7 ví dụ về chuyển đổi số trong quản trị nhân sự

Last updated on 24 May, 2024

Trong thời đại ngày nay, chuyển đổi số không chỉ là một xu hướng mà còn là một yếu tố quyết định đối với sự phát triển của nhiều lĩnh vực, trong đó có quản lý nhân sự. Việc áp dụng công nghệ và các giải pháp số đã đem lại những thay đổi đáng kể trong cách mà các tổ chức quản lý, phát triển và giữ chân nguồn nhân lực của mình. Hãy cùng tìm hiểu, chuyển đổi số trong quản lý nhân sự diễn ra như thế nào trong thực tế và tác động của nó đến môi trường làm việc hiện đại. Qua 7 ví dụ thực tế sau đây về khả năng của chuyển đổi số.

Digital Onboarding 

Digital Onboarding là một ví dụ điển hình về cách chuyển đổi số trong quản trị nhân sự đang cách mạng hóa các thực tiễn truyền thống. Nó thể hiện sự chuyển đổi từ quy trình onboarding thủ công, dựa trên giấy tờ sang các cách tiếp cận hiệu quả hơn dựa trên công nghệ. Dưới đây là một giải thích chi tiết về cách digital onboarding đang thúc đẩy chuyển đổi số trong quản trị nhân sự.

Digital Onboarding

Tự động hóa quy trình không cần giấy tờ

Không giống như onboarding thủ công, bao gồm hàng đống giấy tờ, bao gồm hợp đồng lao động, biểu mẫu thuế và xác nhận chính sách. Digital Onboarding loại bỏ nhu cầu sử dụng giấy tờ, hợp lý hóa quy trình thông qua quy trình tự động. Nhân viên mới có thể hoàn thành tất cả các tài liệu cần thiết một cách thuận tiên, từ bất kỳ vị trí nào, bằng cách sử dụng các nền tảng trực tuyến an toàn. Điều này giảm bớt gánh nặng hành chính, giảm thiểu lỗi và đẩy nhanh tiến độ onboarding.

Hiệu quả và tiết kiệm thời gian

Digital Onboarding giúp giảm đáng kể thời gian cần thiết để onboarding nhân viên mới. Các nhóm nhân sự có thể điền trước các biểu mẫu bằng thông tin liên quan và nhân viên có thể ký và gửi tài liệu điện tử một cách nhanh chóng. Hiệu quả này giúp hội nhập nhanh hơn những người mới tuyển dụng vào lực lượng lao động, cho phép họ trở thành những người đóng góp hiệu quả sớm hơn.

Cá nhân hóa

Nền tảng Digital Onboarding cho phép các tổ chức tạo ra trải nghiệm onboarding được cá nhân hóa. Nhân viên mới có thể nhận được nội dung được thiết kế riêng, bao gồm tin nhắn chào mừng, video và tài liệu đào tạo cụ thể cho vai trò và bộ phận của họ. Cá nhân hóa tạo ra cảm giác thân thuộc và gắn kết ngay từ ngày đầu tiên và cũng nâng cao trải nghiệm người dùng.

Thu thập dữ liệu và phân tích

Digital Onboarding số tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập dữ liệu có giá trị liên quan đến quá trình onboarding. Các chuyên gia nhân sự có thể theo dõi các chỉ số như tỷ lệ hoàn thành onboarding, thời gian đạt năng suất và phản hồi của nhân viên. Các phân tích này cung cấp thông tin chi tiết về hiệu quả của các chiến lược onboarding và cho phép cải tiến liên tục.

Onboarding từ xa

Với sự gia tăng của mô hình làm việc từ xa và lai, digital onboarding trở nên có giá trị hơn nhiều. Các tổ chức có thể onboarding nhân viên một cách hiệu quả bất kể vị trí thực tế của họ. Tính linh hoạt này rất cần thiết để thu hút và giữ chân nhân tài trong một lực lượng lao động toàn cầu và từ xa.

Khả năng mở rộng

Digital onboarding có khả năng mở rộng, đáp ứng nhu cầu của các tổ chức đang trải qua giai đoạn phát triển hoặc biến động về khối lượng tuyển dụng. Nó có thể xử lý các quy trình onboarding cho một vài người được tuyển dụng hoặc hàng trăm người, đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả bất kể quy mô.

