược quản lý để thực hiện các lợi ích được xác định trước của dự án.

Benefits Realization Management Framework – Khung quản lý hiện thực hóa lợi ích

Các giai đoạn của Benefits Realization Management

Xác định lợi ích

Giai đoạn đầu tiên của Benefits Realization Management bao gồm việc xác định lợi ích mong đợi khi bắt đầu một dự án hoặc chương trình. Hãy cân nhắc làm việc với nhóm của bạn để xác định giá trị mà bạn mong đợi nhận được từ một sáng kiến cụ thể. Điều này có thể giúp bạn xác định liệu một dự án được đề xuất có thể đạt được hay không và liệu kết quả của nó có mang lại lợi ích cho các mục tiêu lớn hơn của tổ chức hay không. Sau đó, bạn có thể chia sẻ dự đoán của mình đến các bên liên quan để đảm bảo rằng kết quả dự kiến phù hợp với mục tiêu và sứ mệnh của doanh nghiệp.

Khi xác định lợi ích của một dự án được đề xuất, bạn có thể tự hỏi bản thân và nhóm của mình những câu hỏi sau:

• Chúng ta có thể xác định lợi ích một cách rõ ràng không?
• Chúng ta có biết cách đo lường lợi ích không?
• Khi nào chúng ta có thể mang lại lợi ích?
• Kết quả mong muốn của dự án có phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty không?

Thực hiện các lợi ích

Sau khi xác định được lợi ích của dự án, bạn có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo, giai đoạn này tập trung vào việc thực hiện các lợi ích. Điều này bao gồm việc thiết lập các phương pháp thực hành và hoàn thành từng nhiệm vụ để mang lại kết quả như mong đợi. Cân nhắc sử dụng các kỹ thuật quản lý để giảm thiểu rủi ro đối với lợi ích trong tương lai và tối đa hóa cơ hội đạt được các lợi ích bổ sung. Một phần quan trọng của giai đoạn này là phát triển kế hoạch hiện thực hóa lợi ích, thường bao gồm:

• Danh sách kết quả mong muốn của dự án
• Những thay đổi cần thiết để đạt được kết quả của dự án
• Các chỉ số hiệu suất chính để đo lường tiến độ
• Vai trò và trách nhiệm cần thiết để đạt được lợi ích
• Một chiến lược truyền thông để thông báo cho các bên liên quan về tiến độ
• Các phương pháp khám phá cơ hội tạo ra lợi ích mới

Duy trì lợi ích

Giai đoạn cuối cùng của Benefits Realization Management liên quan đến việc duy trì lợi ích. Bước này tập trung vào việc đảm bảo kết quả của một dự án hoặc chương trình tiếp tục tăng thêm giá trị cho công ty. Bạn có thể hoàn thành bước này bằng cách đánh giá hiệu suất của các sản phẩm bàn giao của dự án. Hãy cân nhắc làm việc với nhóm của bạn để xác định các khía cạnh cần cải thiện cho các dự án trong tương lai. Khi hoàn tất giai đoạn cuối cùng của quá trình quản lý hiện thực hóa lợi ích, bạn có thể cân nhắc các câu hỏi sau:

• Bạn có đang mang lại lợi ích trong thời gian đề xuất không?
• Nhóm của bạn đã tối ưu hóa lợi ích để phát huy hết tiềm năng của mình chưa?
• Các bên liên quan của dự án đã phê duyệt các lợi ích chưa?
• Nhóm của bạn đã bàn giao kết quả và tiềm năng của dự án cho chủ doanh nghiệp chưa?
• Có ai chịu trách nhiệm đo lường lợi ích đạt được so với kế hoạch kinh doanh không?

Tại sao các doanh nghiệp sử dụng Benefits Realization Management?

Các công ty sử dụng quản lý hiện thực hóa lợi ích vì nhiều lý do. Quá trình này cung cấp khung thiết yếu để đơn giản hóa việc thực hiện dự án và đảm bảo mỗi nhiệm vụ đều mang lại giá trị có thể đo lường được trong một lịch trình được quản lý. Sử dụng quản lý hiện thực hóa lợi ích có thể giúp tổ chức tránh được sự trì hoãn trong tiến trình dự án và ngăn ngừa bất kỳ sai sót nghiêm trọng nào. Nó như một cách để kết hợp việc lập kế hoạch và thực hiện chiến lược bằng cách đảm bảo thực hiện các sáng kiến ​​có giá trị nhất. Việc thực hành này có thể giúp doanh nghiệp đạt được kết quả tiếp tục mang lại lợi ích cho hoạt động của doanh nghiệp sau khi hoàn thành dự án.