Cổng tự phục vụ nhân viên (ESS)

Cổng tự phục vụ nhân viên (ESS) đại diện cho một ví dụ điển hình về chuyển đổi số trong quản trị nhân sự bằng cách thay đổi cơ bản cách nhân viên truy cập các dịch vụ và thông tin nhân sự, đồng thời trao quyền cho nhóm nhân sự hoạt động hiệu quả hơn. Dưới đây là cách các cổng ESS thể hiện chuyển đổi số trong quản trị nhân sự.

Cổng tự phục vụ nhân viên (ESS)

Dịch vụ HR được truy cập đơn giản hơn

Các cổng ESS cung cấp cho nhân viên một nền tảng số tập trung, nơi họ có thể truy cập một loạt các dịch vụ và thông tin nhân sự 24/7. Từ việc xem phiếu lương và tài liệu thuế đến yêu cầu nghỉ phép và cập nhật thông tin cá nhân, nhân viên đều có quyền truy cập thuận tiện, tự phục vụ vào các tài nguyên nhân sự.

Nâng cao khả năng tự chủ của nhân viên

Cổng ESS trao quyền cho nhân viên kiểm soát các công việc liên quan đến nhân sự của họ. Họ có thể tự chủ thực hiện thay đổi thông tin cá nhân, theo dõi số dư nghỉ phép và truy cập các tài liệu nhân sự quan trọng. Tính tự chủ này không chỉ giảm bớt gánh nặng cho nhân viên nhân sự mà còn thúc đẩy cảm giác tự chủ và trách nhiệm cho nhân viên.

Truy xuất thông tin hiệu quả

Cổng ESS đóng vai trò là trung tâm tri thức, cung cấp cho nhân viên quyền truy cập dễ dàng vào các chính sách, quy trình, sổ tay và FAQ. Nhân viên có thể nhanh chóng tìm thấy câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp về nhân sự, giảm bớt nhu cầu nhân viên nhân sự phải giải quyết các thắc mắc thường xuyên. Hơn nữa, các cổng thông tin có thể được cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo rằng nhân viên luôn có quyền truy cập vào thông tin mới nhất.

Phân tích và báo cáo

Cổng ESS tạo ra dữ liệu có giá trị có thể được tận dụng cho phân tích nhân sự. Các nhóm nhân sự có thể theo dõi hoạt động của người dùng. Xác định xu hướng trong hành vi của nhân viên và hiểu rõ hơn về các yêu cầu hoặc vấn đề phổ biến. Các phân tích này thông tin cho các chiến lược nhân sự, giúp các tổ chức đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để cải thiện mức độ gắn kết của nhân viên và các quy trình nhân sự.

Phân tích nhân sự (People analytics)

Phân tích nhân sự (People analytics) đại diện cho sự chuyển đổi từ các thực tiễn HR truyền thống sang việc ra quyết định dựa trên dữ liệu. Nó liên quan đến việc tận dụng công nghệ và phân tích dữ liệu tiên tiến để có được những hiểu biết có giá trị về lực lượng lao động.

Phân tích nhân sự

Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Phân tích nhân sự thu thập dữ liệu từ các hệ thống và nguồn HR khác nhau, chẳng hạn như HRIS, phần mềm tuyển dụng, nền tảng quản lý hiệu suất và khảo sát nhân viên. Dữ liệu này được xử lý và phân tích để đưa ra những hiểu biết có thể hành động. Thay vì dựa vào trực giác, các chuyên gia nhân sự có thể đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng về các vấn đề như thu hút tài năng, gắn kết nhân viên, quản lý hiệu suất và quản lý lực lượng lao động.

Phân tích dự đoán

Phân tích nhân sự vượt ra ngoài việc báo cáo hồi cứu bằng cách kết hợp phân tích dự đoán. Nhóm nhân sự có thể sử dụng dữ liệu lịch sử để dự báo xu hướng lực lượng lao động trong tương lai và những thách thức tiềm ẩn. Ví dụ, phân tích dự đoán có thể giúp các tổ chức dự đoán khoảng trống tài năng, rủi ro về tỷ lệ thôi việc cao hoặc xác định những nhân viên có thành tích cao có khả năng được thăng chức.

Thu hút và tuyển dụng tài năng

Phân tích nhân sự cho phép nhóm nhân sự xác định các nguồn hiệu quả nhất để tìm kiếm tài năng hàng đầu, đánh giá chất lượng ứng viên và tối ưu hóa chiến lược tuyển dụng. Bằng cách phân tích dữ liệu về các ứng viên thành công và đặc điểm dân số của ứng viên, các tổ chức có thể tinh chỉnh quy trình tìm kiếm và tuyển chọn của họ.

Gắn kết và giữ chân nhân viên

Việc hiểu những yếu tố thúc đẩy sự gắn kết và giữ chân nhân viên là rất quan trọng đối với HR. Phân tích nhân sự có thể xác định các lĩnh vực cần quan tâm bằng cách phân tích dữ liệu khảo sát, tỷ lệ thôi việc và phản hồi của nhân viên. Sau đó, HR có thể phát triển các chiến lược để cải thiện sự gắn kết, giải quyết các mối quan tâm của nhân viên và giữ chân những tài năng hàng đầu.

Học tập và phát triển

Những hiểu biết dựa trên dữ liệu từ phân tích nhân sự cho phép triển khai các chương trình học tập và phát triển. HR có thể xác định các lỗ hổng về kỹ năng, theo dõi hiệu quả của các sáng kiến ​​đào tạo và đưa ra các khuyến nghị học tập cá nhân cho nhân viên, giúp phát triển kỹ năng liên tục và sự nghiệp phát triển.

Đọc thêm: Case study chuyển đổi số thành công từ các thương hiệu nổi tiếng

Hệ thống theo dõi ứng viên dựa trên hỗ trợ AI (ATS)

Hệ thống theo dõi ứng viên hỗ trợ AI (ATS) cách mạng hóa các quy trình tuyển dụng và thu hút tài năng truyền thống thông qua việc tích hợp trí tuệ nhân tạo và tự động hóa.

Kiểm tra lý lịch hiệu quả

Hệ thống ATS hỗ trợ AI sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và các thuật toán học máy để quét và phân tích hồ sơ nhanh chóng. Quá trình sàng lọc tự động này thay thế công việc thủ công, tốn thời gian của các chuyên gia nhân sự phải sàng lọc hàng chồng hồ sơ. Hệ thống xác định các từ khóa, trình độ và kinh nghiệm liên quan, cho phép nhà tuyển dụng sơ tuyển ứng viên hiệu quả hơn.

Cải thiện việc tìm kiếm ứng viên phù hợp

Các hệ thống này sử dụng thuật toán AI để tìm kiếm những ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc một cách chính xác hơn. Bằng cách phân tích các kỹ năng, trình độ và kinh nghiệm của ứng viên theo thời gian thực, AI có thể xác định những ứng viên phù hợp nhất cho các vai trò cụ thể. Điều này không chỉ giảm thiểu sự thiên vị của con người mà còn cải thiện chất lượng tuyển dụng.

Giao tiếp tự động

ATS hỗ trợ AI có thể tự động hóa giao tiếp với ứng viên, gửi email cá nhân và thông báo ở các giai đoạn khác nhau của quá trình tuyển dụng. Điều này đảm bảo trải nghiệm ứng viên nhất quán và hiệu quả, giữ cho ứng viên tích cực và được thông báo trong suốt quá trình tuyển dụng.

Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Hệ thống ATS hỗ trợ AI tạo ra dữ liệu mở rộng về các chỉ số tuyển dụng, chẳng hạn như thời gian tuyển dụng, nguồn tuyển dụng và tỷ lệ chuyển đổi ứng viên. Các chuyên gia nhân sự có thể tận dụng những thông tin chi tiết này để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, tinh chỉnh các chiến lược tuyển dụng và phân bổ tài nguyên hiệu quả hơn.

Chatbot trong nhân sự

Chatbot nhân sự đại diện cho sự thay đổi trong cách các phòng nhân sự tương tác với nhân viên và giải quyết các nhu cầu của họ. Những trợ lý ảo hỗ trợ AI này tận dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên và tự động hóa để cung cấp phản hồi và hỗ trợ tức thời cho nhân viên.