Mẫu Benefits Realization Management

Bản đồ phụ thuộc lợi ích

Bản đồ phụ thuộc lợi ích cho thấy mức độ liên quan của dự án đến các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Nó bao gồm năm phần, mỗi phần phục vụ mục đích riêng của doanh nghiệp. Dưới đây là các phần mà bạn có thể đưa vào bản đồ phụ thuộc lợi ích:

Mục tiêu: Phần này mô tả mục tiêu cuối cùng có thể đo lường được của dự án nhằm hỗ trợ sứ mệnh của tổ chức.

Lợi ích cuối cùng: Phần lợi ích cuối cùng thảo luận về lý do mà các bên liên quan có thể đầu tư vào một dự án và kết quả mà họ muốn thấy.

Lợi ích trung gian: Trong phần này, bạn có thể nói về những lợi ích góp phần vào mục tiêu cuối cùng của dự án.

Những thay đổi/kết quả kinh doanh: Yếu tố này đề cập đến những thay đổi cần thiết để một dự án diễn ra hoặc những sản phẩm chuyển giao từ một dự án có thể giúp bạn hoàn thành các mục tiêu lớn hơn của công ty.

Người hỗ trợ: Phần hỗ trợ của bản đồ phụ thuộc lợi ích bao gồm mô tả về hệ thống hoặc quy trình cho phép nhóm nhận ra lợi ích của dự án.

Ví dụ bản đồ phụ thuộc lợi ích (Benefits dependency map)

Mạng lưới phụ thuộc lợi ích

Tương tự như bản đồ phụ thuộc lợi ích, mạng lưới phụ thuộc lợi ích tập trung vào việc thu được nhiều lợi nhuận nhất từ ​​đầu tư kỹ thuật số. Phương pháp này bao gồm sáu phần giúp bạn hình dung các chiến lược quản lý hiện thực hóa lợi ích của mình. Dưới đây là các phần mà bạn có thể đưa vào mạng phụ thuộc lợi ích:

Động lực kinh doanh: Đây là những yếu tố cấp cao của doanh nghiệp thúc đẩy sự thay đổi.

Mục tiêu: Bao gồm một số câu về mạng lưới phụ thuộc lợi ích của bạn để xác định trọng tâm của dự án

Lợi ích mong đợi: Phần này mô tả lợi ích của việc thực hiện những thay đổi tổ chức cho các cá nhân, nhóm cụ thể hoặc toàn bộ công ty.

Kích hoạt thay đổi: Bạn có thể sử dụng phần này để thảo luận về những thay đổi cần thiết để đạt được mục tiêu của dự án.

Duy trì những thay đổi: Yếu tố này thường bao gồm phần giải thích về những thay đổi cần thiết để duy trì những thay đổi của tổ chức.

Người hỗ trợ IS/IT: Phần này đề cập đến mọi hệ thống thông tin hoặc công nghệ cần thiết để hỗ trợ những thay đổi của tổ chức và hoàn thành các sản phẩm bàn giao của dự án.

Mạng lưới phụ thuộc lợi ích (Benefits dependency network)

Chuỗi kết quả

Đây là một cách khác để hình dung kế hoạch hiện thực hóa lợi ích. Chuỗi kết quả đơn giản hơn hai tùy chọn cuối cùng vì nó chỉ có bốn thành phần. Dưới đây là bốn yếu tố mà bạn có thể đưa vào chuỗi kết quả:

Kết quả: Phần này mô tả kết quả mà bạn hy vọng đạt được với dự án của mình.

Sáng kiến: Phần sáng kiến thảo luận về mọi hoạt động góp phần vào kết quả của dự án. Bạn cũng có thể bao gồm mô tả về bất kỳ thay đổi hoặc khoản đầu tư cần thiết nào.

Đóng góp: Phần này nhằm mở rộng yếu tố sáng kiến bằng cách giải thích cách thức sáng kiến đóng góp vào kết quả của dự án bằng các mô tả có thể đo lường được.

Giả định: Phần cuối cùng của chuỗi kết quả mô tả các yếu tố mà bạn cho rằng sẽ xảy ra hoặc bạn sẽ có sẵn để có thể đạt được kết quả mong muốn của dự án.

Ví dụ chuỗi kết quả (Results chain)

Bài viết được OCD sưu tầm và biên dịch.

Tham khảo bài viết gốc!

Adaptive Project Framework là gì? Tổng quan về Khung dự án thích ứng

——————————-

Công ty Tư vấn Quản lý OCD (OCD Management Consulting Co) là một trong những đơn vị tư vấn quản lý hàng đầu Việt Nam với tính chuyên nghiệp, thực tiễn và chất lượng cao.

Thông tin chính thức về OCD được cập nhật tại website: https://ocd.vn

Fanpage chính thức của OCD vui lòng truy cập: https://facebook.com/OCDConsulting

Liên hệ nhanh Hotline/Zalo: 0886595688 hoặc gửi email đến: ocd@ocd.vn