Chatbot trong nhân sự

Hỗ trợ nhân viên 24/7

Chatbot nhân sự cung cấp hỗ trợ cho nhân viên 24/7, vượt ra ngoài giờ phục vụ truyền thống của nhân sự. Nhân viên có thể truy cập trợ giúp và thông tin bất kỳ lúc nào, tăng cường sự tiện lợi và linh hoạt cho họ. Sự thay đổi này sang hỗ trợ liên tục phù hợp với môi trường làm việc hiện đại, thường kéo dài vượt quá giờ làm việc tiêu chuẩn.

Xử lý thắc mắc của nhân viên hiệu quả

Chatbot vượt trội trong việc xử lý các câu hỏi thường gặp và thường xuyên, chẳng hạn như thắc mắc về phúc lợi, chính sách, lương và số dư nghỉ phép. Tự động hóa này giúp giảm khối lượng các truy vấn lặp lại mà các chuyên gia nhân sự phải giải quyết thủ công, giải phóng thời gian của họ để tập trung vào các công việc phức tạp và mang tính chiến lược hơn.

Khả năng mở rộng

Chatbot có khả năng mở rộng và có thể xử lý đồng thời một lượng lớn truy vấn, đảm bảo hỗ trợ nhất quán và hiệu quả ngay cả trong thời gian cao điểm, chẳng hạn như thời gian đăng ký mở hoặc khi có thay đổi chính sách lớn xảy ra.

Hỗ trợ cá nhân hóa

Chatbot tiên tiến có thể cung cấp phản hồi cá nhân hóa dựa trên dữ liệu và sở thích của nhân viên. Ví dụ, họ có thể tùy chỉnh các đề xuất phúc lợi hoặc cơ hội học tập và phát triển theo nhu cầu cá nhân, nâng cao trải nghiệm và mức độ gắn kết của nhân viên.

Nền tảng áp dụng digital trong lĩnh vực nhân sự

Nền tảng áp dụng digital (DAP) là một ví dụ điển hình về chuyển đổi số trong quản trị nhân sự bằng cách tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp, áp dụng và sử dụng hiệu quả các công cụ và công nghệ số trong một tổ chức. Các nền tảng này cung cấp một giải pháp toàn diện để hướng dẫn nhân viên thông qua các quy trình số, từ đó nâng cao năng suất của lực lượng lao động và tối ưu hóa các hoạt động nhân sự. Dưới đây là giải thích chi tiết về cách DAP đóng vai trò trong chuyển đổi số trong quản trị nhân sự.

Nền tảng áp dụng digital trong lĩnh vực nhân sự

Onboarding và đào tạo liền mạch

DAP đơn giản hóa quy trình onboarding cho nhân viên mới bằng cách cung cấp hướng dẫn tương tác từng bước về việc sử dụng các hệ thống và công cụ nhân sự cần thiết. Điều này đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ hơn cho người mới tuyển dụng và đẩy nhanh thời gian đạt năng suất của họ. Các mô-đun đào tạo có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng nhân viên, tạo điều kiện phát triển kỹ năng và tiếp thu kiến ​​thức hiệu quả hơn.

Nâng cao khả năng tự phục vụ của nhân viên

DAP trao quyền cho nhân viên tự do điều hướng các hệ thống nhân sự và cổng tự phục vụ. Họ cung cấp hỗ trợ ngữ cảnh và hướng dẫn, cho phép nhân viên hoàn thành các tác vụ như đăng ký phúc lợi, theo dõi thời gian và đánh giá hiệu suất mà không cần sự hỗ trợ đáng kể về CNTT hoặc nhân sự. Sự tự chủ này cải thiện trải nghiệm của nhân viên và giảm bớt gánh nặng hành chính cho các chuyên gia nhân sự.

Hỗ trợ quản lý thay đổi

Trong các sáng kiến ​​chuyển đổi số trong quản trị nhân sự, chẳng hạn như triển khai hệ thống HRIS hoặc hệ thống quản lý tài năng mới, DAP hướng dẫn nhân viên thực hiện các thay đổi. Họ cung cấp hỗ trợ kịp thời, giải đáp thắc mắc và đưa ra giải pháp tức thì cho các vấn đề thường gặp, giảm sự phản kháng trước thay đổi và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyển đổi suôn sẻ hơn.

Phân tích dữ liệu

Nền tảng áp dụng số thu thập dữ liệu về cách nhân viên tương tác với các công cụ số. Nhóm nhân sự có thể phân tích dữ liệu này để hiểu rõ hơn về hành vi của người dùng, xác định những điểm khó khăn và tối ưu hóa các quy trình số. Những phân tích này cho phép các chuyên gia nhân sự đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, tinh chỉnh các chiến lược nhân sự và liên tục cải thiện trải nghiệm của nhân viên.

Cá nhân hóa và phân khúc người dùng

DAP có thể điều chỉnh hướng dẫn và hỗ trợ được cung cấp cho từng nhân viên hoặc nhóm dựa trên vai trò, sở thích và trình độ của họ. Sự cá nhân hóa này đảm bảo rằng nhân viên nhận được sự hỗ trợ phù hợp và có mục tiêu, giúp quá trình học tập hiệu quả và hiệu quả hơn.

Đọc thêm: Lộ trình chuyển đổi số: Hướng dẫn 10 bước để bắt đầu chuyển đổi số

Hệ thống HCM và HR dựa trên đám mây

Hệ thống HCM dựa trên đám mây là một ví dụ điển hình về sự thay đổi mô hình đáng kể trong quản lý và điều hành nhân sự, cho thấy cách công nghệ có thể thúc đẩy chuyển đổi nhân sự trong các tổ chức. Các quy trình nhân sự truyền thống thường dựa vào giấy tờ thủ công, bảng tính và phần mềm tại chỗ, dẫn đến tình trạng kém hiệu quả, phân mảnh dữ liệu và khả năng truy cập hạn chế. Mặt khác, hệ thống HR dựa trên đám mây tận dụng công nghệ đám mây để tập trung hóa và hợp lý hóa các chức năng nhân sự.

Hệ thống HCM và HR dựa trên đám mây

Cải thiện khả năng truy cập và tính di động

Hệ thống HR dựa trên đám mây phá bỏ rào cản về địa lý. Các chuyên gia nhân sự, nhân viên và quản lý có thể truy cập dữ liệu và dịch vụ nhân sự từ bất kỳ đâu có kết nối internet. Tính di động này đặc biệt có giá trị trong lực lượng lao động ngày càng xa xôi và toàn cầu hiện nay. Nó đảm bảo rằng các dịch vụ nhân sự có sẵn 24/7, thúc đẩy nhân viên tự phục vụ và giảm bớt sự phụ thuộc vào nhân viên nhân sự cho các thắc mắc thường xuyên.

Hiệu quả về chi phí

Theo truyền thống, phần mềm HR tại chỗ yêu cầu đầu tư ban đầu đáng kể cho phần cứng, giấy phép phần mềm và bảo trì. Các giải pháp dựa trên đám mây loại bỏ nhu cầu cho các chi phí vốn như vậy. Các tổ chức trả phí đăng ký dựa trên mức sử dụng của họ, cho phép dự đoán chi phí tốt hơn. Hiệu quả về chi phí này mở rộng sang tài nguyên CNTT, vì nhà cung cấp đám mây xử lý việc bảo trì máy chủ, cập nhật và bảo mật, giải phóng nhân viên CNTT cho các sáng kiến ​​chiến lược.

Khả năng mở rộng và linh hoạt

Hệ thống HR dựa trên đám mây có khả năng mở rộng cao. Các tổ chức có thể dễ dàng điều chỉnh yêu cầu sử dụng và lưu trữ khi phát triển hoặc thu hẹp, loại bỏ nhu cầu thay đổi cơ sở hạ tầng đáng kể. Khả năng thích ứng này hỗ trợ sự linh hoạt của tổ chức, cho phép bộ phận nhân sự phản ứng nhanh chóng với nhu cầu kinh doanh thay đổi, chẳng hạn như sáp nhập, mua lại hoặc mở rộng lực lượng lao động.

Tập trung hóa và tích hợp dữ liệu

Hệ thống dựa trên đám mây tập trung hóa dữ liệu nhân sự, loại bỏ các phân mảnh thường tồn tại trong các quy trình nhân sự truyền thống. Điều này cho phép báo cáo và phân tích toàn diện, cung cấp cho các chuyên gia nhân sự những hiểu biết có giá trị cho việc quản lý tài năng, kế hoạch kế thừa và tối ưu hóa lực lượng lao động. Khả năng tích hợp cho phép hệ thống HR kết nối liền mạch với các phần mềm kinh doanh khác, chẳng hạn như tài chính và bảng lương, đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu.

Kết luận